Les bases des avantages sociaux des employés

Une fois que vous avez de bons employés à bord, comment les empêcher de quitter le navire ? Une façon est d’offrir un bon ensemble d’avantages sociaux.

De nombreux propriétaires de petites entreprises croient à tort qu’ils ne peuvent pas se permettre d’offrir des avantages sociaux. Mais si le fait de se passer d’avantages sociaux peut améliorer votre résultat net à court terme, cette philosophie de penny-wise pourrait étrangler les chances de prospérité à long terme de votre entreprise. « Il y a certains avantages que les bons employés estiment devoir avoir », déclare Ray Silverstein, fondateur de PRO, President’s Resource Organization, un réseau de conseil pour les petites entreprises.

En tête de liste des avantages indispensables figure l’assurance médicale, mais de nombreux candidats à l’emploi exigent également un plan de retraite, une assurance invalidité et plus encore. Dites à ces candidats qu’aucun avantage n’est offert, et souvent, les candidats de haut vol prendront la porte.

Le côté positif de cette médaille : offrez le bon avantage, et votre entreprise pourrait bien relancer sa croissance. « Donnez aux employés les avantages qu’ils apprécient, et ils seront plus satisfaits, manqueront moins de jours de travail, seront moins susceptibles de démissionner et s’engageront davantage à atteindre les objectifs de l’entreprise », explique Joe Lineberry, vice-président senior chez Aon Consulting, une société de conseil en ressources humaines.  » Les recherches montrent que lorsque les employés estiment que leurs besoins en matière d’avantages sociaux sont satisfaits, ils sont plus productifs. « 

Bases des avantages sociaux

La loi oblige les employeurs à fournir aux employés certains avantages sociaux. Vous devez :

• Donner aux employés du temps libre pour voter, faire partie d’un jury et effectuer leur service militaire.
• Se conformer à toutes les exigences en matière d’indemnisation des travailleurs.
• Sélectionner les taxes FICA sur les chèques de paie des employés et payer votre propre partie des taxes FICA, en fournissant aux employés des prestations de retraite et d’invalidité.
• Payer les taxes de chômage étatiques et fédérales, fournissant ainsi des prestations aux travailleurs sans emploi.
• Contribuer aux programmes d’invalidité à court terme de l’État dans les États où de tels programmes existent.
• Se conformer au congé familial et médical fédéral (FMLA).

Vous n’êtes pas tenu de fournir :

• Des plans de retraite
• Des plans de santé (sauf à Hawaï)
• Des plans dentaires ou de vision
• Des plans d’assurance-vie
• Des vacances, des congés fériés ou des congés de maladie payés

En réalité, cependant, la plupart des entreprises offrent une partie ou la totalité de ces avantages pour rester compétitives.

La plupart des employeurs offrent des congés payés pour le Nouvel An, le Memorial Day, l’Independence Day, le Labor Day et le jour de Thanksgiving et le jour de Noël. De nombreux employeurs autorisent également leurs employés à prendre des congés non payés ou les laissent utiliser des jours de vacances pour les fêtes religieuses. (Voir plus d’informations sur les congés dans « Les avantages peu coûteux d’offrir des congés » ).

La plupart des employés à temps plein s’attendent à une à deux semaines de congés payés par an. En expliquant votre politique de vacances aux employés, précisez combien de temps à l’avance les demandes de congés doivent être faites, et si elles doivent être faites par écrit ou verbalement. Aucune loi n’oblige les employeurs à accorder un congé funéraire, mais la plupart d’entre eux autorisent un congé de deux à quatre jours en cas de décès d’un membre de la famille proche.

La loi fédérale sur les congés familiaux et médicaux (FMLA) oblige les employeurs à accorder aux travailleurs jusqu’à 12 semaines de congé pour s’occuper de la naissance ou de l’adoption d’un bébé, ou de l’état de santé grave de l’employé ou d’un membre de sa famille immédiate. Après 12 semaines de congé sans solde, vous devez réintégrer l’employé dans le même emploi ou un emploi équivalent. Les 12 semaines de congé n’ont pas à être prises en une seule fois ; dans certains cas, les employés peuvent les prendre un jour à la fois.

