Parafrasare e riassumere

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Rendere le informazioni complesse più facili da digerire!

Immagina di preparare una presentazione per il tuo CEO. Hai chiesto a tutti i membri del tuo team di contribuire, e tutti hanno molto da dire!

Ma ora hai una dozzina di relazioni, tutte in stili diversi, e il tuo CEO dice che può dedicare solo 10 minuti per leggere la versione finale. Cosa fai?

La soluzione è parafrasare e riassumere i rapporti, in modo che il tuo capo riceva solo le informazioni chiave di cui ha bisogno, in una forma che può elaborare rapidamente.

In questo articolo, spieghiamo come parafrasare e come riassumere, e come applicare queste tecniche al testo e al parlato. Esploriamo anche le differenze tra le due abilità, e indichiamo le insidie da evitare.

Che cos’è la parafrasi?

Quando si parafrasa, si usano le proprie parole per esprimere qualcosa che è stato scritto o detto da un’altra persona.

Metterlo nelle tue parole può chiarire il messaggio, renderlo più rilevante per il tuo pubblico, o dargli un maggiore impatto.

Potresti usare il materiale parafrasato per sostenere il tuo argomento o punto di vista. Oppure, se stai mettendo insieme una relazione, una presentazione o un discorso, puoi usare la parafrasi per mantenere uno stile coerente, e per evitare lunghe citazioni dal testo originale o dalla conversazione.

Il materiale parafrasato dovrebbe mantenere il suo significato originale e la sua lunghezza (approssimativa), ma puoi usarlo per prendere un singolo punto da una discussione più lunga.

Che cos’è il riassunto?

Al contrario, un riassunto è una breve panoramica di un’intera discussione o argomento. Potresti riassumere un intero documento di ricerca o una conversazione in un singolo paragrafo, per esempio, o con una serie di punti elenco, usando le tue parole e il tuo stile.

La gente spesso riassume quando il materiale originale è lungo, o per sottolineare fatti o punti chiave. I riassunti tralasciano i dettagli o gli esempi che possono distrarre il lettore dalle informazioni più importanti, e semplificano argomenti, grammatica e vocabolario complessi.

Usati correttamente, il riassunto e la parafrasi possono far risparmiare tempo, aumentare la comprensione e dare autorità e credibilità al tuo lavoro. Entrambi gli strumenti sono utili quando la formulazione precisa della comunicazione originale è meno importante del suo significato generale.

Come parafrasare un testo

Per parafrasare un testo, segui questi quattro passi:

Leggi e prendi nota

Leggi attentamente il testo che vuoi parafrasare. Evidenzia, sottolinea o annota termini e frasi importanti che devi ricordare.

Trova termini diversi

Trova parole o frasi equivalenti (sinonimi) da usare al posto di quelle che hai scelto. Un dizionario, un thesaurus o una ricerca online possono essere utili in questo caso, ma fai attenzione a preservare il significato del testo originale, soprattutto se hai a che fare con termini tecnici o scientifici.

Metti il testo nelle tue parole

Riscrivi il testo originale, riga per riga. Semplifica la grammatica e il vocabolario, regola l’ordine delle parole e delle frasi, e sostituisci le espressioni “passive” con quelle “attive” (per esempio, potresti cambiare “Il nuovo fornitore è stato contattato da Nusrat” in “Nusrat ha contattato il nuovo fornitore”).

Rimuovi le clausole complesse e spezza le frasi più lunghe in altre più brevi. Tutto questo renderà la tua nuova versione più facile da capire.

Controlla il tuo lavoro

Controlla il tuo lavoro confrontandolo con l’originale. La tua parafrasi dovrebbe essere chiara e semplice, e scritta con le tue stesse parole. Può essere più breve, ma dovrebbe includere tutti i dettagli necessari.

Come parafrasare un discorso

In una conversazione – una riunione o una sessione di coaching, per esempio – parafrasare è un buon modo per assicurarsi di aver capito correttamente ciò che l’altra persona ha detto.

Questo richiede due abilità aggiuntive: l’ascolto attivo e fare le domande giuste

Le domande utili includono:

• Se ho capito bene, stai dicendo che…? È giusto?
• Ho capito bene quando hai detto che…?

Puoi usare domande come queste per ripetere le parole di chi parla. Per esempio, se la persona dice, “Non abbiamo i fondi disponibili per questi progetti”, si potrebbe rispondere: “Se ho capito bene, stai dicendo che la nostra organizzazione non può permettersi di pagare i progetti della mia squadra?”

Questo può sembrare ripetitivo, ma dà all’oratore l’opportunità di evidenziare eventuali malintesi, o di chiarire la sua posizione.

A volte, potreste aver bisogno di parafrasare un discorso o una presentazione. Forse vuoi riferire al tuo team, o scriverne in un blog aziendale, per esempio.

In questi casi è una buona idea fare delle note riassuntive mentre ascolti, e lavorarci su in una parafrasi più tardi. (Vedi Come riassumere il testo o il discorso, sotto.)

Come riassumere il testo o il discorso

Segui i passi 1-5 qui sotto per riassumere il testo. Per riassumere materiale parlato – un discorso, una riunione o una presentazione, per esempio – inizia dal passo 3.

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Fatti un’idea generale dell’originale

Prima di tutto, leggi velocemente il testo che stai riassumendo per farti un’idea generale del suo contenuto. Presta particolare attenzione al titolo, all’introduzione, alla conclusione, ai titoli e ai sottotitoli.

