Comment puis-je me lancer dans la planification d’événements ? 5 façons de donner un coup de pouce à votre carrière dans l’événementiel

De même qu’il n’y a pas une seule route pour un grand événement, il n’y a pas un seul chemin éprouvé qui mène magiquement à une carrière dans la planification d’événements. C’est un domaine qui se nourrit d’ingéniosité, de créativité et de réinvention constante. Malgré tout, il existe des étapes intelligentes à suivre pour commencer le voyage, développer des compétences et se faire un nom.

Lisez la suite pour un tour d’horizon des meilleures stratégies pour donner le coup d’envoi d’une carrière réussie et enrichissante dans la planification d’événements.

Découvrez comment commencer une carrière de planificateur d’événements :

Constituez une base solide de connaissances sur l’industrie.

L’éducation est un excellent moyen d’acquérir des connaissances fondamentales sur l’industrie des événements et l’industrie hôtelière en général. Différenciez-vous des autres demandeurs d’emploi avec une base éducative spécifique au secteur. Vous vous démarquerez parce que vous avez fait l’investissement d’une formation spécialisée. Cette formation est aussi utile pour lancer votre propre entreprise d’organisation d’événements que pour être embauché. C’est également un excellent moyen d’apprendre la variété des emplois de planification dans l’industrie.

Les planificateurs d’événements sont-ils très demandés ?

L’industrie de l’événementiel est en croissance – et la demande de planificateurs d’événements devrait augmenter à un taux plus rapide que la moyenne de sept pour cent jusqu’en 2028.

Quel type de diplôme ou de certification faut-il pour devenir un planificateur d’événements?

Vous n’avez pas besoin d’un diplôme pour devenir un planificateur d’événements, mais certaines qualifications et certificats peuvent vous aider à vous faire remarquer – et à être embauché.

Il existe des dizaines de collèges et d’universités qui proposent des diplômes dans des domaines connexes, des cours autonomes sur les événements, des désignations de réunions et des programmes de certificats. Ces cours sont dispensés par des professionnels du secteur qui connaissent le métier de l’intérieur. Que vous poursuiviez un diplôme en hôtellerie ou que vous suiviez quelques programmes de certificat, profitez de chaque opportunité de réseautage qu’ils offrent.

Quelles sont les compétences nécessaires aux planificateurs d’événements ?

Un planificateur d’événements doit être :

• Organisé
• Ouvert à la collaboration
• Volonté d’adaptation
• Créatif
• Focalisé
• Capable de faire plusieurs tâches à la fois
• Bon avec la budgétisation
• Un excellent communicateur
• Composé et calme sous pression
• Une fine mouche du réseautage
• Prête à négocier
• Préparée à voyager

La formation connexe utile pour les planificateurs d’événements :

• RP et communications
• Marketing
• Design
• Comptabilité
• Gestion

Partez de toutes les expériences événementielles (et non événementielles) en expérience pertinente.

Cultiver un portefeuille d’expériences diversifiées – dans le secteur des événements ou non – montre que vous avez développé un ensemble de compétences variées et précieuses. Avez-vous de l’expérience dans le domaine de la nourriture et des boissons ? Vos aptitudes à établir des relations, vos connaissances en matière d’alimentation et de nutrition, et vos capacités multitâches sont autant de points forts. Vous avez travaillé dans le commerce de détail ? Utilisez vos compétences en relations humaines et vos connaissances de la clientèle pour concevoir des expériences événementielles qui plaisent aux participants. Peut-être êtes-vous la personne de référence qui crée des fêtes pour la famille et les amis.

Regardez vos emplois et vos passions pour trouver des compétences non techniques transférables. Décidez comment ces compétences complètent les événements que vous voulez créer et planifier, et incluez-les dans la section expérience de votre portfolio de planification d’événements.

Comment construire un portfolio de planification d’événements en tant que débutant en événements

Mettez votre créativité en valeur avec des photos d’événements mis en scène. Votre œil pour la conception de pièces maîtresses ou l’utilisation créative d’éléments naturels ressortent-ils ? Connectez-vous avec des photographes locaux, des boutiques de mariage, des agences de location de meubles, des mannequins locaux et des sites pour mettre en scène des mises en page d’événements pour des photos promotionnelles qui profitent à tous les groupes impliqués. Prenez des photos avant et après pour montrer votre travail.

Taillez votre présence en ligne. Les galeries de photos, les articles de blog et les vidéos sont populaires parmi les planificateurs-mais, plutôt que de vous attaquer à toutes les plateformes pour faire passer votre message, concentrez-vous sur la culture d’une ou deux plateformes. L’objectif n’est pas d’être partout. Un contenu exceptionnel donne de meilleurs résultats.

