Hoe begin ik met eventplanning? 5 manieren om je evenementcarrière te starten

Net zoals er niet één route is naar een geweldig evenement, is er ook niet één beproefd en waar pad dat op magische wijze leidt tot een carrière in event planning. Dit is een sector die gedijt op vindingrijkheid, creativiteit en constante vernieuwing. Toch zijn er slimme stappen te nemen om de reis te beginnen, vaardigheden op te bouwen en naam te maken voor jezelf.

Lees verder voor een overzicht van de beste strategieën om een succesvolle en lonende carrière in eventplanning te beginnen.

Ontdek hoe je een carrière als eventplanner kunt beginnen:

Bouw een sterke basis van branchekennis.

Een opleiding is een geweldige manier om basiskennis op te doen van de evenementenbranche en de horeca in het algemeen. Onderscheid jezelf van andere werkzoekenden met een industriespecifieke educatieve basis. Je zult opvallen omdat je de investering hebt gedaan in een gespecialiseerde opleiding. Deze opleiding is net zo nuttig voor het starten van je eigen event planning business als voor het aangenomen worden. Het is ook een geweldige manier om de verscheidenheid aan planningsbanen in de industrie te leren kennen.

Er is veel vraag naar eventplanners?

De evenementenindustrie groeit – en de vraag naar eventplanners zal naar verwachting groeien met een sneller dan gemiddeld tempo van zeven procent tot 2028.

Welke graad of certificering heb je nodig om eventplanner te worden?

Je hebt geen graad nodig om eventplanner te worden, maar bepaalde kwalificaties en certificaten kunnen je helpen om op te vallen – en te worden aangenomen.

Er zijn tientallen hogescholen en universiteiten die diploma’s in aanverwante vakgebieden, op zichzelf staande evenementencursussen, vergaderbenamingen en certificaatprogramma’s aanbieden. Deze cursussen worden gegeven door professionals uit de industrie die de business van binnenuit kennen. Of je nu een graad in gastvrijheid nastreeft of een paar certificaatprogramma’s volgt, maak gebruik van elke netwerkmogelijkheid die ze bieden.

Welke vaardigheden hebben eventplanners nodig?

Een evenementenplanner moet zijn:

• georganiseerd
• open voor samenwerking
• bereid om zich aan te passen
• creatief
• gefocust
• in staat om te multitasken
• goed met budgettering
• een uitstekende communicator
• Kalm en rustig onder druk
• Een netwerk maven
• Geschikt om te onderhandelen
• Bereid om te reizen

Hulpzame gerelateerde opleiding voor event planners:

• PR en communicatie
• Marketing
• Ontwerpen
• Boekhouden
• Management

Verwerk alle event (en niet-event) ervaring in relevante ervaring.

Het cultiveren van een gediversifieerd ervaringsportfolio – al dan niet binnen de evenementenindustrie – laat zien dat je een gevarieerde en waardevolle set vaardigheden hebt ontwikkeld. Heb je ervaring met eten en drinken? Dan zijn je vaardigheden in het opbouwen van relaties, je kennis van eten en voeding, en je multitaskingvaardigheden allemaal sterke punten. Heb je in de detailhandel gewerkt? Gebruik je sociale vaardigheden en klantinzichten om evenementen te ontwerpen waar de aanwezigen dol op zijn. Misschien ben jij wel de persoon die de feestjes voor familie en vrienden organiseert.

Bekijk je banen en je passies op overdraagbare soft skills. Bepaal hoe deze vaardigheden een aanvulling vormen op de evenementen die je wilt creëren en plannen, en neem ze op in het ervaringsgedeelte van je portfolio voor evenementenplanning.

Hoe bouw je een portfolio voor evenementenplanning op als nieuweling

Presenteer je creativiteit met foto’s van geënsceneerde evenementen. Springt je oog voor centerpiece design of creatief gebruik van natuurlijke elementen eruit? Maak contact met lokale fotografen, bruidswinkels, meubelverhuurbedrijven, lokale modellen en locaties om evenementen in scène te zetten voor promotiefoto’s waar alle betrokken groepen baat bij hebben. Maak voor- en na-foto’s om uw werk te laten zien.

Versterk uw online aanwezigheid. Fotogalerijen, blogposts en video’s zijn populair onder planners, maar in plaats van alle platforms aan te pakken om je boodschap naar buiten te brengen, kun je je beter richten op het cultiveren van een of twee platforms. Het doel is niet om overal aanwezig te zijn. Uitzonderlijke inhoud levert betere resultaten op.

