Die Grundlagen der Mitarbeiter-Benefits

Wie halten Sie großartige Mitarbeiter davon ab, das Schiff zu verlassen, wenn Sie sie einmal an Bord haben? Eine Möglichkeit ist, ein gutes Leistungspaket anzubieten.

Viele Kleinunternehmer glauben fälschlicherweise, dass sie es sich nicht leisten können, Leistungen anzubieten. Aber während der Verzicht auf Sozialleistungen Ihr Endergebnis auf kurze Sicht verbessern kann, könnte diese „Pfennigfuchser“-Philosophie die Chancen Ihres Unternehmens auf langfristigen Wohlstand strangulieren. Es gibt bestimmte Leistungen, von denen gute Mitarbeiter glauben, dass sie sie haben müssen“, sagt Ray Silverstein, Gründer von PRO, President’s Resource Organization, einem Beratungsnetzwerk für kleine Unternehmen.

An der Spitze der Liste der „Must-have“-Leistungen steht die Krankenversicherung, aber viele Stellenbewerber verlangen auch eine Altersvorsorge, eine Berufsunfähigkeitsversicherung und mehr. Sagen Sie diesen Bewerbern, dass keine Zusatzleistungen angeboten werden, und oft gehen die besten Kandidaten zur Tür hinaus.

Die positive Seite dieser Medaille: Bieten Sie die richtigen Zusatzleistungen an, und Ihr Unternehmen kann gerade sein Wachstum ankurbeln. „Geben Sie den Mitarbeitern die Vorteile, die sie schätzen, und sie werden zufriedener sein, weniger Arbeitstage versäumen, weniger wahrscheinlich kündigen und ein höheres Engagement haben, um die Ziele des Unternehmens zu erreichen“, sagt Joe Lineberry, ein Senior Vice President bei Aon Consulting, einem Beratungsunternehmen für Personalwesen. „Die Forschung zeigt, dass Mitarbeiter produktiver sind, wenn sie das Gefühl haben, dass ihre Bedürfnisse nach Sozialleistungen befriedigt werden.“

Grundlagen der Sozialleistungen

Das Gesetz verlangt von Arbeitgebern, dass sie ihren Mitarbeitern bestimmte Sozialleistungen anbieten. Sie müssen:

• Mitarbeiter von der Arbeit freistellen, um zu wählen, als Geschworener zu fungieren und Militärdienst zu leisten.
• Alle Anforderungen an die Arbeiterunfallversicherung erfüllen.
• Die FICA-Steuern von den Gehaltsschecks der Mitarbeiter einbehalten und Ihren eigenen Anteil an den FICA-Steuern abführen und die Mitarbeiter mit Alters- und Invaliditätsleistungen versorgen.
• Zahlen Sie staatliche und bundesstaatliche Arbeitslosensteuern und bieten Sie so Leistungen für arbeitslose Arbeitnehmer.
• Beitragen Sie zu staatlichen Kurzzeit-Invaliditätsprogrammen in Staaten, in denen solche Programme existieren.
• Konformität mit dem Federal Family and Medical Leave (FMLA).

Sie sind nicht verpflichtet:

• Ruhestandspläne
• Krankenversicherungspläne (außer in Hawaii)
• Zahnarzt- oder Sehkraftpläne
• Lebensversicherungspläne
• Bezahlter Urlaub, Feiertage oder Krankheitstage

In der Realität bieten die meisten Unternehmen jedoch einige oder alle dieser Leistungen an, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Die meisten Arbeitgeber bieten bezahlten Urlaub für Neujahr, den Memorial Day, den Unabhängigkeitstag, den Tag der Arbeit, den Thanksgiving-Tag und den Weihnachtstag. Viele Arbeitgeber erlauben ihren Mitarbeitern auch, unbezahlten Urlaub zu nehmen oder lassen sie Urlaubstage für religiöse Feiertage verwenden. (Lesen Sie mehr über Freizeit in „The Low-Cost Benefits of Offering Time Off“ ).

Die meisten Vollzeitbeschäftigten erwarten ein bis zwei Wochen bezahlten Urlaub pro Jahr. Erläutern Sie Ihren Mitarbeitern Ihre Urlaubsrichtlinien und legen Sie fest, wie weit im Voraus Urlaubsanträge gestellt werden müssen und ob diese schriftlich oder mündlich erfolgen sollen. Es gibt keine Gesetze, die Arbeitgeber dazu verpflichten, Urlaub für Beerdigungen zu gewähren, aber die meisten erlauben zwei bis vier Tage Urlaub für Todesfälle von nahen Familienmitgliedern.

Der Federal Family and Medical Leave Act (FMLA) verlangt von Arbeitgebern, dass sie Arbeitnehmer bis zu 12 Wochen freistellen, um sich um die Geburt oder Adoption eines Babys oder um den schweren Gesundheitszustand des Arbeitnehmers oder eines unmittelbaren Familienmitglieds zu kümmern. Nach 12 Wochen unbezahltem Urlaub müssen Sie den Mitarbeiter wieder auf dem gleichen oder einem gleichwertigen Arbeitsplatz einsetzen. Die 12 Wochen Urlaub müssen nicht auf einmal genommen werden; in einigen Fällen können die Mitarbeiter sie tageweise nehmen.