Utilisez votre capacité naturelle à lancer une conversation pour favoriser les discussions en ligne. Partagez des conseils, des listes de contrôle et votre logiciel de planification d’événements préféré avec d’autres planificateurs, ou mettez en place un blog de voyage vidéo pour mettre en évidence les meilleurs sites d’événements dans votre région.

Lancez un blog et écrivez sur ce que vous faites en tant que planificateur. Faites du réseautage avec d’autres planificateurs et proposez d’écrire des articles de blog invités pour leurs pages. Renseignez-vous sur les directives de soumission des magazines et autres publications et faites-leur également parvenir votre travail.

Roulez vos manches pour une bonne cause. Les organisations caritatives peuvent utiliser toutes les mains sur le pont lorsqu’il s’agit de collectes de fonds à but non lucratif et d’autres événements caritatifs. Prenez la tête ou rejoignez un comité pour acquérir une expérience que vous pourrez ajouter à votre portfolio.

Recueillir des témoignages de clients. Demandez des recommandations à vos relations personnelles et professionnelles, que vous ayez organisé des événements pour eux ou qu’ils aient l’expérience de travailler avec vous autrement. Les bons témoignages renforcent la crédibilité, en montrant que vous pouvez être aussi performant que vous le prétendez.

Embrassez différents formats de portefeuille. Il n’y a pas un seul format de portefeuille idéal. Atteignez les bons clients avec une variété d’options. Un site Web met vos informations à leur portée, tandis qu’un portfolio physique est idéal pour les rencontres en personne. Pinterest vous permet de rassembler et de partager votre inspiration, ce qui peut donner aux clients une idée de votre style. Votre Instagram professionnel est une excellente carte de visite sociale pour les clients potentiels.

Équilibrez votre expérience logistique et votre production créative.

Un professionnel de l’événementiel exceptionnel engage son côté logique et son côté créatif dans son travail.

La logique et la logistique sont les fondements des événements réussis. Vous devez vous intéresser aux détails minutieux, et pas seulement à la grande image créative. Vous réfléchirez aux budgets des événements et aux dispositions des plans d’étage, ce qui exige la capacité de penser et de planifier de manière logique. Des participants et des clients insatisfaits résultent lorsque les événements sont désorganisés ou ne se déroulent pas avec précision.

D’un autre côté, les planificateurs d’événements doivent penser de manière créative. Cet état d’esprit est utile pour établir l’esthétique de votre entreprise, développer des thèmes d’événements ou concevoir des graphiques. Votre créativité permet également de différencier vos événements des autres, en leur donnant le facteur wow qui attire les clients. Une liste de contrôle personnalisée pour la planification d’événements peut vous aider à gérer la logistique tout en vous assurant de prévoir suffisamment de temps pour générer ces grandes idées qui font sensation.

Ressources gratuites que tout nouveau planificateur d’événements devrait connaître :

• Canva est une plateforme de conception graphique qui fait de la création d’affiches, d’invitations, de flyers et de graphiques pour les médias sociaux un jeu d’enfant.

• Social Tables offre une variété d’outils de planification d’événements, du diagramme d’événements à la gestion des invités.

• Grammarly offre un correcteur grammatical gratuit qui inclut la détection de tonalité afin que vous puissiez faire la meilleure impression lorsque vous contactez des clients potentiels.

• Suivez vos réunions et rendez-vous avec Appointlet, une application de planification intuitive qui dispose d’une version gratuite pleine de fonctionnalités.

• Créez votre portfolio numérique avec un thème de site web de WordPress-gratuit, si vous utilisez une adresse de marque ‘wordpress.com’, ou obtenez encore plus de thèmes lorsque vous connectez un compte wordpress.org à votre hébergement et à votre nom de domaine.

• Contactez votre bureau SCORE local pour obtenir une aide à la planification d’entreprise.

• Découvrez des lieux, lisez des avis, comparez les prix et trouvez l’inspiration sur Wedding Spot.

Plantez les graines d’une carrière de planification d’événements dans un secteur que vous aimez.

Lorsqu’il s’agit de rechercher des emplois dans le domaine des événements, ne vous limitez pas. De nombreux types d’organisations organisent des événements et cherchent à embaucher des professionnels qui peuvent assumer un rôle de planification. Vous êtes passionné par le travail d’un organisme local à but non lucratif ? Portez-vous volontaire pour aider leur planificateur, ou concevez vous-même des événements pour eux. Intéressé par les arts ou les soins de santé, vous pouvez chercher des rôles d’associé dans ces organisations pour construire votre portefeuille.

