Comment déduire les cadeaux, les récompenses et les primes des employés
Beaucoup d’employeurs commencent à penser aux cadeaux ou aux primes pour les employés pendant les vacances, lors de l’anniversaire de travail de l’employé, ou lors d’une cérémonie de reconnaissance des réalisations. Mais avant de distribuer ces récompenses ou primes ou cadeaux, considérez les implications fiscales pour votre entreprise et pour les employés.
Deux questions à poser d’abord
Ces cadeaux/récompenses/bonus sont-ils imposables pour les employés ?
S’ils constituent un revenu imposable pour l’employé, vous devez retenir les impôts sur le revenu fédéraux, étatiques et locaux et déduire la part de l’employé des impôts FICA (impôts sur la sécurité sociale et Medicare). Vous devez également payer l’impôt sur le chômage sur ces montants.
N’oubliez pas de déclarer les paiements imposables aux employés sur le formulaire 941, la déclaration trimestrielle d’impôt sur les salaires à l’IRS, et le formulaire W-2, la déclaration annuelle d’impôt sur le revenu pour les employés et l’administration de la sécurité sociale.
Ces cadeaux/récompenses/bonus sont-ils déductibles pour votre entreprise ?
La plupart de ces paiements sont déductibles en tant que dépenses professionnelles » ordinaires et nécessaires « . Ces dépenses doivent également être raisonnables et elles doivent correspondre à des « services rendus. » Certaines déductions ont des limites et des qualifications.
Cadeaux aux employés et paiements de minimis
La plupart des cadeaux aux employés sont imposables pour eux, mais certains petits cadeaux sont considérés comme de minimis, et ceux-ci ne sont pas imposables.
Ces paiements sont appelés de minimis parce qu’ils sont de faible coût et peu fréquents, « si petits qu’il est déraisonnable et peu pratique de les comptabiliser. » Les éléments de minimis comprennent les cadeaux de vacances, les billets occasionnels pour des événements de divertissement, les fleurs, les fruits ou les livres, etc. dans des « circonstances particulières ».
Les paiements en espèces ou les cartes équivalentes en espèces que vous donnez aux employés sont considérés comme des salaires et ceux-ci sont toujours imposables pour l’employé. Les certificats-cadeaux qui peuvent être échangés par l’employé contre des produits de détail ne sont pas non plus de minimis et ils sont imposables pour l’employé.
Les primes aux propriétaires et aux employés
Les primes aux employeurs/propriétaires sont une dépense d’entreprise et votre entreprise peut les déduire dans certaines circonstances.
Comment et quand vous versez des primes aux propriétaires d’entreprise dépend du type d’entreprise.
- Les sociétés S peuvent déduire les primes pour les actionnaires et les propriétaires, tant qu’ils possèdent leurs actions au moment où la prime est versée.
- Les sociétés peuvent déduire les primes pour les mandataires sociaux qui sont des employés rémunérés.
- Les primes ne sont pas déductibles pour les propriétaires de petites entreprises (propriétaires uniques, partenaires et propriétaires de LLC) parce que les propriétaires sont considérés par l’IRS comme des travailleurs indépendants. L’argent que ces propriétaires d’entreprise se versent à eux-mêmes est considéré comme un tirage ou une part distributive, et non comme une prime.
Les primes accordées aux employés sont considérées comme un revenu et elles sont toujours imposables pour l’employé.
Si vous décidez de donner une prime à vos employés, vous devriez leur permettre de modifier leur retenue (sur le formulaire W-4) pour ce chèque de paie, et de la modifier à nouveau pour les paies ultérieures. De nombreux employés aiment modifier la retenue de leur chèque de prime pour obtenir une plus grande partie de la prime. (Voir les détails ci-dessous.)
Les primes sont considérées comme une rémunération supplémentaire pour services et constituent des dépenses professionnelles déductibles, à condition que leur montant soit raisonnable et qu’elles soient liées aux services rendus par l’employé. Les primes ne peuvent pas être un cadeau.
Les récompenses des employés et les déductions fiscales des entreprises
Impôtables pour les employés
Les récompenses de service et de sécurité ne sont pas imposables pour les employés si elles sont limitées. Il existe des limites pour les récompenses de service (pas au cours des cinq premières années, et pas plus souvent que tous les cinq ans) et les récompenses de sécurité (pas à plus de 10% des employés). Les récompenses dépassant les limites sont imposables pour l’employé.
Déductibles pour votre entreprise
Vous pouvez déduire le coût des récompenses des employés de vos impôts d’entreprise, que ce soit en espèces ou en biens personnels (comme une montre). Cela comprend les récompenses de réussite, de service et de sécurité. Il existe des exigences et des limites pour déduire chacun de ces types de récompenses.
Voir la publication 535 de l’IRS sur les frais professionnels pour plus de détails sur ces exigences et limites.
Votre entreprise peut bénéficier de déductions plus élevées sur les récompenses données dans le cadre d’un plan qualifié qui répond aux exigences de l’IRS. Un plan qualifié est un plan ou un programme écrit spécifique qui ne favorise pas les employés hautement rémunérés. Les employés hautement rémunérés sont ceux qui sont propriétaires à 5 % ou qui ont reçu plus d’un montant spécifique, tel que défini par l’IRS chaque année.
Salaires supplémentaires et retenue
L’IRS considère les primes, les cadeaux et les récompenses dans la catégorie des salaires supplémentaires. La façon dont vous retenez les employés sur les salaires supplémentaires dépend du fait que le paiement est distinct du salaire normal (comme un chèque de prime distinct).
Cette retenue est pour l’impôt fédéral sur le revenu uniquement. En général, si le salaire est versé dans un chèque de paie ordinaire, la retenue est effectuée sur l’ensemble du chèque de paie de la manière habituelle, y compris la partie supplémentaire. Si vous payez le salaire supplémentaire dans un chèque séparé, vous pouvez retenir un taux fixe de 22 % ou vous pouvez retenir le taux normal que vous utilisez actuellement pour cet employé. (Il s’agit d’une simplification excessive et il existe de nombreuses exceptions.) Veuillez consulter la publication 15 de l’IRS pour plus de détails.
Sélection et « majoration » des cadeaux en espèces ou des primes des employés
Les cadeaux des employés sont généralement assez petits pour que vous n’ayez pas à vous inquiéter que les employés veuillent modifier leurs allocations de retenue. Mais pour les primes plus importantes, vous devez donner aux employés la possibilité de modifier leur montant de retenue W-4 pour ce seul chèque de paie.
Vous devez permettre aux employés de modifier leurs formulaires W-4 aussi souvent qu’ils le souhaitent. Ce processus nécessite deux formulaires W-4 – un pour la retenue sur le chèque de prime et un autre pour revenir au montant de retenue initial de l’employé.
Par exemple, si vous donnez une prime de 1 000 $ à un employé, au moment où vous retirez les impôts, le chèque de prime pourrait ne représenter que 750 $. Vous pouvez calculer un montant plus élevé pour la prime afin que le chèque indique la totalité des 1 000 $. L’employé reçoit ce qui semble être une prime plus élevée, mais le montant est après impôts. Paycheckcity dispose d’un calculateur de majoration que vous pouvez utiliser pour aider à déterminer le montant net d’un chèque de prime, en tenant compte des charges sociales.
Disclaimer : Les informations contenues dans cet article et sur ce site sont fournies à titre d’information générale uniquement. Ces questions fiscales sont compliquées et chaque situation est différente, vous devez donc consulter votre conseiller fiscal avant de faire quoi que ce soit qui pourrait avoir un effet fiscal.
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