Come dedurre regali, premi e bonus per i dipendenti
Molti datori di lavoro iniziano a pensare a regali o bonus per i dipendenti durante le vacanze, all’anniversario di lavoro del dipendente o a una cerimonia di riconoscimento dei risultati. Ma prima di dare questi premi o bonus o regali, considerate le implicazioni fiscali per la vostra azienda e per i dipendenti.
Due domande da fare prima
Questi regali/premi/bonus sono tassabili per i dipendenti?
Se sono reddito tassabile per il dipendente, dovete trattenere le tasse federali, statali e locali sul reddito e dedurre la quota di tasse FICA del dipendente (sicurezza sociale e tasse Medicare). Devi anche pagare l’imposta di disoccupazione su questi importi.
Non dimenticare di segnalare i pagamenti imponibili ai dipendenti sul modulo 941, il rapporto trimestrale sull’imposta sui salari all’IRS, e sul modulo W-2, il rapporto annuale sull’imposta sul reddito per i dipendenti e la Social Security Administration.
Questi regali/premi/bonus sono deducibili per la tua azienda?
La maggior parte di questi pagamenti sono deducibili come spese aziendali “ordinarie e necessarie”. Queste spese devono anche essere ragionevoli e devono essere per “servizi eseguiti”. Alcune deduzioni hanno limiti e qualifiche.
Regali ai dipendenti e pagamenti de minimis
La maggior parte dei regali ai dipendenti sono tassabili per loro, ma alcuni piccoli regali sono considerati de minimis, e questi non sono tassabili.
Questi pagamenti sono chiamati de minimis perché sono di piccolo costo e poco frequenti, “così piccoli da rendere la contabilità irragionevole e poco pratica”. Le voci de minimis includono regali per le vacanze, biglietti occasionali per eventi di intrattenimento, fiori, frutta, o libri, ecc, in “circostanze speciali.”
I pagamenti in contanti o carte equivalenti al contante che date ai dipendenti sono considerati salari e questi sono sempre tassabili per il dipendente. Anche i buoni regalo che possono essere riscattati dal dipendente per prodotti al dettaglio non sono de minimis e sono tassabili per il dipendente.
Bonus ai proprietari e ai dipendenti
I bonus per i datori di lavoro/proprietari sono una spesa aziendale e la vostra azienda può dedurli in determinate circostanze.
Come e quando si pagano i bonus ai proprietari dipende dal tipo di azienda.
- Le società di capitali possono dedurre i bonus per gli azionisti e i proprietari, a condizione che possiedano le loro azioni al momento in cui il bonus viene pagato.
- Le società possono dedurre i bonus per i funzionari aziendali che sono dipendenti pagati.
- I bonus non sono deducibili per i proprietari di piccole imprese (proprietari unici, partner e proprietari di LLC) perché i proprietari sono considerati dal fisco come lavoratori autonomi. Il denaro che questi imprenditori si pagano è considerato un pareggio o una quota distributiva, non un bonus.
I bonus ai dipendenti sono considerati reddito e sono sempre tassabili per il dipendente.
Se decidete di dare ai vostri dipendenti un bonus, dovreste permettere loro di cambiare la loro trattenuta (sul modulo W-4) per quella busta paga, e cambiarla di nuovo per buste paga successive. A molti dipendenti piace cambiare la loro trattenuta per il bonus per ottenere di più del bonus. (Vedi i dettagli qui sotto.)
I bonus sono considerati paga aggiuntiva per i servizi e sono spese aziendali deducibili a patto che siano di importo ragionevole e siano legati ai servizi del dipendente. I bonus non possono essere un regalo.
Premi per i dipendenti e deduzioni fiscali per le imprese
Tassabili per i dipendenti
I premi di servizio e di sicurezza non sono tassabili per i dipendenti se sono limitati. Ci sono limiti sui premi di servizio (non durante i primi cinque anni, e non più spesso di ogni cinque anni) e sui premi di sicurezza (non a più del 10% dei dipendenti). I premi che superano i limiti sono tassabili per il dipendente.
Deducibile per il tuo business
Puoi dedurre il costo dei premi per i dipendenti dalle tue tasse aziendali, sia per contanti che per beni personali (come un orologio). Questo include i premi per i risultati, il servizio e la sicurezza. Ci sono requisiti e limiti per dedurre ognuno di questi tipi di premi.
Vedi IRS Publication 535 Business Expenses per i dettagli su questi requisiti e limiti.
Il tuo business può prendere maggiori deduzioni sui premi dati come parte di un piano qualificato che si adatta ai requisiti IRS. Un piano qualificato è uno specifico piano o programma scritto che non favorisce i dipendenti altamente compensati. I dipendenti altamente compensati sono quelli che sono o un proprietario del 5% o che hanno ricevuto più di un importo specifico, come definito dall’IRS ogni anno.
Salari supplementari e ritenuta
L’IRS considera bonus, regali e premi nella categoria dei salari supplementari. Il modo in cui trattenete dai dipendenti i salari supplementari dipende dal fatto che il pagamento sia separato dai salari regolari (come un assegno bonus separato).
Questa trattenuta è solo per l’imposta federale sul reddito. In generale, se i salari sono pagati in una busta paga regolare, la trattenuta viene fatta su tutta la busta paga in modo normale, compresa la parte supplementare. Se paghi i salari supplementari in un assegno separato, puoi trattenere un 22% fisso o puoi trattenere il tasso normale che stai usando attualmente per quel dipendente. (Questa è una semplificazione eccessiva e ci sono molte eccezioni.) Si prega di controllare IRS Publication 15 per maggiori dettagli.
Ritenuta e “Grossing Up” dei regali in contanti dei dipendenti o dei bonus
I regali dei dipendenti sono di solito abbastanza piccoli che non è necessario preoccuparsi dei dipendenti che vogliono cambiare le loro indennità di ritenuta. Ma per i bonus più grandi, dovreste dare ai dipendenti la possibilità di cambiare il loro importo di trattenuta W-4 per quell’unica busta paga.
Dovete permettere ai dipendenti di cambiare i loro moduli W-4 tutte le volte che lo desiderano. Questo processo richiede due moduli W-4 – uno per la trattenuta sull’assegno del bonus e un altro per tornare all’importo originale della trattenuta del dipendente.
Per esempio, se date a un dipendente un bonus di 1.000 dollari, al momento di togliere le tasse, l’assegno del bonus potrebbe essere solo 750 dollari. Si può calcolare un importo più alto per il bonus in modo che l’assegno mostri tutti i 1.000 dollari. Il dipendente riceve quello che sembra un bonus più alto, ma l’importo è al netto delle tasse. Paycheckcity ha un calcolatore gross-up che potete usare per aiutare a determinare l’importo netto di un assegno bonus, tenendo conto delle tasse sul libro paga.
Disclaimer: Le informazioni in questo articolo e su questo sito sono solo a scopo informativo generale. Queste questioni fiscali sono complicate, e ogni situazione è diversa, quindi dovreste consultare il vostro consulente fiscale prima di fare qualsiasi cosa che potrebbe avere un effetto fiscale.