Le processus de gestion des risques du projet | 5 conseils pour réussir

Les projets devenant de plus en plus dynamiques, les organisations doivent pouvoir gérer l’incertitude, ou le risque, qui accompagne ces changements. La demande croissante de professionnels qualifiés en gestion de projet reflète cette tendance – on estime que 22 millions d’emplois seront ajoutés au secteur d’ici 2027.

Pour ceux qui cherchent à entrer ou à progresser dans un rôle de gestion de projet, la capacité à gérer les risques est une compétence essentielle que les employeurs recherchent. Pour devenir un expert en prévention et en réponse aux risques, vous devez d’abord comprendre ce qu’est le risque et le processus par lequel il est géré.

Ci-après, nous examinons le processus de gestion des risques et fournissons cinq conseils pour réussir alors que vous commencez à prendre des mesures pour réduire et gérer les risques pour votre organisation.

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Qu’est-ce que la gestion des risques ?

En gestion de projet, la gestion des risques est la pratique consistant à identifier, évaluer et prévenir ou atténuer les risques d’un projet qui ont le potentiel d’avoir un impact sur les résultats souhaités. Les chefs de projet sont généralement chargés de superviser le processus de gestion des risques pendant toute la durée d’un projet donné.

Pour gérer efficacement les risques, les chefs de projet doivent avoir une compréhension claire de leurs objectifs afin de pouvoir identifier tous les obstacles possibles qui pourraient avoir un impact sur la capacité de l’équipe à produire des résultats.

« La gestion des risques consiste vraiment à examiner les objectifs de votre projet et à déterminer quelles sont les menaces qui pèsent sur ces objectifs, et ce que vous pouvez faire pour y remédier dès le début », explique Connie Emerson, professeur d’enseignement adjoint pour le programme de maîtrise en sciences de la gestion de projet de Northeastern.

Les types d’événements ou de scénarios qui entrent dans la catégorie des risques peuvent être vastes et parfois mal interprétés. Alors que les chefs de projet ou les personnes chargées de superviser un projet peuvent être enclins à considérer les risques exclusivement comme des menaces, ce n’est pas toujours le cas.

Pour clarifier cette idée fausse courante, Emerson définit le risque de projet comme « …un événement futur qui peut ou non se produire et qui, s’il se produit, aura un certain impact sur les objectifs du projet. Il peut être positif – une opportunité – ou négatif – une menace. »

Types de risques de projet

Au delà des bases de la signification du mot « risque », les gestionnaires de projet doivent également connaître les différents types de risques qu’ils peuvent rencontrer. Selon le type de projet, les facteurs à prendre en compte seront différents.

Il existe plusieurs types de risques qui se produisent fréquemment, quelles que soient les spécificités du projet. Ces types de risques courants comprennent :

• Le coût : Le risque d’événements qui ont un impact sur le budget, en particulier ceux qui font que le projet est achevé au-delà du budget. Les erreurs d’estimation des coûts génèrent couramment des risques en plus des facteurs externes.
• Calendrier : Le risque de conflits de calendrier non planifiés, tels que les événements qui entraînent un retard du projet. La dérive de la portée est une raison courante pour les problèmes d’ordonnancement et les retards de projet.
• Rendement : Le risque d’événements qui font que le projet produit des résultats qui ne sont pas conformes aux spécifications du projet.

Selon les détails du projet, il existe de nombreux autres types de risques qui peuvent survenir. Par exemple, les gestionnaires de projet peuvent également avoir besoin de planifier autour des risques relatifs à la mise en œuvre, à la formation, aux tests, et ainsi de suite.

Une fois que les gestionnaires de projet ont identifié les catégories de risques dont ils doivent se préoccuper, ils peuvent commencer à comprendre comment ces risques peuvent avoir un impact sur les résultats du projet et ce qu’ils peuvent faire pour réduire leurs effets. Pour ce faire, ils devront également tenir compte de l’ampleur et de la profondeur de chaque type de risque dans le contexte du projet global.

Étapes du processus de gestion des risques

Pour protéger un projet contre les risques imprévus, les gestionnaires de projet suivent généralement un processus continu de gestion des risques qui les aide à identifier, comprendre et répondre aux menaces et aux opportunités. Cependant, avant de commencer ce processus, il est important de bien comprendre les pratiques de votre organisation et la façon dont vous allez mener votre travail sur les risques pour ce projet. Ce plan va ensuite piloter les étapes suivantes :

• Identifier les risques qui pourraient potentiellement avoir un impact sur votre projet.
• Attribuer la propriété de chaque risque identifié à un membre de l’équipe qui sera chargé de superviser cette menace ou cette opportunité. Bien que certains chefs de projet préfèrent attribuer la propriété après que les risques ont été analysés et hiérarchisés, prendre cette étape tôt peut être bénéfique. « Souvent, j’assigne un propriétaire au risque très tôt parce que je veux que cette personne dirige l’analyse du risque », note Emerson.
• Analysez chaque risque pour comprendre pleinement les facteurs moteurs impliqués et les impacts potentiels. Assurez-vous de considérer l’ampleur et la profondeur de chaque menace à ce stade afin d’évaluer la gravité de chaque risque dans le contexte du projet global.
• Prioriser les risques du projet en fonction de l’urgence et de la gravité de l’impact qu’ils pourraient causer.
• Réagir à vos risques identifiés conformément à votre approche de gestion des risques, soit en prenant des mesures pour empêcher l’événement de risque de se produire ou pour minimiser l’impact s’il se produit. Cette étape doit inclure la construction de la réponse ainsi que la prise de mesures.
• Surveillez votre stratégie de gestion des risques et apportez des modifications si nécessaire.

