8 Vergaderzaalopstellingsstijlen en hoe u de beste kiest

Na succesvol onderzoek en overleg hebt u eindelijk de perfecte locatie voor uw vergadering gevonden. Nu is het tijd om te beslissen welke stijl van vergaderzaalopstelling geschikt zal zijn voor uw type evenement. Hier is hoe te beslissen. Allereerst zijn de indeling en de tafelopstelling van een vergaderruimte net zo belangrijk als de locatie zelf.

Inzicht in de verschillende facetten van de conferentie zelf zijn de belangrijkste uitgangspunten om tot de beste vergaderopstellingstijlen te komen. Deze aspecten omvatten het bevestigen van het aantal aanwezigen, het begrijpen van de specificaties van uw klanten en een evaluatie van de middelen die u ter beschikking hebt.

Aan planners: Het wordt pas echt interessant als een klant geen idee heeft van een opstellingsstijl, maar wel een mooie opstelling wil die de ruimte maximaal benut en toch vrije bewegingen toelaat. Als planner moet je jongleren met je vaardigheden en ervaring en met de best mogelijke suggesties voor hen komen.

Aan klanten: Het is altijd goed om een ruw idee te hebben van wat u wilt bereiken voordat u een organisator benadert, want in het geval dat ze er niet in slagen aan uw verwachtingen te voldoen, is het niet minder hun schuld dan dat het de uwe is. Hieronder vindt u enkele van de snelste en eenvoudigste opstellingen die niet veel ervaring vereisen, zelfs een amateur zou het kunnen doen en toch fantastische resultaten bereiken.

Kilimo Grand Resort

Dit is in principe een rij stoelen die naar de voorkant van de zaal zijn gericht, meestal verdeeld door het midden en/of de zijgangen om de afgevaardigden gemakkelijk toegang te verlenen. Meestal moeten de rijen en kolommen gelijk zijn. Als uw vergadering niet veel notulen nodig heeft of als u een maximale zitcapaciteit wilt bereiken, dan is deze opstellingsstijl een goed idee.

Typisch het meest geschikt voor vergaderingen van ongeveer 2 uur. Het is het meest geschikt voor massabijeenkomsten, jaarlijkse algemene vergaderingen en productlanceringen zoals deze voor Apple.

Lokaalstijl

Travellers Beach Mombasa

Sommigen noemen het liever “de schoolstijl” Het is zo ongeveer waar het op lijkt. De stoelen en tafels staan in rijen tegenover elkaar om het schrijven, het gebruik van computers of het nuttigen van maaltijden te ondersteunen. Dit soort opstelling kan worden gebruikt wanneer u wilt dat uw gasten tijdens de vergadering een bord eten, hun computers gebruiken of aantekeningen maken. Het is het meest geschikt voor opleidingen en lezingen. Vermijd echter dat te veel mensen in een tafel passen, omdat ze de ruimte niet comfortabel zullen kunnen benutten en dus ontevreden zullen zijn.

SEE ALSO: Tips om de perfecte locatie te vinden

Emeli hotel

Het plaatsen van de vergadertafels naast elkaar met één opening en dus een U-vorm vormen is een ander type opstellingsstijl die vaak voorkomt. U kunt ook een ronde tafel gebruiken en de stoelen eromheen plaatsen, waarbij aan één kant een opening overblijft voor presentatiedoeleinden. Normaal gesproken is het doel van de opening om presentaties mogelijk te maken die visueel zijn, zodat iedereen ze kan zien. Deze stijl is onfeilbaar wanneer er behoefte is aan een combinatie van zowel presentatie als groepsinteracties of discussies. Geschikt voor kleine jaarlijkse algemene vergaderingen, conferenties en workshops.

4.Boardroom stijl

In tegenstelling tot de U-stijl bevat deze stijl zitplaatsen aan alle kanten van de tafel(s). Een rechthoekige of ovale tafel is geschikt voor dit soort opstelling. Maar als de groep groter is, kunt u ervoor kiezen tafels samen te voegen om een hol vierkant te vormen als een directiekamer. Wanneer u een face to face interactie met uw publiek wilt bereiken of wanneer zij daarom vragen, dan is het gerechtvaardigd om deze stijl te gebruiken. Wees echter voorzichtig met de aantallen, want die bepalen of u een holle vierkant, een rechthoekige boardroomopstelling of slechts één tafel gebruikt, wat weer van invloed is op de communicatieaspecten. Deze stijl is het meest geschikt voor vergaderingen van de raad van bestuur, commissievergaderingen, teambriefings en interviews.

Banquetingstijl

Fairmont the Norfolk

Dit is waar ronde tafels worden gebruikt en in berekende groeperingen worden gerangschikt om gemakkelijke beweging evenals dienst van voedsel toe te staan terwijl de mensen zitten. Sommige tafels zijn eigenlijk ontworpen als bankettafels. Door hun aard van verhoogd comfort en gemak van interactie is deze opstellingsstijl normaal gesproken geschikt voor galadiners, huwelijksrecepties en prijsuitreikingen.

Cocktailstijl

Hotel Emerald, Westlands

Als u ooit op een cocktailparty bent geweest, heeft u misschien gemerkt dat het een zeer sociaal evenement is dat veel beweging, interactie en soms netwerken vereist. Dit is de reden waarom wij tafels hebben die speciaal voor dat doel zijn ontworpen. De tafels zijn zorgvuldig verspreid over de kamer of een buitenarena en ze zorgen normaal gesproken voor ondersteuning en het plaatsen van de cocktail drankjes en hapjes.

7.Cabaret stijl

Wel deze klinkt misschien te buitenlands maar zie het als halverwege de banket stijl. Waar we bij de banketstijl de stoelen rondom de tafel hebben, zijn bij deze de stoelen gerangschikt met ruimte aan de voorkant, zodat de gasten een prachtig uitzicht naar voren hebben. Geschikt voor prijsavonden en informele feesten.

V-vormige stijl

Maanzoni Lodge, Machakos.

Nauwelijks te vergelijken met een klaslokaal, maar bij deze opstelling staan de tafels en stoelen schuin omhoog en naar binnen, zodat zelfs degene die het verst van elke rij staat, de spreker zonder veel moeite kan zien of kan waarnemen wat er gebeurt. Dit bevordert de concentratie tijdens de vergaderingen, evenals andere voordelen die hierboven zijn genoemd in de stijl van klaslokaalopstelling. Ook geschikt voor groepstrainingen en lezingen.