Comment planifier une réunion de lycée

Planifier une réunion de classe de lycée n’est pas une mince affaire ! S’il s’agit de votre première réunion après l’obtention du diplôme, vous ne savez peut-être pas vraiment par où commencer. Si vous célébrez des décennies depuis l’obtention de votre diplôme, vous pouvez vous sentir sous pression pour mettre à niveau la dernière réunion ou garder les camarades de classe engagés tant d’années plus tard.

Il y a beaucoup de choses à penser et à gérer, de la recherche des camarades de classe à la collecte des paiements, en passant par la logistique du jour J. Nous avons décomposé ce processus apparemment décourageant en 4 phases simples pour vous aider à préparer et à exécuter un événement génial. Commencez tôt (certaines réunions commencent à planifier jusqu’à 2 ans à l’avance !), constituez une équipe formidable et suivez ce guide pour une réunion de classe géniale.

Phase 1 : Premières étapes de planification

Quand commence-t-on à planifier une réunion de lycée ? Le plus tôt sera le mieux !

L’appel ! Constituez votre comité de planification.

La planification d’un grand événement comme une réunion de lycéens n’est pas censée être le travail d’une seule personne. Votre première tâche consiste à trouver un groupe de personnes fiables sur lesquelles vous pouvez compter pour accomplir leurs tâches. Traditionnellement, l’événement est organisé par les anciens membres du conseil des élèves, mais n’ayez pas peur de demander de l’aide en dehors de ce groupe ! Vous pourriez être surpris de voir qui lève la main pour vous aider si vous le demandez simplement. Une fois que vous avez votre comité de planification estimé, vous pouvez répartir les responsabilités et assigner les rôles pour vous assurer que tout le monde a une compréhension claire de son rôle dans la planification de la réunion du lycée.

S’organiser

L’étape suivante consiste à jeter les bases pour les mois à venir. Si vous n’êtes pas du genre super organisé, envisagez de demander à quelqu’un du comité d’intervenir et de vous aider pour cela. Voici quelques conseils de pro pour vous aider à vous organiser :

• Sélectionnez une destination partagée pour les documents et la création pour l’événement. Cela n’a pas besoin d’être quelque chose de fantaisiste – un dossier Google Drive est une excellente option – assurez-vous simplement qu’il peut être accessible par tous les membres du comité.
• Faites un calendrier avec les principales étapes de planification et les objectifs. Cela peut commencer par quelque chose d’aussi simple que  » fixer la date, le lieu et le budget dans les 3 mois « , et vous pouvez tracer le reste de la planification une fois que ces jalons sont en place.
• Trouver un moyen facile de suivre les responsabilités et les progrès. Il peut s’agir d’une feuille de calcul partagée ou d’un outil de gestion de projet gratuit comme Trello.

Commencez à retrouver vos camarades de classe

Heureusement, le monde numérique dans lequel nous vivons a rendu le contact avec d’anciens camarades de classe beaucoup plus facile. Les médias sociaux sont un excellent point de départ – en particulier Facebook & LinkedIn. Nous vous recommandons de créer un groupe Facebook pour votre classe, car ce sera un excellent moyen de partager des mises à jour et votre page d’événement. Vous pouvez également l’utiliser comme un outil pour sonder les participants sur diverses attentes et préférences afin d’aider à prendre des décisions dans votre planification.

Phase 2 : La vraie planification commence

La phase 1 a jeté les bases pour que le vrai travail commence. Dans la phase 2, votre comité va vraiment passer à l’action pour commencer à donner vie aux détails de votre réunion de lycée.

Nail Down Quel type de réunion vous voulez avoir

La beauté de la planification des réunions de classe est qu’il n’y a pas vraiment de bonne ou de mauvaise façon de les faire. Nous aimons voir les différentes façons dont les différentes écoles et classes célèbrent les réunions. Nous avons vu des réunions avec des repas formels avec traiteur, des week-ends complets d’activités programmées et des réunions plus décontractées dans un bar local ou un bowling. Faites-vous une idée de ce que vos camarades de classe veulent et attendent d’une réunion (c’est là que les groupes Facebook peuvent être utiles !) et utilisez cela pour décider de la direction à prendre dans la planification.

Lock in the Date & Venue

Une fois que vous savez quel type d’événement vous allez planifier, il sera beaucoup plus facile de savoir ce qu’il faut rechercher dans un lieu et de commencer à planifier l’agenda. N’oubliez pas que différents lieux auront des contrats et des exigences différents à prendre en compte, alors assurez-vous de poser des questions sur des choses comme les dépôts et les minimums pour atténuer toute surprise indésirable et vous assurer que vous pouvez planifier et fixer le prix en conséquence.

Configurer votre page d’événement de réunion

Une fois que ces détails majeurs sont planifiés, vous voudrez configurer un moyen facile pour vos camarades de classe de RSVP et de payer leur participation à la réunion. La page d’événement est également un excellent emplacement central pour accueillir tous les détails importants de l’événement. RSVPify rend l’ensemble du processus de vente de billets pour votre réunion super facile – et il semble super professionnel ! Nous avons même élaboré un guide détaillé sur la configuration de la page d’événement de votre réunion de classe pour vous aider à la mettre en place facilement.

