Standaard huishoudelijk reglement
Deze huishoudelijke reglementen zijn opgesteld als leidraad voor kamers van koophandel die voor de eerste keer een huishoudelijk reglement opstellen of een bestaand document herzien. De belangrijkste bepalingen voor een solide huishoudelijk reglement worden hier gepresenteerd op basis van een groot aantal bestaande formaten die door de kamers worden gebruikt. Kamers kunnen de formulering en de opmaak aanpassen aan hun individuele behoeften. De lege ruimten bieden de kamers de mogelijkheid om numerieke informatie in te voegen die relevant is voor hun organisatie.
ARTICLE I
Algemeen Paragraaf 1: Naam Deze organisatie is opgericht volgens de wetten van de staat _________ en zal bekend staan als de _________ Kamer van Koophandel, Incorporated.
Sectie 2: Doeleinden (neem details en specificaties op om de doelen van de organisatie te reflecteren)
De __________ Kamer van Koophandel is georganiseerd om deze doelstellingen te bereiken: (1) het in stand houden van een concurrerend bedrijfssysteem door een beter begrip en een grotere waardering te kweken voor het belang van zakenmensen en zich te bekommeren om hun problemen; het voorlichten van het bedrijfsleven en het vertegenwoordigen ervan in wetgevende en politieke aangelegenheden op plaatselijk, provinciaal, staats- en nationaal niveau; het voorkomen of aanpakken van controverses als deze schadelijk zijn voor de expansie en groei van het bedrijfsleven in de gemeenschap; het kweken van een grotere waardering voor de waarde van een meer liberale investering van inhoud en zelf ten behoeve van de belangen van concurrerende bedrijven. (2) Het bevorderen van de groei en ontwikkeling van bedrijven en gemeenschappen door economische programma’s die zijn ontworpen om het inkomstenpotentieel van alle bedrijven in het handelsgebied te versterken en uit te breiden; het bevorderen van programma’s van burgerlijke, sociale en culturele aard die zijn ontworpen om de functionele en esthetische waarden van de gemeenschap te verhogen; en het ontdekken en corrigeren van misbruiken die de bevordering van de uitbreiding van bedrijven en de groei van de gemeenschap verhinderen.
Of
De Kamer van Koophandel van __________ is georganiseerd ter bevordering van het algemeen welzijn en de welvaart van het gebied __________, zodat de burgers en alle sectoren van de zakengemeenschap zullen floreren. Alle noodzakelijke middelen ter bevordering van de welvaart zullen ter beschikking worden gesteld en er zal bijzondere aandacht en nadruk worden gegeven aan de economische, burgerlijke, commerciële, culturele, industriële en educatieve belangen van het gebied.
Sectie 3: Gebied (geef aan welk gebied wordt bediend)
Het __________-gebied of de __________-economische regio omvat de steden (of gemeenten) van __________ en __________ en de provincies van __________ en __________.
Sectie 4: Beperking van methoden
De kamer van koophandel __________ houdt zich aan alle plaatselijke, provinciale en federale wetten die van toepassing zijn op een non-profitorganisatie als bedoeld in artikel 501(c)(6) van de Internal Revenue Code.
ARTICLE II
Lidmaatschap
Sectie 1: Toelating
Elk persoon, vereniging, vennootschap, maatschap of nalatenschap die belang heeft bij de doelstellingen van de organisatie komt voor lidmaatschap in aanmerking.
Sectie 2: Verkiezing (hoe een aanvraag wordt ingediend, ontvangen en goedgekeurd)
Aanvragen voor lidmaatschap moeten schriftelijk worden ingediend op daartoe bestemde formulieren en door de aanvrager worden ondertekend. De verkiezing van de leden geschiedt door de raad van bestuur tijdens een vergadering daarvan. Elke kandidaat die op deze wijze wordt verkozen, wordt lid na betaling van de periodieke inleg als bepaald in sectie 3 van artikel II.
