The Duties of a Nonprofit Treasurer
Hoewel het misschien lijkt dat de penningmeester van een non-profit organisatie niets meer doet dan verschijnen op de bestuursvergadering met het financiële verslag in de hand, veel van de taken en verantwoordelijkheden van een non-profit penningmeester gebeuren achter de schermen. De penningmeester is een functionaris van de raad van bestuur. Het is een belangrijke positie omdat het bestuur de penningmeester het beheer van publieke middelen toevertrouwt.
De persoon die de functie van penningmeester vervult, moet een persoon van groot vertrouwen en integriteit zijn. Voordat donateurs of subsidieverstrekkers bereid zijn een non-profitorganisatie fondsen te verstrekken, kunnen zij vragen om de begroting en de financiële verslagen van de organisatie in te zien. Een beoordeling van de verslagen vertelt hen over de budgetbeperkingen en uitgavengewoonten van de organisatie. Financiële verslagen geven ook de financiële gezondheid van de organisatie aan, ongeacht de omvang van het budget. Het is belangrijk dat penningmeesters financiële rapporten opstellen die duidelijk, nauwkeurig en tijdig zijn, wat helpt om het vertrouwen van het publiek in de organisatie te verdienen.
Hoewel veel van de taken van een penningmeester betrekking hebben op boekhouden en bankieren, denkt een effectieve non-profit penningmeester altijd na over hoe de financiën van de organisatie aansluiten bij de algehele missie.
Taken en verantwoordelijkheden van een non-profit penningmeester
Een non-profit penningmeester is de hoofddirecteur van het financieel beheer en toezicht. In de meeste organisaties werkt de penningmeester nauw samen met andere functionarissen, zoals de bestuursvoorzitter en de secretaris.
De basistaken van de penningmeester verschillen niet veel van die van het beheren van je persoonlijke financiën en budget thuis. De penningmeester opent meestal de bankrekening, beheert de kasstroom en sluit bankafschriften op elkaar aan.
Een effectieve non-profit penningmeester zal systemen ontwikkelen om de solvabiliteit van de organisatie te waarborgen. Bijvoorbeeld, als lidmaatschapsvernieuwingen de neiging hebben hoog te zijn in een bepaalde maand, kan de penningmeester die maand selecteren om noodzakelijke rekeningen te betalen, zoals bestuurders- en officiersverzekeringen of andere verwachte uitgaven. De penningmeester moet bereid zijn om alle openstaande schulden en rekeningen op elk gewenst moment toe te lichten.
De penningmeester neemt de leiding in het helpen van de rest van het bestuur bij het vormen van financieel beleid, zoals wie toegang heeft tot fondsen, wie de bevoegdheid heeft om cheques te ondertekenen, hoe uitgaven worden vergoed, het gebruik van de creditcard van de organisatie en de behandeling van kleine contante uitgaven. Organisaties zonder winstoogmerk eisen doorgaans ten minste twee handtekeningen van bestuursleden om cheques te verwerken. Veel organisaties stellen ook een limiet aan het uitschrijven van cheques boven een bepaald bedrag, zoals $50 of $100.
Sommige soorten non-profitorganisaties kunnen in staat zijn om fondsen te beleggen. De penningmeester neemt de verantwoordelijkheid voor het investeren van de fondsen van de organisatie en ervoor te zorgen dat ze alle federale, staats-en lokale wetten in dit verband te volgen.
Alle non-profit organisaties zijn verplicht om een jaarlijkse audit uit te voeren. De penningmeester en een of meer bestuursleden nemen gewoonlijk deel aan de controle, en de penningmeester stelt het controleverslag op.
Grotere non-profitorganisaties kunnen een financiële commissie vormen. In dat geval zit de penningmeester de financiële commissie voor en doet hij aanbevelingen voor een medevoorzitter en andere commissieleden.
Omdat een non-profitorganisatie sterk gericht is op fondsenwerving, is het noodzakelijk om te allen tijde een competent persoon beschikbaar te hebben om de functie van penningmeester te vervullen. Opvolgingsplanning voor de functie van penningmeester is van vitaal belang. De huidige penningmeester neemt meestal het voortouw bij het plannen van zijn eigen opvolging of doet aanbevelingen aan de benoemingscommissie.
Begroting van de non-profit beheren
Bestuurders vertrouwen op de begroting van de organisatie om hun besluitvorming te sturen en om de doelstellingen van de organisatie te helpen bepalen. Verantwoordelijke besturen hebben meestal vragen over de begroting, vooral wanneer er grote uitgaven of ongebruikelijke afwijkingen zijn. De penningmeester moet bereid zijn alle vragen over het budget te beantwoorden voordat het bestuur het goedkeurt.
