Der Prozess des Projekt-Risikomanagements | 5 Tipps für den Erfolg

Da Projekte immer dynamischer werden, brauchen Organisationen die Fähigkeit, die Ungewissheit oder das Risiko zu managen, die mit diesen Veränderungen einhergehen. Die wachsende Nachfrage nach qualifizierten Projektmanagement-Fachleuten spiegelt diesen Trend wider – bis 2027 werden schätzungsweise 22 Millionen neue Arbeitsplätze in der Branche entstehen.

Für diejenigen, die in eine Projektmanagement-Rolle einsteigen oder aufsteigen wollen, ist die Fähigkeit, Risiken zu managen, eine wesentliche Fähigkeit, die Arbeitgeber suchen. Um ein Experte für die Vermeidung von und den Umgang mit Risiken zu werden, müssen Sie zunächst verstehen, was ein Risiko ist und wie es gemanagt wird.

Nachfolgend werfen wir einen Blick auf den Risikomanagement-Prozess und geben fünf Tipps für den Erfolg, wenn Sie beginnen, Schritte zur Reduzierung und zum Management von Risiken für Ihr Unternehmen zu unternehmen.

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Was ist Risikomanagement?

Im Projektmanagement ist Risikomanagement die Praxis der Identifizierung, Bewertung und Verhinderung oder Abschwächung von Risiken für ein Projekt, die das Potenzial haben, die gewünschten Ergebnisse zu beeinflussen. Projektmanager sind in der Regel dafür verantwortlich, den Risikomanagementprozess während der gesamten Dauer eines Projekts zu überwachen.

Um Risiken effektiv zu managen, müssen Projektmanager ein klares Verständnis ihrer Ziele haben, damit sie alle möglichen Hindernisse identifizieren können, die die Fähigkeit des Teams, Ergebnisse zu erzielen, beeinträchtigen könnten.

„Beim Risikomanagement geht es wirklich darum, die Projektziele zu betrachten und herauszufinden, was die Bedrohungen für diese Ziele sind und was man tun kann, um ihnen von Anfang an zu begegnen“, sagt Connie Emerson, Assistenzprofessorin für das Northeastern Master of Science in Project Management Programm.

Die Arten von Ereignissen oder Szenarien, die unter die Kategorie Risiko fallen, können breit gefächert sein und manchmal falsch interpretiert werden. Während Projektmanager oder diejenigen, die mit der Überwachung eines Projekts betraut sind, dazu neigen, Risiken ausschließlich als Bedrohung zu betrachten, ist dies nicht immer der Fall.

Um dieses verbreitete Missverständnis aufzuklären, definiert Emerson das Projektrisiko als „… ein zukünftiges Ereignis, das eintreten kann oder auch nicht, das aber, wenn es eintritt, Auswirkungen auf die Ziele des Projekts haben wird. Es könnte positiv sein – eine Chance – oder negativ – eine Bedrohung.“

Arten von Projektrisiken

Neben den Grundlagen, was „Risiko“ bedeutet, sollten Projektmanager auch die verschiedenen Arten von Risiken kennen, denen sie begegnen können. Je nach Projekttyp unterscheiden sich die Faktoren, die berücksichtigt werden sollten.

Es gibt einige Arten von Risiken, die häufig auftreten, unabhängig von den Besonderheiten des Projekts. Zu diesen häufigen Arten von Risiken gehören:

• Kosten: Das Risiko von Ereignissen, die sich auf das Budget auswirken, insbesondere solche, die dazu führen, dass das Projekt über dem Budget abgeschlossen wird. Fehler in der Kostenschätzung erzeugen häufig ein Risiko, zusätzlich zu externen Faktoren.
• Terminplan: Das Risiko von ungeplanten Terminkonflikten, z. B. Ereignisse, die zu einer Verzögerung des Projekts führen. Eine schleichende Ausweitung des Projektumfangs ist ein häufiger Grund für Terminprobleme und Projektverzögerungen.
• Leistung: Das Risiko von Ereignissen, die dazu führen, dass das Projekt Ergebnisse produziert, die nicht mit den Projektspezifikationen übereinstimmen.

Abhängig von den Projektdetails gibt es viele weitere Arten von Risiken, die auftreten können. Zum Beispiel müssen Projektmanager auch Risiken in Bezug auf Implementierung, Schulung, Tests usw. einplanen.