Afdeling 3: Beleggingen
De beleggingen van het lidmaatschap geschieden volgens tarieven, schema’s of formules die van tijd tot tijd door de raad van bestuur worden vastgesteld, en dienen bij vooruitbetaling te worden voldaan.
Sectie 4: Beëindiging (uittreding, royement en wanbetaling)
(1)Elk lid kan uit de kamer treden op schriftelijk verzoek aan de raad van bestuur; (2) elk lid wordt door de raad van bestuur met tweederde meerderheid geroyeerd wegens niet-betaling van contributie na 90 dagen vanaf de vervaldatum, tenzij deze termijn om gegronde redenen wordt verlengd; (3) en elk lid kan worden geroyeerd door een tweederde stemming van de raad van bestuur, op een regelmatig geplande vergadering daarvan, voor gedrag dat onbetamelijk is voor een lid of schadelijk is voor de doelstellingen of de reputatie van de kamer, na kennisgeving en gelegenheid voor een hoorzitting worden gegeven aan het lid waartegen de klacht gericht is.
Sectie 5: Stemming
In alle procedures waarin de leden aan de stemming kunnen deelnemen, heeft elk lid dat van rechtswege lid is, recht op het uitbrengen van één stem.
Of
In elke procedure waarin stemming door de leden is vereist, heeft ieder lid recht op 1 stem, en heeft ieder lid firm, vereniging of onderneming recht op het aantal stemmen dat wordt bepaald door het bedrag van de betaalde investering, met een maximum van 10 stemmen.
Sectie 6: Uitoefening van voorrechten (toewijzing van lidmaatschap en eventuele beperkingen)
Elke firm, vereniging, vennootschap, maatschap of nalatenschap bezittend lidmaatschap kan personen aanwijzen die de houder wenst uit te oefenen van de voordelen die door zijn lidmaatschap worden gedekt en heeft het recht zijn aanstelling te wijzigen na schriftelijke kennisgeving.
Sectie 7: Oriëntatie (geef aan op welke gebieden de oriëntatie volledig moet zijn en zorg ervoor dat gedetailleerde schetsen van elke groep deel uitmaken van het procedurehandboek).
Op gezette tijden worden de volgende groepen georiënteerd op de doelstellingen en activiteiten van deze organisatie: nieuwe officers en directeuren en huidige officers en directeuren, commissievoorzitter, commissies, en nieuwe leden. Een gedetailleerd overzicht voor elk van deze groepen zal deel uitmaken van het procedurehandboek of het oriëntatiehandboek van de organisatie.
Sectie 8: Erelidmaatschap
Distinctie in publieke zaken geeft recht op erelidmaatschap. Ereleden hebben alle voorrechten van leden, met uitzondering van het stemrecht, en zijn vrijgesteld van het betalen van contributie. De raad van bestuur verleent of herroept het erelidmaatschap bij meerderheid van stemmen.
Artikel III
Vergaderingen
Afdeling 1: Jaarvergadering
De jaarvergadering van de vereniging wordt, met inachtneming van de staatswet, gehouden in (maand) van elk jaar. Tijd en plaats worden vastgesteld door de raad van bestuur en de convocatie wordt ten minste 10 dagen voor de vergadering per post naar elk lid gestuurd.
Aanvullende vergaderingen (algemene leden-, bestuurs- en commissievergaderingen)
Algemene vergaderingen van de kamer kunnen te allen tijde worden bijeengeroepen door de voorzitter van het bestuur, of op schriftelijk verzoek van een (aantal of percentage leden met een goede reputatie): aankondigingen van bijzondere vergaderingen worden ten minste 5 dagen voor dergelijke vergaderingen per post aan elk lid gezonden; bestuursvergaderingen kunnen worden bijeengeroepen door de voorzitter van het bestuur of door de raad van bestuur op schriftelijk verzoek van 3 leden van de raad. De convocatie, met inbegrip van het doel van de vergaderingen, wordt ten minste 1 dag voor de vergadering aan elke bestuurder toegezonden; commissievergaderingen kunnen te allen tijde worden bijeengeroepen door de voorzitter van het bestuur, de vice-voorzitter van de betreffende afdeling of door de voorzitter van de commissie.