Que vous travailliez pour une société pharmaceutique et que vous planifiiez leur convention annuelle ou que vous travailliez pour un petit restaurant qui planifie et accueille des événements sociaux, vous acquérez toujours une expérience précieuse au sein des événements.

Pour saisir les opportunités variées du secteur de l’événementiel, gardez ces deux acronymes à l’esprit :

1. MEEC. Il s’agit de l’acronyme des marchés  » Meetings, Expositions, Events, and Conventions « . Les événements MEEC comprennent les voyages, l’hospitalité et les événements d’entreprise, souvent avec un spin centré sur les affaires.

2. SMERF. C’est l’abréviation des marchés  » social, militaire, éducatif, religieux et fraternel « . Les mariages, les douches nuptiales, les fêtes d’anniversaire et les réunions de famille entrent dans la catégorie  » social « , et ces marchés comprennent également les activités récréatives, les événements des anciens élèves et les groupes sportifs. Les marchés SMERF impliquent souvent des événements récréatifs de fin de semaine.

Bien que la planification d’un week-end de rafting plus le transport pour un groupe de 25 personnes soit loin des événements élégants que vous espérez coordonner, c’est un moyen fantastique d’apprendre, de créer des liens et de développer votre style d’événement unique.

Constituez de nombreuses connexions dans le secteur de l’événementiel.

Le moyen numéro un de donner un coup de fouet à votre carrière dans l’événementiel est de réseauter, réseauter, réseauter – il s’agit de savoir qui vous connaissez et qui vous connaît. Pour vous mettre en avant, participez à des événements de réseautage organisés par des organisations d’accueil. Le réseautage peut sembler intimidant au début, mais c’est une compétence essentielle dans ce secteur.

Conseils de réseautage en personne pour construire votre carrière dans l’événementiel

Apprenez à participer à une conversation. Pour cela, il est utile de se concentrer d’abord sur le langage corporel. Lorsque vous vous approchez de paires ou de groupes de trois personnes ou plus en conversation, observez les personnes dont la posture est légèrement  » ouverte « . Cela indique que les gens sont invités à participer à la discussion. Évitez une conversation où les participants forment un cercle fermé ou ont les bras croisés.

S’engager à lancer une ou deux conversations. Considérez les discussions comme un exercice – plus vous vous entraînez, plus vous vous améliorez. Entraînez-vous à lancer des conversations dans des environnements discrets, comme votre café local ou votre salle de sport, puis passez aux événements de réseautage.

Développez un état d’esprit ouvert et curieux. Le réseautage fonctionne toujours mieux lorsque vous posez des questions sincères et partagez des histoires authentiques sur vous-même.

Souvenez-vous de l’étiquette correcte des cartes de visite. Si vous devez toujours avoir vos cartes de visite sur vous, vous ne devez pas les distribuer uniquement parce que vous avez eu une conversation. Vous pouvez établir des connexions significatives lorsque vous donnez votre carte à quelqu’un qui le demande, mais passer votre carte à chaque personne avec qui vous parlez est l’équivalent du réseautage de spammer les boîtes aux lettres électroniques.

Suivez et concentrez-vous sur l’établissement de relations professionnelles. Effectuez un suivi dans les 24 heures. Rappelez à la personne qui vous êtes, où vous vous êtes rencontrés, et faites référence à la conversation que vous avez eue. Si quelque chose qu’ils ont dit a résonné en vous, faites-le leur savoir. Si vous habitez près l’un de l’autre, vous pouvez choisir de l’inviter à prendre un café. Ne demandez pas de faveur tout de suite, mais créez un lien et établissez une relation mutuellement bénéfique. Le réseautage le plus précieux est une rue à double sens.

Conseils de réseautage en ligne pour démarrer votre carrière dans l’événementiel

Savoir qui contacter. Lorsque vous entrez en contact avec des professionnels de l’événementiel ou des clients potentiels via Internet, assurez-vous qu’ils sont ouverts à la sollicitation par le biais de leurs biographies sur les médias sociaux et des profils de leurs sites Web. S’ils ne sont pas intéressés par la sollicitation, respectez cette demande. Pour donner une impression de professionnalisme, ne les spammez pas. Les hashtags sont un excellent outil pour le réseautage. Suivez certains planificateurs préférés pour garder un œil sur les tendances, et engagez-vous lorsque cela est approprié.

Personnalisez vos actions de sensibilisation. Les e-mails copiés-collés sont impersonnels – et garantis d’échouer. Au lieu de cela, faites vos recherches : explorez LinkedIn, Twitter, les biographies des sites Web, et plus encore pour vous assurer de toucher des contacts pertinents avec un message qui résonnera.

