I doveri di un tesoriere no-profit

Mentre può sembrare che il tesoriere di un’organizzazione no-profit non faccia altro che apparire alla riunione del consiglio con il rapporto finanziario in mano, molti dei doveri e delle responsabilità di un tesoriere no-profit avvengono dietro le scene. Il tesoriere è un funzionario del consiglio di amministrazione. È una posizione importante perché il consiglio affida al tesoriere la gestione dei fondi pubblici.

La persona che ricopre la posizione di tesoriere deve essere una persona di grande fiducia e integrità. Prima che molti donatori o finanziatori siano disposti a offrire fondi a un’organizzazione non profit, possono chiedere di vedere il bilancio e i rapporti finanziari dell’organizzazione. Un esame dei rapporti li informa sui vincoli di bilancio e sulle abitudini di spesa dell’organizzazione. I rapporti finanziari indicano anche la salute finanziaria dell’organizzazione, indipendentemente dalle dimensioni del bilancio. È importante che i tesorieri preparino rapporti finanziari chiari, accurati e tempestivi, il che aiuta a guadagnare la fiducia del pubblico nell’organizzazione.

Mentre molti dei doveri di un tesoriere riguardano la contabilità e le operazioni bancarie, un tesoriere non profit efficace pensa sempre a come le finanze dell’organizzazione si collegano alla missione generale.

Doveri e responsabilità di un tesoriere non profit

Un tesoriere non profit è il direttore principale della gestione e della supervisione finanziaria. Nella maggior parte delle organizzazioni, il tesoriere ha uno stretto rapporto di lavoro con altri ufficiali come il presidente del consiglio e il segretario.

Alcuni dei compiti di base del tesoriere non profit non sono molto diversi da quelli della gestione delle finanze personali e del budget a casa. Il tesoriere di solito apre il conto bancario, gestisce il flusso di cassa e riconcilia gli estratti conto bancari.

Un tesoriere non profit efficace svilupperà sistemi per assicurare la solvibilità dell’organizzazione. Per esempio, se i rinnovi dei soci tendono ad essere alti in un particolare mese, il tesoriere può scegliere quel mese per pagare le fatture necessarie come l’assicurazione dei direttori e dei funzionari o altre spese anticipate. Il tesoriere dovrebbe essere preparato a spiegare tutti i debiti e le fatture in sospeso in qualsiasi momento.

Il tesoriere prende l’iniziativa di aiutare il resto del consiglio a formare le politiche finanziarie, come chi può accedere ai fondi, chi ha l’autorità di firmare gli assegni, come vengono rimborsate le spese, l’uso della carta di credito dell’organizzazione e la gestione delle piccole spese in contanti. In genere, le organizzazioni non profit richiedono almeno due firme da parte dei funzionari del consiglio per elaborare gli assegni. Molte organizzazioni pongono anche un limite alla scrittura di assegni oltre un certo importo, come $50 o $100.

Alcuni tipi di organizzazioni non profit possono essere in grado di investire fondi. Il tesoriere si assume la responsabilità di investire i fondi dell’organizzazione e di assicurarsi che stiano seguendo tutte le leggi federali, statali e locali al riguardo.

Tutte le organizzazioni non profit sono tenute a condurre un audit annuale. Il tesoriere e uno o più consiglieri di solito partecipano alla revisione, e il tesoriere prepara il rapporto di revisione.

Le organizzazioni non profit più grandi possono formare un comitato finanziario. In questo caso, il tesoriere presiede il comitato finanziario e fa raccomandazioni per una co-presidenza e altri membri del comitato.

A causa della forte attenzione di un’organizzazione non profit alla raccolta di fondi, è necessario avere una persona competente disponibile per ricoprire la posizione di tesoriere in ogni momento. La pianificazione della successione per la posizione di tesoriere è di vitale importanza. L’attuale tesoriere di solito prende l’iniziativa di pianificare la propria successione o offre raccomandazioni al comitato di nomina.

Gestire il bilancio del non profit

I direttori del consiglio di amministrazione si affidano al bilancio dell’organizzazione per guidare il loro processo decisionale e per aiutare a informare gli obiettivi dell’organizzazione. I consigli responsabili di solito hanno domande sul bilancio, in particolare quando ci sono grandi spese o variazioni insolite. Il tesoriere dovrebbe essere pronto a rispondere a tutte le domande sul bilancio prima che il consiglio lo approvi.

