Les fonctions du trésorier d’une organisation à but non lucratif

Bien qu’il puisse sembler que le trésorier d’une organisation à but non lucratif ne fasse rien d’autre que de se présenter à la réunion du conseil d’administration avec le rapport financier en main, de nombreuses fonctions et responsabilités du trésorier d’une organisation à but non lucratif se déroulent dans les coulisses. Le trésorier est un agent du conseil d’administration. C’est un poste important car le conseil confie au trésorier la gestion des fonds publics.

La personne qui occupe le poste de trésorier doit être une personne de grande confiance et d’intégrité. Avant que de nombreux donateurs ou subventionneurs ne soient prêts à offrir des fonds à une organisation à but non lucratif, ils peuvent demander à voir le budget et les rapports financiers de l’organisation. L’examen de ces rapports les renseigne sur les contraintes budgétaires et les habitudes de dépenses de l’organisation. Les rapports financiers indiquent également la santé financière de l’organisation, quelle que soit la taille du budget. Il est important que les trésoriers préparent des rapports financiers clairs, précis et opportuns, ce qui contribue à gagner la confiance du public dans l’organisation.

Bien que de nombreuses tâches d’un trésorier concernent la comptabilité et les opérations bancaires, un trésorier efficace d’un organisme sans but lucratif pense toujours à la façon dont les finances de l’organisme sont liées à la mission globale.

Tâches et responsabilités d’un trésorier d’un organisme sans but lucratif

Un trésorier d’un organisme sans but lucratif est le directeur principal du conseil d’administration pour la gestion et la surveillance financières. Dans la plupart des organisations, le trésorier a une relation de travail étroite avec d’autres dirigeants comme le président et le secrétaire du conseil d’administration.

Certaines des tâches de base du trésorier à but non lucratif ne sont pas très différentes de celles de la gestion de vos finances personnelles et de votre budget à la maison. Le trésorier ouvre généralement le compte bancaire, gère les flux de trésorerie et rapproche les relevés bancaires.

Un trésorier efficace d’une organisation à but non lucratif développera des systèmes pour assurer la solvabilité de l’organisation. Par exemple, si les renouvellements d’adhésion ont tendance à être élevés au cours d’un mois particulier, le trésorier peut choisir ce mois pour payer les factures nécessaires comme l’assurance des administrateurs et des dirigeants ou d’autres dépenses prévues. Le trésorier doit être prêt à expliquer toutes les dettes et les factures en cours à tout moment.

Le trésorier prend l’initiative d’aider le reste du conseil d’administration à formuler des politiques financières telles que qui peut accéder aux fonds, qui a le pouvoir de signer des chèques, comment les dépenses sont remboursées, l’utilisation de la carte de crédit de l’organisation et le traitement des petites dépenses en espèces. En général, les organisations à but non lucratif exigent au moins deux signatures des membres du conseil d’administration pour traiter les chèques. De nombreuses organisations placent également un plafond sur la rédaction de chèques dépassant un certain montant, comme 50 ou 100 $.

Certains types d’organisations à but non lucratif peuvent être en mesure d’investir des fonds. Le trésorier prend la responsabilité d’investir les fonds de l’organisation et de s’assurer qu’ils suivent toutes les lois fédérales, étatiques et locales à cet égard.

Toutes les organisations à but non lucratif sont tenues d’effectuer un audit annuel. Le trésorier et un ou plusieurs administrateurs du conseil d’administration participent généralement à l’audit, et le trésorier prépare le rapport d’audit.

Les organisations à but non lucratif plus importantes peuvent former un comité des finances. Dans ce cas, le trésorier préside le comité des finances et fait des recommandations pour un coprésident et d’autres membres du comité.

En raison de la grande importance accordée par une organisation sans but lucratif à la collecte de fonds, il est nécessaire d’avoir une personne compétente disponible pour occuper le poste de trésorier en tout temps. La planification de la succession pour le poste de trésorier est d’une importance vitale. Le trésorier actuel prend généralement l’initiative de planifier sa propre succession ou propose des recommandations au comité de nomination.