Bien que le processus de gestion des risques comporte des étapes claires, il devrait idéalement s’agir d’un effort continu. Après tout, la nature du risque est par nature imprévisible, et les gestionnaires de projet doivent avoir l’agilité et la discipline nécessaires pour s’adapter continuellement aux changements tout au long d’un projet donné.

5 conseils pour réduire et gérer le risque

Bien qu’il soit impossible d’éliminer complètement le risque, il existe des mesures que les gestionnaires de projet peuvent prendre pour gérer efficacement les projets tout en réduisant la quantité de risque. Voici quatre conseils pour commencer :

Créer un plan de gestion des risques.

Toute personne ayant une expérience de la gestion de projet sait à quel point un plan de projet solide est essentiel à la réussite de l’entreprise. Il existe de nombreux plans annexes qui sont souvent englobés dans ce plan, notamment le plan de gestion des risques.

Selon Emerson, votre plan de gestion des risques doit définir votre méthodologie d’identification et de hiérarchisation des risques, votre tolérance au risque, la manière dont votre équipe réagira aux risques, la manière dont vous communiquerez les risques, etc. L’élaboration d’un tel plan demande du temps et des efforts, mais investir dans la phase de planification s’avère souvent payant en créant une feuille de route qui guidera votre équipe tout au long de la phase d’exécution de votre projet.

Gardez votre registre des risques à jour.

Votre registre des risques, qui peut être combiné à votre plan de gestion des risques ou constituer un document distinct, est une liste de tous les événements de risque possibles qui ont le potentiel d’avoir un impact sur votre projet. Disposer de ce document vous aidera à rester au courant des problèmes potentiels, mais il est important que vous le teniez à jour afin de toujours avoir un instantané précis auquel vous pouvez vous référer.

Utilisez votre registre des risques pour garder une trace des événements à risque qui se sont produits, de la façon dont votre équipe a réagi et des nouveaux risques qui ont fait surface et que vous n’avez pas pu détecter initialement. En tenant ce document à jour et en veillant à ce qu’il s’intègre aux autres livrables de planification, vous, les membres de votre équipe et les autres parties prenantes clés disposerez toujours d’une image claire de l’état du projet.

Comprendre l’événement de risque.

Une erreur courante dans la gestion des risques est la tendance des gens à penser au risque en termes de résultats possibles plutôt qu’en termes d’événement de risque lui-même. Par exemple, les gens identifient parfois « le non-respect de la date limite » comme un risque pour leur projet. Bien que le fait de manquer la date limite soit certainement une menace pour le projet, ce n’est pas réellement le risque, mais plutôt l’impact.

Au lieu de cela, considérez le risque sous le format suivant : En raison de X, Y peut se produire, provoquant Z impact. Ce faisant, vous comprendrez la racine du risque, l’événement à risque et la façon dont vous devez l’aborder.

Soyez proactif plutôt que réactif.

Les gestionnaires de projet peuvent parfois faire l’erreur d’adopter une approche réactive de la gestion des risques plutôt qu’une approche proactive. Il sera toujours nécessaire d’avoir l’agilité nécessaire pour réagir lorsqu’un événement non planifié se produit, mais il est également important de prendre du recul et de considérer votre projet à travers une lentille proactive.

En investissant du temps dans les premières étapes du processus de gestion des risques et en analysant pleinement chaque risque, vous pouvez vous préparer à prendre des mesures préventives qui réduisent la probabilité que l’événement à risque se produise, plutôt que d’essayer de réagir une fois qu’il s’est déjà produit.

Développez vos compétences en gestion de projet.

Avant tout, gérer efficacement les projets et leurs risques nécessite une base solide de compétences en gestion de projet. En plus de la pratique, de la mise à jour des tendances de l’industrie et de la participation à des conférences et à des ateliers, l’une des meilleures façons d’affiner ces compétences est d’obtenir un certificat ou un diplôme d’études supérieures en gestion de projet.

Ceux qui sont confrontés à l’opportunité de superviser un projet mais qui n’ont pas de formation formelle ont tout à gagner d’une formation en gestion de projet ; cependant, ceux qui travaillent déjà dans le domaine peuvent également bénéficier d’un perfectionnement de leur art.

Des programmes tels que le Master of Science in Project Management de Northeastern, par exemple, sont conçus pour développer des compétences essentielles grâce à une expérience pratique. Les professeurs leaders de l’industrie apportent des occasions uniques de discuter des défis du monde réel en classe, donnant aux étudiants la possibilité d’appliquer leurs connaissances aux scénarios auxquels ils seront confrontés dans leurs rôles.

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