Dans la plupart des États, seuls les employeurs comptant 50 employés ou plus sont soumis à la loi sur le congé familial et médical. Cependant, certains États ont des lois sur le congé familial qui imposent des exigences en la matière aux entreprises comptant aussi peu que cinq employés. Pour connaître les exigences de votre État, contactez le département du travail de votre État.

Questions juridiques

Les complications surgissent rapidement dès que les entreprises commencent à offrir des avantages sociaux, cependant. En effet, les avantages clés tels que l’assurance maladie et les plans de retraite font l’objet d’un examen minutieux de la part du gouvernement, et  » il est très facile de faire des erreurs dans la mise en place d’un plan d’avantages sociaux « , explique Kathleen Meagher, avocate spécialisée dans les avantages sociaux chez Kirkpatrick Lockhart LLP.

Et ne pensez pas que personne ne le remarquera. L’IRS peut découvrir lors d’un audit que ce que vous faites n’est pas conforme à la réglementation. Il en va de même pour le ministère américain du Travail, qui a renforcé ses activités d’audit ces derniers temps. Dans tous les cas, une gaffe peut coûter très cher. « Vous pouvez perdre tous les avantages fiscaux dont vous avez bénéficié, de manière rétroactive, et des pénalités peuvent également être imposées », explique Meagher.

La plus grosse erreur ? Laisser les employés en dehors du régime. Les exemples vont de l’exclusion des travailleurs à temps partiel à l’omission d’étendre les avantages au personnel de bureau et de garde. Une règle générale est que si un employé bénéficie d’un avantage fiscal – c’est-à-dire payé avec des dollars avant impôt – le même avantage doit être étendu à tout le monde. Il existe des échappatoires qui peuvent vous permettre d’exclure certains travailleurs, mais ne pensez même pas à essayer sans l’avis d’un expert.

De telles complexités signifient que son bon conseil est de ne jamais emprunter cette voie seul. Vous pouvez réduire les coûts en effectuant vous-même les recherches préliminaires, mais avant de mettre en place tout régime d’avantages sociaux, consultez un avocat ou un consultant en avantages sociaux. Un investissement initial de peut-être 1 000 $ pourrait vous faire économiser beaucoup plus d’argent sur la route en vous aidant à éviter les nids de poule coûteux.

Erreurs coûteuses

Présenter des avantages sociaux qui répondent aux besoins des employés et qui s’harmonisent avec toutes les lois n’est pas bon marché – les avantages sociaux ajoutent probablement 30 à 40 % au salaire de base de la plupart des employés – et cela rend crucial de tirer le maximum de ces dollars. Mais c’est exactement là que beaucoup de petites entreprises échouent, car souvent leur approche des avantages sociaux est criblée d’erreurs coûteuses qui peuvent leur causer des problèmes financiers avec leurs assureurs ou même avec leurs propres employés. Les erreurs les plus courantes :