Gebruik uw natuurlijke vermogen als conversatiestarter om online discussies aan te wakkeren. Deel tips, checklists en uw favoriete evenementenplanningssoftware met andere planners, of stel een videoreisblog samen om de beste evenementenlocaties in uw omgeving te belichten.

Start een blog en schrijf over wat u doet als planner. Netwerk met andere planners en bied aan om gastblogs te schrijven voor hun pagina’s. Kijk naar de inzendingsrichtlijnen voor tijdschriften en andere publicaties en stuur je werk ook naar hen.

Stroop je mouwen op voor een goed doel. Liefdadigheidsorganisaties kunnen alle hens aan dek gebruiken als het gaat om non-profit fondsenwerving en andere liefdadigheidsevenementen. Neem het voortouw of sluit je aan bij een commissie om ervaring op te doen die je aan je portfolio kunt toevoegen.

Verzamel testimonials van klanten. Vraag om aanbevelingen van je persoonlijke en professionele connecties, of je nu evenementen voor ze hebt gepland of dat ze ervaring met je hebben. De juiste testimonials vergroten je geloofwaardigheid en laten zien dat je net zo goed kunt presteren als je beweert.

Omarm verschillende portfolio-indelingen. Er is niet één beste portfolio-indeling. Bereik de juiste klanten met een verscheidenheid aan opties. Een website brengt uw informatie binnen handbereik, terwijl een fysiek portfolio zeer geschikt is voor persoonlijke ontmoetingen. Met Pinterest kun je inspiratie opdoen en delen, wat klanten een idee kan geven van je stijl. Je professionele Instagram is een geweldig sociaal visitekaartje voor potentiële klanten.

Balans tussen je logistieke ervaring en je creatieve output.

Een uitmuntende event professional betrekt zijn logische kant en zijn creatieve kant in zijn werk.

Logica en logistiek zijn de basis van succesvolle evenementen. Je moet geïnteresseerd zijn in de kleine details, niet alleen in de creatieve grote lijnen. Je denkt na over evenementenbudgetten en plattegrondindelingen, waarvoor je logisch moet kunnen denken en plannen. Ontevreden bezoekers en klanten zijn het gevolg als evenementen ongeorganiseerd zijn of niet precies in elkaar passen.

Aan de andere kant moeten evenementenplanners creatief kunnen denken. Deze mentaliteit is nuttig bij het vaststellen van uw zakelijke esthetiek, het ontwikkelen van evenementthema’s, of het ontwerpen van graphics. Uw creativiteit onderscheidt uw evenementen ook van andere, waardoor ze de wow-factor krijgen die klanten aantrekt. Een op maat gemaakte checklist voor evenementenplanning kan u helpen de logistiek te beheren en ervoor te zorgen dat u genoeg tijd inplant om die grote, opvallende ideeën te genereren.

Gratis bronnen die elke nieuwe evenementenplanner moet kennen:

• Canva is een grafisch ontwerpplatform waarmee je in een handomdraai posters, uitnodigingen, flyers en afbeeldingen voor sociale media kunt maken.

• Social Tables biedt een scala aan hulpmiddelen voor het plannen van evenementen, van het plannen van evenementen tot het beheren van gasten.

• Grammarly biedt een gratis grammaticacontrole met toondetectie, zodat u de beste indruk maakt wanneer u potentiële klanten benadert.

• Bewaar uw vergaderingen en afspraken met Appointlet, een intuïtieve planningsapp met een gratis versie vol functies.

• Maak uw digitale portfolio met een websitethema van WordPress – gratis als u een ‘wordpress.com’-merkadres gebruikt, of krijg nog meer thema’s als u een wordpress.org-account koppelt aan uw hosting en domeinnaam.

• Neem contact op met uw lokale SCORE-kantoor voor hulp bij het plannen van uw bedrijf.

• Ontdek locaties, lees recensies, vergelijk prijzen en doe inspiratie op bij Wedding Spot.

Zaai zaadjes voor een carrière als evenementenplanner in een sector waar je van houdt.

Als het gaat om de jacht op banen in de evenementensector, beperk je dan niet. Veel soorten organisaties houden evenementen en zijn op zoek naar professionals die een planningsrol op zich kunnen nemen. Ben je gepassioneerd door het werk van een lokale non-profit? Word vrijwilliger om hun planner te helpen, of ontwerp zelf evenementen voor hen. Als je geïnteresseerd bent in de kunst of de gezondheidszorg, kun je op zoek gaan naar functies als medewerker bij deze organisaties om je portfolio op te bouwen.

