Sample Bylaws
Ces statuts ont été préparés à titre de ligne directrice pour les chambres de commerce qui préparent un document de statuts pour la firstème fois ou qui révisent un document existant. Tirées d’un large éventail de formats existants utilisés par les chambres, les dispositions les plus importantes pour un ensemble solide de règlements administratifs sont présentées ici. Les chambres peuvent adapter la formulation et le format à leurs besoins individuels. Les espaces vides permettent aux chambres d’insérer des informations numériques pertinentes pour leurs organisations.
ARTICLE I
Général Section 1 : Nom Cette organisation est constituée en vertu des lois de l’État de _________ et sera connue sous le nom de _________ Chamber of Commerce, Incorporated.
Section 2 : Buts (inclure des détails et des spécifics pour reflecter les buts de l’organisation.)
La chambre de commerce de __________ est organisée pour atteindre ces objectifs : (1)préserver le système d’entreprise concurrentiel des affaires en créant une meilleure compréhension et appréciation de l’importance des hommes d’affaires et une préoccupation pour leurs problèmes ; éduquer la communauté des affaires et la représenter dans les affaires législatives et politiques de la ville, du comté, de l’état et du pays ; prévenir ou traiter les controverses si elles sont préjudiciables à l’expansion et à la croissance des affaires dans la communauté ; créer une plus grande appréciation de la valeur d’un investissement plus libéral de la substance et de soi au nom des intérêts des affaires concurrentielles. (2) Favoriser la croissance et le développement des entreprises et de la communauté par le biais de programmes économiques conçus pour renforcer et élargir le potentiel de revenus de toutes les entreprises de la zone commerciale ; promouvoir des programmes de nature civique, sociale et culturelle qui sont conçus pour augmenter les valeurs fonctionnelles et esthétiques de la communauté ; et découvrir et corriger les abus qui empêchent la progression de l’expansion des entreprises et la croissance de la communauté.
Or
La chambre de commerce __________ est organisée pour faire progresser le bien-être général et la prospérité de la région __________ afin que ses citoyens et tous les domaines de sa communauté d’affaires prospèrent. Tous les moyens de promotion nécessaires seront fournis, et une attention et un accent particuliers seront donnés aux intérêts économiques, civiques, commerciaux, culturels, industriels et éducatifs de la région.
Section 3 : Zone (Identifier la zone desservie)
La zone __________ ou la région économique __________ comprend les villes (ou communautés) de __________, et __________ et les comtés de __________ et __________.
Section 4 : Limitation des méthodes
La chambre de commerce __________ respecte toutes les lois locales, étatiques et fédérales qui s’appliquent à une organisation nonprofit telle que définée à la section 501(c)(6) de l’Internal Revenue Code.
ARTICLE II
Adhésion
Section 1 : Admissibilité
Toute personne, association, société, partenariat ou succession ayant un intérêt dans les objectifs de l’organisation est admissible à l’adhésion.
Section 2 : Élection (comment une demande est faite, reçue et approuvée)
Les demandes d’adhésion sont faites par écrit sur des formulaires prévus à cet effet et signées par le demandeur. L’élection des membres se fait par le conseil d’administration lors d’une de ses réunions. Tout candidat ainsi élu devient membre dès le paiement de l’investissement régulièrement prévu, conformément à la section 3 de l’article II.
Section 3 : Investissements
Les investissements des membres se font selon les taux, le calendrier ou la formule qui peuvent être de temps à autre prescrits par le conseil d’administration, payables à l’avance.
Section 4 : Résiliation (démission, expulsion et délinquance)
(1)Tout membre peut démissionner de la chambre sur demande écrite adressée au conseil d’administration ; (2) tout membre est expulsé par le conseil d’administration par un vote des deux tiers pour non-paiement des cotisations après 90 jours à compter de la date d’échéance, sauf prolongation pour motif valable ; (3) et tout membre peut être expulsé par un vote des deux tiers du conseil d’administration, lors d’une réunion régulière de celui-ci, pour une conduite indigne d’un membre ou préjudiciable aux objectifs ou à la réputation de la chambre, après qu’un avis et la possibilité d’une audience aient été accordés au membre incriminé.
