Come pianificare una riunione di scuola superiore

Pianificare una riunione di classe di scuola superiore non è un compito da poco! Se è la tua prima riunione dopo il diploma, potresti non sapere bene da dove cominciare. Se state festeggiando da decenni dopo il diploma, potreste sentirvi sotto pressione per migliorare rispetto all’ultima riunione o per mantenere i compagni di classe impegnati così tanti anni dopo.

C’è molto a cui pensare e da gestire, dal rintracciare i compagni di classe, al raccogliere i pagamenti, alla logistica del giorno dopo. Abbiamo suddiviso questo processo apparentemente scoraggiante in 4 semplici fasi per aiutarvi a preparare ed eseguire un evento fantastico. Inizia presto (alcune riunioni iniziano a pianificare fino a 2 anni prima!), metti insieme una grande squadra e segui questa guida per una fantastica riunione di classe.

Fase 1: Fasi iniziali di pianificazione

Quando si inizia a pianificare una riunione di scuola superiore? Prima è, meglio è!

Richiama! Metti insieme il tuo comitato di pianificazione.

Pianificare un grande evento come una riunione delle scuole superiori non deve essere un lavoro per una sola persona. Il tuo primo compito è quello di trovare un gruppo di persone affidabili su cui puoi contare per portare a termine i loro compiti. Tradizionalmente, l’evento è pianificato dagli ex membri del consiglio studentesco, ma non aver paura di chiedere aiuto al di fuori di questo gruppo! Potresti essere sorpreso da chi alza la mano per aiutare se solo lo chiedi. Una volta che hai il tuo stimato comitato di pianificazione, puoi suddividere le responsabilità e assegnare i ruoli per assicurarti che tutti abbiano una chiara comprensione del loro ruolo nella pianificazione della riunione della scuola superiore.

Organizzati

Il prossimo passo è quello di porre le basi per i mesi a venire. Se non sei un tipo super organizzato, considera di chiedere a qualcuno del comitato di intervenire e aiutare in questo. Ecco alcuni consigli per aiutarti ad organizzarti:

• Seleziona una destinazione condivisa per i documenti e la creatività dell’evento. Non c’è bisogno che sia qualcosa di stravagante – una cartella di Google Drive è un’ottima opzione – assicurati solo che sia accessibile a tutti i membri del comitato.
• Fai una linea temporale con le tappe fondamentali della pianificazione e gli obiettivi. Questo può iniziare come qualcosa di semplice come “fissare la data, il luogo e il budget entro 3 mesi”, e si può tracciare il resto della pianificazione una volta che queste pietre miliari sono in atto.
• Trova un modo semplice per monitorare le responsabilità e i progressi. Questo potrebbe essere un foglio di calcolo condiviso o uno strumento gratuito di gestione dei progetti come Trello.

Inizia a rintracciare i tuoi compagni di classe

Grazie al cielo, il mondo digitale in cui viviamo ha reso il contatto con gli ex compagni di classe molto più facile. I social media sono un ottimo punto di partenza – in particolare Facebook & LinkedIn. Vi consigliamo di iniziare un gruppo Facebook per la vostra classe, in quanto questo sarà un ottimo modo per condividere gli aggiornamenti e la vostra pagina dell’evento. Puoi anche usarlo come strumento per sondare i partecipanti su varie aspettative e preferenze per aiutare a prendere decisioni nella tua pianificazione.

Fase 2: Inizia la vera pianificazione

La fase 1 ha posto le basi per l’inizio del vero lavoro. Nella fase 2 il tuo comitato entrerà davvero in azione per iniziare a dare vita ai dettagli della tua rimpatriata scolastica.

Inchioda il tipo di rimpatriata che vuoi fare

La bellezza di pianificare rimpatriate di classe è che non c’è davvero un modo giusto o sbagliato di farle. Ci piace vedere i vari modi in cui le diverse scuole e classi celebrano le riunioni. Abbiamo visto riunioni con pasti formali con catering, fine settimana pieni di attività programmate, e riunioni più casuali in un bar locale o in una pista da bowling. Fatti un’idea di ciò che i tuoi compagni di classe vogliono e si aspettano da una riunione (è qui che i gruppi di Facebook possono tornare utili!) e usalo per decidere in che direzione andare nella pianificazione.

Fissa la data & Luogo

Una volta che sai che tipo di evento organizzerai sarà molto più facile sapere cosa cercare in un luogo e iniziare a pianificare il programma. Ricorda, luoghi diversi avranno diversi contratti e requisiti da considerare, quindi assicurati di fare domande su cose come depositi e minimi per mitigare eventuali sorprese indesiderate e assicurarti di poter pianificare e prezzare di conseguenza.

Imposta la pagina dell’evento della tua riunione

Una volta pianificati i dettagli principali, vorrai impostare un modo semplice per i tuoi compagni di classe di rispondere e pagare per la loro partecipazione alla riunione. La pagina dell’evento è anche una grande posizione centrale per ospitare tutti i dettagli importanti dell’evento. RSVPify rende l’intero processo di vendita dei biglietti per la tua riunione super facile – e sembra super professionale! Abbiamo anche messo insieme una guida dettagliata per impostare la pagina dell’evento della tua riunione di classe per aiutarti a configurarla facilmente.

