¿Cómo entrar en la planificación de eventos? 5 maneras de iniciar su carrera en el sector de los eventos
Así como no hay una sola ruta para un gran evento, no hay un único camino probado y verdadero que conduzca mágicamente a una carrera en la planificación de eventos. Este es un campo que se nutre del ingenio, la creatividad y la reinvención constante. Aun así, hay pasos inteligentes que se pueden dar para comenzar el viaje, crear habilidades y hacerse un nombre.
Siga leyendo para obtener un resumen de las principales estrategias para iniciar una carrera exitosa y gratificante en la planificación de eventos.
Descubra cómo comenzar una carrera de planificación de eventos:
Construya una base sólida de conocimiento de la industria.
La educación es una gran manera de obtener un conocimiento fundamental de la industria de eventos y de la industria de la hospitalidad en general. Diferénciese de otros solicitantes de empleo con una base educativa específica del sector. Destacarás porque has hecho la inversión en formación especializada. Esta educación es tan útil para iniciar su propio negocio de planificación de eventos como para ser contratado. También es una gran manera de aprender la variedad de puestos de trabajo de planificación en la industria.
¿Están los planificadores de eventos en alta demanda?
La industria de los eventos está creciendo y se espera que la demanda de planificadores de eventos crezca a un ritmo más rápido que el promedio del siete por ciento hasta 2028.
¿Qué tipo de título o certificación necesitas para ser un planificador de eventos?
No necesitas un título para convertirte en un planificador de eventos, pero ciertas calificaciones y certificados pueden ayudarte a ser notado-y contratado.
Hay docenas de colegios y universidades que ofrecen títulos en campos relacionados, cursos de eventos independientes, designaciones de reuniones y programas de certificados. Estos cursos son impartidos por profesionales del sector que conocen el negocio desde dentro. Tanto si se trata de una licenciatura en hostelería como de unos cuantos programas de certificación, aproveche todas las oportunidades de establecer contactos que le ofrezcan.
¿Qué habilidades necesitan los planificadores de eventos?
Un planificador de eventos debe ser:
- Organizado
- Abierto a la colaboración
- Dispuesto a adaptarse
- Creativo
- Enfocado
- Capaz de realizar varias tareas
- Bueno con los presupuestos
- Un excelente comunicador
- Compuesto y tranquilo bajo presión
- Un experto en redes
- Preparado para negociar
- Preparado para viajar
- Educación relacionada útil para planificadores de eventos:
- Publicidad y comunicación
- Marketing
- Diseño
- Contabilidad
- Gestión
Pon en valor toda la experiencia en eventos (y no eventos).
Cultivar una cartera de experiencia diversificada -dentro del sector de los eventos, o no- demuestra que has desarrollado un conjunto de habilidades variado y valioso. ¿Tiene experiencia en alimentos y bebidas? Sus habilidades para establecer relaciones, sus conocimientos sobre alimentación y nutrición y su capacidad multitarea son sus puntos fuertes. ¿Trabajaste en el sector minorista? Utiliza tu don de gentes y tus conocimientos de los clientes para diseñar experiencias de eventos que gusten a los asistentes. Tal vez seas la persona que crea fiestas para la familia y los amigos.
Revisa tus trabajos y tus pasiones en busca de habilidades blandas transferibles. Decida cómo esas habilidades complementan los eventos que desea crear y planificar, e inclúyalas dentro de la sección de experiencia de su cartera de planificación de eventos.
Cómo construir una cartera de planificación de eventos como un novato en eventos
Ponga su creatividad en exhibición con fotos de eventos escenificados. Destaca tu ojo para el diseño de centros de mesa o el uso creativo de elementos naturales? Conéctate con fotógrafos locales, tiendas de novias, agencias de alquiler de muebles, modelos locales y locales para escenificar los diseños de los eventos para obtener fotos promocionales que beneficien a todos los grupos involucrados. Haz fotos del antes y el después para mostrar tu trabajo.
Adapta tu presencia online. Las galerías de fotos, las publicaciones en el blog y los vídeos son muy populares entre los planificadores, pero, en lugar de abordar todas las plataformas para dar a conocer su mensaje, céntrese en cultivar una o dos plataformas. El objetivo no es estar en todas partes. El contenido excepcional proporciona mejores resultados.