• Assumer la totalité du coût des avantages sociaux des employés. De nos jours, les entreprises sont moins nombreuses à payer la totalité de la facture des avantages sociaux. Selon une enquête menée auprès d’entreprises californiennes par le cabinet de conseil en gestion des ressources humaines William M. Mercer, 91 % des employeurs demandent aux employés de contribuer à l’assurance maladie, tandis que 92 % demandent aux employés de contribuer au coût de l’assurance des personnes à charge. Le montant des contributions des employés varie de quelques dollars par période de paie à plusieurs centaines de dollars par mois, mais l’un des avantages de tout plan de co-paiement est qu’il élimine les employés qui n’ont pas besoin de couverture. De nombreux employés sont couverts par d’autres polices – celle d’un parent ou d’un conjoint, par exemple – et si vous leur offrez une assurance gratuite, ils la prendront. Mais même de petites exigences en matière de co-paiement persuaderont beaucoup d’entre eux de s’en passer, ce qui vous fera économiser de l’argent.
• Couvrir les non-employeurs. Qui le ferait ? Beaucoup de propriétaires d’entreprises veulent acheter une couverture à tarif de groupe pour leurs parents ou amis. Le problème : S’il y a un gros sinistre, l’assureur peut vouloir enquêter. Et cette enquête peut entraîner le rejet des demandes, voire l’annulation de toute la police. Chaque fois que vous voulez couvrir quelqu’un qui pourrait ne pas être admissible au régime, dites la vérité à l’assureur ou à votre conseiller en avantages sociaux.
• Des formalités administratives bâclées. Dans les petites entreprises, l’administration des avantages sociaux est souvent confiée à un employé qui porte 12 autres chapeaux. Cet employé n’est vraiment pas au courant des détails techniques et passe à côté de beaucoup de détails importants. Une gaffe courante : Ne pas inscrire les nouveaux employés aux régimes pendant la période d’inscription ouverte. La plupart des régimes prévoient une période fixe pour l’inscription ouverte. Pour faire adhérer un employé plus tard, il faut prouver son assurabilité. Il en résulte parfois des litiges coûteux. Assurez-vous que les employés qui supervisent cette tâche restent à jour avec la paperasse et savent que cela est une priorité absolue.
• Ne pas dire aux employés ce que coûtent leurs avantages sociaux. « La plupart des employés n’apprécient pas leurs avantages sociaux, mais c’est parce que personne ne leur dit jamais quels sont les coûts », déclare Silverstein de PRO. De nombreux experts suggèrent de fournir chaque année aux employés un relevé des avantages sociaux qui explique clairement ce qu’ils obtiennent et à quel prix. Un simple récapitulatif des avantages individuels de l’employé et de ce qu’ils coûtent à l’entreprise est très puissant.
• Donner des avantages non désirés. Une main-d’œuvre composée en grande partie de jeunes célibataires n’a pas besoin d’assurance-vie. Comment savoir quels avantages les employés apprécient ? Vous pouvez sonder les employés et leur demander de classer les avantages en termes de désirabilité. Généralement, les avantages médicaux et financiers, tels que les plans de retraite, plaisent au plus grand nombre de travailleurs.

Si les besoins des travailleurs varient beaucoup, envisagez les  » plans cafétéria « , de plus en plus populaires, qui donnent aux travailleurs de longues listes d’avantages possibles plus un montant fixe à dépenser.

Assurance maladie

L’assurance maladie est l’un des avantages les plus souhaitables que vous puissiez offrir aux employés. Il existe plusieurs options de base pour mettre en place un régime :

• Un régime d’indemnisation traditionnel, ou rémunération à l’acte. Les employés choisissent leur fournisseur de soins médicaux ; la compagnie d’assurance paie directement le fournisseur ou rembourse les employés pour les montants couverts.
• Les soins gérés. Les deux formes les plus courantes de soins gérés sont l’organisation de maintien de la santé (HMO) et l’organisation de fournisseurs privilégiés (PPO). Une HMO est essentiellement un arrangement de soins de santé prépayés, où les employés doivent utiliser des médecins employés par ou sous contrat avec la HMO et des hôpitaux approuvés par la HMO. Dans le cadre d’un PPO, la compagnie d’assurance négocie des rabais avec les médecins et les hôpitaux. Les employés choisissent les médecins dans une liste approuvée, puis paient généralement un montant fixe par visite au cabinet (généralement 10 à 25 $) ; la compagnie d’assurance paie le reste.
• Auto-assurance. Lorsque vous absorbez la totalité ou une partie importante d’un risque, vous vous auto-assurez essentiellement. Une société extérieure s’occupe généralement de la paperasserie, vous payez les réclamations et parfois les employés aident à payer les primes. Les avantages comprennent un meilleur contrôle de la conception du régime, des procédures de déclaration personnalisées et des avantages en termes de trésorerie. L’inconvénient est que vous êtes responsable des réclamations, mais vous pouvez limiter la responsabilité avec une assurance « stop loss » – si une réclamation dépasse un certain montant, la compagnie d’assurance la paie.
• Compte d’épargne médicale Archer : Dans le cadre de ce programme, un employé d’un petit employeur (50 employés ou moins) ou un travailleur indépendant peut mettre en place un Archer MSA pour aider à payer les dépenses de santé. Les comptes sont établis auprès d’une institution financière américaine et vous permettent d’épargner de l’argent exclusivement pour des dépenses médicales. Lorsqu’ils sont utilisés conjointement avec une police d’assurance à franchise élevée, les comptes sont financés par les dollars avant impôt de l’employé. Dans le cadre du programme Archer MSA, les décaissements sont exonérés d’impôt s’ils sont utilisés pour des frais médicaux approuvés. Les fonds non utilisés sur le compte peuvent s’accumuler indéfiniment et produire des intérêts non imposables. Les comptes d’épargne santé (HSA), disponibles depuis janvier 2004, sont similaires aux MSA mais ne sont pas réservés aux petits employeurs.