Of je nu werkt voor een farmaceutisch bedrijf en hun jaarlijkse conventie plant, of werkt voor een klein restaurant dat sociale evenementen plant en host, je doet nog steeds waardevolle ervaring op binnen evenementen.

Om de gevarieerde mogelijkheden van de evenementenindustrie te begrijpen, moet je deze twee acroniemen in gedachten houden:

1. MEEC. Dit staat voor ‘Meetings, Expositions, Events, and Conventions’-markten. MEEC-evenementen omvatten reizen, gastvrijheid en zakelijke evenementen, vaak met een business-centric spin.

2. SMERF. Dit staat voor ‘Sociale, Militaire, Educatieve, Religieuze en Fraternalistische’ markten. Bruiloften, bruiloftsfeesten, verjaardagsfeestjes en familiereünies vallen onder ‘sociaal’, en deze markten omvatten ook recreatieve activiteiten, alumni-evenementen en sportgroepen. SMERF-markten betreffen vaak recreatieve weekendevenementen.

Hoewel het plannen van een weekendje raften plus vervoer voor een groep van 25 een verre schreeuw is van de elegante evenementen die je hoopt te coördineren, is het een fantastische manier om te leren, connecties te maken, en je unieke event stijl te ontwikkelen.

Maak uitgebreide connecties in de evenementenbranche.

De beste manier om je carrière in de evenementenbranche van de grond te krijgen, is door te netwerken, netwerken, netwerken – het gaat erom wie je kent en wie jou kent. Om jezelf te profileren, kun je netwerkevenementen bijwonen die door horeca-organisaties worden georganiseerd. Netwerken lijkt in het begin misschien ontmoedigend, maar het is een essentiële vaardigheid in deze branche.

In-person netwerktips voor het opbouwen van je carrière in de evenementenbranche

Leer hoe je aan een gesprek deelneemt. Hiervoor is het handig om je eerst te richten op lichaamstaal. Als u paren of groepen van drie of meer in gesprek nadert, let dan op mensen met een houding die een beetje ‘open’ is. Dit geeft aan dat mensen welkom zijn om deel te nemen aan het gesprek. Ga een gesprek uit de weg waarbij de deelnemers een gesloten kring vormen of gekruiste armen hebben.

Betrek je tot het starten van een of twee gesprekken. Zie discussies als oefeningen – hoe meer je traint, hoe beter je wordt. Oefen gespreksstarters in een rustige omgeving, zoals een koffiehuis of een sportschool, en ga dan verder met netwerkevenementen.

Ontwikkel een open, nieuwsgierige houding. Netwerken werkt altijd beter als je oprechte vragen stelt en authentieke verhalen over jezelf deelt.

Houd rekening met de etiquette van visitekaartjes. Hoewel je altijd je visitekaartjes bij je moet hebben, moet je je visitekaartje niet uitdelen alleen omdat je een gesprek hebt gehad. Je kunt zinvolle contacten leggen als je je kaartje geeft aan iemand die erom vraagt, maar je kaartje geven aan elke persoon die je spreekt is het netwerk equivalent van het spammen van e-mail inboxen.

Volg op en richt je op het opbouwen van een professionele relatie. Volg op binnen 24 uur. Herinner de persoon wie je bent, waar je elkaar ontmoet hebt en refereer aan het gesprek dat jullie hadden. Als iets wat ze zeiden resoneerde met u, laat het hen weten. Als u bij elkaar in de buurt woont, kunt u hem of haar uitnodigen voor een kop koffie. Vraag niet meteen om gunsten – in plaats daarvan smeed je een band en bouw je aan een wederzijds voordelige relatie. Het meest waardevolle netwerken is tweerichtingsverkeer.

Online netwerktips voor het starten van je evenementencarrière

Weten met wie je contact moet opnemen. Als je via internet contact zoekt met evenementenprofessionals of potentiële klanten, zorg er dan voor dat ze open staan voor contact via hun social media bios en website profielen. Als ze niet geïnteresseerd zijn in verzoeken, honoreer dat verzoek. Om een professionele vibe te creëren, moet u hen niet spammen. Hashtags zijn een geweldig hulpmiddel om te netwerken. Volg een aantal favoriete planners om trends in de gaten te houden, en doe mee wanneer dat gepast is.