Sobald die Projektmanager die Risikokategorien identifiziert haben, mit denen sie sich befassen sollten, können sie beginnen zu verstehen, wie sich diese Risiken auf die Projektergebnisse auswirken könnten und was sie tun können, um ihre Auswirkungen zu reduzieren. Dazu müssen sie auch die Breite und Tiefe jeder Art von Risiko im Kontext des Gesamtprojekts berücksichtigen.

Schritte im Risikomanagement-Prozess

Um ein Projekt vor ungeplanten Risiken zu schützen, folgen Projektmanager typischerweise einem fortlaufenden Risikomanagement-Prozess, der ihnen hilft, Bedrohungen und Chancen zu identifizieren, zu verstehen und darauf zu reagieren. Bevor Sie jedoch mit diesem Prozess beginnen, ist es wichtig, die Praktiken Ihrer Organisation vollständig zu verstehen und zu wissen, wie Sie Ihre Risikoarbeit für dieses Projekt durchführen werden. Dieser Plan bestimmt dann die folgenden Schritte:

• Identifizieren Sie die Risiken, die sich möglicherweise auf Ihr Projekt auswirken könnten.
• Weisen Sie die Verantwortung für jedes identifizierte Risiko einem Teammitglied zu, das mit der Überwachung dieser Bedrohung oder Chance beauftragt ist. Obwohl einige Projektmanager es vorziehen, die Verantwortung erst nach der Analyse und Priorisierung der Risiken zuzuweisen, kann es von Vorteil sein, diesen Schritt frühzeitig zu tun. „Oftmals weise ich dem Risiko schon sehr früh einen Eigentümer zu, weil ich möchte, dass diese Person die Analyse des Risikos vorantreibt“, bemerkt Emerson.
• Analysieren Sie jedes Risiko, um die treibenden Faktoren und möglichen Auswirkungen vollständig zu verstehen. Achten Sie in dieser Phase auf die Breite und Tiefe jeder Bedrohung, um den Schweregrad jedes Risikos im Kontext des Gesamtprojekts zu bewerten.
• Priorisieren Sie Projektrisiken nach Dringlichkeit und Schwere der Auswirkungen, die sie verursachen könnten.
• Reagieren Sie auf die identifizierten Risiken in Übereinstimmung mit Ihrem Risikomanagement-Ansatz, indem Sie entweder Maßnahmen ergreifen, um das Eintreten des Risikos zu verhindern oder die Auswirkungen zu minimieren, falls es doch eintritt. Dieser Schritt sollte sowohl die Entwicklung der Reaktion als auch das Ergreifen von Maßnahmen umfassen.
• Überwachen Sie Ihre Risikomanagement-Strategie und nehmen Sie bei Bedarf Änderungen vor.

Obwohl es klare Schritte im Risikomanagement-Prozess gibt, sollte dies idealerweise ein fortlaufender Prozess sein. Schließlich ist die Natur des Risikos von Natur aus unvorhersehbar, und Projektmanager müssen die Agilität und Disziplin haben, sich während eines Projekts kontinuierlich an Veränderungen anzupassen.

5 Tipps zur Risikoverringerung und -verwaltung

Obwohl es unmöglich ist, Risiken vollständig zu eliminieren, gibt es Schritte, die Projektmanager unternehmen können, um Projekte effektiv zu verwalten und gleichzeitig das Risiko zu verringern. Hier sind vier Tipps für den Anfang:

Erstellen Sie einen Risikomanagementplan.

Jeder, der Erfahrung im Projektmanagement hat, weiß, wie wichtig ein starker Projektplan für den Erfolg des Vorhabens ist. Es gibt viele Nebenpläne, die oft in diesem Plan enthalten sind, darunter auch der Risikomanagementplan.

Nach Emerson sollte Ihr Risikomanagementplan Ihre Methodik zur Identifizierung und Priorisierung von Risiken, Ihre Risikotoleranz, die Art und Weise, wie Ihr Team auf Risiken reagieren wird, wie Sie Risiken kommunizieren werden usw. definieren. Die Entwicklung eines solchen Plans erfordert Zeit und Mühe, aber die Investition in die Planungsphase zahlt sich oft aus, indem eine Roadmap erstellt wird, die Ihr Team während der gesamten Ausführungsphase Ihres Projekts leitet.