Section 5 : Vote
Dans toute procédure dans laquelle le vote des membres est demandé, chaque membre en règle a droit à 1 voix.
Ou
Dans toute procédure de cas où le vote des membres est appelé, chaque membre a droit à 1 voix, et chaque firm, association ou société membre a droit au nombre de voix déterminé par le montant de l’investissement payé, sans dépasser 10 voix.
Section 6 : Exercice des privilèges (cession de l’adhésion et toute limitation)
Tout firm, association, société, partenariat ou membre détenteur d’une succession peut désigner les personnes que le détenteur souhaite voir exercer les avantages couverts par son adhésion et a le droit de modifier sa désignation sur notification écrite.
Section 7 : Orientation (indiquer les domaines d’orientation complète et s’assurer que les grandes lignes détaillées de chaque groupe font partie du manuel de procédures).
À intervalles réguliers, une orientation sur les objectifs et les activités de cette organisation doit être effectuée pour les groupes suivants : nouveaux officers et directeurs et officers et directeurs actuels, président de comité, comités et nouveaux membres. Un exposé détaillé pour chacun de ces groupes doit faire partie du manuel de procédures ou du manuel d’orientation de l’organisation.
Section 8 : Membre honoraire
La distinction dans les affaires publiques confère l’admissibilité au titre de membre honoraire. Les membres honoraires ont tous les privilèges des membres à l’exception du droit de vote et sont dispensés du paiement des cotisations. Le conseil d’administration confère ou révoque le titre de membre honoraire par un vote majoritaire.
Article III
Réunions
Section 1 : Réunion annuelle
La réunion annuelle de la société, conformément à la loi de l’État, se tiendra au cours du (mois) de chaque année. La date et le lieu seront fixés par le conseil d’administration et un avis de convocation sera envoyé par courrier à chaque membre au moins 10 jours avant ladite réunion.
Section 2 : Réunions supplémentaires (réunions générales des membres, du conseil d’administration et des comités)
Les réunions générales de la chambre peuvent être convoquées par le président du conseil d’administration à tout moment, ou sur demande écrite de tout (nombre ou pourcentage de membres en règle) : l’avis de convocation aux réunions spéciales est envoyé par courrier à chaque membre au moins 5 jours avant ces réunions ; les réunions du conseil d’administration peuvent être convoquées par le président du conseil d’administration ou par le conseil d’administration sur demande écrite de 3 membres du conseil d’administration. L’avis, y compris l’objet des réunions, est envoyé à chaque administrateur au moins 1 jour avant ladite réunion ; les réunions de comité peuvent être convoquées à tout moment par le président du conseil, le vice-président de département respectif ou par le président du comité.
Section 3 : Quorums
À toute réunion générale dûment convoquée de la chambre (nombre ou pourcentage de), les membres constituent un quorum ; à une réunion du conseil, la majorité des directeurs présents constitue un quorum. Lors des réunions des comités, la majorité constitue le quorum, sauf lorsqu’un comité est composé de plus de 9 membres. Dans ce cas, 5 constituent le quorum.
Section 4 : Avis, ordres du jour et procès-verbaux
Un avis écrit de toutes les réunions de la chambre doit être donné au moins ____ jours à l’avance, sauf indication contraire. Un ordre du jour et un procès-verbal doivent être préparés à l’avance pour toutes les réunions. Un schéma détaillé pour la préparation des deux doit faire partie du manuel de procédures de l’organisation.
Article IV
Conseil d’administration
Section 1 : Composition du conseil
Le conseil d’administration est composé de ____ membres, dont un tiers est élu chaque année pour un mandat de 3 ans ou jusqu’à ce que leurs successeurs soient élus et se soient qualifiés. Le président entrant du conseil d’administration peut nommer, sous réserve de l’approbation du conseil d’administration de 3 à 6 membres au conseil d’administration pour des mandats d’un an. Le président sortant et le président sont membres du conseil.
