Maak je klaar om je kalender te markeren! Wat gebeurt er als de betaaldag op een feestdag valt

Tussen 50% en 78% van de werknemers leeft van loonstrookje tot loonstrookje. Deze werknemers (en waarschijnlijk alle werknemers) rekenen erop dat ze hun loon op de geplande betaaldatum ontvangen. Maar feestdagen kunnen een klein probleem vormen. Wat gebeurt er als de betaaldag op een officiële feestdag valt?

Wat gebeurt er als de betaaldag op een officiële feestdag valt – of daaromheen?

Er zijn verschillende manieren om werknemers te betalen, maar bij de meeste is de bank op de een of andere manier betrokken. Als gevolg daarvan kan een feestdag een rimpel veroorzaken in uw salarisverwerkingstijdlijn en gewenste betaaldatum. Als een betaaldag op een feestdag valt, moeten uw werknemers tot de volgende werkdag wachten om hun loon te ontvangen – tenzij u actie onderneemt.

Zoals u uw werknemers gewoonlijk op vrijdag betaalt. Als er op vrijdag een feestdag is, kunnen werknemers, afhankelijk van de betaalmethode, pas op maandag bij hun loon.

Bank holidays can also impact your payroll if they are around the same time as when you run payroll or pay employees. Als er een feestdag is op enig moment tussen de normale dag van salarisverwerking en de dag van uitbetaling, moet u wellicht aanpassingen maken.

Let op: u verwerkt de loonlijst op maandag voor een vrijdag, maar woensdag is er een feestdag. De feestdag van woensdag kan een probleem opleveren voor uw werknemers om op vrijdag betaald te krijgen, vanwege de verwerkingstijden.

Afspraken die op een feestdag vallen, zijn meestal van invloed op ontvangers van directe stortingen. Maar er zijn een paar problemen als u werknemers met cheques betaalt.

Betalen met directe storting

Het betalen van werknemers via directe storting heeft een aantal voordelen. Niet te vergeten: maar liefst 82% van de werknemers ontvangt zijn loon via automatische storting.

Directe storting maakt geld over van uw zakelijke salarisrekening en stort het op de rekening van de werknemer. Het Automated Clearing House (ACH) is het elektronische netwerk dat de directe storting regelt.

Dus als u uw werknemers met een directe storting betaalt, vraagt u zich misschien af: Zal de directe storting ook op een feestdag doorgaan? Kortom, het antwoord is nee. De ACH verwerkt alleen direct deposit-overboekingen van maandag tot en met vrijdag. Dit is exclusief weekeinden en feestdagen.

Wanneer de betaaldag op een officiële feestdag valt, wordt de directe storting een dag uitgesteld. Nogmaals, wanneer er een feestdag is tussen het moment waarop u de salarisadministratie uitvoert en de betaaldatum, is er een vertraging in de verwerking van de directe storting.

Betalen met loonstrookjes

In het verleden betekende sluiting van een bank dat werknemers hun loonstrookje niet konden verzilveren. Maar nu kunnen bankiers bij veel geldautomaten hun cheques verzilveren of storten. En niet te vergeten, bank-apps hebben mobiele stortingsmogelijkheden voor loonstrookjes.

Hoe dan ook, werknemers die hun loonstrookje ontvangen kunnen enkele hindernissen ondervinden als hun betaaldag op een feestdag valt. Ten eerste geven sommige werknemers er de voorkeur aan hun cheque persoonlijk te innen in plaats van via hun telefoon of een geldautomaat.

Ten tweede: veel bedrijven baseren hun vakantieschema op het vakantieschema van het Federal Reserve System. Het gevolg kan zijn dat uw bedrijf op een feestdag gesloten is, waardoor u uw werknemer op de betaaldag geen loonstrookje kunt overhandigen.

Wanneer zijn feestdagen?

Financiële instellingen en de ACH volgen het vakantieschema van het Federal Reserve System. Banken vieren de volgende federale wettelijke feestdagen:

• Nieuwjaarsdag
• Martin Luther King, Jr. Day
• Presidents’ Day
• Memorial Day
• Independence Day
• Labor Day
• Columbus Day
• Veterans Day
• Thanksgiving Day
• Christmas Day

Sommige feestdagen vinden op dezelfde numerieke dag plaats, terwijl andere op dezelfde dag van de week vallen (bijv.g., maandag). Hier zijn de dagen dat het Federal Reserve System gesloten is in 2020 en 2021:

Als een feestdag op een zondag valt, zijn de Federal Reserve banken en filialen de daaropvolgende maandag gesloten. Als een feestdag op een zaterdag valt, blijven ze de vrijdag ervoor open.