Contrôle des coûts

La hausse des coûts de l’assurance maladie a contraint certaines petites entreprises à réduire les avantages qu’elles offrent. Les transporteurs qui souscrivent des polices pour les petites entreprises ont tendance à demander des primes très élevées. Souvent, ils exigent des informations médicales détaillées sur chaque employé. Si un membre du groupe souffre d’une maladie préexistante, l’assureur peut refuser de souscrire une police. Ou, si quelqu’un dans l’entreprise tombe gravement malade, l’assureur peut annuler la police lors du prochain renouvellement.

Pour compliquer encore les manières, certains États rendent obligatoires certaines prestations de soins de santé, de sorte que si un employeur offre un plan du tout, il doit inclure certains types de couverture. Les employeurs qui n’ont pas les moyens de se conformer doivent souvent supprimer complètement l’assurance. La bonne nouvelle : De nombreux États tentent d’alléger le fardeau en adoptant des lois qui facilitent l’accès des petites entreprises à l’assurance maladie et qui interdisent aux compagnies d’assurance d’exercer une discrimination à leur encontre. (Les MSA, décrites ci-dessus, sont en partie une réponse aux problèmes rencontrés par les petites entreprises). Les États suivants prennent des dispositions particulières concernant les petits employeurs et l’assurance maladie : Californie, Connecticut, Illinois, Iowa, Kansas, Maine, Massachusetts, New Jersey, Caroline du Nord, Oregon, Caroline du Sud, Tennessee, Wisconsin et Wyoming.

En attendant que d’autres lois soient adoptées, que peut faire une petite entreprise ? Il existe des moyens de réduire les coûts sans rogner sur le régime d’assurance de vos employés. Un nombre croissant de petites entreprises se regroupent avec d’autres entrepreneurs pour bénéficier d’économies d’échelle et avoir plus de poids auprès des compagnies d’assurance.

De nombreuses associations professionnelles proposent des plans d’assurance maladie pour les propriétaires de petites entreprises et leurs employés à des taux plus bas. Votre entreprise n’a peut-être que cinq employés, mais unie aux autres, disons 9 000 membres de l’association et leurs 65 000 employés, vous avez un poids substantiel. L’assureur émet une police pour l’ensemble de l’association ; la couverture de votre entreprise ne peut pas être résiliée à moins que l’assureur n’annule l’ensemble de l’association.

Les associations sont en mesure de négocier des taux plus bas et une meilleure couverture parce que l’assureur ne veut pas perdre un si gros morceau d’affaires. Ainsi, même la plus petite entreprise unipersonnelle peut choisir dans le même menu d’options de soins de santé que les grandes entreprises.

Les associations ne sont pas la seule voie à suivre. Dans certains États, des propriétaires d’entreprises ou des groupes ont mis en place des réseaux d’assurance maladie entre des entreprises qui n’ont rien d’autre en commun que leur taille et leur emplacement. Vérifiez auprès de votre chambre de commerce locale pour connaître les programmes de ce type dans votre région.