Oltre a mantenere il bilancio, il tesoriere prepara anche un rapporto finanziario per la revisione del consiglio ad ogni riunione del consiglio. Un dovere regolare del tesoriere è quello di monitorare il bilancio e confrontare continuamente le spese effettive con quelle preventivate.

Preparazione di rapporti finanziari e deposito di moduli legali

Il tesoriere dovrebbe imparare il più possibile sui rapporti finanziari e su come creare rapporti comprensibili. Inoltre, il tesoriere è la persona in prima linea per informare il resto del consiglio su importanti eventi finanziari, tendenze nazionali o globali, e qualsiasi altra preoccupazione finanziaria.

L’IRS richiede alle organizzazioni non profit di presentare il modulo 990 entro il 15° giorno del 5° mese dopo la fine del periodo contabile dell’organizzazione. Il tesoriere ha la responsabilità di assicurarsi che questo modulo venga archiviato entro la data di scadenza. Anche gli altri membri del consiglio sono responsabili di questo deposito. I membri del consiglio possono richiedere i moduli di archiviazione finanziaria e altri rapporti finanziari al tesoriere in qualsiasi momento.

Le organizzazioni non profit della California devono prendere nota delle leggi statali per le organizzazioni non profit. La legge statale della California richiede che le organizzazioni non profit abbiano un direttore finanziario (CFO). Se un’organizzazione non ha un CFO, lo stato considera il tesoriere come CFO.

Suggerimenti utili per i tesorieri non profit

Aiuta i tesorieri e le organizzazioni non profit che servono a stabilire solidi controlli interni e politiche di gestione finanziaria. Politiche finanziarie chiaramente dichiarate che i consigli di amministrazione fanno rispettare in modo coerente vanno a beneficio di tutti e non lasciano nulla al caso.

La contabilità dovrebbe essere accurata, completa e aggiornata in ogni momento perché i membri del consiglio di amministrazione o altri potrebbero aver bisogno di accedervi rapidamente. I tesorieri dovrebbero tenere un calendario delle date importanti e delle scadenze di archiviazione, comprese le scadenze per il modulo 990 e la presentazione delle dichiarazioni dei redditi. I consigli delle organizzazioni non profit dovrebbero anche avere un piano di riserva per assicurarsi che l’organizzazione rispetti le scadenze nel caso in cui il tesoriere sia malato o non sia disponibile per gli affari del consiglio inaspettatamente.

Le organizzazioni non profit di solito conducono una revisione annuale, ma alcune situazioni possono richiedere una revisione prima della data annuale. I tesorieri devono essere disponibili a partecipare alle revisioni contabili ogni volta che il consiglio ne ha bisogno o si consiglia una revisione contabile.

È prudente e saggio per il tesoriere limitare l’accesso ai fondi dell’organizzazione perché qualsiasi accenno di frode o di spesa sospetta avrà un impatto negativo su una no-profit. Accuse di tali attività possono portare a indagini, cattiva reputazione e possibile perdita dello status di no-profit.

I tesorieri e gli altri membri del consiglio dovrebbero tenere a mente che è illegale per chiunque praticare la legge senza una licenza, quindi non dovrebbero mai dare consigli legali o fiscali specifici ai donatori riguardo alle donazioni. L’unico consiglio che i membri del consiglio dovrebbero dare è che i donatori chiedano consiglio ai loro avvocati o consulenti fiscali.

Il lavoro del tesoriere non è più difficile o richiede più tempo di qualsiasi altra posizione di funzionario del consiglio. Il lavoro è meglio ricoperto da qualcuno che ha un talento per la contabilità e la finanza. È anche preferibile che il tesoriere abbia una conoscenza delle organizzazioni non profit, ma questo è un requisito che qualcuno può imparare sul lavoro, se necessario. È più importante riempire il ruolo con qualcuno che tenga in grande considerazione l’onestà e l’integrità e che si impegni per l’accuratezza, la trasparenza e la tempestività.

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