Suggerimento: con RSVPify, non c’è bisogno di aspettare fino a dopo l’evento per raccogliere i fondi che hai raccolto dai compagni di classe. Questo sarà utile quando si tratterà di fare i depositi per la sede e altri elementi essenziali dell’evento!

Fase 3: Promuovi il grande evento

Tu e il tuo team state impiegando tonnellate di tempo per rendere questa riunione speciale. Non abbiate paura di promuoverla! Nella fase 3 condivideremo le strategie per massimizzare la partecipazione alla riunione.

Condividi i dettagli PRIMA

Ovviamente, non tutti i tuoi compagni di classe vivono ancora nella zona locale. Questi partecipanti avranno bisogno di fare ulteriori impegni finanziari e di tempo per partecipare all’evento, quindi sii consapevole di questo! La cosa migliore che puoi fare è comunicare la data il prima possibile, anche se non hai ancora definito tutti i dettagli, per dare loro la migliore possibilità di organizzarsi per partecipare.

Ricorda, ricorda, & Ricorda ancora

Mantieni l’evento in testa alla mente dei tuoi compagni di classe usando frequenti aggiornamenti e promemoria. Per non avere la sensazione che li stai spammando, sii creativo con i tuoi post sui social media. Ecco alcune idee:

• Posta delle foto del liceo! Taggate le persone nella foto per coinvolgerle nei prossimi festeggiamenti.
• Fate un conto alla rovescia per l’evento e altre pietre miliari come l’ultimo giorno per i prezzi early bird e l’ultimo giorno per acquistare i biglietti.
• Sottolineate i compagni di classe che partecipano con una foto e una breve biografia di ciò che hanno fatto dopo il diploma.
• Segnala ogni membro del comitato di pianificazione e il loro coinvolgimento nella pianificazione.
• Dedica i post alla sede, agli sponsor e alle attività specifiche che si svolgeranno durante il tempo trascorso insieme.

Vendere i biglietti in anticipo con gli incentivi

Fornire incentivi può aiutare a spingere le persone ad acquistare i biglietti in anticipo ed evitare tonnellate di vendite dell’ultimo minuto. Prezzi early bird o incentivi come biglietti extra per le bevande o ingressi per vincere un premio o una lotteria sono solo alcune idee. Per maggiori dettagli su come incentivare i primi acquirenti, dai un’occhiata alla nostra guida per aumentare le vendite dei biglietti per l’evento.

Fase 4: Logistica del giorno

Mentre l’evento si avvicina, assicurati di avere tutte le carte in regola per un evento divertente! Ecco alcuni consigli per una navigazione senza intoppi nel giorno/weekend della reunion.

Mantieni la linea che si muove con un processo di check-in fluido

Iniziare l’evento nel modo giusto con un processo di check-in fluido e veloce. Se hai raccolto i pagamenti tramite RSVPify, avrai accesso gratuito alla nostra funzione integrata di check-in (proprio così, GRATIS). Puoi inviare agli ospiti i codici QR e controllare rapidamente che i partecipanti abbiano acquistato i biglietti in anticipo all’ingresso.

Pensa ai piccoli dettagli

I piccoli dettagli possono fare una grande differenza nell’avere una riunione di liceo memorabile! Alcuni piccoli dettagli che hanno un grande impatto sono…

• Crea una playlist di canzoni che erano popolari quando eri al liceo da suonare durante l’evento. Puoi anche richiedere canzoni agli ospiti durante il processo di RSVP, o fare un post su Facebook in cui le persone possono commentare i nomi delle canzoni.
• Fai indossare ai partecipanti delle targhette con i nomi! Non vuoi che i partecipanti si sentano imbarazzati o stressati cercando di ricordare i nomi. Rendilo facile per tutti e fornisci targhette con il nome al check-in dell’evento.
• Avere un photo-booth e considerare l’assunzione di un fotografo per assicurarsi di ottenere alcuni grandi scatti della riunione. Questi ti torneranno utili per promuovere la prossima riunione miliare! Suggerimento: abbiamo alcune idee divertenti sulla nostra bacheca Pinterest!

Mantieni l’impegno

Anche quando l’evento è finito, fai uno sforzo per rimanere impegnato con i tuoi compagni di classe tra una riunione e l’altra! Il primo passo è quello di inviare un follow-up dopo l’evento ringraziando tutti coloro che hanno partecipato per essere stati lì! Questo è un buon momento per evidenziare i compagni di classe che hanno fatto molta strada per essere lì e far sapere ai partecipanti dove possono trovare le foto dell’evento. Dopo di che, è facile disimpegnarsi fino all’inizio della prossima stagione di pianificazione, ma ecco alcune semplici strategie per rimanere impegnati.

• Posta periodicamente nel gruppo Facebook! Per esempio, condividete notizie sulla vostra città natale/scuola, eventi di vita dei compagni di classe, o un ricordo della riunione di tanto in tanto.
• Tenete eventuali fondi extra dalla vostra riunione nel conto bancario della classe per inviare piccoli regali, biglietti o fiori ai compagni di classe per eventi importanti della vita. Non si può stare al passo con tutti, ma un piccolo mazzo di fiori dalla classe per qualcuno che sta attraversando un momento difficile può davvero essere significativo.