Les responsabilités de gouvernement et d’élaboration des politiques de la chambre sont confiées au conseil d’administration, qui contrôle ses biens, est responsable de ses finances et dirige ses affaires.
Au cours des réunions régulières (mois) du conseil d’administration, le président du conseil nommera, sous réserve de l’approbation du conseil d’administration, un comité de nomination composé de (nombre) membres de la chambre. Le président du conseil d’administration désigne le président du comité.
Avant le (date), le comité de nomination présente au président une liste de (nombre de postes à pourvoir) candidats pour un mandat de 3 ans en remplacement des administrateurs dont le mandat régulier expire. Chaque candidat doit être un membre actif en règle et doit avoir accepté d’assumer la responsabilité d’un poste d’administrateur. Aucun membre du conseil d’administration ayant servi deux mandats consécutifs de 3 ans ne peut être élu pour un troisième mandat. Une période de 1 an doit s’écouler avant que l’éligibilité soit rétablie.
Sur réception du rapport du comité des candidatures, le président avise immédiatement les membres par courrier des noms des personnes nommées comme candidats aux postes d’administrateurs et du droit de pétition.
Des noms supplémentaires de candidats aux postes d’administrateurs peuvent être nommés par pétition portant les signatures authentiques d’au moins (nombre) membres qualified de la chambre. Une telle pétition doit être filée à la commission des nominations dans les 10 jours suivant la notification des noms des personnes nommées. La détermination de la commission des nominations quant à la légalité de la ou des pétitions est final.
Si aucune pétition n’est filedans la période désignée, les nominations seront closes et la liste nommée de (nombre de postes vacants) candidats sera déclarée élue par le conseil d’administration lors de sa réunion ordinaire (mois).
Si une pétition légale présente des candidats supplémentaires, les noms de tous les candidats seront disposés sur un bulletin de vote par ordre alphabétique.
Les instructions seront de voter uniquement pour (nombre de postes vacants) candidats. Le président envoie ce bulletin de vote à tous les membres actifs au moins 15 jours avant la réunion ordinaire (mois) du conseil d’administration. Les bulletins de vote doivent être marqués conformément aux instructions imprimées sur le bulletin et retournés à l’office de la chambre dans les 10 jours. Le conseil d’administration, lors de sa réunion ordinaire du conseil (mois), déclare élus les (nombre) candidats ayant obtenu le plus grand nombre de voix.
Le président du conseil nommera, sous réserve de l’approbation du conseil d’administration, au moins 3, mais pas plus de 5, juges qui ne sont pas membres du conseil d’administration ou candidats à l’élection. L’un d’entre eux sera désigné comme président. Ces juges supervisent entièrement l’élection, y compris la vérification des bulletins de vote. Ils rendront compte des résultats de l’élection au conseil d’administration.
Section 3 : Siège des nouveaux administrateurs
Tous les membres du conseil nouvellement élus et nommés seront assis à la réunion régulière (mois) du conseil et seront des membres participants par la suite. Les administrateurs sortants continuent de siéger jusqu’à la fin de l’année de programme.
Un membre du conseil d’administration qui sera absent de 3 réunions régulières consécutives du conseil d’administration sera automatiquement rayé de la liste des membres du conseil d’administration, à moins qu’il ne soit confiné par une maladie ou une autre absence approuvée par un vote majoritaire des personnes votant lors d’une de ses réunions.
Les postes vacants au sein du conseil, ou parmi les officers, seront filés par le conseil par un vote majoritaire.
Section 5 : Politique (déclarations de position sur les questions)
Le conseil d’administration est chargé d’établir la procédure et de formuler la politique de l’organisation. Il est également responsable de l’adoption de toutes les politiques de l’organisation. Ces politiques doivent être conservées dans un manuel de politique qui sera examiné chaque année et révisé si nécessaire.