In den meisten Staaten unterliegen nur Arbeitgeber mit 50 oder mehr Mitarbeitern dem Family and Medical Leave Act. In einigen Bundesstaaten gibt es jedoch auch Gesetze, die Unternehmen mit nur fünf Angestellten an den Familienurlaub binden. Um die Anforderungen Ihres Staates herauszufinden, wenden Sie sich an Ihr staatliches Arbeitsministerium.

Rechtsfragen

Komplikationen entstehen jedoch schnell, sobald ein Unternehmen beginnt, Leistungen anzubieten. Das liegt daran, dass wichtige Leistungen wie Krankenversicherung und Altersvorsorge unter staatliche Kontrolle fallen, und „es ist sehr leicht, Fehler bei der Einrichtung eines Sozialplans zu machen“, sagt Kathleen Meagher, eine auf Sozialleistungen spezialisierte Anwältin bei Kirkpatrick Lockhart LLP.

Und glauben Sie nicht, dass es niemand merkt. Das Finanzamt kann bei einer Prüfung feststellen, dass Ihr Vorgehen nicht den Vorschriften entspricht. Das kann auch das US-Arbeitsministerium, das seine Prüfungsaktivitäten in letzter Zeit verstärkt hat. So oder so, ein Fehler kann sehr teuer werden. „Sie können alle Steuervorteile, die Sie genossen haben, rückwirkend verlieren, und es können auch Strafen verhängt werden“, sagt Meagher.

Der größte Fehler? Mitarbeiter aus dem Plan herauszulassen. Beispiele reichen vom Ausschluss von Teilzeitbeschäftigten bis hin zum Versäumnis, Leistungen auf Büro- und Hausmeisterpersonal auszuweiten. Eine Faustregel besagt, dass, wenn ein Mitarbeiter eine steuerbegünstigte Leistung erhält – d.h. eine Leistung, die mit Vorsteuerdollar bezahlt wird – die gleiche Leistung auf alle ausgedehnt werden muss. Es gibt Schlupflöcher, die es Ihnen erlauben, einige Mitarbeiter auszuschließen, aber denken Sie nicht einmal daran, dies ohne fachkundige Beratung zu versuchen.

Solche Komplexität bedeutet, dass es ein guter Rat ist, diesen Weg niemals alleine zu gehen. Sie können Kosten einsparen, indem Sie selbst erste Recherchen anstellen, aber bevor Sie einen Sozialplan aufstellen, sollten Sie einen Anwalt oder einen Sozialleistungsberater konsultieren. Eine Vorab-Investition von vielleicht 1.000 Dollar kann Ihnen auf dem Weg dorthin viel mehr Geld sparen, indem sie Ihnen hilft, teure Schlaglöcher zu umgehen.

Teure Fehler

Die Bereitstellung von Leistungen, die den Bedürfnissen der Mitarbeiter entsprechen und mit allen Gesetzen in Einklang stehen, ist nicht billig – für die meisten Mitarbeiter machen die Leistungen wahrscheinlich 30 bis 40 Prozent des Grundgehalts aus – und das macht es entscheidend, das meiste aus diesen Mitteln herauszuholen. Aber genau hier versagen viele kleine Unternehmen, denn oft ist ihr Ansatz bei den Sozialleistungen mit kostspieligen Fehlern behaftet, die sie in finanzielle Schwierigkeiten mit ihren Versicherern oder sogar mit ihren eigenen Mitarbeitern bringen können. Die häufigsten Fehler:

• Absorbieren der gesamten Kosten für Mitarbeiterleistungen. Immer weniger Unternehmen tragen heute die gesamten Kosten für Sozialleistungen. Laut einer Umfrage des Personalberatungsunternehmens William M. Mercer unter kalifornischen Unternehmen verlangen 91 Prozent der Arbeitgeber von ihren Mitarbeitern einen Beitrag zur Krankenversicherung, 92 Prozent verlangen von ihren Mitarbeitern einen Beitrag zu den Kosten für die Versicherung ihrer Angehörigen. Die Höhe der Mitarbeiterbeiträge variiert von ein paar Dollar pro Gehaltsperiode bis zu mehreren hundert Dollar monatlich, aber ein Pluspunkt eines jeden Zuzahlungsplans ist, dass er Mitarbeiter ausschließt, die keinen Versicherungsschutz benötigen. Viele Mitarbeiter sind durch andere Policen abgedeckt – zum Beispiel durch die der Eltern oder des Ehepartners – und wenn Sie ihnen eine kostenlose Versicherung anbieten, werden sie diese auch annehmen. Aber selbst kleine Zuzahlungsanforderungen werden viele dazu bringen, darauf zu verzichten, was Ihnen Geld spart.
• Abdeckung von Nicht-Arbeitgebern. Wer würde das tun? Viele Geschäftsinhaber wollen eine Gruppenversicherung für ihre Verwandten oder Freunde abschließen. Das Problem dabei: Wenn es zu einem großen Schadensfall kommt, möchte der Versicherer möglicherweise Nachforschungen anstellen. Und diese Untersuchung könnte zur Nichtanerkennung der Ansprüche oder sogar zur Kündigung der gesamten Police führen. Wann immer Sie jemanden versichern wollen, der möglicherweise nicht für den Plan qualifiziert ist, sagen Sie dem Versicherer oder Ihrem Leistungsberater die Wahrheit.
• Schlampiger Papierkram. In kleinen Unternehmen wird die Verwaltung von Leistungen oft einem Mitarbeiter zugewiesen, der 12 andere Hüte trägt. Dieser Mitarbeiter ist mit den technischen Details nicht wirklich vertraut und übersieht viele wichtige Details. Ein häufiger Fehler: Neue Mitarbeiter nicht während der offenen Anmeldefrist in die Pläne einzuschreiben. Die meisten Pläne sehen einen festen Zeitraum für die offene Einschreibung vor. Die spätere Aufnahme eines Mitarbeiters erfordert den Nachweis der Versicherbarkeit. Teure Rechtsstreitigkeiten sind manchmal die Folge. Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter, die diese Aufgabe beaufsichtigen, mit dem Papierkram auf dem Laufenden bleiben und wissen, dass dies oberste Priorität hat.
• Den Mitarbeitern nicht sagen, was ihre Leistungen kosten. „Die meisten Mitarbeiter wissen ihre Leistungen nicht zu schätzen, aber das liegt daran, dass ihnen nie jemand sagt, was die Kosten sind“, sagt Silverstein von PRO. Viele Experten empfehlen, den Mitarbeitern jährlich eine Übersicht über die Leistungen zu geben, aus der hervorgeht, was sie bekommen und was sie kostet. Eine einfache Auflistung der einzelnen Leistungen des Mitarbeiters und was sie das Unternehmen kosten, ist sehr aussagekräftig.
• Unerwünschte Leistungen gewähren. Eine Belegschaft, die hauptsächlich aus jungen, alleinstehenden Menschen besteht, braucht keine Lebensversicherung. Wie kann man herausfinden, welche Vorteile die Mitarbeiter schätzen? Sie können Mitarbeiter befragen und sie die Vorteile nach ihrer Wünschbarkeit einstufen lassen. Typischerweise sprechen medizinische und finanzielle Leistungen, wie z.B. Altersvorsorgepläne, den breitesten Querschnitt der Arbeitnehmer an.

Wenn die Bedürfnisse der Arbeitnehmer stark variieren, sollten Sie die immer beliebter werdenden „Cafeteria-Pläne“ in Betracht ziehen, die den Arbeitnehmern lange Listen möglicher Leistungen plus einen festen Betrag zur Verfügung stellen.

Krankenversicherung

Die Krankenversicherung ist eine der begehrtesten Leistungen, die Sie Ihren Arbeitnehmern anbieten können. Es gibt mehrere grundsätzliche Optionen für die Einrichtung eines Plans:

• Ein traditioneller Indemnity-Plan, oder Gebühr für Service. Die Mitarbeiter wählen ihren medizinischen Leistungserbringer; die Versicherungsgesellschaft bezahlt den Leistungserbringer entweder direkt oder erstattet den Mitarbeitern die abgedeckten Beträge.
• Managed Care. Die zwei häufigsten Formen von Managed Care sind die Health Maintenance Organization (HMO) und die Preferred Provider Organization (PPO). Eine HMO ist im Wesentlichen eine vorausbezahlte Gesundheitsversorgung, bei der die Mitarbeiter von der HMO angestellte oder unter Vertrag stehende Ärzte und von der HMO zugelassene Krankenhäuser nutzen müssen. Bei einer PPO verhandelt die Versicherungsgesellschaft mit den Ärzten und Krankenhäusern über Rabatte. Die Mitarbeiter wählen die Ärzte aus einer genehmigten Liste aus und zahlen dann in der Regel einen bestimmten Betrag pro Praxisbesuch (typischerweise 10 bis 25 US-Dollar); die Versicherungsgesellschaft zahlt den Rest.
• Selbstversicherung. Wenn Sie das gesamte oder einen erheblichen Teil des Risikos übernehmen, versichern Sie sich im Wesentlichen selbst. Ein externes Unternehmen kümmert sich normalerweise um den Papierkram, Sie zahlen die Ansprüche und manchmal helfen die Mitarbeiter bei der Zahlung der Prämien. Zu den Vorteilen gehören eine größere Kontrolle über die Gestaltung des Plans, maßgeschneiderte Berichtsverfahren und Cashflow-Vorteile. Der Nachteil ist, dass Sie für Ansprüche haften, aber Sie können die Haftung mit einer „Stop-Loss“-Versicherung begrenzen – wenn ein Anspruch einen bestimmten Dollarbetrag übersteigt, zahlt die Versicherungsgesellschaft ihn.
• Archer Medical Savings Account: Im Rahmen dieses Programms kann ein Angestellter eines kleinen Arbeitgebers (50 oder weniger Angestellte) oder ein Selbständiger ein Archer MSA einrichten, um bei der Bezahlung von Gesundheitsausgaben zu helfen. Die Konten werden bei einem U.S.-Finanzinstitut eingerichtet und ermöglichen es Ihnen, Geld ausschließlich für medizinische Ausgaben zu sparen. Wenn sie in Verbindung mit einer Versicherung mit hohem Selbstbehalt genutzt werden, werden die Konten mit den Vorsteuerdollars der Mitarbeiter finanziert. Unter dem Archer MSA-Programm sind Auszahlungen steuerfrei, wenn sie für genehmigte medizinische Ausgaben verwendet werden. Ungenutzte Gelder auf dem Konto können sich auf unbestimmte Zeit ansammeln und steuerfreie Zinsen erwirtschaften. Gesundheitssparkonten (HSAs), die seit Januar 2004 verfügbar sind, ähneln den MSAs, sind aber nicht auf kleine Arbeitgeber beschränkt.