Utiliza tu habilidad natural como iniciador de conversaciones para fomentar los debates en línea. Comparta consejos, listas de comprobación y su software de planificación de eventos favorito con otros planificadores, o cree un blog de viajes en vídeo para destacar los mejores lugares para eventos de su zona.
Inicie un blog y escriba sobre lo que hace como planificador. Relaciónate con otros planificadores y ofrécete a escribir entradas de blog como invitado para sus páginas. Investiga las directrices de presentación de las revistas y otras publicaciones y hazles llegar tu trabajo también.
Levántate las mangas para una buena causa. Las organizaciones benéficas pueden utilizar todas las manos en la cubierta cuando se trata de recaudación de fondos sin fines de lucro y otros eventos de caridad. Toma la iniciativa o únete a un comité para ganar experiencia que puedas añadir a tu cartera.
Reúne testimonios de clientes. Pide recomendaciones a tus contactos personales y profesionales, tanto si has planificado eventos para ellos como si tienen experiencia trabajando contigo de otra manera. Los testimonios correctos impulsan la credibilidad, demostrando que puedes desempeñarte tan bien como afirmas.
Abraza diferentes formatos de portafolio. No hay un formato de portafolio que sea el mejor. Llega a los clientes adecuados con una variedad de opciones. Un sitio web pone tu información al alcance de sus manos, mientras que un portafolio físico es ideal para las reuniones en persona. Pinterest te permite reunir y compartir inspiración, lo que puede dar a los clientes una idea de tu estilo. Tu Instagram profesional es una gran tarjeta de visita social para los posibles clientes.
Equilibra tu experiencia logística y tu producción creativa.
Un excelente profesional de eventos involucra su lado lógico y su lado creativo en su trabajo.
La lógica y la logística son la base de los eventos exitosos. Debes estar interesado en los detalles más importantes, no sólo en la imagen creativa. Tendrá que reflexionar sobre los presupuestos de los eventos y la distribución de los planos, lo que requiere la capacidad de pensar y planificar de forma lógica. Los asistentes y los clientes no están satisfechos cuando los eventos son desorganizados o no se organizan con precisión.
Por otro lado, los organizadores de eventos deben pensar de forma creativa. Esta mentalidad es útil a la hora de establecer la estética de su negocio, desarrollar los temas del evento o diseñar los gráficos. Su creatividad también diferencia sus eventos de los demás, dándoles el factor sorpresa que atrae a los clientes. Una lista de comprobación personalizada para la planificación de eventos puede ayudarle a gestionar la logística, al tiempo que le garantiza programar el tiempo suficiente para generar esas ideas grandes y llamativas.
Recursos gratuitos que todo nuevo planificador de eventos debe conocer:
- Canva es una plataforma de diseño gráfico que hace que la creación de carteles, invitaciones, volantes y gráficos de medios sociales sea una brisa.
- Social Tables ofrece una variedad de herramientas de planificación de eventos, desde la diagramación de eventos hasta la gestión de invitados.
- Grammarly ofrece un corrector gramatical gratuito que incluye detección de tono para que puedas causar la mejor impresión cuando te dirijas a clientes potenciales.
- Mantén el control de tus reuniones y citas con Appointlet, una intuitiva aplicación de programación que tiene una versión gratuita repleta de funciones.
- Crea tu portafolio digital con un tema de sitio web de WordPress-gratuito, si usas una dirección de marca ‘wordpress.com’, u obtén aún más temas cuando conectas una cuenta de wordpress.org a tu alojamiento y nombre de dominio.
- Contacta con tu oficina local de SCORE para obtener ayuda en la planificación de tu negocio.
- Descubre lugares, lee reseñas, compara precios y obtén inspiración en Wedding Spot.
Planta las semillas de una carrera de planificación de eventos en un sector que te guste.
Cuando se trata de buscar trabajos dentro de los eventos, no te limites. Muchos tipos de organizaciones celebran eventos y buscan contratar a profesionales que puedan asumir una función de planificación. ¿Te apasiona el trabajo de una organización local sin ánimo de lucro? Ofrécete como voluntario para ayudar a su planificador, o diseña tú mismo los eventos para ellos. Si te interesan las artes o la sanidad, puedes buscar papeles de asociado en estas organizaciones para construir tu cartera.