Certaines personnes se sont fait arnaquer par des organisations sans scrupules censées colporter des plans d’assurance « de groupe » à des prix inférieurs de 20 à 40 % au tarif en vigueur. Le problème : ces plans ne paient pas toutes les réclamations des assurés parce qu’ils ne sont pas soutenus par des réserves de trésorerie suffisantes. Ces plans portent souvent des noms ronflants qui suggèrent une association plus importante de petits employés.

Comment se protéger d’une arnaque ? Voici quelques conseils :

• Comparer les prix. Si cela semble trop beau pour être vrai, c’est probablement le cas. Demandez des références d’autres entreprises qui ont acheté auprès du régime. Quelle a été la rapidité de l’assureur à payer les réclamations ? Depuis combien de temps la référence traite-t-elle avec l’assureur ? Si c’est moins de quelques mois, ce n’est pas bon signe.
• Vérifiez le souscripteur du régime. Le souscripteur est l’assureur réel. De nombreux régimes frauduleux prétendent être des administrateurs pour des souscripteurs qui n’ont vraiment rien à voir avec eux. Appelez le siège du souscripteur et le département des assurances de l’État dans lequel il est enregistré pour vérifier s’il est vraiment affilié au régime. Pour vérifier l’intégrité du souscripteur, demandez au département de votre État sa notation « A.M. Best », qui classe les compagnies en fonction de leur capacité à payer les sinistres. Demandez également sa « cote de capacité de paiement des sinistres », qui est contrôlée par des services comme Standard and Poor’s. Si la compagnie est trop récente pour être notée, méfiez-vous.
• Vérifiez que la compagnie respecte les réglementations de l’État. La société prétend-elle en être exemptée ? Vérifiez auprès du département des assurances de votre État.
• Demandez à l’agent ou à l’administrateur de vous montrer quelle est sa structure de commissions, d’avances ou de coûts administratifs. Des commissions trop généreuses peuvent être un indice ; certaines opérations d’escroquerie paient aux agents jusqu’à 500 % de commission.
• Ayez de l’aide. Demandez à d’autres propriétaires d’entreprises s’ils ont eu affaire à l’entreprise. Contactez le Better Business Bureau pour voir s’il y a des plaintes en suspens. Si vous pensez avoir affaire à une entreprise douteuse, contactez le département des assurances de votre État ou le bureau des enquêtes du ministère du Travail le plus proche.

Au-dessus et au-delà

Que signifie COBRA pour vous ? Non, ce n’est pas un serpent venimeux qui revient vous mordre les fesses. La loi de réconciliation omnibus consolidée (COBRA) prolonge la couverture d’assurance maladie des employés et des personnes à charge au-delà du moment où cette couverture cesse traditionnellement.

La COBRA permet à un ancien employé après qu’il a démissionné ou a été licencié (sauf pour faute grave) le droit à une couverture continue dans le cadre de votre santé de groupe pour un maximum de 18 mois. Les conjoints des employés peuvent obtenir une couverture COBRA jusqu’à 36 mois après le divorce ou le décès de l’employé, et les enfants peuvent bénéficier d’une couverture jusqu’à 36 mois lorsqu’ils atteignent l’âge auquel ils ne sont plus classés comme personnes à charge dans le cadre du régime de santé collectif.

La bonne nouvelle : Donner des avantages COBRA ne devrait pas coûter un centime à votre entreprise. Les employeurs sont autorisés par la loi à facturer aux bénéficiaires 102 % du coût de l’extension des prestations (les deux pour cent supplémentaires couvrent les frais administratifs).

Le plan COBRA fédéral s’applique à toutes les entreprises de plus de 20 employés. Cependant, de nombreux États ont des lois similaires qui concernent des entreprises beaucoup plus petites, donc même si votre entreprise est exemptée pour les lois fédérales sur les assurances, vous pouvez toujours avoir à prolonger les prestations dans certaines circonstances. Contactez le ministère du travail américain pour déterminer si votre entreprise doit offrir COBRA ou des avantages similaires, et les règles pour le faire.

