Combien de temps est trop long ? Limitation des mandats pour le conseil d’administration d’une copropriété

Se présenter au conseil d’administration d’une association peut être un travail ingrat. C’est un poste bénévole non rémunéré qui s’accompagne de responsabilités fiduciaires et d’innombrables obligations. Certaines personnes sont à la hauteur de la tâche, se portant volontaires à maintes reprises pour l’amélioration de leur communauté, simplement pour l’amour du service à la communauté ou, dans de nombreux cas, parce que personne d’autre ne relève le défi. Dans de nombreux cas, nous constatons que les associations ont des membres du conseil qui ont servi année après année, sans interruption. Cependant, de récents amendements statutaires ont provoqué des remous parmi les conseils d’administration d’associations dans tout l’État.
L’assemblée législative de Floride a récemment adopté un amendement à Fla. Stat. §718.111(2)(d)(2), qui impose une limite de huit (8) années consécutives aux membres du conseil d’administration. En conséquence, de nombreuses associations constatent qu’un ou plusieurs de leurs membres de longue date ne peuvent plus se représenter aux élections. La récente modification statutaire fait l’objet d’un vif débat parmi les praticiens, notamment parce qu’elle semble avoir une application rétroactive. À la date du présent article, la question n’a été abordée que par le Florida Department of Business and Professional Regulation (DBPR) et n’a pas encore été examinée par les tribunaux pour déterminer si l’application rétroactive est légale. Sur la base du débat que nous avons vu parmi les praticiens de l’État, nous prévoyons que la législature apportera d’autres modifications à cette disposition à l’avenir. Mais en attendant, les dispositions de Fla. Stat. §718.111(2)(d)(2) et l’interprétation du DBPR sont la loi qui doit être suivie.
Avant le 1er juillet 2017, il n’y avait pas de limites de mandat au sein de la loi sur les condominiums, et toute limite de mandat devrait nécessairement être exprimée dans les documents directeurs de l’association. Par la suite, en 2017, et plus récemment en 2018, le législateur a modifié la loi pour inclure des limites de mandat. Plus précisément, à compter du 1er juillet 2018, la loi Fla. Stat. §718.112(2)(d)(2), prévoit, en partie pertinente :

1. À moins que les règlements administratifs n’en disposent autrement, une vacance au sein du conseil causée par l’expiration du mandat d’un administrateur doit être comblée par l’élection d’un nouveau membre du conseil, et l’élection doit se faire au scrutin secret. Une élection n’est pas nécessaire si le nombre de postes vacants est égal ou supérieur au nombre de candidats. Aux fins du présent paragraphe, le terme « candidat » désigne une personne éligible qui a soumis en temps voulu la notification écrite … de son intention de devenir candidat. Sauf dans le cas d’une multipropriété ou d’un condominium non résidentiel, ou si le mandat échelonné d’un membre du conseil d’administration n’expire pas avant une réunion annuelle ultérieure, ou si le mandat de tous les membres expire mais qu’il n’y a pas de candidats, le mandat de tous les membres du conseil d’administration expire lors de la réunion annuelle, et ces membres peuvent se présenter à la réélection, sauf si le règlement intérieur l’interdit. Les membres du conseil d’administration peuvent avoir un mandat de plus d’un an si les statuts ou les articles de constitution le permettent. Un membre du conseil d’administration ne peut pas siéger pendant plus de 8 années consécutives, à moins qu’il ne soit approuvé par un vote positif des copropriétaires représentant les deux tiers de tous les votes exprimés lors de l’élection ou à moins qu’il n’y ait pas suffisamment de candidats éligibles pour combler les postes vacants au sein du conseil d’administration au moment de la vacance. Si le nombre de membres du conseil dont le mandat expire à l’assemblée annuelle est égal ou supérieur au nombre de candidats, les candidats deviennent membres du conseil à compter de l’ajournement de l’assemblée annuelle. À moins que les règlements administratifs n’en disposent autrement, toute vacance restante est comblée par le vote affirmatif de la majorité des administrateurs composant le conseil nouvellement constitué, même si les administrateurs constituent moins que le quorum ou s’il n’y a qu’un seul administrateur.