Conseil : avec RSVPify, il n’est pas nécessaire d’attendre la fin de votre événement pour collecter les fonds que vous avez récoltés auprès de vos camarades de classe. Cela vous sera utile lorsqu’il s’agira de faire des dépôts pour la salle et d’autres éléments essentiels de l’événement !

Phase 3 : Promouvoir le grand événement

Vous et votre équipe consacrez des tonnes de temps à rendre cette réunion spéciale. N’ayez pas peur de la promouvoir ! Dans la phase 3, nous partagerons des stratégies pour maximiser la participation à la réunion.

Partager les détails TÔT

Bien sûr, tous vos camarades de classe ne vivent pas encore dans la région locale. Ces participants devront prendre des engagements supplémentaires en termes de temps et de finances pour pouvoir assister à l’événement, alors soyez-en conscient ! La meilleure chose que vous puissiez faire est de communiquer la date le plus tôt possible, même si vous n’avez pas encore finalisé tous les détails, pour leur donner la meilleure chance de s’organiser pour y assister.

Remarquer, rappeler, & Rappeler encore

Gardez l’événement au premier plan dans l’esprit de vos camarades de classe en utilisant des mises à jour et des rappels fréquents. Pour ne pas avoir l’impression de les spammer, soyez créatif avec vos posts sur les médias sociaux. Voici quelques idées :

• Posez des photos du lycée ! Taguez ceux qui sont sur la photo pour les impliquer dans les festivités à venir.
• Ayez un compte à rebours jusqu’à l’événement et d’autres étapes importantes telles que le dernier jour pour le prix du lève-tôt et le dernier jour pour acheter des billets.
• Mettez en avant les camarades de classe qui sont présents avec une photo et une courte bio de ce qu’ils ont fait depuis l’obtention du diplôme.
• Mettez en avant chaque membre du comité de planification et leur implication dans la planification.
• Dédiez des posts au lieu de la réunion, à tout sponsor et aux activités spécifiques qui se dérouleront tout au long de votre temps ensemble.

Vendre les billets tôt avec des incitations

Présenter des incitations peut aider à pousser les gens à acheter des billets tôt et à éviter des tonnes de ventes de dernière minute. Les prix pour les lève-tôt ou les incitations telles que des tickets de boisson supplémentaires ou des entrées pour gagner un prix ou une tombola ne sont que quelques idées. Pour plus de détails sur l’incitation des acheteurs précoces, consultez notre guide pour booster les ventes précoces de billets d’événement.

Phase 4 : Logistique du jour J

Alors que l’événement se rapproche, assurez-vous d’avoir tous vos canards dans une rangée pour un événement amusant ! Voici quelques conseils pour naviguer en douceur le jour/week-end des retrouvailles.

Maintenez la file d’attente avec un processus d’enregistrement fluide

Démarrez l’événement du bon pied avec un processus d’enregistrement fluide et rapide. Si vous avez collecté des paiements par le biais de RSVPify, vous aurez un accès gratuit à notre fonctionnalité d’enregistrement intégrée (c’est bien ça, GRATUITE). Vous pouvez envoyer aux invités des codes QR et vérifier rapidement que les participants avaient acheté des billets à l’avance à la porte.

Pensez aux petits détails

Les petits détails peuvent faire une grande différence pour avoir une réunion de lycéens mémorable ! Quelques petits détails qui ont un grand impact sont…

• Créer une liste de lecture de chansons qui étaient populaires lorsque vous étiez au lycée pour jouer tout au long de l’événement. Vous pouvez même demander des chansons aux invités pendant le processus de RSVP, ou faire un post Facebook pour que les gens puissent commenter les noms des chansons.
• Faire porter des étiquettes nominatives aux participants ! Vous ne voulez pas que les participants se sentent gênés ou stressés en essayant de se rappeler des noms. Facilitez la tâche à tout le monde et fournissez des étiquettes nominatives lors de l’enregistrement de l’événement.
• Ayez un photomaton et envisagez d’engager un photographe pour vous assurer d’obtenir de superbes clichés de la réunion. Ceux-ci seront utiles pour promouvoir la prochaine réunion d’étape ! Conseil : nous avons quelques idées amusantes sur notre tableau Pinterest !

Rester engagé

Même lorsque l’événement est terminé, faites un effort pour rester engagé avec vos camarades de classe entre les réunions ! La première étape consiste à envoyer un suivi après l’événement pour remercier tous les participants d’avoir été là ! C’est le moment de mettre en avant les camarades qui ont fait un long voyage pour être là et d’indiquer aux participants où ils peuvent trouver des photos de l’événement. Après cela, il est facile de se désengager jusqu’à ce que la prochaine saison de planification commence, mais voici quelques stratégies simples pour rester engagé.

• Post périodiquement dans le groupe Facebook ! Par exemple, partagez des nouvelles de votre ville natale/école, des événements de la vie de vos camarades de classe, ou un throwback de réunion de temps en temps.
• Gardez les fonds supplémentaires de votre réunion sur le compte bancaire de la classe pour envoyer de petits cadeaux, des cartes ou des fleurs à vos camarades de classe pour les événements majeurs de la vie. Vous ne pouvez pas suivre tout le monde, mais un petit bouquet de la classe pour quelqu’un qui traverse une période difficile peut vraiment être significatif.