Personaliseer je outreach. Copy-and-paste e-mails zijn onpersoonlijk en gegarandeerd mislukt. Doe in plaats daarvan onderzoek: onderzoek LinkedIn, Twitter, website biografieën en meer om er zeker van te zijn dat u relevante contacten bereikt met een boodschap die zal aanslaan.

Volg op. Nogmaals, sla deze stap niet over, of u nu persoonlijk of online aan het netwerken bent.

Hoe krijgen evenementenplanners hun eerste klant?

Voor veel planners is de eerste klant een vriend van de familie die een creatieve planner met een budget nodig heeft. Maar om een klantenbestand op te bouwen en je vaardigheden uit te breiden, moet je interesse wekken buiten je directe netwerk. Op dit punt zou je een portfolio moeten hebben en een idee van het soort klanten dat je hoopt aan te trekken.

Deel je portfolio met je netwerkcontacten en laat weten dat je openstaat voor doorverwijzingen. Je weet nooit wanneer iemand een volle agenda heeft, en een goed woordje voor je wil doen. Maak contact met evenementenprofessionals op Twitter met behulp van hashtags en meng je in het gesprek.

Potentiële klanten kunnen je ook online vinden via een verscheidenheid aan bronnen, waaronder:

• Instagram. Het account van uw evenementenbedrijf moet glamourfoto’s van uw evenementontwerp laten zien.
• Social shares. Om je bereik te vergroten in de begindagen van je bedrijf, vraag om shares van social media vrienden en volgers.
• YouTube. Film een video die je creatieve proces vastlegt en laat zien hoe je aan het werk bent.
• Blog en vlog posts. Deel tips en trucs, en bied een introductiepakket aan om klanten te winnen van lezers die willen dat iemand anders de puntjes op de i zet.
• Online recensies. Als u uw eigen evenementplanningsbedrijf runt, vraag dan om recensies van vrienden en familie die u hebben gebruikt om evenementen te plannen. Vraag hen om hun recensies op Yelp en Google Reviews te plaatsen.

Als je een afspraak hebt met een potentiële klant, vertel dan vol vertrouwen over je vaardigheden, zonder te overdrijven. Beschrijf je ervaring en laat je werk zien – vestig de aandacht op je sterke punten. Wees echter eerlijk over je beperkingen, je wilt niet “ja” zeggen tegen meer dan je tot in de perfectie kunt leveren.

Hoe krijgen eventplanners een voet tussen de deur?

We hebben een paar verhalen en tips verzameld van de oprichters van wereldberoemde eventplanners om je te inspireren. Wat hebben ze gemeen? De bereidheid om risico’s te nemen, hard werken en doorzettingsvermogen, overal op zoek gaan naar creatieve inspiratie en elk nieuw project als een blanco lei beschouwen.

David Tutera

“Ik had een klein winkeltje, ik had een zangtelegrambedrijfje. De moeder kwam op een dag binnen om te zien of ik de bar-mitzvah van haar zoon kon versieren zoals de etalage en dat was het eerste kinderfeestje dat ik deed.”

– Uit ‘A Day In the Life of a Celebrity Wedding Planner.’ Fast Company

Anabel Fielding

“Accepteer en waardeer de noodzaak om risico’s te nemen, dat je teruggeslagen wordt en vreselijke mislukkingen zult hebben. Dat is gewoon de reis van het leven. Kom op en geef nooit op.”

– Uit ‘Geheimen van mijn succes: Anabel Fielding, chief executive, Quintessentially Events. Evening Standard

Yifat Oren

“In het begin werkte ik alleen maar 18 uur per dag, vier jaar lang. Het bedrijf werd absoluut opgebouwd door mond-tot-mondreclame.”

– Uit ‘Geheimen van een Celebrity Wedding Planner: Inside the Million-Dollar Nuptials of Reese Witherspoon, Anne Hathaway and More. E! News

Colin Cowie

“Elke bruid is een nieuwe kans. Ik richt me op het DNA van het bruidspaar, de locatie, de tijd van het jaar en voeg daar nog aan toe wat je ruikt, aanraakt, proeft, voelt en hoort. Dat maakt het spannend, want elke set omstandigheden is anders. Daarom ziet mijn werk er ook zo verschillend uit.”

– Van ‘Exclusief interview met Colin Cowie Party Planner to the Stars.’ Celebrity Style Weddings

Start je carrière in eventplanning!

Er is geen vastomlijnd pad naar een carrière in eventplanning. Maar deze vijf strategieën geven je een goede start op de reis. Je zult vaardigheden opbouwen, ervaring opdoen en connecties leggen die je dichter bij je eventcarrièredoelen brengen.