Sectie 3: Quorums
Op elke naar behoren bijeengeroepen algemene vergadering van de kamer (aantal of percentage), vormen de leden een quorum; op een bestuursvergadering vormt een meerderheid van de aanwezige directeuren een quorum. Op commissievergaderingen is het quorum bereikt bij meerderheid van stemmen, behalve wanneer een commissie uit meer dan 9 leden bestaat. In dat geval vormen vijf leden het quorum.
Sectie 4: Oproepingen, agenda’s en notulen
Tot alle kamervergaderingen moet ten minste ____ dagen van tevoren een schriftelijke oproep worden gericht, tenzij anders is bepaald. Voor alle vergaderingen moeten vooraf een agenda en notulen worden opgesteld. Een gedetailleerd schema voor de voorbereiding van beide moet deel uitmaken van het procedurehandboek van de organisatie.
Artikel IV
Raad van bestuur
Sectie 1: Samenstelling van de raad
De raad van bestuur bestaat uit ____ leden, van wie een derde jaarlijks wordt gekozen voor een periode van drie jaar of totdat hun opvolgers zijn gekozen en gekwalificeerd. De nieuwe voorzitter van de raad van bestuur kan, met goedkeuring van de raad van bestuur, 3 tot 6 leden van de raad van bestuur benoemen voor een termijn van een jaar. De vorige voorzitter en de voorzitter fungeren als leden van de raad.
Het bestuur en de beleidsvorming van de kamer berusten bij de raad van bestuur, die de eigendommen beheert, verantwoordelijk is voor de financiën en de zaken leidt.
Tijdens de regelmatige (maandelijkse) bestuursvergaderingen benoemt de voorzitter van de raad, onder voorbehoud van goedkeuring door de raad van bestuur, een voordrachtscommissie van (aantal) leden van de kamer. De voorzitter van de raad wijst de voorzitter van de commissie aan.
Vóór (datum) stelt de voordrachtscommissie aan de voorzitter een lijst voor van (aantal vacatures) kandidaten voor een termijn van drie jaar ter vervanging van de leden van de kamer waarvan de gewone termijn afloopt. Elke kandidaat moet een actief lid zijn met een goede reputatie en moet ermee ingestemd hebben de verantwoordelijkheid van een bestuursfunctie te aanvaarden. Geen enkel bestuurslid dat twee opeenvolgende termijnen van drie jaar heeft gediend, komt in aanmerking voor verkiezing voor een derde termijn. Er moet een periode van een jaar verstrijken voordat men weer verkiesbaar is.
Na ontvangst van het verslag van de benoemingscommissie stelt de voorzitter de leden onverwijld per brief in kennis van de namen van de personen die zijn voorgedragen als kandidaat-bestuurders en van het recht om een verzoekschrift in te dienen.
Extra namen van kandidaat-bestuurders kunnen worden voorgedragen door middel van een petitie die is voorzien van de authentieke handtekeningen van ten minste (aantal) gekwalificeerde leden van de kamer. Een dergelijk verzoekschrift moet binnen tien dagen nadat de namen van de voorgedragen kandidaten bekend zijn gemaakt, bij de voordrachtscommissie worden ingediend. De benoemingscommissie beslist over de wettigheid van de petitie(s). Vaststelling.
Als er binnen de gestelde termijn geen verzoekschrift is ingediend, zijn de voordrachten gesloten en wordt de voorgedragen lijst van (aantal vacatures) kandidaten door de raad van bestuur in zijn reguliere bestuursvergadering (maand) voor gekozen verklaard.