Plans de retraite

Une grande erreur que font certains propriétaires d’entreprise est de penser qu’ils ne peuvent pas se permettre de financer un plan de retraite au lieu de réinvestir les bénéfices dans l’entreprise. Mais moins de la moitié des employés des petites entreprises participent à des plans de retraite. Et les entreprises qui offrent cet avantage font état d’une meilleure fidélisation des employés et de travailleurs plus heureux et plus efficaces. N’oubliez pas non plus de vous protéger : De nombreux propriétaires d’entreprise risquent de ne pas avoir suffisamment de fonds épargnés pour leur retraite.

Pour encourager davantage d’entreprises à lancer des plans de retraite, la loi de 2001 sur la réconciliation de la croissance économique et de l’allégement fiscal prévoit un crédit d’impôt pour les coûts associés au lancement d’un plan de retraite, notamment un plan 401(k), un plan SIMPLE ou une pension simplifiée pour les employés (SEP). Le crédit équivaut à 50 % de la première tranche de 1 000 $ de frais de démarrage admissibles, y compris les frais de mise en place et d’administration du plan et de formation des employés. Pour plus d’informations, consultez le formulaire 8881 de l’IRS, Credit for Small Employers Pension Plan Start-up Costs (PDF).

Ne négligez pas la valeur d’un investissement précoce. Si, à partir de 35 ans, vous investissiez 3 000 $ chaque année avec un rendement annuel de 14 % ; vous auriez un revenu de retraite annuel de près de 60 000 $ à 65 ans. Mais 5 000 $ investis au même taux de rendement à partir de 45 ans ne donnent qu’un revenu de retraite annuel de 30 700 $. L’avantage des régimes de retraite est que l’épargne est exempte d’impôt jusqu’à ce que vous retiriez les fonds – généralement à l’âge de 59 ans. Si vous retirez les fonds avant cet âge, le montant retiré est entièrement imposable et est également soumis à une pénalité de 10 %. La valeur de l’investissement en franchise d’impôt au fil du temps signifie qu’il est préférable de commencer tout de suite, même si vous commencez par de petits incréments.

En plus de l’avantage à long terme de prévoir votre avenir, la mise en place d’un plan de retraite a également la gratification immédiate de réduire les impôts

Voici un examen plus approfondi d’une gamme de plans de retraite pour vous-même et vos employés.

Compte de retraite individuel (IRA)

Un IRA est un plan d’épargne-retraite fiscalement admissible accessible à toute personne qui travaille et/ou à son conjoint, que l’individu soit salarié ou indépendant. L’un des plus grands avantages de ces plans est que les gains de votre IRA croissent en différé d’impôt jusqu’à ce que vous commenciez à retirer les fonds. La déductibilité de votre contribution à un IRA dépendra de votre niveau de revenu et du fait que vous soyez couvert par un autre plan de retraite au travail.

Vous pouvez également envisager un Roth IRA. Bien que les contributions ne soient pas déductibles d’impôt, les retraits que vous effectuez à la retraite ne seront pas imposés. La contribution annuelle maximale que les individus peuvent verser dans un Roth ou un IRA traditionnel est de 3 000 $ pour 2004, en supposant qu’ils remplissent les conditions d’admissibilité.

Pour avoir droit aux contributions Roth IRA, le revenu brut ajusté (AGI) d’une personne seule doit être inférieur à 95 000 $, les avantages disparaissant complètement à 110 000 $. Pour les couples mariés déclarant conjointement, l’AGI doit être inférieur à 150 000 dollars. Le montant de la contribution est réduit de 30 % (35 % si vous avez 50 ans ou plus) jusqu’à son élimination totale à 160 000 $ pour les couples mariés déclarant conjointement. Pour les années 2005 à 2007, le plafond de cotisation pour les personnes seules et les personnes faisant une déclaration conjointe passe à 4 000 dollars par personne et à 5 000 dollars par personne en 2008. Après cela, les contributions et indexées à l’inflation.