Independientemente de que trabajes para una empresa farmacéutica y planifiques su convención anual o trabajes para un pequeño restaurante que planifica y organiza eventos sociales, seguirás adquiriendo una valiosa experiencia dentro de los eventos.
Para captar las variadas oportunidades de la industria de los eventos, ten en cuenta estas dos siglas:
1. MEEC. Son las siglas de los mercados de «Reuniones, Exposiciones, Eventos y Convenciones». Los eventos MEEC incluyen viajes, hospitalidad y eventos corporativos, a menudo con un giro centrado en los negocios.
2. SMERF. Son las siglas de los mercados ‘Social, Militar, Educativo, Religioso y Fraternal’. Las bodas, las despedidas de soltera, las fiestas de cumpleaños y las reuniones familiares entran dentro de la categoría «social», y estos mercados también incluyen actividades recreativas, eventos de antiguos alumnos y grupos deportivos. Los mercados de SMERF suelen incluir eventos recreativos de fin de semana.
Aunque la planificación de un viaje de rafting de fin de semana más el transporte para un grupo de 25 personas está muy lejos de los eventos elegantes que espera coordinar, es una forma fantástica de aprender, hacer conexiones y desarrollar su estilo único de eventos.
Haz muchas conexiones en el sector de los eventos.
La forma número uno de iniciar tu carrera en el sector de los eventos es establecer una red, una red, una red: se trata de saber a quién conoces y quién te conoce. Para darse a conocer, asista a eventos de networking organizados por organizaciones de hostelería. El networking puede parecer desalentador al principio, pero es una habilidad esencial en esta industria.
Consejos de networking en persona para construir tu carrera de planificación de eventos
Aprende a unirte a una conversación. Para ello, es útil centrarse primero en el lenguaje corporal. Cuando te acerques a parejas o grupos de tres o más personas en una conversación, fíjate en las personas con posturas ligeramente «abiertas». Esto indica que las personas son bienvenidas a unirse a la discusión. Evite una conversación en la que los participantes formen un círculo cerrado o tengan los brazos cruzados.
Comprométase a iniciar una o dos conversaciones. Piensa en las discusiones como en un ejercicio: cuanto más entrenes, mejor lo harás. Practique los inicios de conversación en entornos de bajo perfil, como su cafetería local o el gimnasio, y luego pase a los eventos de networking.
Desarrolle una mentalidad abierta y curiosa. El networking siempre funciona mejor cuando haces preguntas genuinas y compartes historias auténticas sobre ti mismo.
Recuerda la etiqueta adecuada de las tarjetas de visita. Aunque siempre debes llevar tus tarjetas de visita contigo, no debes entregar tu tarjeta de visita sólo porque hayas tenido una conversación. Puedes hacer conexiones significativas cuando das tu tarjeta a alguien que te la pide, pero pasar tu tarjeta a cada persona con la que hablas es el equivalente a hacer spam en las bandejas de entrada de los correos electrónicos.
Haz un seguimiento y céntrate en la construcción de relaciones profesionales. Haz un seguimiento en un plazo de 24 horas. Recuérdale a la persona quién eres, dónde os conocisteis y haz referencia a la conversación que tuvisteis. Si algo de lo que han dicho ha resonado en ti, házselo saber. Si vivís cerca, puedes invitarle a tomar un café. No pidas favores de inmediato, sino que forja una conexión y construye una relación mutuamente beneficiosa. El networking más valioso es una calle de doble sentido.
Consejos de networking online para empezar tu carrera en el mundo de los eventos
Saber con quién contactar. Cuando te pongas en contacto con profesionales de los eventos o con clientes potenciales a través de Internet, asegúrate de que están abiertos a la comunicación a través de sus biografías en las redes sociales y sus perfiles en la web. Si no están interesados en que se les solicite, cumple con esa petición. Para presentar un ambiente profesional, no les envíes spam. Los hashtags son una gran herramienta para establecer contactos. Sigue a algunos planificadores favoritos para estar al tanto de las tendencias, y participa cuando sea apropiado.
Personalice su alcance. Los correos electrónicos de copiar y pegar son impersonales y están garantizados para fracasar. En su lugar, investigue: explore LinkedIn, Twitter, las biografías de los sitios web, etc., para asegurarse de que se dirige a los contactos pertinentes con un mensaje que tenga repercusión.