Le 12 septembre 2018, la Division des condominiums, des multipropriétés et des maisons mobiles de Floride a publié une déclaration déclaratoire dans l’affaire In re : The Apollo Condominium Association, Inc, Case No. : 2018023783, portant sur la question de savoir si la limite statutaire de huit années consécutives inclut les années de service antérieures à la date d’entrée en vigueur de la modification de l’article 718.112(2)(d)(2), Florida Statutes. Plus précisément, dans l’affaire Apollo, l’association devait organiser une élection après le 1er juillet 2018, date d’entrée en vigueur de la loi. L’un des membres de son conseil d’administration avait siégé au conseil pendant plus de huit années consécutives et prévoyait de se présenter à la réélection. Dans sa déclaration, la Division estime que « si, lors de la prochaine élection prévue, le membre actuel du conseil d’administration a siégé au conseil pendant huit années consécutives, il ne pourra plus être membre du conseil d’administration, à moins qu’il y ait moins de candidats admissibles que de sièges vacants au conseil ou que ce candidat soit approuvé par un vote positif des propriétaires de parts représentant les deux tiers de tous les votes exprimés lors de l’élection ». À ce titre, la Division estime que la limite légale de huit ans s’applique rétroactivement.
Sur la base de ce qui précède, un membre du conseil ne peut pas siéger plus de huit (8) années consécutives, à moins qu’il ne soit approuvé par un vote affirmatif des propriétaires de parts représentant les deux tiers de tous les votes exprimés lors de l’élection ou à moins qu’il n’y ait pas suffisamment de candidats admissibles pour combler les sièges vacants au conseil au moment de la vacance. Ceci s’applique rétroactivement aux membres actuels du conseil qui ont siégé au conseil pendant plus de huit (8) années consécutives et qui souhaitent se représenter.
En ce qui concerne tout membre du conseil qui sert actuellement un mandat de deux ans, ayant été élu avant la promulgation de l’amendement statutaire, il/elle peut servir le reste du mandat de deux ans, bien que cela dépasserait la limite de huit ans, parce que l’élection pour laquelle le mandat actuel est servi a eu lieu avant la promulgation de l’amendement statutaire. Toutefois, à l’expiration du mandat de deux ans, ce membre du conseil ne serait pas admissible à une réélection, à moins que sa candidature ne soit approuvée par un vote affirmatif des propriétaires de parts, comme le prévoit la loi, ou, à moins qu’il n’y ait pas suffisamment de candidats admissibles pour combler les postes vacants au conseil au moment de la vacance.
Pour ce qui est de tout membre du conseil qui a siégé au conseil pendant plus de huit (8) années consécutives, dans le cadre de l’amendement statutaire, et qui envisage de se présenter à une réélection, rien dans le statut ne l’empêche de soumettre une intention de candidature initiale et de se présenter à une réélection, cependant, il ne peut servir que s’il reçoit un vote affirmatif des 2/3 de tous les votes exprimés lors de l’élection ou s’il n’y a pas assez de candidats éligibles pour combler les postes vacants au conseil. De même, rien n’empêcherait un membre du conseil qui a siégé au conseil pendant plus de huit (8) années consécutives, d’être nommé par un nouveau conseil s’il y a une vacance subséquente pendant le mandat.
En dernier lieu, il convient d’examiner attentivement les documents de gouvernance d’une Association pour déterminer si, le cas échéant, la modification statutaire s’applique à cette Association particulière. Plus précisément, une association doit déterminer si ses documents directeurs contiennent un langage  » Kauffman  » – une disposition qui permet l’incorporation de modifications statutaires ultérieures. Ce langage se trouve généralement dans les sections de définition de la déclaration, indiquant que les documents de gouvernance sont soumis aux dispositions de la loi sur les condominiums de Floride, chapitre 718 et « tous les amendements statutaires adoptés de temps à autre » – ou un langage de portée similaire. Si les documents directeurs d’une association ne contiennent pas de langage  » Kauffman « , il est possible que l’amendement statutaire ne soit pas applicable et que les limitations de durée récemment adoptées soient sans conséquence pour l’association.
Pour déterminer l’éligibilité d’un membre du conseil d’administration de longue date, il est prudent de consulter l’avocat de votre association communautaire, car l’éligibilité peut dépendre d’un examen approfondi des documents directeurs de l’association et de la loi applicable.