Kostendämpfung

Die steigenden Kosten für die Krankenversicherung haben einige kleine Unternehmen gezwungen, die von ihnen angebotenen Leistungen zu kürzen. Versicherer, die Policen für kleine Unternehmen abschließen, neigen dazu, sehr hohe Prämien zu verlangen. Oft verlangen sie umfangreiche medizinische Informationen über jeden Mitarbeiter. Wenn jemand in der Gruppe eine Vorerkrankung hat, kann sich der Anbieter weigern, eine Police abzuschließen. Oder wenn jemand in der Firma ernsthaft erkrankt, kann der Versicherer die Police bei der nächsten Vertragsverlängerung kündigen.

Zusätzlich erschwerend kommt hinzu, dass einige Staaten bestimmte Gesundheitsleistungen vorschreiben, so dass ein Arbeitgeber, wenn er überhaupt einen Plan anbietet, bestimmte Arten der Absicherung enthalten muss. Arbeitgeber, die sich das nicht leisten können, müssen oft ganz auf eine Versicherung verzichten. Die gute Nachricht: Viele Staaten versuchen, die Belastung zu verringern, indem sie Gesetze erlassen, die es kleinen Unternehmen erleichtern, eine Krankenversicherung abzuschließen, und die es Versicherungsunternehmen verbieten, kleine Firmen zu diskriminieren. (Die oben beschriebenen MSAs sind zum Teil eine Antwort auf die Probleme kleiner Unternehmen.) Die folgenden Bundesstaaten treffen besondere Vorkehrungen für kleine Arbeitgeber und Krankenversicherungen: Kalifornien, Connecticut, Illinois, Iowa, Kansas, Maine, Massachusetts, New Jersey, North Carolina, Oregon, South Carolina, Tennessee, Wisconsin und Wyoming.

Bis zur Verabschiedung weiterer Gesetze, was kann ein kleines Unternehmen tun? Es gibt Möglichkeiten, die Kosten zu senken, ohne den Versicherungsplan der Mitarbeiter zu beschneiden. Eine wachsende Zahl von Kleinunternehmen schließt sich mit anderen Unternehmern zusammen, um Größenvorteile zu nutzen und mehr Einfluss bei den Versicherungsträgern zu erlangen.

Viele Branchenverbände bieten Krankenversicherungspläne für Kleinunternehmer und ihre Mitarbeiter zu niedrigeren Tarifen an. Ihr Unternehmen hat vielleicht nur fünf Angestellte, aber zusammen mit den anderen, sagen wir, 9.000 Verbandsmitgliedern und ihren 65.000 Angestellten, haben Sie eine erhebliche Schlagkraft. Der Versicherer stellt eine Police für den gesamten Verband aus; der Versicherungsschutz Ihres Unternehmens kann nicht gekündigt werden, es sei denn, der Versicherer kündigt den gesamten Verband.

Verbände sind in der Lage, niedrigere Tarife und einen besseren Versicherungsschutz auszuhandeln, weil der Versicherer einen so großen Teil des Geschäfts nicht verlieren möchte. Auf diese Weise kann auch die kleinste Ein-Personen-Firma aus dem gleichen Menü an Gesundheitsoptionen wählen, das große Unternehmen genießen.

Verbände sind nicht der einzige Weg, den man gehen kann. In einigen Bundesstaaten haben Unternehmer oder Gruppen von Unternehmen, die außer ihrer Größe und ihrem Standort nichts gemeinsam haben, Netzwerke für Krankenversicherungen gegründet. Erkundigen Sie sich bei Ihrer örtlichen Handelskammer über solche Programme in Ihrer Gegend.