Suivi. Encore une fois, ne sautez pas cette étape, que vous fassiez du réseautage en personne ou en ligne.

Comment les planificateurs d’événements obtiennent-ils leur premier client ?

Pour de nombreux planificateurs, le premier client est un ami de la famille qui a besoin d’un planificateur créatif avec un budget. Mais, vous devez capter l’intérêt au-delà de votre réseau immédiat pour construire une base de clients et étendre vos compétences. À ce stade, vous devriez avoir un portfolio et une idée du type de clients que vous espérez attirer. Si vous ne l’avez pas encore fait, créez votre plan d’affaires événementiel et définissez votre structure tarifaire.

Partagez votre portfolio avec vos contacts de réseautage, et précisez que vous êtes ouvert aux recommandations. Vous ne savez jamais quand quelqu’un aura un calendrier plein, et fera un bon mot pour vous. Connectez-vous avec les professionnels de l’événementiel sur Twitter en utilisant des hashtags et sautez dans la conversation.

Les clients potentiels peuvent également vous trouver en ligne par le biais de diverses sources, notamment :

• Instagram. Le compte de votre entreprise d’événementiel doit mettre en avant des photos glamour de la conception de votre événement.
• Les partages sociaux. Pour élargir votre portée dans les premiers jours de votre entreprise, demandez des partages à vos amis et followers sur les médias sociaux.
• YouTube. Filmez une vidéo qui capture votre processus créatif et vous montre au travail.
• Postages de blogs et de vlogs. Partagez des conseils et des astuces, et offrez un forfait d’introduction pour gagner des affaires de lecteurs qui veulent que quelqu’un d’autre s’occupe de la substantifique moelle.
• Des critiques en ligne. Si vous gérez votre propre entreprise d’organisation d’événements, demandez des avis à vos amis et à votre famille qui ont fait appel à vous pour organiser des événements. Demandez-leur de publier leurs avis sur Yelp et Google Reviews.

Lorsque vous décrochez un rendez-vous avec un client potentiel, partagez vos compétences avec assurance, sans en faire trop. Décrivez votre expérience et montrez votre travail – en attirant l’attention sur vos points forts. Soyez honnête sur vos limites, cependant, vous ne voulez pas dire « oui » à plus que ce que vous pouvez livrer à la perfection.

Comment les organisateurs d’événements mettent-ils le pied à l’étrier ?

Nous avons rassemblé quelques histoires d’origine et des conseils de fondateurs d’entreprises d’organisation d’événements de renommée mondiale pour vous inspirer. Les points communs entre eux ? La volonté de prendre des risques, le travail acharné et la persévérance, la recherche d’une inspiration créative partout et le traitement de chaque nouveau projet comme une ardoise vierge.

David Tutera

« J’avais une petite boutique, j’avais une entreprise de télégrammes chantants. La mère est venue un jour pour voir si je pouvais décorer la bar-mitsva de son fils comme la fenêtre et c’est la première fête d’enfant que j’ai faite. »

– Tiré de ‘A Day In the Life of a Celebrity Wedding Planner’. Fast Company

Anabel Fielding

« Acceptez et appréciez la nécessité de prendre des risques, que vous vous fassiez rabrouer et que vous ayez des échecs cuisants. C’est le parcours de la vie. Tournez la page et n’abandonnez jamais. »

– Extrait de ‘Secrets of my success : Anabel Fielding, directrice générale, Quintessentially Events.’ Evening Standard

Yifat Oren

« Au début, il n’y avait que moi qui travaillait 18 heures par jour pendant quatre ans L’entreprise s’est définitivement construite par le bouche à oreille. »

– Tiré de ‘Secrets of a Celebrity Wedding Planner : Inside the Million-Dollar Nuptials of Reese Witherspoon, Anne Hathaway and More’. E ! News

Colin Cowie

« Chaque mariée est une nouvelle opportunité. Je me concentre sur l’ADN du couple, le lieu, la période de l’année, puis j’ajoute à cela ce que l’on sent, touche, goûte, ressent et entend. Cela rend les choses passionnantes puisque chaque ensemble de circonstances est différent. C’est pourquoi mon travail a l’air si différent. »

– Tiré de ‘Entretien exclusif avec Colin Cowie organisateur de fêtes pour les stars’. Celebrity Style Weddings

Démarrez votre carrière d’organisateur d’événements !

Il n’existe pas de voie infaillible pour une carrière d’organisateur d’événements. Mais ces cinq stratégies vous permettront de faire un bon saut dans le voyage. Vous développerez des compétences, gagnerez de l’expérience et établirez des connexions qui vous rapprocheront de vos objectifs de carrière dans le domaine de l’événementiel.