Die Aufgaben eines Non-Profit-Schatzmeisters
Während es den Anschein hat, dass der Schatzmeister einer Non-Profit-Organisation nichts weiter tut, als bei der Vorstandssitzung mit dem Finanzbericht in der Hand zu erscheinen, geschehen viele der Aufgaben und Verantwortlichkeiten eines Non-Profit-Schatzmeisters hinter den Kulissen. Der Schatzmeister ist ein leitender Angestellter des Vorstandes. Es ist eine wichtige Position, denn der Vorstand vertraut dem Schatzmeister die Verwaltung öffentlicher Gelder an.
Die Person, die die Position des Schatzmeisters ausfüllt, muss eine Person von großem Vertrauen und Integrität sein. Bevor viele Spender oder Fördermittelgeber bereit sind, einer gemeinnützigen Organisation Mittel zur Verfügung zu stellen, verlangen sie die Einsicht in das Budget und die Finanzberichte der Organisation. Eine Durchsicht der Berichte gibt ihnen Aufschluss über die Budgetzwänge und Ausgabengewohnheiten der Organisation. Finanzberichte geben auch Aufschluss über die finanzielle Gesundheit der Organisation, unabhängig von der Höhe des Budgets. Es ist wichtig, dass Schatzmeister Finanzberichte erstellen, die klar, genau und zeitnah sind, was dazu beiträgt, das öffentliche Vertrauen in die Organisation zu gewinnen.
Während viele der Aufgaben eines Schatzmeisters die Buchhaltung und das Bankwesen betreffen, denkt ein effektiver gemeinnütziger Schatzmeister immer darüber nach, wie die Finanzen der Organisation mit der allgemeinen Mission verbunden sind.
Aufgaben und Verantwortlichkeiten eines gemeinnützigen Schatzmeisters
Ein gemeinnütziger Schatzmeister ist der leitende Vorstandsdirektor der Finanzverwaltung und -aufsicht. In den meisten Organisationen arbeitet der Schatzmeister eng mit anderen Amtsträgern wie dem Vorstandsvorsitzenden und dem Sekretär zusammen.
Einige der grundlegenden Aufgaben des gemeinnützigen Schatzmeisters unterscheiden sich nicht sehr von denen der Verwaltung Ihrer persönlichen Finanzen und Ihres Budgets zu Hause. Der Schatzmeister eröffnet in der Regel das Bankkonto, verwaltet den Geldfluss und stimmt die Kontoauszüge ab.
Ein effektiver Schatzmeister für gemeinnützige Organisationen entwickelt Systeme, um die Zahlungsfähigkeit der Organisation zu gewährleisten. Wenn z.B. die Mitgliederzahlen in einem bestimmten Monat besonders hoch sind, kann der Schatzmeister diesen Monat auswählen, um notwendige Rechnungen, wie z.B. die Versicherung der Vorstandsmitglieder, oder andere erwartete Ausgaben zu bezahlen.
Der Schatzmeister sollte darauf vorbereitet sein, alle ausstehenden Schulden und Rechnungen jederzeit zu erklären.
Der Schatzmeister übernimmt die Führung, wenn es darum geht, den Rest des Vorstands bei der Formulierung von Finanzrichtlinien zu unterstützen, wie z.B. wer auf Gelder zugreifen kann, wer die Befugnis hat, Schecks zu unterzeichnen, wie Ausgaben erstattet werden, die Verwendung der Kreditkarte der Organisation und die Handhabung kleinerer Barausgaben. In der Regel benötigen gemeinnützige Organisationen mindestens zwei Unterschriften von Vorstandsmitgliedern, um Schecks zu bearbeiten. Viele Organisationen legen auch eine Obergrenze für das Ausstellen von Schecks über einen bestimmten Betrag fest, z. B. 50 oder 100 Dollar.
Einige Arten von gemeinnützigen Organisationen können Gelder investieren. Der Schatzmeister übernimmt die Verantwortung für die Anlage der Gelder der Organisation und stellt sicher, dass alle Bundes-, Landes- und Kommunalgesetze in dieser Hinsicht befolgt werden.
Alle gemeinnützigen Organisationen sind verpflichtet, eine jährliche Prüfung durchzuführen. Der Schatzmeister und ein oder mehrere Vorstandsmitglieder nehmen in der Regel an der Prüfung teil, und der Schatzmeister erstellt den Prüfungsbericht.
Größere gemeinnützige Organisationen können einen Finanzausschuss bilden. In diesem Fall führt der Schatzmeister den Vorsitz des Finanzausschusses und gibt Empfehlungen für einen Co-Vorsitzenden und andere Ausschussmitglieder.
Da sich eine gemeinnützige Organisation stark auf die Mittelbeschaffung konzentriert, ist es notwendig, jederzeit eine kompetente Person zur Verfügung zu haben, die die Position des Schatzmeisters besetzt. Die Nachfolgeplanung für die Position des Schatzmeisters ist von entscheidender Bedeutung. Der aktuelle Schatzmeister übernimmt in der Regel die Führung bei der Planung seiner eigenen Nachfolge oder gibt dem Nominierungsausschuss Empfehlungen.