Seguimiento. De nuevo, no te saltes este paso, tanto si estás haciendo networking en persona como en línea.
¿Cómo consiguen los planificadores de eventos su primer cliente?
Para muchos planificadores, el primer cliente es un amigo de la familia que necesita un planificador creativo con un presupuesto. Pero, necesitas captar el interés más allá de tu red inmediata para construir una base de clientes y expandir tus habilidades. En este punto, deberías tener una cartera y una idea del tipo de clientes que esperas atraer. Si aún no lo ha hecho, cree su plan de negocio para eventos y establezca su estructura de honorarios.
Comparta su cartera con sus contactos de red, y aclare que está abierto a referencias. Nunca se sabe cuándo alguien tendrá la agenda llena y hablará bien de ti. Conecta con los profesionales de los eventos en Twitter utilizando hashtags y salta a la conversación.
Los clientes potenciales también pueden encontrarte en línea a través de una variedad de fuentes, incluyendo:
- Instagram. La cuenta de tu empresa de eventos debe mostrar fotos glamurosas del diseño de tu evento.
- Compartidos sociales. Para ampliar su alcance en los primeros días de su negocio, pida que se comparta a los amigos y seguidores de los medios sociales.
- YouTube. Graba un vídeo que capte tu proceso creativo y te muestre trabajando.
- Publicaciones en blogs y vlogs. Comparta consejos y trucos, y ofrezca un paquete de introducción para ganar negocios de los lectores que quieren que otra persona se encargue de los detalles.
- Revisiones en línea. Si tienes tu propio negocio de organización de eventos, pide reseñas a amigos y familiares que hayan recurrido a ti para planificar eventos. Pídales que publiquen sus reseñas en Yelp y Google Reviews.
Cuando consigas una reunión con un cliente potencial, comparte tus habilidades con confianza, sin exagerar. Describa su experiencia y muestre su trabajo, llamando la atención sobre sus puntos fuertes. Sin embargo, sea honesto sobre sus limitaciones, no querrá decir «sí» a más de lo que puede entregar a la perfección.
¿Cómo consiguen los planificadores de eventos poner el pie en la puerta?
Hemos recopilado algunas historias de origen y consejos de los fundadores de empresas de planificación de eventos de fama mundial para inspirarle. ¿Los puntos en común entre ellos? La voluntad de asumir riesgos, el trabajo duro y la perseverancia, la búsqueda de inspiración creativa en todas partes y el tratamiento de cada nuevo proyecto como una pizarra en blanco.
David Tutera
«Tenía una pequeña tienda, tenía una empresa de telegramas cantados. La madre vino un día para ver si podía decorar el bar-mitzvah de su hijo como el escaparate y esa fue la primera fiesta infantil que hice.»
– De ‘A Day In the Life of a Celebrity Wedding Planner’. Fast Company
Anabel Fielding
«Acepta y aprecia la necesidad de asumir riesgos, de que te echen para atrás y de que tengas fracasos abyectos. Es el camino de la vida. Hay que levantarse y no rendirse nunca.»
– De ‘Secretos de mi éxito: Anabel Fielding, directora general de Quintessentially Events’. Evening Standard
Yifat Oren
«Al principio, sólo era yo quien trabajaba 18 horas al día durante cuatro años. El negocio se construyó definitivamente gracias al boca a boca.»
– De ‘Secretos de una organizadora de bodas de famosos: Inside the Million-Dollar Nuptials of Reese Witherspoon, Anne Hathaway and More’. E! News
Colin Cowie
«Cada novia es una nueva oportunidad. Me centro en el ADN de la pareja, el lugar, la época del año y luego añado lo que se huele, se toca, se saborea, se siente y se oye. Esto hace que sea emocionante, ya que cada conjunto de circunstancias es diferente. Por eso mi trabajo es tan diferente».
– De ‘Entrevista exclusiva con Colin Cowie planificador de fiestas a las estrellas’. Celebrity Style Weddings
¡Empieza tu carrera de organizador de eventos!
No hay un camino seguro hacia una carrera de organizador de eventos. Pero estas cinco estrategias le darán un buen salto en el viaje. Construirás habilidades, ganarás experiencia y establecerás conexiones que te acercarán a tus objetivos de carrera en eventos.