Verifica la tua comprensione

Crea la tua comprensione del testo leggendolo di nuovo più attentamente. Controlla che la tua interpretazione iniziale del contenuto sia corretta.

Prendi appunti

Prendi appunti su ciò che stai leggendo o ascoltando. Usa punti elenco e introduci ogni punto con una parola chiave o un’idea. Scrivi solo un punto o un’idea per ogni punto.

Se stai riassumendo materiale parlato, potresti non avere molto tempo per ogni punto prima che l’oratore vada avanti. Se puoi, procurati in anticipo un’agenda della riunione, una copia della presentazione o una trascrizione del discorso, in modo da sapere cosa ti aspetta.

Assicurati che i tuoi appunti siano concisi, ben ordinati e includano solo i punti davvero importanti.

Tip:

Il Cornell Note-Taking System è un modo efficace per organizzare i tuoi appunti mentre li scrivi, in modo da poter identificare facilmente i punti chiave e le azioni in seguito. Anche il nostro articolo, Writing Meeting Notes , contiene molti consigli utili.

Scrivi il tuo riassunto

I punti elenco o le liste numerate sono spesso un formato accettabile per i riassunti – per esempio, sulle diapositive di una presentazione, nei verbali di una riunione, o nelle sezioni Punti chiave come quella alla fine di questo articolo.

Tuttavia, non usare solo le note elencate che hai preso al punto 3. Probabilmente dovranno essere modificate o “modificate”. Probabilmente avranno bisogno di un editing o di una “lucidatura” se volete che altre persone li capiscano.

Alcuni riassunti, come gli abstract di un documento di ricerca, i comunicati stampa e il copy di marketing, richiedono una prosa continua. Se questo è il caso, scrivi il tuo riassunto come un paragrafo, trasformando ogni punto elenco in una frase completa.

Cerca di usare solo i tuoi appunti, e fai riferimento a documenti originali o registrazioni solo se davvero necessario. Questo aiuta a garantire che tu usi le tue parole.

Se stai riassumendo un discorso, fallo il prima possibile dopo l’evento, mentre è ancora fresco nella tua mente.

Controlla il tuo lavoro

Il tuo riassunto dovrebbe essere un breve ma informativo riassunto dell’originale. Controlla di aver espresso tutti i punti più importanti con parole tue, e di aver tralasciato qualsiasi dettaglio non necessario.

Sommario: un esempio

Originale

Come si fa a identificare i propri punti di forza e di debolezza, e ad analizzare le opportunità e le minacce che ne derivano? L’analisi SWOT è una tecnica utile che ti aiuta a farlo.

Quello che rende la SWOT particolarmente potente è che, con un po’ di riflessione, può aiutarti a scoprire opportunità che altrimenti non avresti individuato. E comprendendo le tue debolezze, puoi gestire ed eliminare le minacce che altrimenti potrebbero danneggiare la tua capacità di andare avanti nel tuo ruolo.

Se guardi te stesso usando la struttura SWOT, puoi iniziare a separarti dai tuoi pari, e sviluppare ulteriormente i talenti e le abilità specializzate di cui hai bisogno per avanzare nella tua carriera e per aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi personali.

Sommario

L’analisi SWOT è una tecnica che ti aiuta a identificare punti di forza, debolezze, opportunità e minacce. Comprendere e gestire questi fattori ti aiuta a sviluppare le capacità di cui hai bisogno per raggiungere i tuoi obiettivi e progredire nella tua carriera.

Permesso e citazioni

Se intendi pubblicare o far circolare il tuo documento, è importante chiedere il permesso al titolare del copyright del materiale che hai parafrasato o riassunto. In caso contrario, puoi essere accusato di plagio o persino di azioni legali.

È buona pratica citare le tue fonti con una nota a piè di pagina, o con un riferimento nel testo a una lista di fonti alla fine del tuo documento. Ci sono diversi stili di citazione standard – scegline uno e applicalo coerentemente, oppure segui le linee guida dello stile della tua organizzazione.

Tip:

Oltre a riconoscere l’autore originale, le citazioni dicono a te, il lettore, che stai leggendo materiale parafrasato o riassunto. Questo ti permette di controllare la fonte originale se pensi che le parole di qualcun altro possano essere state usate male o male interpretate.

Alcuni scrittori potrebbero usare le idee di altri per sostenere le proprie, ma includere solo ciò che gli conviene, per esempio. Altri potrebbero aver frainteso gli argomenti originali, o averli “distorti” aggiungendo il proprio materiale.

Se siete diffidenti, o trovate problemi con il lavoro, potreste preferire cercare fonti di informazione più affidabili. (Vedi il nostro articolo, How to Spot Real and Fake News , per saperne di più.)

Punti chiave

Parafrasare significa riformulare un testo o un discorso con parole proprie, senza cambiarne il significato. Riassumere significa ridurre il testo all’essenziale. Puoi usare entrambe le tecniche per chiarire e semplificare informazioni o idee complesse.

Per parafrasare un testo:

1. Leggi e prendi appunti.
2. Trova termini diversi.
3. Metti il testo nelle tue parole.
4. Controlla il tuo lavoro.

Puoi anche usare la parafrasi in una riunione o in una conversazione, ascoltando attentamente ciò che viene detto e ripetendolo all’oratore per controllare di aver capito bene.

Per riassumere un testo o un discorso:

1. Fatti un’idea generale dell’originale.
2. Controlla la tua comprensione.
3. Prendi nota.
4. Scrivi il tuo riassunto.
5. Controlla il tuo lavoro.

Cerca il permesso per qualsiasi materiale protetto da copyright che usi, e citalo in modo appropriato.