Halten Sie Ihr Risikoregister auf dem neuesten Stand.

Ihr Risikoregister, das entweder mit Ihrem Risikomanagementplan kombiniert oder ein separates Dokument sein kann, ist eine Liste aller möglichen Risikoereignisse, die das Potenzial haben, Ihr Projekt zu beeinträchtigen. Dieses Dokument hilft Ihnen, den Überblick über potenzielle Probleme zu behalten, aber es ist wichtig, dass Sie es aktuell halten, damit Sie immer eine genaue Momentaufnahme haben, auf die Sie sich beziehen können.

Nutzen Sie Ihr Risikoregister, um zu verfolgen, welche Risikoereignisse aufgetreten sind, wie Ihr Team darauf reagiert hat und welche neuen Risiken aufgetaucht sind, die Sie zunächst nicht erkennen konnten. Indem Sie dieses Dokument auf dem neuesten Stand halten und sicherstellen, dass es mit anderen Planungsergebnissen integriert ist, werden Sie, Ihre Teammitglieder und andere wichtige Stakeholder immer ein klares Bild vom Stand des Projekts haben.

Verstehen Sie das Risikoereignis.

Ein häufiger Fehler im Risikomanagement ist die Tendenz, über Risiken in Bezug auf die möglichen Ergebnisse zu denken, anstatt über das Risikoereignis selbst. So wird zum Beispiel manchmal das „Verpassen des Abgabetermins“ als Risiko für das Projekt identifiziert. Während das Verpassen der Deadline sicherlich eine Bedrohung für das Projekt darstellt, ist dies nicht das eigentliche Risiko, sondern eher die Auswirkung.

Betrachten Sie das Risiko stattdessen in folgendem Format: Aufgrund von X kann Y eintreten, was Z Auswirkungen verursacht. Auf diese Weise können Sie die Ursache des Risikos, das Risikoereignis und die Art und Weise, wie Sie es angehen sollten, besser verstehen.

Sein Sie proaktiv statt reaktiv.

Projektmanager können manchmal den Fehler machen, einen reaktiven Ansatz für das Risikomanagement zu wählen, anstatt einen proaktiven. Es wird immer notwendig sein, die Agilität zu haben, zu reagieren, wenn ein ungeplantes Ereignis eintritt, aber es ist auch wichtig, einen Schritt zurückzutreten und Ihr Projekt durch eine proaktive Linse zu betrachten.

Indem Sie in den frühen Phasen des Risikomanagement-Prozesses Zeit investieren und jedes Risiko vollständig analysieren, können Sie sich darauf vorbereiten, präventive Schritte zu unternehmen, die die Wahrscheinlichkeit des Eintretens des Risikoereignisses verringern, anstatt zu versuchen, zu reagieren, wenn es bereits eingetreten ist.

Entwickeln Sie Ihre Projektmanagement-Fähigkeiten.

Vor allem erfordert das effektive Management von Projekten und deren Risiken eine starke Grundlage an Projektmanagement-Fähigkeiten. Neben dem Üben, dem Verfolgen von Branchentrends und dem Besuch von Konferenzen und Workshops ist eine der besten Möglichkeiten, diese Fähigkeiten zu verfeinern, ein Zertifikat oder einen Abschluss im Projektmanagement zu erwerben.

Wer die Möglichkeit hat, ein Projekt zu leiten, aber keine formale Ausbildung hat, kann von einer Projektmanagement-Ausbildung erheblich profitieren; aber auch diejenigen, die bereits in diesem Bereich arbeiten, können davon profitieren, indem sie ihr Handwerk verfeinern.

Programme wie Northeastern’s Master of Science in Project Management, zum Beispiel, sind darauf ausgelegt, wesentliche Fähigkeiten durch praktische Erfahrung zu entwickeln. Führende Dozenten aus der Industrie bieten einzigartige Möglichkeiten, reale Herausforderungen im Klassenzimmer zu diskutieren und geben den Studenten die Möglichkeit, ihr Wissen auf die Szenarien anzuwenden, mit denen sie in ihren Rollen konfrontiert werden.

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