SUTA: Todo lo que necesitas saber sobre los impuestos estatales por desempleo

La mayoría de los emprendedores inician sus propias empresas porque les apasiona su negocio, quieren ser sus propios jefes o una combinación de ambos. Algunos también podrían estar motivados por la posibilidad de crear puestos de trabajo para otros, y en el proceso, ayudar a su economía local y a la comunidad.

Pero, sería difícil encontrar un empresario que estuviera emocionado por procesar las nóminas de esos empleados. Seguro que quiere pagar a todos sus trabajadores un salario justo, pero las nóminas pueden llegar a ser complicadas.

Los propietarios de pequeñas empresas tienen múltiples obligaciones fiscales, y es probable que haya varios acrónimos que nunca haya oído antes y que necesite conocer para los impuestos de su negocio.

En esa sopa de letras, probablemente se haya encontrado con los términos SUTA y FUTA, o Ley Estatal de Impuestos por Desempleo y Ley Federal de Impuestos por Desempleo. Si antes sólo trabajaba como empleado en una empresa más grande o era autónomo, estos impuestos no eran algo de lo que se preocupara.

En muchos estados, el SUTA y el FUTA no se contabilizan en su talón de pago porque el costo es pagado en su totalidad por el empleador.

Sin embargo, si su pequeña empresa ha crecido hasta el punto en que ahora tiene sus propios empleados, el FUTA y el SUTA son gastos que tendrá que tener en cuenta en su procesamiento de nómina. Pero, ¿qué significan estas siglas y cómo afectarán exactamente a los libros de su pequeña empresa?

¿Qué es el SUTA?

El SUTA, o The State Unemployment Tax Act (SUTA), es un impuesto sobre la nómina que pagan todos los empleadores a nivel estatal. El programa SUTA se desarrolló en cada estado en 1939 durante la Gran Depresión, cuando Estados Unidos experimentaba tasas de desempleo altísimas.

El SUTA, junto con la Ley Federal de Impuestos por Desempleo (FUTA), se instituyó para ayudar a los trabajadores estadounidenses y mantener la economía a flote.

Ochenta años después, el programa SUTA sigue vigente. El dinero recaudado a través del impuesto SUTA sigue yendo a un fondo de desempleo estatal en nombre de los empleados de ese estado. El fondo se utiliza para pagar el seguro de desempleo estatal a los empleados que se han quedado sin trabajo por causas ajenas a su voluntad, como los despidos de la empresa. Cuando oiga que alguien está cobrando el desempleo, es probable que esté cobrando de los fondos del SUTA.

La tasa del SUTA puede variar, dependiendo del estado en el que esté ubicada su empresa, así como de la calificación de empleador que su estado le asigne a su empresa (más sobre esto a continuación). Para complicar aún más las cosas para las pequeñas empresas, el Departamento de Trabajo proporciona directrices que cada estado debe seguir.

Para ayudarte a determinar las directrices de tu estado, aquí tienes una lista completa de las agencias estatales responsables de la SUTA y de otras regulaciones laborales, como las leyes de licencias y de trabajo:

¿Qué es el FUTA?

El FUTA es un impuesto que pagan los empresarios a nivel estatal para financiar el seguro de desempleo de su estado. El FUTA, o Impuesto Federal de Desempleo, es un impuesto similar que también pagan todos los empresarios. Sin embargo, el dinero recaudado por el impuesto FUTA financia la supervisión del gobierno federal del programa de seguro de desempleo de cada estado. En épocas de alto desempleo, los estados pueden incluso pedir prestado de los fondos del FUTA para proporcionar beneficios a los trabajadores desempleados en su estado.

¿Cómo funciona el SUTA?

Si bien todos los empleadores están obligados a pagar el impuesto SUTA, la cantidad exacta que cada empresa debe pagar varía. Actualmente, hay dos factores que determinan el cálculo del impuesto: la base salarial imponible de su empresa y la tasa impositiva.

Base salarial imponible

Necesita saber qué cantidad del salario de cada empleado estará sujeta al impuesto SUTA. Conocida como la base salarial imponible, es la cantidad máxima de ganancias que se gravan en un año natural para un trabajador individual, y esa base la determina cada estado. Tanto la base salarial como el tipo impositivo pueden cambiar de un año a otro.

Tipo impositivo

A continuación, tendrá que conocer el tipo impositivo del SUTA de su estado. Cada estado establece un rango de tasas impositivas mínimas y máximas para los impuestos estatales al desempleo. La tasa de impuestos asignada a una empresa en particular está dentro de ese rango especificado, pero variará en función de la evaluación de una empresa individual.

La evaluación de una empresa se basa en su índice de experiencia -que el estado puede cambiar cada año- y se determina por el número de ex empleados que solicitan beneficios estatales de desempleo.

Por ejemplo, si una empresa tiene un gran número de trabajadores que solicitan el desempleo en un año determinado, a esa empresa se le asignará una tasa de impuestos más alta. Como resultado, las empresas con las tasas más altas de rotación de empleados a menudo pagan tasas de impuestos por desempleo más altas.

Minimizar su tasa de impuestos SUTA

Es importante tener en cuenta que si su negocio puede reducir la rotación de empleados, puede ser capaz de mantener su tasa de impuestos por desempleo estatal de aumentar. Para mantener la rotación baja, encuentre trabajadores con diversos conjuntos de habilidades que puedan ser transferidos a nuevos departamentos o ubicaciones a medida que las necesidades de su negocio cambien.

Además, puede ayudar a mantener su tasa de impuesto estatal por desempleo baja mediante la implementación de buenas prácticas de recursos humanos – como proporcionar expectativas claras y retroalimentación procesable a los empleados actuales – y mantener una documentación detallada de cualquier problema con los empleados. De esta manera, usted está mejor posicionado para minimizar la rotación de empleados, porque los trabajadores saben lo que se espera de ellos.