Einige Menschen wurden von skrupellosen Organisationen abgezockt, die angeblich „Gruppen“-Versicherungspläne zu Preisen anbieten, die 20 bis 40 Prozent unter dem üblichen Tarif liegen. Das Problem: Diese Pläne zahlen nicht alle Ansprüche der Versicherten, weil sie nicht durch ausreichende Barreserven abgesichert sind. Solche Pläne haben oft hochtrabende Namen, die eine größere Vereinigung kleinerer Mitarbeiter suggerieren.

Wie kann man sich vor einem Betrug schützen? Hier sind einige Tipps:

• Vergleichen Sie die Preise. Wenn es zu gut klingt, um wahr zu sein, ist es das wahrscheinlich auch. Fragen Sie nach Referenzen von anderen Unternehmen, die bei diesem Anbieter eingekauft haben. Wie schnell war der Versicherer bei der Auszahlung von Schäden? Wie lange hat die Referenz schon mit dem Versicherer zu tun? Wenn es weniger als ein paar Monate sind, ist das kein gutes Zeichen.
• Überprüfen Sie den Underwriter des Plans. Der Underwriter ist der eigentliche Versicherer. Viele Betrugspläne behaupten, Verwalter für Versicherer zu sein, die in Wirklichkeit nichts mit ihnen zu tun haben. Rufen Sie den Hauptsitz des Versicherers und die Versicherungsabteilung des Staates an, in dem er registriert ist, um herauszufinden, ob er wirklich mit dem Plan verbunden ist. Um die Integrität des Versicherers zu überprüfen, fragen Sie die Versicherungsabteilung Ihres Staates nach seinem „A.M. Best“-Rating, das Unternehmen nach ihrer Fähigkeit bewertet, Schäden zu bezahlen. Fragen Sie auch nach dem „claim-paying ability rating“, das von Diensten wie Standard and Poor’s überwacht wird. Wenn das Unternehmen zu neu ist, um bewertet zu werden, sollten Sie vorsichtig sein.
• Vergewissern Sie sich, dass das Unternehmen die staatlichen Vorschriften einhält. Behauptet das Unternehmen, dass es davon ausgenommen ist? Erkundigen Sie sich bei der Versicherungsabteilung Ihres Staates.
• Bitten Sie den Vertreter oder Verwalter, Ihnen zu zeigen, wie seine oder ihre Provisions-, Vorschuss- oder Verwaltungskostenstruktur aussieht. Übermäßig großzügige Provisionen können ein Hinweis sein; einige Betrugsunternehmen zahlen Agenten bis zu 500 Prozent Provision.
• Holen Sie sich Hilfe. Fragen Sie andere Geschäftsinhaber, ob sie schon mit dem Unternehmen zu tun hatten. Wenden Sie sich an das Better Business Bureau, um zu sehen, ob es ausstehende Beschwerden gibt. Wenn Sie glauben, dass Sie es mit einem fragwürdigen Unternehmen zu tun haben, wenden Sie sich an Ihr staatliches Versicherungsamt oder an das nächstgelegene Büro für Ermittlungen des Arbeitsministeriums.

Abwärts und darüber hinaus

Was bedeutet COBRA für Sie? Nein, es ist keine giftige Schlange, die zurückkommt und Sie in den Hintern beißt. Der Consolidated Omnibus Reconciliation Act (COBRA) verlängert den Krankenversicherungsschutz für Mitarbeiter und Angehörige über den Punkt hinaus, an dem dieser Schutz traditionell endet.

COBRA gibt einem ehemaligen Mitarbeiter nach seiner Kündigung oder seinem Ausscheiden (außer bei grobem Fehlverhalten) das Recht auf eine Fortsetzung des Krankenversicherungsschutzes für bis zu 18 Monate. Ehepartner des Mitarbeiters können nach der Scheidung oder dem Tod des Mitarbeiters bis zu 36 Monate lang COBRA-Versicherungsschutz erhalten, und Kinder können bis zu 36 Monate lang Versicherungsschutz erhalten, wenn sie das Alter erreichen, in dem sie nicht mehr als Angehörige im Rahmen des Gruppengesundheitsplans eingestuft werden.

Die gute Nachricht: Die Gewährung von COBRA-Leistungen sollte Ihr Unternehmen keinen Pfennig kosten. Arbeitgebern ist es gesetzlich erlaubt, den Empfängern 102 Prozent der Kosten für die Verlängerung der Leistungen in Rechnung zu stellen (die zusätzlichen zwei Prozent decken die Verwaltungskosten).