Section 6 : Gestion
Le conseil d’administration emploie un président (ou un titre approprié) et en fixe le salaire et les autres considérations d’emploi.
Section 7 : Indemnification
La chambre peut, par résolution du conseil d’administration, prévoir l’indemnification par la chambre de tout et de tous les officers, directeurs et employés actuels ou anciens contre les dépenses effectivement et nécessairement encourues par eux dans le cadre de la défense de toute action, poursuite ou procédure dans laquelle l’un d’entre eux est rendu partie, ou une partie, en raison du fait qu’ils ont été officers, directeurs et employés de la chambre, sauf en ce qui concerne les questions pour lesquelles ces personnes seront jugées dans cette action, ce procès ou cette procédure comme étant responsables de négligence ou d’inconduite dans l’exercice de leurs fonctions et pour les questions qui seront réglées par un accord fondé sur l’existence d’une telle responsabilité pour négligence ou inconduite.
Article V
Officers
Section 1 : Détermination des Officers
Le conseil d’administration (nouveaux et sortants) lors de sa réunion régulière (mois) se réorganise pour l’année à venir. Le comité de nomination des administrateurs doit également nommer les officers chaque année. Lors de cette réunion, le conseil d’administration élira le président du conseil, le président élu, autant de vice-présidents que nécessaire pour mener les activités de la chambre, et le trésorier. Les officers seront élus parmi les membres du nouveau conseil. Tous les officers prendront office le first jour de la nouvelle année fiscale et serviront pour un mandat d’un an ou jusqu’à ce que leurs successeurs assument les fonctions d’office. Ils sont membres votants du conseil d’administration.
Section 2 : Fonctions des Officers
A. Président du conseil d’administration. Le président sert de principal officer élu de la chambre de commerce et préside toutes les réunions des membres, du conseil d’administration et du comité exécutif.
Le président du conseil d’administration, avec l’avis et le conseil du président, affecte le vice-président à une responsabilité divisionnaire ou départementale, sous réserve de l’approbation du conseil. Le président du conseil d’administration, avec l’avis et le conseil des vice-présidents et du président, détermine tous les comités, choisit tous les présidents de comité, aide à la sélection du personnel des comités, sous réserve de l’approbation du conseil d’administration.
Le président est membre du conseil d’administration, du comité exécutif et de tous les autres comités.
Avec l’aide du vice-président de la division, le président est responsable de l’administration du programme de travail conformément aux politiques et aux règlements du conseil d’administration.
Le président est responsable de l’embauche, du congédiement, de la direction et de la supervision de tous les employés.
Section 3 : Comité exécutif
Le comité exécutif agit pour et au nom du conseil d’administration lorsque celui-ci n’est pas en session, mais il est responsable de ses actions devant le conseil. Il est composé du président du conseil d’administration, du président sortant, du président élu, du vice-président, du trésorier et du président. Le président du conseil d’administration sera le président du comité exécutif.
Section 4 : Indemnification
La chambre peut, par résolution du conseil d’administration, prévoir l’indemnification par la chambre de n’importe lequel de ses officers ou anciens officers, tel qu’explicité à l’article IV, section 7 des présents règlements.
Article VI
Comités et divisions
Section 1 : Nomination et autorité
Le président du conseil, par et avec l’approbation du conseil d’administration, nommera tous les comités et les présidents de comité. Le président du conseil d’administration peut nommer des comités ad hoc et leur président s’il le juge nécessaire pour mener à bien le programme de la chambre. Les nominations aux comités se font selon la volonté et le bon vouloir du président du conseil d’administration et sont simultanées au mandat du président du conseil d’administration qui les nomme, à moins qu’un mandat différent ne soit approuvé par le conseil d’administration.
Il est de la fonction des comités de faire des enquêtes, de mener des études et des audiences, de faire des recommandations au conseil d’administration et d’effectuer les activités qui peuvent leur être déléguées par le conseil.