Si un empleado presenta una reclamación de desempleo, utilice su documentación para mejorar las posibilidades de conseguir que la reclamación sea denegada, y así evitar el pago del seguro de desempleo.

Calcular el impuesto SUTA

Ahora, vamos a ver un ejemplo para ver cómo estos dos factores funcionan en conjunto. Digamos que diriges una pequeña agencia de marketing en Texas con seis empleados. En 2019, la base salarial imponible para los empleados en Texas es de 9.000 dólares, y los tipos impositivos oscilan entre el 0,36% y el 6,36%. Suponga que su empresa recibe una buena evaluación, y su tasa de impuesto SUTA para 2019 es del 2,7%. Utilizando la fórmula siguiente, tendría que pagar 1.458 dólares al fondo de desempleo de su estado.

(9.000 dólares de base salarial imponible x 2,7% de tasa impositiva) x 6 empleados = 1.458 dólares de impuestos SUTA

¿Cómo impacta el SUTA en el impuesto FUTA?

Calcular y pagar correctamente el impuesto SUTA es crucial, ya que también tiene un impacto en la cantidad de pagos de impuestos federales por desempleo, o impuesto FUTA, que una empresa debe presentar. Cada empresa recibe un crédito para los impuestos FUTA, basado en los pagos de impuestos SUTA.

En general, los empleadores deben pagar el 6% de los salarios brutos, hasta un tope de 7.000 dólares por trabajador, para financiar los impuestos federales de desempleo (FUTA) para cada empleado. En los 50 estados, los empresarios pagan la misma tasa del 6% por cada uno de los trabajadores, pero el gobierno federal puede cambiar la tasa en años futuros.

De nuevo, un ejemplo puede ayudar. Volviendo a nuestra pequeña agencia de marketing en Texas, supongamos que tiene seis empleados. Dado que usted debe pagar el impuesto FUTA sólo en los primeros $7,000 de los salarios de cada empleado, podemos calcular que sus salarios totales para el primer trimestre de 2019 son $42,000. Debido a que la tasa de impuestos FUTA en todos los estados es del 6%, podemos determinar que su obligación de impuestos FUTA es ($42,000 X 6%), o $2,520.

Si $2,520 parece mucho para pagar en impuestos FUTA, no se desespere. Las empresas suelen recibir un crédito fiscal FUTA por las contribuciones de desempleo que pagan al estado en el que hacen negocios. Consulte con su estado para asegurarse de que paga su impuesto FUTA a tiempo, ya que los plazos de presentación pueden diferir de los plazos federales. Una vez que esté seguro de que está en camino de pagar sus impuestos estatales por desempleo a tiempo y en su totalidad, hay buenas noticias.

Si presenta y paga sus impuestos SUTA a tiempo con el estado, puede ser elegible para un crédito fiscal cuando llegue el momento de presentar sus impuestos anuales FUTA. Usted puede reportar el impuesto SUTA que ya ha pagado usando el formulario 940 del IRS para recibir el crédito fiscal – siempre y cuando su negocio no esté ubicado en un estado de reducción de crédito.

¿Pero qué es un estado de reducción de crédito? Son los estados que han tomado dinero prestado del fondo de desempleo del gobierno federal para pagar el seguro de desempleo de sus trabajadores y que aún no han devuelto la deuda.

Puedes consultar la lista actualizada del Departamento de Trabajo de los estados con reducción de crédito para conocer los cambios futuros. En 2019, sin embargo, las Islas Vírgenes de Estados Unidos fueron el único estado de reducción de crédito.

Si su negocio está ubicado en cualquier estado o territorio de Estados Unidos además de las Islas Vírgenes, la FUTA ofrece un crédito del 5,4% a las empresas que pagan sus contribuciones estatales por desempleo a tiempo. Cuando se resta ese crédito FUTA del 5,4% de la tasa estándar del 6%, esto reduce en gran medida la cantidad de impuestos FUTA que su empresa debe a un 0,6% mucho más bajo.

En este caso, nuestra pequeña agencia de marketing de Texas tendría una obligación tributaria mucho más baja de (42.000 dólares x 0.6%), o 252 dólares después de aplicar el crédito fiscal.

Fechas límite para la presentación de la FUTA y depósitos de impuestos

Como se señaló anteriormente, su empresa puede no ser elegible para el crédito fiscal FUTA si no presenta y paga sus impuestos SUTA a tiempo. Por lo tanto, es importante conocer el calendario de presentación de su estado.

Muchos programas estatales de impuestos sobre el desempleo requieren depósitos de impuestos cada trimestre, lo que es similar a los requisitos de la FUTA. Este sistema permite que el departamento de contabilidad de una empresa procese los depósitos de impuestos por desempleo federales y estatales al mismo tiempo.

Cuando se presentan los depósitos, cada empresa también proporciona un informe que explica las cantidades depositadas. Por último, cada empresa debe presentar un informe anual, detallando sus pagos de impuestos por desempleo estatales y federales.

Quite la nómina de su lista de tareas pendientes

Los impuestos por desempleo – tanto SUTA como FUTA – son un componente importante de la nómina, y completar el trabajo puede ser una lucha. Mientras que la nómina es notoriamente complicada, con un buen sistema en su lugar, usted puede navegar mucho más fácilmente los diversos plazos de impuestos y los pagos fluctuantes. Por suerte, hay muchos programas de software disponibles, como QuickBooks Online Payroll, que ofrecen un conjunto completo de herramientas de nómina para las empresas de cualquier tamaño.

Con un software para simplificar sus cálculos de SUTA y FUTA, puede volver a hacer lo que mejor sabe hacer: dirigir y hacer crecer su pequeña empresa.