Der Bundesplan COBRA gilt für alle Unternehmen mit mehr als 20 Mitarbeitern. Viele Bundesstaaten haben jedoch ähnliche Gesetze, die sich auf viel kleinere Unternehmen beziehen. Selbst wenn Ihr Unternehmen also von den Bundesversicherungsgesetzen ausgenommen ist, müssen Sie die Leistungen unter bestimmten Umständen dennoch verlängern. Wenden Sie sich an das US-Arbeitsministerium, um herauszufinden, ob Ihr Unternehmen COBRA oder ähnliche Leistungen anbieten muss und welche Regeln dafür gelten.

Ruhestandspläne

Ein großer Fehler, den einige Geschäftsinhaber machen, ist die Annahme, dass sie es sich nicht leisten können, einen Ruhestandsplan zu finanzieren, anstatt die Gewinne wieder in das Unternehmen zu stecken. Aber weniger als die Hälfte der Mitarbeiter in kleinen Unternehmen nehmen an Altersvorsorgeplänen teil. Und Unternehmen, die diese Leistung anbieten, berichten von einer höheren Mitarbeiterbindung und zufriedeneren, effizienteren Mitarbeitern. Vergessen Sie auch nicht auf sich selbst: Viele Geschäftsinhaber laufen Gefahr, nicht genügend Geld für den Ruhestand gespart zu haben.

Um mehr Unternehmen zu ermutigen, Ruhestandspläne einzuführen, bietet der Economic Growth and Tax Relief Reconciliation Act von 2001 eine Steuergutschrift für die Kosten, die mit der Einrichtung eines Ruhestandsplans verbunden sind, einschließlich eines 401(k)-Plans, SIMPLE-Plans oder Simplified Employee Pension (SEP). Die Gutschrift beträgt 50 Prozent der ersten $1.000 der qualifizierten Gründungskosten, einschließlich der Ausgaben für die Einrichtung und Verwaltung des Plans und die Aufklärung der Mitarbeiter darüber. Weitere Informationen finden Sie im IRS-Formular 8881, Credit for Small Employers Pension Plan Start-up Costs (PDF).

Der Wert einer frühen Investition sollte nicht außer Acht gelassen werden. Wenn Sie, beginnend im Alter von 35 Jahren, jedes Jahr 3.000 Dollar mit einer jährlichen Rendite von 14 Prozent investieren würden, hätten Sie im Alter von 65 Jahren ein jährliches Renteneinkommen von fast 60.000 Dollar. Aber $5.000, die mit der gleichen Rendite ab dem Alter von 45 Jahren investiert werden, ergeben nur ein jährliches Renteneinkommen von $30.700. Der Vorteil von Pensionsplänen ist, dass die Ersparnisse steuerfrei sind, bis Sie die Gelder abheben – typischerweise im Alter von 59 Jahren. Wenn Sie das Geld vor diesem Alter abheben, ist der abgehobene Betrag voll steuerpflichtig und unterliegt außerdem einer 10-prozentigen Strafgebühr. Der Wert des steuerfreien Investierens im Laufe der Zeit bedeutet, dass es am besten ist, sofort damit anzufangen, selbst wenn Sie mit kleinen Beträgen beginnen.

Neben dem langfristigen Vorteil, für Ihre Zukunft vorzusorgen, hat das Einrichten eines Pensionsplans auch die unmittelbare Befriedigung, Steuern zu sparen

Hier ist ein genauerer Blick auf eine Reihe von Pensionsplänen für Sie und Ihre Mitarbeiter.

Individual Retirement Account (IRA)

Ein IRA ist ein steuerlich qualifizierter Ruhestandssparplan, der jedem Berufstätigen und/oder seinem Ehepartner zur Verfügung steht, unabhängig davon, ob die Person ein Angestellter oder ein Selbständiger ist. Einer der größten Vorteile dieser Pläne ist, dass die Erträge Ihrer IRA auf einer steuerlich aufgeschobenen Basis wachsen, bis Sie beginnen, die Gelder abzuheben. Ob Ihr Beitrag zu einer IRA absetzbar ist, hängt von Ihrer Einkommenshöhe ab und davon, ob Sie durch einen anderen Pensionsplan bei der Arbeit abgedeckt sind.

Sie können auch eine Roth IRA in Betracht ziehen. Während Beiträge nicht steuerlich absetzbar sind, werden Auszahlungen, die Sie im Ruhestand tätigen, nicht besteuert. Der maximale jährliche Beitrag, den Einzelpersonen in eine Roth IRA oder eine traditionelle IRA einzahlen können, beträgt 3.000 Dollar für 2004, vorausgesetzt, sie erfüllen die Voraussetzungen.

Um sich für Roth IRA-Beiträge zu qualifizieren, muss das bereinigte Bruttoeinkommen (AGI) einer Einzelperson weniger als 95.000 Dollar betragen, wobei die Leistungen bei 110.000 Dollar vollständig auslaufen. Für Ehepaare, die gemeinsam einreichen, muss das AGI unter $150.000 liegen. Die Beitragshöhe sinkt um 30 Prozent (35 Prozent, wenn 50 Jahre oder älter), bis sie bei $160.000 für zusammen veranlagte Personen vollständig entfällt. Für die Jahre 2005 bis 2007 steigt die Beitragsbemessungsgrenze für Einzel- und Zusammenveranlagte auf 4.000 Dollar pro Person und auf 5.000 Dollar pro Person im Jahr 2008. Danach werden die Beiträge an die Inflation angepasst.