Als een wettig verzoekschrift extra kandidaten voordraagt, worden de namen van alle kandidaten in alfabetische volgorde op een stembiljet geplaatst.
De instructies luiden: stem alleen op (aantal vacatures) kandidaten. De voorzitter zendt dit stembiljet ten minste 15 dagen vóór de gewone bestuursvergadering (maand) aan alle actieve leden. De stembiljetten moeten worden gemarkeerd volgens de op het stembiljet gedrukte instructies en binnen 10 dagen naar de kamer van fice worden teruggezonden. De raad van bestuur zal op zijn gewone (maand) bestuursvergadering de (aantal) kandidaten met het grootste aantal stemmen verkozen verklaren.
De voorzitter van het bestuur benoemt, onder voorbehoud van goedkeuring door de raad van bestuur, ten minste 3, doch niet meer dan 5, rechters die geen lid van de raad van bestuur of kandidaat voor de verkiezing zijn. Een van hen zal als voorzitter worden aangewezen. Deze juryleden hebben de volledige leiding over de verkiezing, met inbegrip van de controle van de stembiljetten. Zij brengen verslag uit aan de raad van bestuur over de uitslag van de verkiezing.
Sectie 3: Plaatsing van nieuwe bestuursleden
Alle nieuw gekozen en benoemde bestuursleden krijgen een zetel op de reguliere (maandelijkse) bestuursvergadering en zijn vanaf dat moment deelnemende leden. Aftredende bestuursleden blijven in functie tot het einde van het programmajaar.
Een lid van de raad van bestuur dat afwezig is op 3 opeenvolgende reguliere vergaderingen van de raad van bestuur wordt automatisch geschrapt als lid van de raad van bestuur, tenzij dit wordt bevestigd door ziekte of een andere vorm van afwezigheid die is goedgekeurd door een meerderheid van de leden die hun stem uitbrengen op een vergadering van de raad van bestuur.
Vacatures in de raad of onder de leden van de raad van bestuur worden door de raad met meerderheid van stemmen opgeheven.
Sectie 5: Beleid (standpuntbepaling over kwesties)
De raad van bestuur is verantwoordelijk voor het vaststellen van de procedure en het formuleren van het beleid voor de organisatie. Hij is ook verantwoordelijk voor het vaststellen van alle beleidslijnen van de organisatie. Dit beleid wordt bijgehouden in een beleidshandboek, dat jaarlijks wordt herzien en zo nodig aangepast.
Sectie 6: Management
De raad van bestuur stelt een voorzitter aan (of een passende titel) en stelt het salaris en andere arbeidsvoorwaarden vast.
Sectie 7: De kamer kan, bij besluit van de raad van bestuur, alle huidige of vroegere leden, directeuren en werknemers vrijwaren tegen de kosten die zij werkelijk en noodzakelijkerwijs hebben moeten maken in verband met de verdediging van een actie, rechtsgeding of procedure waarin zij partij zijn of zijn geworden, van de kamer zijn geweest, behalve met betrekking tot zaken waarvoor deze personen in een dergelijke actie, rechtsgeding of procedure aansprakelijk worden gesteld wegens nalatigheid of wangedrag bij de uitoefening van hun functie en met betrekking tot zaken die bij overeenkomst worden geregeld op basis van het bestaan van een dergelijke aansprakelijkheid voor nalatigheid of wangedrag.
Artikel V
Vanficers
Sectie 1: Vaststelling van Officers
De raad van bestuur (nieuwe en aftredende) reorganiseert tijdens zijn reguliere (maand)vergadering voor het komende jaar. De benoemingscommissie voor directeuren zal ook elk jaar de officers benoemen. Tijdens deze vergadering kiest de raad de voorzitter van de raad, de gekozen voorzitter, zoveel vice-voorzitters als nodig worden geacht om de activiteiten van de kamer te leiden, en de penningmeester. De voorzitters worden gekozen uit de leden van de nieuwe raad. Alle voorzitters treden aan op de eerste dag van het nieuwe kalenderjaar en hebben zitting voor een termijn van één jaar of totdat hun opvolgers het ambt van voorzitter op zich nemen. Zij zijn stemgerechtigde leden van de raad van bestuur.