Das Budget der Nonprofit-Organisation verwalten
Vorstände verlassen sich auf das Budget der Organisation, um ihre Entscheidungen zu treffen und die Ziele der Organisation zu informieren. Verantwortungsbewusste Vorstände haben in der Regel Fragen zum Budget, besonders wenn es große Ausgaben oder ungewöhnliche Abweichungen gibt. Der Schatzmeister sollte darauf vorbereitet sein, alle Fragen zum Budget zu beantworten, bevor der Vorstand es genehmigt.
Neben der Pflege des Budgets bereitet der Schatzmeister auch einen Finanzbericht vor, den der Vorstand bei jeder Vorstandssitzung prüfen kann. Eine regelmäßige Aufgabe des Schatzmeisters ist es, das Budget zu überwachen und kontinuierlich die tatsächlichen Ausgaben mit den geplanten Ausgaben zu vergleichen.
Finanzberichte erstellen und Rechtsformulare einreichen
Der Schatzmeister sollte so viel wie möglich über Finanzkennzahlen lernen und wie man verständliche Berichte erstellt. Darüber hinaus ist der Schatzmeister die Person an vorderster Front, die den Rest des Vorstands über wichtige finanzielle Ereignisse, nationale oder globale Trends und alle anderen finanziellen Belange informiert.
Die IRS verlangt von gemeinnützigen Organisationen, dass sie das Formular 990 bis zum 15. des fünften Monats nach Ende der Rechnungsperiode der Organisation einreichen. Der Schatzmeister trägt die Verantwortung dafür, dass dieses Formular fristgerecht eingereicht wird. Die anderen Vorstandsmitglieder sind ebenfalls für diese Einreichung verantwortlich. Vorstandsmitglieder können vom Schatzmeister jederzeit Formulare zur Finanzablage und andere Finanzberichte anfordern.
Kalifornische gemeinnützige Organisationen müssen die staatlichen Gesetze für gemeinnützige Organisationen besonders beachten. Das kalifornische Staatsrecht schreibt vor, dass gemeinnützige Organisationen einen Chief Financial Officer (CFO) haben müssen. Wenn eine Organisation keinen CFO hat, betrachtet der Staat den Schatzmeister als CFO.
Hilfreiche Tipps für Non-Profit-Schatzmeister
Es hilft Schatzmeistern und den Non-Profit-Organisationen, die sie betreuen, robuste interne Kontrollen und Finanzmanagement-Richtlinien zu etablieren. Klar formulierte Finanzrichtlinien, die von den Vorständen konsequent durchgesetzt werden, kommen allen zugute und überlassen nichts dem Zufall.
Die Buchhaltung sollte jederzeit korrekt, vollständig und aktuell sein, da Vorstandsmitglieder oder andere Personen möglicherweise schnell darauf zugreifen müssen. Schatzmeister sollten einen Kalender mit wichtigen Terminen und Abgabeterminen führen, einschließlich der Fristen für das Formular 990 und die Abgabe von Steuererklärungen. Gemeinnützige Vorstände sollten auch einen Ausweichplan haben, um sicherzustellen, dass die Organisation die Fristen einhält, falls der Schatzmeister krank ist oder unerwartet nicht für Vorstandsangelegenheiten zur Verfügung steht.
Nonprofit-Organisationen führen normalerweise jährlich eine Prüfung durch, aber bestimmte Situationen können eine Prüfung früher als den jährlichen Termin erfordern. Schatzmeister müssen zur Verfügung stehen, um an Prüfungen teilzunehmen, wann immer der Vorstand eine benötigt oder eine Prüfung angeraten wird.
Es ist klug und weise, dass der Schatzmeister den Zugang zu den Geldern der Organisation einschränkt, denn jeder Hinweis auf Betrug oder verdächtige Ausgaben wirkt sich negativ auf eine gemeinnützige Organisation aus. Anschuldigungen solcher Aktivitäten können zu Ermittlungen, schlechtem Ruf und möglichem Verlust des Status der Gemeinnützigkeit führen.
Schatzmeister und andere Vorstandsmitglieder sollten bedenken, dass es für jeden ungesetzlich ist, ohne Lizenz als Anwalt tätig zu sein, daher sollten sie Spendern niemals spezifische rechtliche oder steuerliche Ratschläge über Spenden geben. Der einzige Ratschlag, den Vorstandsmitglieder geben sollten, ist, dass Spender sich an ihre Anwälte oder Steuerberater wenden sollten.
Die Aufgabe des Schatzmeisters ist nicht schwieriger oder zeitaufwändiger als jede andere Vorstandsposition. Der Job wird am besten von jemandem ausgefüllt, der ein Händchen für Buchhaltung und Finanzen hat. Es ist auch von Vorteil, wenn der Schatzmeister Kenntnisse über Non-Profit-Organisationen hat, aber das ist eine Voraussetzung, die man sich notfalls auch selbst aneignen kann. Wichtiger ist es, die Rolle mit jemandem zu besetzen, der Ehrlichkeit und Integrität hoch schätzt und sich für Genauigkeit, Transparenz und Pünktlichkeit einsetzt.
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