Naast het bijhouden van het budget, stelt de penningmeester ook een financieel verslag op voor de beoordeling van het bestuur op elke bestuursvergadering. Een regelmatige taak van de penningmeester is het bewaken van de begroting en het voortdurend vergelijken van de werkelijke uitgaven met de gebudgetteerde uitgaven.
Voorbereiden van financiële verslagen en indienen van juridische formulieren
De penningmeester moet zoveel mogelijk leren over financiële ratio’s en hoe begrijpelijke verslagen kunnen worden gemaakt. Bovendien is de penningmeester de eerstelijns persoon om de rest van het bestuur te informeren over belangrijke financiële gebeurtenissen, nationale of mondiale trends, en alle andere financiële zorgen.
De IRS vereist dat non-profit organisaties Formulier 990 indienen voor de 15e dag van de 5e maand na het einde van de boekhoudkundige periode van de organisatie. De penningmeester is er verantwoordelijk voor dat dit formulier op de juiste datum wordt ingediend. De andere bestuursleden zijn ook verantwoordelijk voor deze indiening. Bestuursleden kunnen de penningmeester te allen tijde verzoeken om financiële formulieren en andere financiële verslagen.
Non-profitorganisaties in Californië moeten speciale aandacht schenken aan de wetten voor non-profitorganisaties. Volgens de wet van de staat Californië moeten non-profitorganisaties een financieel directeur (Chief Financial Officer, CFO) hebben. Als een organisatie geen CFO heeft, beschouwt de staat de penningmeester als de CFO.
Hulpvolle tips voor penningmeesters van non-profitorganisaties
Het helpt penningmeesters en de non-profitorganisaties die zij dienen om robuuste interne controles en beleidsregels voor financieel beheer op te stellen. Een duidelijk financieel beleid dat door het bestuur consequent wordt gehandhaafd, komt iedereen ten goede en laat niets aan het toeval over.
De boekhouding moet te allen tijde accuraat, volledig en up-to-date zijn, omdat bestuursleden of anderen er snel toegang toe kunnen nodig hebben. Penningmeesters moeten een kalender bijhouden met belangrijke data en deadlines, inclusief de deadlines voor Formulier 990 en het indienen van belastingaangiften. Non-profit besturen moeten ook een back-up plan hebben om ervoor te zorgen dat de organisatie deadlines haalt in het geval dat de penningmeester ziek is of onverwachts niet beschikbaar is voor bestuurszaken.
Nonprofit organisaties voeren meestal jaarlijks een audit uit, maar bepaalde situaties kunnen een audit eerder dan de jaarlijkse datum vereisen. Penningmeesters moeten beschikbaar zijn om deel te nemen aan audits wanneer het bestuur er een nodig heeft of wanneer een audit wordt geadviseerd.
Het is verstandig en verstandig voor de penningmeester om de toegang tot de fondsen van de organisatie te beperken, omdat elke zweem van fraude of verdachte uitgaven een negatieve invloed zal hebben op een non-profit organisatie. Beschuldigingen van dergelijke activiteiten kunnen leiden tot onderzoeken, een slechte reputatie en mogelijk verlies van de non-profit status.
Treasurers en andere bestuursleden moeten in gedachten houden dat het onwettig is voor iedereen om rechten uit te oefenen zonder een licentie, dus ze moeten nooit specifiek juridisch of fiscaal advies geven aan donoren over donaties. Het enige advies dat bestuursleden moeten geven is dat donateurs advies moeten inwinnen bij hun advocaten of belastingadviseurs.
De taak van penningmeester is niet moeilijker of tijdrovender dan elke andere bestuursfunctie. De functie kan het best worden vervuld door iemand die gevoel heeft voor boekhouden en financiën. Het is ook wenselijk dat de penningmeester kennis heeft van non-profitorganisaties, maar dat is een vereiste dat iemand desgewenst on the job kan leren. Het is belangrijker om de rol in te vullen met iemand die eerlijkheid en integriteit hoog in het vaandel heeft staan en die zich inzet voor nauwkeurigheid, transparantie en tijdigheid.
Wil je meer weten over de andere rollen en verantwoordelijkheden van bestuursleden bij een non-profitorganisatie? Download onze recente white paper voor een diepgaande blik op non-profit besturen.