Gérer le budget de l’OSBL

Les administrateurs du conseil d’administration s’appuient sur le budget de l’organisation pour orienter leur prise de décision et contribuer à éclairer les objectifs de l’organisation. Les conseils responsables ont généralement des questions sur le budget, en particulier lorsqu’il y a des dépenses importantes ou des écarts inhabituels. Le trésorier doit être prêt à répondre à toutes les questions sur le budget avant que le conseil ne l’approuve.

En plus de tenir à jour le budget, le trésorier prépare également un rapport financier que le conseil examine à chaque réunion du conseil. Une des tâches régulières du trésorier est de surveiller le budget et de comparer continuellement les dépenses réelles aux dépenses budgétées.

Préparation des rapports financiers et dépôt des formulaires légaux

Le trésorier doit apprendre autant que possible les ratios financiers et comment créer des rapports compréhensibles. En outre, le trésorier est la personne de première ligne pour informer le reste du conseil d’administration des événements financiers importants, des tendances nationales ou mondiales et de toute autre préoccupation financière.

L’IRS exige que les organisations à but non lucratif déposent le formulaire 990 avant le 15e jour du 5e mois suivant la fin de la période comptable de l’organisation. Le trésorier prend la responsabilité de s’assurer que ce formulaire est déposé à la date d’échéance appropriée. Les autres membres du conseil d’administration sont également responsables de ce dépôt. Les membres du conseil peuvent demander des formulaires de dépôt financier et d’autres rapports financiers au trésorier à tout moment.

Les organisations à but non lucratif de Californie doivent prendre particulièrement note des lois de l’État pour les organisations à but non lucratif. La loi de l’État de Californie exige que les organisations à but non lucratif aient un directeur financier (CFO). Si une organisation n’a pas de directeur financier, l’État considère le trésorier comme le directeur financier.

Conseils utiles pour les trésoriers des organisations à but non lucratif

Il est utile pour les trésoriers et les organisations à but non lucratif qu’ils servent d’établir des contrôles internes et des politiques de gestion financière solides. Des politiques financières clairement énoncées que les conseils d’administration appliquent de manière cohérente profitent à tous et ne laissent rien au hasard.

La comptabilité doit être précise, complète et à jour en tout temps, car les membres du conseil d’administration ou d’autres personnes peuvent avoir besoin d’y accéder rapidement. Les trésoriers devraient tenir un calendrier des dates importantes et des échéances de dépôt, y compris les échéances pour le formulaire 990 et la production des déclarations de revenus. Les conseils d’administration des organismes sans but lucratif devraient également avoir un plan de secours pour s’assurer que l’organisation respecte les échéances au cas où le trésorier serait malade ou ne serait pas disponible pour les affaires du conseil de manière inattendue.

Les organismes sans but lucratif effectuent généralement un audit chaque année, mais certaines situations peuvent nécessiter un audit plus tôt que la date annuelle. Les trésoriers doivent être disponibles pour participer aux audits chaque fois que le conseil d’administration en a besoin ou qu’un audit est conseillé.

Il est prudent et sage pour le trésorier de limiter l’accès aux fonds de l’organisation car tout soupçon de fraude ou de dépenses suspectes aura un impact négatif sur un OSBL. Les allégations de telles activités peuvent conduire à des enquêtes, à une mauvaise réputation et à la perte éventuelle du statut d’OSBL.

Les trésoriers et les autres membres du conseil d’administration doivent garder à l’esprit qu’il est illégal pour quiconque de pratiquer le droit sans licence, ils ne doivent donc jamais donner de conseils juridiques ou fiscaux spécifiques aux donateurs concernant les dons. Le seul conseil que les membres du conseil d’administration doivent donner est que les donateurs doivent demander conseil à leurs avocats ou conseillers fiscaux.

Le travail du trésorier n’est pas plus difficile ou plus long que tout autre poste de dirigeant du conseil d’administration. Il est préférable que le poste soit occupé par quelqu’un qui a un don pour la comptabilité et la finance. Il est également préférable que le trésorier ait des connaissances sur les organisations à but non lucratif, mais il s’agit d’une exigence que la personne peut apprendre sur le tas, si nécessaire. Il est plus important de confier ce rôle à une personne qui tient en haute estime l’honnêteté et l’intégrité et qui s’engage à faire preuve d’exactitude, de transparence et de rapidité.

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