Il processo di gestione del rischio del progetto | 5 suggerimenti per il successo

Come i progetti diventano sempre più dinamici, le organizzazioni hanno bisogno della capacità di gestire l’incertezza, o rischio, che viene insieme a questi cambiamenti. La crescente domanda di professionisti qualificati nella gestione dei progetti riflette questa tendenza – si stima che 22 milioni di posti di lavoro saranno aggiunti al settore entro il 2027.

Per coloro che cercano di entrare o avanzare in un ruolo di gestione dei progetti, la capacità di gestire il rischio è un’abilità essenziale che i datori di lavoro cercano. Per diventare un esperto nella prevenzione e nella risposta al rischio, dovete prima capire cos’è il rischio e il processo con cui viene gestito.

Di seguito, diamo un’occhiata al processo di gestione del rischio e forniamo cinque consigli per il successo mentre iniziate a fare passi verso la riduzione e la gestione del rischio per la vostra organizzazione.

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Che cos’è il Risk Management?

Nel project management, il risk management è la pratica di identificare, valutare e prevenire o mitigare i rischi di un progetto che hanno il potenziale di influenzare i risultati desiderati. I project manager sono tipicamente responsabili della supervisione del processo di gestione del rischio per tutta la durata di un dato progetto.

Per gestire efficacemente il rischio, i project manager devono avere una chiara comprensione dei loro obiettivi in modo da poter identificare tutte le possibili barriere che potrebbero avere un impatto sulla capacità del team di produrre risultati.

“La gestione del rischio consiste nel guardare gli obiettivi del progetto e capire quali sono le minacce a questi obiettivi, e cosa si può fare per affrontarle fin dall’inizio”, dice Connie Emerson, assistente del professore del Master of Science in Project Management di Northeastern.

I tipi di eventi o scenari che rientrano nella categoria del rischio possono essere ampi e talvolta mal interpretati. Mentre i project manager o coloro che hanno il compito di supervisionare un progetto possono essere inclini a vedere i rischi esclusivamente come minacce, questo non è sempre il caso.

Per chiarire questo comune malinteso, Emerson definisce il rischio di progetto come “…un evento futuro che può o non può accadere che, se accade, avrà qualche impatto sugli obiettivi del progetto. Potrebbe essere positivo, un’opportunità, o negativo, una minaccia.”

Tipi di rischio di progetto

Oltre alle basi del significato di “rischio”, i project manager dovrebbero anche conoscere i diversi tipi di rischio che possono incontrare. A seconda del tipo di progetto, i fattori che dovrebbero essere considerati saranno diversi.

Ci sono diversi tipi di rischio che si verificano frequentemente, indipendentemente dalle specifiche del progetto. Questi tipi comuni di rischio includono:

Costo: Il rischio di eventi che hanno un impatto sul budget, specialmente quelli che causano il completamento del progetto oltre il budget. Errori nella stima dei costi generano comunemente un rischio in aggiunta a fattori esterni.
Schedule: Il rischio di conflitti di schedulazione non pianificati, come gli eventi che causano il ritardo del progetto. Lo scorrimento dell’ambito è una ragione comune per problemi di schedulazione e ritardi del progetto.
Performance: Il rischio di eventi che causano che il progetto produca risultati che non sono coerenti con le specifiche del progetto.

A seconda dei dettagli del progetto, ci sono molti altri tipi di rischi che possono verificarsi. Per esempio, i project manager possono anche aver bisogno di pianificare i rischi relativi all’implementazione, alla formazione, ai test e così via.

Una volta che i project manager identificano le categorie di rischio di cui dovrebbero preoccuparsi, possono iniziare a capire come questi rischi potrebbero avere un impatto sui risultati del progetto e cosa possono fare per ridurre i loro effetti. Per fare ciò, dovranno anche considerare l’ampiezza e la profondità di ogni tipo di rischio nel contesto del progetto complessivo.

Fasi del processo di gestione del rischio

Per proteggere un progetto dal rischio non pianificato, i project manager tipicamente seguono un processo di gestione del rischio continuo che li aiuta a identificare, comprendere e rispondere alle minacce e alle opportunità. Prima di iniziare questo processo, tuttavia, è importante comprendere appieno le pratiche della tua organizzazione e come condurrai il tuo lavoro sui rischi per quel progetto. Questo piano quindi guiderà i seguenti passi:

Identificare i rischi che potrebbero potenzialmente avere un impatto sul tuo progetto.
Assegnare la proprietà di ogni rischio identificato ad un membro del team che sarà incaricato di supervisionare quella minaccia o opportunità. Anche se alcuni project manager preferiscono assegnare la proprietà dopo che i rischi sono stati analizzati e messi in ordine di priorità, fare questo passo in anticipo può essere vantaggioso. “Molte volte assegno un proprietario al rischio molto presto perché voglio che quella persona guidi l’analisi del rischio”, nota Emerson.
Analizzare ogni rischio per comprendere appieno i fattori trainanti coinvolti e i potenziali impatti. Assicurati di considerare l’ampiezza e la profondità di ogni minaccia in questa fase per valutare la gravità di ogni rischio nel contesto del progetto complessivo.
Dare priorità ai rischi del progetto in base all’urgenza e alla gravità dell’impatto che potrebbero causare.
Rispondere ai rischi identificati secondo il tuo approccio di gestione del rischio, adottando misure per evitare che l’evento di rischio si verifichi o per minimizzare l’impatto se si verifica. Questo passo dovrebbe includere la costruzione della risposta e l’azione.
Monitorare la vostra strategia di gestione del rischio e apportare modifiche se necessario.

