Cómo deducir los regalos, premios y bonificaciones de los empleados

Muchos empresarios empiezan a pensar en regalos o bonificaciones para los empleados durante las vacaciones, en el aniversario del trabajo del empleado o en una ceremonia de reconocimiento de logros. Pero antes de entregar esos premios o bonos o regalos, considere las implicaciones fiscales para su empresa y para los empleados.

Dos preguntas que hacer primero

¿Estos regalos/premios/bonificaciones son imponibles para los empleados?
Si son ingresos imponibles para el empleado, debe retener los impuestos federales, estatales y locales sobre la renta y deducir la parte del empleado de los impuestos FICA (impuestos de la Seguridad Social y Medicare). También debe pagar el impuesto de desempleo sobre estas cantidades.

¿Son estos regalos/premios/bonificaciones deducibles para su empresa?
La mayoría de estos pagos son deducibles como gastos empresariales «ordinarios y necesarios». Estos gastos también deben ser razonables y deben ser por «servicios prestados». Algunas deducciones tienen límites y calificaciones.

Regalos a los empleados y pagos de minimis

La mayoría de los regalos a los empleados están sujetos a impuestos para ellos, pero algunos pequeños regalos se consideran de minimis, y estos no están sujetos a impuestos.

Estos pagos se llaman de minimis porque son de pequeño costo y poco frecuentes, «tan pequeños como para hacer la contabilidad de la misma irrazonable y poco práctica.» Los artículos de minimis incluyen regalos de vacaciones, entradas ocasionales para eventos de entretenimiento, flores, fruta o libros, etc., en «circunstancias especiales».

Los pagos en efectivo o las tarjetas equivalentes en efectivo que usted da a los empleados se consideran salarios y estos siempre están sujetos a impuestos para el empleado. Los certificados de regalo que pueden ser canjeados por el empleado por productos de venta al por menor tampoco son de minimis y están sujetos a impuestos para el empleado.

Bonificaciones a los propietarios y empleados

Las bonificaciones para los empleadores/propietarios son un gasto empresarial y su negocio puede deducirlas bajo ciertas circunstancias.

Cómo y cuándo paga bonificaciones a los propietarios del negocio depende del tipo de negocio.

• Las corporaciones S pueden deducir las bonificaciones para los accionistas y propietarios, siempre que sean dueños de sus acciones en el momento en que se paga la bonificación.
• Las corporaciones pueden deducir las bonificaciones para los funcionarios corporativos que son empleados remunerados.
• Las bonificaciones no son deducibles para los propietarios de pequeñas empresas (propietarios únicos, socios y propietarios de LLC) porque los propietarios son considerados por el IRS como trabajadores autónomos. El dinero que estos propietarios de negocios se pagan a sí mismos se considera un sorteo o una parte distributiva, no una bonificación.

Las bonificaciones a los empleados se consideran ingresos y siempre están sujetas a impuestos para el empleado.

Si usted decide dar a sus empleados una bonificación, debe permitirles cambiar su retención (en el formulario W-4) para ese cheque de pago, y cambiarlo de nuevo para los cheques de pago posteriores. A muchos empleados les gusta cambiar la retención de su cheque de bonificación para obtener una mayor cantidad de la misma. (Vea los detalles más abajo.)

Las bonificaciones se consideran pago adicional por servicios y son gastos empresariales deducibles siempre que sean una cantidad razonable y estén vinculadas a los servicios del empleado. Las gratificaciones no pueden ser un regalo.

Premios a los empleados y deducciones en el impuesto de sociedades

Gravables para los empleados

Los premios por servicios y seguridad no son gravables para los empleados si están limitados. Hay límites en los premios de servicio (no durante los primeros cinco años, y no más a menudo que cada cinco años) y los premios de seguridad (no a más del 10% de los empleados). Los premios que superan los límites son imponibles para el empleado.

Deducible para su empresa

Puede deducir el coste de los premios a los empleados de los impuestos de su empresa, tanto en efectivo como en bienes personales (como un reloj). Esto incluye premios por logros, servicios y seguridad. Hay requisitos y límites para deducir cada uno de estos tipos de premios.

Consulte la Publicación 535 del IRS sobre Gastos de Negocios para obtener detalles sobre estos requisitos y límites.

Su negocio puede tomar deducciones más altas en los premios otorgados como parte de un plan calificado que cumple con los requisitos del IRS. Un plan calificado es un plan o programa específico por escrito que no favorece a los empleados altamente compensados. Los empleados altamente compensados son aquellos que son propietarios del 5% o que recibieron más de una cantidad específica, según lo definido por el IRS cada año.

Salarios complementarios y retenciones

El IRS considera los bonos, regalos y recompensas en la categoría de salarios complementarios. La forma de retener a los empleados sobre los salarios complementarios depende de si el pago está separado de los salarios regulares (como un cheque de bonificación por separado).

Esta retención es sólo para el impuesto federal sobre la renta. En general, si los salarios se pagan en un cheque de pago regular, la retención se hace en todo el cheque de pago de la manera normal, incluyendo la parte complementaria. Si paga el salario complementario en un cheque separado, puede retener un 22% fijo o puede retener al tipo normal que esté utilizando actualmente para ese empleado. (Esto es una simplificación excesiva y hay muchas excepciones.) Por favor, consulte la Publicación 15 del IRS para más detalles.

Retención y «Grossing Up» Regalos en efectivo de los empleados o bonificaciones

Los regalos de los empleados suelen ser lo suficientemente pequeños como para no tener que preocuparse de que los empleados quieran cambiar sus asignaciones de retención. Pero en el caso de las bonificaciones más grandes, debe dar a los empleados la opción de cambiar el importe de su retención W-4 para ese único cheque de pago.

Debe permitir a los empleados cambiar sus formularios W-4 tan a menudo como lo deseen. Este proceso requiere dos formularios W-4 – uno para la retención en el cheque de la bonificación y otro para volver a la cantidad de retención original del empleado.

Por ejemplo, si le da a un empleado una bonificación de 1.000 dólares, en el momento de sacar los impuestos, el cheque de la bonificación podría ser sólo de 750 dólares. Usted puede calcular una cantidad mayor para la bonificación de modo que el cheque muestre los $1,000 completos. El empleado está recibiendo lo que parece un bono más alto, pero la cantidad es después de los impuestos. Paycheckcity tiene una calculadora de bruto que puede utilizar para ayudar a determinar la cantidad neta de un cheque de bonificación, teniendo en cuenta los impuestos sobre la nómina.

Aviso legal: La información en este artículo y en este sitio es sólo para fines de información general. Estas cuestiones fiscales son complicadas, y cada situación es diferente, por lo que debe consultar a su asesor fiscal antes de hacer cualquier cosa que pueda tener un efecto fiscal.