Quel que soit le niveau de revenu, vous pouvez bénéficier d’un IRA déductible tant que vous ne participez pas à un plan de retraite d’employeur, tel qu’un 401 (k). Si vous participez à un plan d’employeur, vous pouvez bénéficier d’un IRA déductible si vous remplissez les conditions de revenu. Gardez à l’esprit qu’il est possible d’établir ou d’effectuer des contributions annuelles à un IRA quand vous le souhaitez jusqu’à la date à laquelle votre déclaration de revenus fédérale est due pour cette année, sans compter les extensions. Les montants des cotisations pour les IRA déductibles sont les mêmes que pour les Roth IRA.

Pour les déclarants conjoints, même si l’un des conjoints est couvert par un plan de retraite, le conjoint qui n’est pas couvert par un plan peut effectuer une cotisation IRA déductible si le revenu brut ajusté du couple est de 150 000 $ ou moins. Comme dans le cas de l’IRA Roth, le montant que vous pouvez déduire diminue par paliers au-delà de ce niveau de revenu et est entièrement supprimé pour les couples dont le revenu est supérieur à 160 000 dollars. Les conjoints non actifs et leurs partenaires actifs peuvent cotiser jusqu’à 6 000 dollars aux IRA (3 000 dollars chacun), à condition que le conjoint actif gagne au moins 6 000 dollars. Il est possible de cotiser 500 dollars supplémentaires pour chaque conjoint âgé d’au moins 50 ans à la fin de l’année, pour autant qu’il y ait les revenus professionnels nécessaires. Par exemple, deux conjoints de plus de 50 ans pourraient cotiser un total de 7 000 $ s’il y a au moins 7 000 $ de revenu gagné.

Plan d’intéressement à l’épargne pour les employés (SIMPLE)

Les plans SIMPLE sont l’une des options les plus intéressantes pour les propriétaires de petites entreprises. Avec ces plans, vous pouvez choisir d’utiliser un 401(k) ou un IRA comme plan de retraite.

Un plan SIMPLE est justement simple à administrer. Ce type de plan de retraite ne s’accompagne pas de beaucoup de paperasse et d’exigences de déclaration.

Vous pouvez mettre en place un SIMPLE IRA uniquement si vous avez 100 employés ou moins qui ont reçu une rémunération de 5 000 $ ou plus de votre part au cours de l’année précédente. L’employeur doit verser des contributions au régime soit en égalant la contribution de chaque employé participant, dollar pour dollar, jusqu’à 3 pour cent de la rémunération de chaque employé, soit en versant une contribution générale de 2 pour cent pour tous les employés, même s’ils ne participent pas au régime, ce qui peut être coûteux.

Le montant maximum que chaque employé peut verser au régime ne peut être supérieur à 9 000 $ pour 2004 ; le montant passe à 10 000 $ en 2005. Après cela, le montant sera indexé sur l’inflation. Les participants à un SIMPLE IRA qui ont 50 ans ou plus à la fin de l’année civile peuvent également verser une cotisation de rattrapage de 1 500 dollars supplémentaires en 2004, 2 000 dollars en 2005 et 2 500 dollars en 2006.

Plan de retraite simplifié des employés (SEP)

Comme son nom l’indique, il s’agit du type de plan de retraite le plus simple qui existe. Essentiellement, un SEP est un IRA glorifié qui vous permet de cotiser un pourcentage déterminé jusqu’à un montant maximal chaque année. Les formalités administratives sont minimes, et vous n’avez pas à cotiser chaque année. Et quel que soit le nom, vous n’avez pas besoin d’employés pour en mettre un en place.

Si vous avez des employés(eh bien, c’est le piège. Les employés ne versent aucune cotisation au SEPS. Les employeurs doivent payer le coût total du plan, et le pourcentage que vous contribuez pour vous-même doit être appliqué à tous les employés admissibles. La cotisation maximale est de 25 % de la rémunération d’un employé (jusqu’à un maximum de 200 000 $) ou de 40 000 $, selon le montant le moins élevé.