Unabhängig von der Einkommenshöhe können Sie sich für eine abzugsfähige IRA qualifizieren, solange Sie nicht an einem vom Arbeitgeber gesponserten Altersvorsorgeplan, wie z.B. einem 401 (k), teilnehmen. Wenn Sie an einem Arbeitgeberplan teilnehmen, können Sie sich für eine abzugsfähige IRA qualifizieren, wenn Sie die Einkommensanforderungen erfüllen. Denken Sie daran, dass es möglich ist, jährliche Beiträge zu einer IRA einzurichten oder zu leisten, wann immer Sie wollen, bis zu dem Datum, an dem Ihre Bundeseinkommenssteuererklärung für dieses Jahr fällig ist, wobei Verlängerungen nicht eingeschlossen sind. Die Beiträge für abzugsfähige IRA’s sind die gleichen wie für Roth IRA’s.

Für gemeinsame Antragsteller, auch wenn ein Ehepartner durch einen Pensionsplan abgedeckt ist, kann der Ehepartner, der nicht durch einen Plan abgedeckt ist, einen abzugsfähigen IRA-Beitrag leisten, wenn das bereinigte Bruttoeinkommen des Paares $150.000 oder weniger beträgt. Wie bei der Roth IRA verringert sich der Betrag, den Sie abziehen können, stufenweise über diesem Einkommensniveau und wird für Paare mit einem Einkommen über 160.000 komplett gestrichen. Nicht arbeitende Ehepartner und ihre arbeitenden Partner können bis zu 6.000 $ in IRAs einzahlen (jeweils 3.000 $), vorausgesetzt der arbeitende Ehepartner verdient mindestens 6.000 $. Es ist möglich, für jeden Ehepartner, der am Ende des Jahres mindestens 50 Jahre alt ist, zusätzliche $500 beizusteuern, sofern das notwendige Erwerbseinkommen vorhanden ist. Zum Beispiel können zwei Ehepartner, die über 50 Jahre alt sind, insgesamt 7.000 $ einzahlen, wenn das Arbeitseinkommen mindestens 7.000 $ beträgt.

Saving Incentive Match Plan For Employees (SIMPLE)

SIMPLE-Pläne sind eine der attraktivsten Optionen für Kleinunternehmer. Mit diesen Plänen können Sie wählen, ob Sie einen 401(k) oder einen IRA als Ruhestandsplan verwenden wollen.

Ein SIMPLE-Plan ist genau das – einfach zu verwalten. Diese Art von Ruhestandsplan ist nicht mit einer Menge Papierkram und Berichtspflichten verbunden.

Sie können einen SIMPLE IRA nur einrichten, wenn Sie 100 oder weniger Mitarbeiter haben, die im vorangegangenen Jahr 5.000 Dollar oder mehr an Vergütung von Ihnen erhalten haben. Der Arbeitgeber muss Beiträge zum Plan leisten, indem er entweder den Beitrag jedes teilnehmenden Mitarbeiters Dollar für Dollar bis zu 3 Prozent des Gehalts jedes Mitarbeiters verdoppelt oder indem er einen pauschalen 2-Prozent-Beitrag für alle Mitarbeiter leistet, auch wenn sie nicht an dem Plan teilnehmen, was teuer werden kann.

Der maximale Betrag, den jeder Mitarbeiter zum Plan beitragen kann, darf für 2004 nicht mehr als 9.000 Dollar betragen; der Betrag steigt 2005 auf 10.000 Dollar. Danach wird der Betrag an die Inflation angepasst. Teilnehmer an einem SIMPLE IRA, die am Ende des Kalenderjahres 50 Jahre oder älter sind, können zusätzlich 1.500 Dollar im Jahr 2004, 2.000 Dollar im Jahr 2005 und 2.500 Dollar im Jahr 2006 einzahlen.

Simplified Employee Pension (SEP) Plan

Wie der Name schon sagt, handelt es sich hierbei um die einfachste Form eines Rentenplans. Im Wesentlichen ist ein SEP eine glorifizierte IRA, die es Ihnen erlaubt, jedes Jahr einen bestimmten Prozentsatz bis zu einem Maximalbetrag einzuzahlen. Der Papierkram ist minimal, und Sie müssen nicht jedes Jahr einen Beitrag leisten. Und ungeachtet des Namens brauchen Sie keine Angestellten, um eine SEP einzurichten.

Wenn Sie Angestellte haben (nun, das ist der Haken. Die Arbeitnehmer leisten keine Beiträge zum SEPS. Der Arbeitgeber muss die vollen Kosten des Plans tragen, und der Prozentsatz, den Sie für sich selbst beisteuern, muss auf alle berechtigten Mitarbeiter übertragen werden. Der maximale Beitrag beträgt 25 Prozent des Gehalts eines Arbeitnehmers (bis zu einem Maximum von 200.000 Dollar) oder 40.000 Dollar, je nachdem, welcher Betrag niedriger ist.