Sectie 2: Taken van de Officers
A. Voorzitter van de raad. De voorzitter is de gekozen voorzitter van de kamer van koophandel en zit alle vergaderingen van de leden, de raad van bestuur en het uitvoerend comité voor.
De voorzitter van de raad wijst, met advies en raad van de voorzitter, de vice-voorzitter aan als afdelings- of afdelingsverantwoordelijke, mits de raad hiermee instemt. De voorzitter van de raad bepaalt, met advies en raad van de vice-voorzitters en de voorzitter, alle commissies, selecteert alle commissievoorzitters, assisteert bij de selectie van commissiepersoneel, onder voorbehoud van goedkeuring door de raad van bestuur.
De voorzitter is lid van de raad van bestuur, het uitvoerend comité en alle andere commissies.
Met ondersteuning van de afdelingsondervoorzitter is de voorzitter verantwoordelijk voor de administratie van het werkprogramma in overeenstemming met het beleid en de voorschriften van de raad van bestuur.
De voorzitter is verantwoordelijk voor het in dienst nemen, ontslaan, leiden en controleren van alle medewerkers.
Sectie 3: Uitvoerend Comité
Het Uitvoerend Comité treedt op voor en namens de raad van bestuur wanneer de raad van bestuur niet in zitting is, maar is voor zijn handelingen verantwoording verschuldigd aan de raad van bestuur. Het bestaat uit de voorzitter van de raad, de vorige voorzitter, de gekozen voorzitter, de vice-voorzitter, de penningmeester en de voorzitter. De voorzitter van het bestuur fungeert als voorzitter van het uitvoerend comité.
Afdeling 4: Schadeloosstelling
De kamer kan, bij besluit van de raad van bestuur, een van haar of voormalige leden of leden schorsen zoals bepaald in artikel IV, lid 7, van deze statuten.
Artikel VI
Commissies en afdelingen
Sectie 1: Benoeming en bevoegdheid
De voorzitter van de raad, door en met goedkeuring van de raad van bestuur, benoemt alle commissies en commissievoorzitters. De voorzitter van de raad kan ad hoc commissies en hun voorzitter benoemen als dit nodig wordt geacht om het programma van de kamer uit te voeren. Benoemingen van commissies geschieden naar believen en voor rekening van de voorzitter van de raad en vallen samen met de ambtstermijn van de benoemende voorzitter van de raad, tenzij een andere termijn door de raad van bestuur wordt goedgekeurd.
De commissies hebben tot taak onderzoeken in te stellen, studies en hoorzittingen te organiseren, aanbevelingen te doen aan de raad van bestuur en activiteiten uit te voeren die door de raad aan hen worden gedelegeerd.
Afdeling 2: Beperking van bevoegdheden
Geen handeling van een lid, commissie, afdeling, werknemer, directeur of secretaris is bindend voor, of vormt een uitdrukking van, het beleid van de kamer totdat deze is goedgekeurd of bekrachtigd door de raad van bestuur.
Commissies worden door de voorzitter van de raad gedechargeerd wanneer hun werk is voltooid en hun verslagen zijn aanvaard, of wanneer het naar het oordeel van de raad van bestuur verstandig is de commissies op te heffen.
Sectie 3: Getuigenis
Nadat een actie van de commissie is goedgekeurd door de raad van bestuur, is het aan de voorzitter van de commissie of, bij zijn afwezigheid, aan de personen die hij aanwijst als voldoende bekend met de kwestie, om getuigenis af te leggen of presentaties te houden voor maatschappelijke en overheidsinstanties.