Plan KEEGH

Un plan de retraite KEOGH peut être mis en place par des travailleurs indépendants et ne nécessite pas d’approbation préalable de l’IRS. Il existe deux types de plans KEOGH. L’un est à prestations définies, qui permet aux participants de cotiser au maximum le moindre des deux montants suivants : soit 100 % de leur rémunération moyenne pendant les trois années consécutives de rémunération la plus élevée en tant que participant actif, soit 170 000 $. Il y a ensuite le régime à cotisations définies, qui permet de cotiser jusqu’à 42 000 dollars dans le cadre d’un régime à cotisations définies avec participation aux bénéfices ou d’un régime à cotisations déterminées. La date limite pour la mise en place d’un plan KEOGH est la fin de l’année fiscale (31 décembre), et la date limite pour verser des cotisations au plan KEOGH est la même que pour le SEP – la date d’échéance de votre déclaration d’impôt individuelle Form 1040 (y compris les extensions). Plans 401(k)
Les plans 401(k) tirent leur nom de la section du code fédéral des impôts qui les prévoit. Ces plans vous permettent, à vous et à vos employés, de mettre de côté chaque année un pourcentage du salaire en franchise d’impôt. En outre, les fonds fructifient en franchise d’impôt jusqu’à ce qu’ils soient retirés. Les plans 401(k) sont des avantages très populaires auprès des employés car ils vous permettent, en tant qu’employeur, de payer davantage les travailleurs sans que ce revenu soit imposé. Par rapport aux SEP, les plans 401(k) sont plus populaires auprès des employeurs car la plupart des cotisations proviennent des employés.

La loi de 1974 sur la sécurité du revenu de retraite des employés (ERISA) régit la façon dont les plans 401(k) sont mis en place et gérés. La mise en place d’un programme 401(k) s’accompagne de nombreuses responsabilités. Par exemple, vous ou une personne que vous avez choisie doit déterminer les options d’investissement parmi lesquelles les employés pourront choisir. Vous devez surveiller la performance des investissements ainsi que le service fourni par la personne qui administre votre plan. ERISA existe pour s’assurer que tous les frais facturés sont « raisonnables ». La mise en place d’un plan 401(k) est une procédure compliquée régie par de nombreuses règles obscures. Vous ne devriez jamais le faire sans consulter un conseiller fiscal qualifié.

Où aller

Avec autant de choix disponibles, c’est une bonne idée de parler à votre comptable pour savoir quel type de plan est le meilleur pour vous. Une fois que vous savez ce que vous voulez, où devez-vous aller pour mettre en place un plan de retraite ?

• Certificats d’épargne (souvent à des rendements plus élevés que dans les banques ou les caisses d’épargne et de crédit)
• Prêts personnels et automobiles
• Lignes de crédit
• Comptes de chèques
• Comptes de club de Noël

Seules les coopératives de crédit à charte d’État sont autorisées à ajouter de nouvelles entreprises à leurs listes de membres. Pour trouver une coopérative de crédit qui acceptera votre entreprise, appelez la ligue des coopératives de crédit de votre État.

Lorsque vous comparez les coopératives de crédit, obtenez des références et vérifiez-les. Découvrez dans quelle mesure la coopérative de crédit est communicative et flexible. Examinez l’accessibilité. Y a-t-il des guichets automatiques ? Y a-t-il un emplacement près de votre entreprise ? Tenez compte des utilisateurs finaux – vos employés.

Une fois que votre entreprise est approuvée, désignez une personne qui sera la principale liaison avec la coopérative de crédit. Cette personne conservera les informations sur les adhésions ainsi que les formulaires d’inscription et les demandes de prêt. Lancez les choses en demandant au représentant de la coopérative d’accréditation de procéder à l’inscription sur place et peut-être de revenir périodiquement pour un suivi ou de nouvelles inscriptions.

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