KOEGH-Plan

Ein KEOGH-Ruhestandsplan kann von Selbstständigen eingerichtet werden und erfordert keine vorherige Genehmigung des IRS. Es sind zwei Arten von KEOGH-Plänen verfügbar. Der eine ist ein leistungsorientierter Plan, bei dem die Teilnehmer maximal entweder 100 Prozent ihrer durchschnittlichen Vergütung für die drei aufeinanderfolgenden Jahre mit der höchsten Vergütung als aktiver Teilnehmer oder 170.000 US-Dollar einzahlen können, je nachdem, was niedriger ist. Dann gibt es noch den beitragsorientierten Plan, der Beiträge von bis zu 42.000 $ entweder für einen beitragsorientierten Plan mit Gewinnbeteiligung oder einen Geldkaufplan zulässt. Die Frist für die Einrichtung eines KEOGH-Plans ist das Ende des Steuerjahres (31. Dezember), und die Frist für die Einzahlung von Beiträgen in den KEOGH-Plan ist die gleiche wie beim SEP – das Fälligkeitsdatum für Ihre individuelle Steuererklärung (einschließlich Verlängerungen) auf Formular 1040. 401(k)-Pläne
401(k)-Pläne haben ihren Namen von dem Abschnitt des Bundessteuergesetzes, der sie vorsieht. Mit diesen Plänen können Sie und Ihre Mitarbeiter jedes Jahr einen bestimmten Prozentsatz des Gehalts steuerfrei zur Seite legen. Der Clou: Das Geld wächst steuerfrei, bis es abgehoben wird. 401(k)-Pläne sind bei Mitarbeitern sehr beliebt, da sie es Ihnen – dem Arbeitgeber – ermöglichen, Ihren Mitarbeitern mehr zu zahlen, ohne dass dieses Einkommen versteuert werden muss. Im Vergleich zu SEPs sind 401(k)-Pläne bei Arbeitgebern beliebter, da der Großteil der Beiträge von den Arbeitnehmern kommt.

Der Employee Retirement Income Security Act von 1974 (ERISA) regelt die Einrichtung und Verwaltung von 401(k)-Plänen. Es gibt viele Verantwortlichkeiten, die mit dem Einrichten eines 401(k)-Programms einhergehen. Zum Beispiel müssen Sie oder jemand, den Sie auswählen, die Anlageoptionen festlegen, aus denen die Mitarbeiter wählen können. Sie müssen die Performance der Anlagen überwachen und auch den Service, den derjenige bietet, der Ihren Plan verwaltet. ERISA existiert, um sicherzustellen, dass alle Gebühren, die erhoben werden, „angemessen“ sind. Die Einrichtung eines 401(k)-Plans ist ein kompliziertes Verfahren, das von vielen undurchsichtigen Regeln bestimmt wird. Sie sollten dies niemals tun, ohne einen qualifizierten Steuerberater zu konsultieren.

Wo soll es hingehen

Bei so vielen Möglichkeiten, die es gibt, ist es eine gute Idee, mit Ihrem Steuerberater darüber zu sprechen, welche Art von Plan für Sie am besten ist. Wenn Sie wissen, was Sie wollen, wohin gehen Sie dann, um einen Altersvorsorgeplan einzurichten?

• Sparbriefe (oft mit höheren Renditen als bei Banken oder Sparkassen)
• Personal- und Autokredite
• Kreditlinien
• Girokonten
• Weihnachtsklubkonten

Nur staatlich anerkannte Credit Unions dürfen neue Unternehmen in ihr Mitgliederverzeichnis aufnehmen. Um eine Kreditgenossenschaft zu finden, die Ihr Unternehmen akzeptiert, rufen Sie die Liga der Kreditgenossenschaften Ihres Bundeslandes an.

Wenn Sie Kreditgenossenschaften vergleichen, holen Sie Referenzen ein und überprüfen Sie diese. Finden Sie heraus, wie kommunikativ und flexibel die Credit Union ist. Untersuchen Sie die Erreichbarkeit. Gibt es Geldautomaten? Gibt es einen Standort in der Nähe Ihres Unternehmens? Denken Sie an die Endnutzer – Ihre Mitarbeiter.

Wenn Ihr Unternehmen zugelassen ist, benennen Sie eine Person, die die Hauptverbindung zur Credit Union ist. Diese Person wird Informationen über Mitgliedschaften sowie Anmeldeformulare und Kreditanträge pflegen. Bitten Sie einen Vertreter der Kreditgenossenschaft, die Anmeldung vor Ort durchzuführen und vielleicht in regelmäßigen Abständen zur Nachbereitung oder für neue Anmeldungen wiederzukommen.