Section 2 : Limitation de l’autorité
Aucune action de la part d’un membre, d’un comité, d’une division, d’un employé, d’un directeur ou d’un officer n’est contraignante ou ne constitue l’expression de la politique de la chambre tant qu’elle n’a pas été approuvée ou ratifiée par le conseil d’administration.
Les comités sont libérés par le président du conseil d’administration lorsque leur travail est terminé et leurs rapports acceptés, ou lorsque, de l’avis du conseil d’administration, il est jugé sage de mettre fin aux comités.
Section 3 : Témoignage
Une fois que l’action du comité a été approuvée par le conseil d’administration, il incombe au président du comité ou, en son absence, aux personnes qu’il désigne comme étant suffisamment familières avec la question, de témoigner, ou de faire des présentations devant des organismes civiques et gouvernementaux.
Section 4 : Division
Le conseil d’administration peut créer les divisions, bureaux, départements, conseils ou sociétés subsidiaires qu’il juge utiles pour s’occuper des travaux de la chambre.
Le conseil d’administration autorise et défine les pouvoirs et les devoirs de toutes les divisions, bureaux, départements, conseils et sociétés subsidiaires. Le conseil examine et approuve chaque année toutes les activités et tous les programmes proposés de ces divisions, bureaux, départements, conseils ou sociétés filiales ayant un rapport avec la chambre ou l’exprimant, à moins qu’ils ne soient approuvés par le conseil d’administration.
Article VII
Finances
Section 1 : Fonds
Toutes les sommes versées à la chambre sont placées dans un fonds de fonctionnement général. Les fonds non utilisés du budget de l’année en cours peuvent être placés dans un compte de réserve.
Section 2 : Décaissements
Après approbation du budget, le président est autorisé à effectuer des décaissements sur les comptes et les dépenses prévus dans le budget sans approbation supplémentaire du conseil d’administration. Les décaissements se font par chèque.
Section 3 : Exercice financier
L’exercice fiscal de la chambre est clos le (date).
Section 4 : Budget
Dès que possible après l’élection du nouveau conseil d’administration et des officers, le comité exécutif (ou le comité budgétaire si l’on préfère) adopte le budget pour l’année à venir et le soumet à l’approbation du conseil d’administration.
Section 5 : Audit annuel
Les comptes de la chambre de commerce sont audités chaque année à la fermeture des bureaux le (date de fin de l’année fiscale) par un expert-comptable. L’audit sera à tout moment à la disposition des membres de l’organisation dans les offices de la chambre.
Section 6 : Cautionnement
Le président et les autres officers et membres du personnel que le conseil d’administration peut désigner sont cautionnés par un sufficient fidelity bond au montant fixé par le conseil et payé par la chambre.
Article VII
Dissolution
Section 1 : Procédure
La chambre n’utilisera ses fonds que pour accomplir les objectifs et les buts spécifiés dans ces règlements, et aucune partie desdits fonds ne reviendra ou ne sera distribuée aux membres de la chambre. Lors de la dissolution de la chambre, les fonds restants seront distribués à une ou plusieurs organisations caritatives, éducatives, scientifiques ou philanthropiques régulièrement organisées et qualifiées, qui seront sélectionnées par le conseil d’administration, tel que définé dans la section 501(c)(3) de l’IRS.
Article IX
Section 1 : Autorité parlementaire
L’édition actuelle de Robert’s Rules of Order sera la source finale d’autorité sur toutes les questions de procédures parlementaires lorsque ces règles ne sont pas conformes à la charte ou aux règlements de la chambre.
Article X
Modifications
Section 1 : Révisions
Ces règlements peuvent être modifiés ou altérés par un vote des deux tiers du conseil d’administration ou par une majorité des membres lors de toute réunion régulière ou spéciale, à condition que l’avis de convocation de la réunion comprenne les propositions de modifications. Toute proposition d’amendement ou de modification doit être soumise au conseil d’administration ou aux membres par écrit au moins 10 jours avant la réunion au cours de laquelle elle doit être prise en compte.
Adopté : (date) Modifié : (date)