De raad van bestuur kan divisies, bureaus, afdelingen, raden of ondergeschikte lichamen oprichten die hij raadzaam acht voor de uitvoering van de werkzaamheden van de kamer.
De raad machtigt en bepaalt de bevoegdheden en taken van alle divisies, bureaus, afdelingen, raden en ondergeschikte vennootschappen. De raad beoordeelt jaarlijks alle activiteiten en voorgestelde programma’s van dergelijke divisies, bureaus, afdelingen, raden of ondergeschikte vennootschappen die van invloed zijn op of uitdrukking geven aan de kamer, en keurt deze goed, tenzij goedgekeurd door de raad van bestuur.
Artikel VII
Financiën
Afdeling 1: Fondsen
Al het geld dat aan de kamer wordt betaald, wordt in een algemeen bedrijfsfonds gestort. Ongebruikte middelen uit de begroting van het lopende jaar kunnen op een reserverekening worden geplaatst.
Sectie 2: Uitbetalingen
Na goedkeuring van de begroting is de voorzitter gemachtigd uitbetalingen te doen op rekeningen en uitgaven die in de begroting zijn opgenomen, zonder aanvullende goedkeuring van de raad van bestuur. Uitbetalingen geschieden per cheque.
Sectie 3: Boekjaar
Het boekjaar van de kamer wordt afgesloten op (datum).
Sectie 4: Begroting
Zo spoedig mogelijk na de verkiezing van de nieuwe raad van bestuur en van de voorzitters, stelt het Uitvoerend Comité (of Begrotingscomité, indien gewenst) de begroting voor het komende jaar vast en legt deze ter goedkeuring voor aan de raad van bestuur.
Sectie 5: Jaarlijkse controle
De rekeningen van de kamer van koophandel worden jaarlijks bij het sluiten van het boekjaar op (datum waarop het boekjaar eindigt) gecontroleerd door een openbare accountant. De accountantscontrole moet te allen tijde beschikbaar zijn voor de leden van de organisatie in de kantoren van de kamer.
Sectie 6: Borgstelling
De voorzitter en andere door de raad van bestuur aan te wijzen bestuurders en personeelsleden zijn gebonden door een voldoende mate van borgstelling in een door de raad van bestuur vast te stellen bedrag, betaald door de kamer.
Artikel VII
Ontbinding
Afdeling 1: Procedure
De kamer zal haar middelen uitsluitend aanwenden voor de verwezenlijking van de in deze statuten gespecificeerde doelstellingen en doeleinden, en geen enkel deel van deze middelen zal ten goede komen aan of worden uitgekeerd aan de leden van de kamer. Bij de ontbinding van de kamer worden de overblijvende fondsen verdeeld onder een of meer regelmatig georganiseerde en gekwalificeerde liefdadige, educatieve, wetenschappelijke of filantropische organisaties die door de raad van bestuur worden geselecteerd, zoals bepaald in IRS Section 501(c)(3).
Artikel IX
Afdeling 1: Parlementaire bevoegdheden
De huidige editie van de Robert’s Rules of Order is de finitieve bron van gezag voor alle kwesties met betrekking tot de parlementaire procedures, wanneer deze regels niet in overeenstemming zijn met de statuten of de huishoudelijke reglementen van de kamer.
Artikel X
Veranderingen
Sectie 1: Herzieningen
Deze statuten kunnen worden gewijzigd of aangepast met tweederde meerderheid van stemmen van de raad van bestuur of door een meerderheid van de leden tijdens gewone of bijzondere vergaderingen, mits de wijzigingsvoorstellen bij de oproeping voor de vergadering worden vermeld. Voorstellen tot wijziging of aanpassing moeten ten minste 10 dagen vóór de vergadering waarop zij moeten worden behandeld, schriftelijk bij het bestuur of de leden worden ingediend.
angenomen: (datum) Gewijzigd: (datum)