Handelen van de salarisadministratie als de betaaldag op of rond een feestdag valt

Dus, er komt een betaaldag aan die op een feestdag valt. Wat doet u?

Er zijn drie veelbesproken opties die werkgevers hebben om de loonlijst te verwerken als de betaaldag op of rond een feestdag valt:

• Loonlijst uitvoeren zoals normaal: U voert de loonlijst uit zoals u normaal zou doen, en werknemers krijgen na de feestdag betaald
• Loonlijst eerder uitvoeren: U doet de loonlijst een dag eerder, en de werknemers worden vóór de feestdag betaald
• Versnel het proces: U voert de loonlijst uit zoals u normaal zou doen, en de werknemers worden vóór de feestdag betaald omdat u de versnelde procedure hebt gedekt

Er is geen wet die zegt dat u werknemers de dag vóór een feestdag moet uitbetalen. Er zijn echter wel enkele wetten die kunnen bepalen wanneer u uw werknemers betaalt.

De federale arbeidswetgeving en de wetgeving van de deelstaten vereisen consistente loondagen. En, veel staten hebben loonfrequentie wetten, die reguleren hoe vaak werknemers moeten worden betaald (bijv. ten minste twee keer per maand). Als een betaaldag op een feestdag valt en uw bedrijf daardoor niet kan voldoen aan de loonfrequentiewetgeving van uw staat, moet u uw werknemers op voorhand betalen. Niet te vergeten, de U.S. General Services Administration’s loonkalenders laten zien dat werknemers hun loon de dag voor een feestdag ontvangen.

Hier volgt een overzicht van wat elke optie voor uw bedrijf betekent:

OK, wat kan ik doen om werknemers op tijd te betalen?

Als u werknemers op tijd wilt betalen, hebt u twee opties. U kunt de salarisadministratie een dag eerder laten plaatsvinden, of u kunt het proces versnellen. Bekijk beide processen, en wanneer de directe storting in beide gevallen wordt verwerkt.

De salarisadministratie een dag eerder

Als u werknemers nog voor de vakantie wilt betalen, doe dat dan een werkdag eerder dan u normaal zou doen. Op die manier kunnen de werknemers hun directe storting de werkdag vóór de feestdag ontvangen.

Stel dat de betaaldag elke week op donderdag valt. U moet de loonlijst vier werkdagen voordat uw werknemers hun directe storting ontvangen, indienen. U verzamelt de urenbriefjes op de donderdag voor de betaaldag. Op vrijdag dient u de loonlijst in. De werknemer ontvangt vervolgens op donderdag zijn directe salaris.

Voor Thanksgiving moet u uw salarisadministratie aanpassen. In plaats van de donderdag ervoor, verzamelt u de urenbriefjes op woensdag. Vervolgens dient u de loonlijst in op de donderdag voor de betaaldag. Werknemers ontvangen hun loon dan de dag voor Thanksgiving.

Om u te helpen herinneren, maakt u een vakantiekalender voor directe storting. En deel een betalingsschema uit aan werknemers, zodat ze weten wanneer ze hun loon kunnen verwachten.

Blijf georganiseerd en stel waarschuwingen in. Zo weet u wanneer u urenbriefjes moet verzamelen en de salarisadministratie eerder moet uitvoeren dan normaal. Om u nog beter op de rails te houden, sturen sommige payroll-softwareservices u een waarschuwing als er een feestdag is (bv. e-mail).

Het proces versnellen

Als u vergeet dat een betaaldag op een feestdag valt, is een versnelling van het proces wellicht de beste optie als u wilt dat werknemers hun loon op tijd ontvangen.

U kunt de tijd die nodig is voor het verwerken van de loonstrook misschien versnellen.

Een voorbeeld: de verwerking van een directe storting duurt vier dagen. U wilt het proces versnellen omdat er een feestdag op komst is. Nu duurt het nog maar twee dagen tussen het moment dat u de loonstrook indient en het moment dat werknemers hun loon ontvangen.

Bespreek met uw salarisadministrateur wat uw mogelijkheden zijn om het loonproces te versnellen vanwege een feestdag.

Wij begrijpen dat u veel aan uw hoofd heeft. Daarom waarschuwt de online payroll van Patriot u als er een feestdag aankomt. Voorkom verwarring bij het uitvoeren van payroll en het betalen van uw werknemers. Begin vandaag nog met een gratis proefperiode!

Dit artikel is bijgewerkt ten opzichte van de oorspronkelijke publicatiedatum van 21 augustus 2017.

Dit is niet bedoeld als juridisch advies; voor meer informatie, klik hier.