Anche se ci sono fasi chiare nel processo di gestione del rischio, questo dovrebbe idealmente essere uno sforzo continuo. Dopo tutto, la natura del rischio è intrinsecamente imprevedibile, e i project manager devono avere l’agilità e la disciplina per adattarsi continuamente ai cambiamenti nel corso di un dato progetto.

5 suggerimenti per ridurre e gestire il rischio

Sebbene sia impossibile eliminare completamente il rischio, ci sono passi che i project manager possono fare per gestire efficacemente i progetti riducendo la quantità di rischio. Ecco quattro consigli per iniziare:

Creare un piano di gestione del rischio.

Chiunque abbia esperienza nel project management sa quanto sia essenziale un forte piano di progetto per il successo dell’impresa. Ci sono molti piani accessori che sono spesso inclusi in questo piano, incluso il piano di gestione del rischio.

Secondo Emerson, il vostro piano di gestione del rischio dovrebbe definire la vostra metodologia per identificare e dare priorità al rischio, la vostra tolleranza al rischio, come il vostro team risponderà al rischio, come comunicherete il rischio, ecc. Sviluppare un piano di questo tipo richiede tempo e impegno, ma investire nella fase di pianificazione spesso ripaga creando una tabella di marcia che guiderà il vostro team durante tutta la fase di esecuzione del progetto.

Mantenete aggiornato il vostro registro dei rischi.

Il vostro registro dei rischi, che può essere combinato con il vostro piano di gestione dei rischi o un documento separato, è un elenco di tutti i possibili eventi di rischio che hanno il potenziale per influenzare il vostro progetto. Avere questo documento ti aiuterà a rimanere in cima ai potenziali problemi, ma è importante che tu lo tenga aggiornato in modo da avere sempre un’istantanea accurata a cui fare riferimento.

Utilizza il tuo registro dei rischi per tenere traccia di quali eventi di rischio si sono verificati, come il tuo team ha risposto e quali nuovi rischi sono emersi che non sei stato in grado di rilevare inizialmente. Mantenendo questo documento aggiornato e assicurandoti che sia integrato con altri deliverable di pianificazione, tu, i membri del tuo team e altri stakeholder chiave avrete sempre un quadro chiaro dello stato del progetto.

Capire l’evento di rischio.

Un errore comune nella gestione del rischio è la tendenza delle persone a pensare al rischio in termini di possibili esiti piuttosto che all’evento di rischio stesso. Per esempio, le persone a volte identificano “la mancanza della scadenza” come un rischio per il loro progetto. Mentre mancare la scadenza è certamente una minaccia per il progetto, questo non è effettivamente il rischio, ma piuttosto l’impatto.

Invece, considerate il rischio nel seguente formato: A causa di X, Y potrebbe verificarsi, causando l’impatto Z. Questo vi aiuterà a capire la radice del rischio, l’evento rischioso, e come dovreste affrontarlo.

Essere proattivi invece che reattivi.

I project manager a volte possono fare l’errore di adottare un approccio reattivo alla gestione del rischio piuttosto che un approccio proattivo. Sarà sempre necessario avere l’agilità di reagire quando si verifica un evento non pianificato, ma è anche importante fare un passo indietro e vedere il progetto attraverso una lente proattiva.

Investendo tempo nelle prime fasi del processo di gestione del rischio e analizzando completamente ogni rischio, puoi prepararti a prendere misure preventive che riducono la probabilità che l’evento di rischio si verifichi, piuttosto che cercare di rispondere quando è già accaduto.

Sviluppa le tue capacità di gestione del progetto.

Soprattutto, gestire efficacemente i progetti e i loro rischi richiede una forte base di capacità di gestione del progetto. Oltre alla pratica, all’aggiornamento sulle tendenze del settore e alla partecipazione a conferenze e workshop, uno dei modi migliori per affinare queste competenze è ottenere un certificato o una laurea in project management.

Chi si trova di fronte all’opportunità di supervisionare un progetto, ma non ha una formazione formale, può trarre notevoli benefici dalla formazione in project management; tuttavia, anche chi lavora già nel settore può trarre beneficio dall’affinare le proprie capacità.

Programmi come il Master of Science in Project Management della Northeastern, per esempio, sono progettati per sviluppare competenze essenziali attraverso l’esperienza pratica. I docenti leader del settore offrono opportunità uniche per discutere le sfide del mondo reale in classe, dando agli studenti la possibilità di applicare le loro conoscenze agli scenari che dovranno affrontare nei loro ruoli.

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