The Project Risk Management Process | 5 Tips for Success

Nadat projecten steeds dynamischer worden, moeten organisaties de onzekerheid, of risico’s, die met deze veranderingen gepaard gaan, kunnen beheersen. De groeiende vraag naar ervaren projectmanagementprofessionals weerspiegelt deze trend – tot 2027 zullen er naar schatting 22 miljoen banen bijkomen in deze sector.

Voor wie een projectmanagementfunctie wil beginnen of zich verder wil ontwikkelen, is het vermogen om risico’s te beheersen een essentiële vaardigheid waar werkgevers naar op zoek zijn. Om een expert te worden in het voorkomen van en reageren op risico’s, moet je eerst begrijpen wat risico is en volgens welk proces het wordt beheerd.

Hieronder nemen we een kijkje in het risicomanagementproces en geven we vijf tips voor succes, zodat u stappen kunt ondernemen om risico’s voor uw organisatie te verminderen en te managen.

Download onze gratis gids om uw carrière in projectmanagement vooruit te helpen

Lees wat u moet weten, van vaardigheden waarnaar vraag is tot de groeiende carrièremogelijkheden in de sector.

Nu downloaden

Wat is risicomanagement?

In projectmanagement is risicomanagement de praktijk van het identificeren, evalueren, en voorkomen of beperken van risico’s voor een project die de potentie hebben om de gewenste uitkomsten te beïnvloeden. Projectmanagers zijn doorgaans verantwoordelijk voor het toezicht op het risicomanagementproces tijdens de duur van een bepaald project.

Om risico’s effectief te managen, moeten projectmanagers een duidelijk inzicht hebben in hun doelstellingen, zodat ze alle mogelijke obstakels kunnen identificeren die van invloed kunnen zijn op het vermogen van het team om resultaten te produceren.

“Risicomanagement gaat echt over het kijken naar je projectdoelstellingen en het uitzoeken wat de bedreigingen voor die doelstellingen zijn, en wat je kunt doen om ze vanaf het begin aan te pakken,” zegt Connie Emerson, assistent-docent voor Northeastern’s Master of Science in Project Management-programma.

De soorten gebeurtenissen of scenario’s die onder de categorie risico vallen, kunnen breed zijn en soms verkeerd worden geïnterpreteerd. Hoewel projectmanagers of degenen die belast zijn met het toezicht op een project geneigd kunnen zijn om risico’s uitsluitend als bedreigingen te zien, is dit niet altijd het geval.

Om deze veel voorkomende misvatting te verduidelijken, definieert Emerson projectrisico als “…een toekomstige gebeurtenis die al dan niet kan plaatsvinden en die, als hij wel plaatsvindt, enige invloed zal hebben op de doelstellingen van het project. Het kan positief zijn – een kans, of negatief – een bedreiging.”

Soorten projectrisico

Naast de basisprincipes van wat “risico” betekent, moeten projectmanagers ook de verschillende soorten risico’s kennen die ze kunnen tegenkomen. Afhankelijk van het type project, zullen de factoren waarmee rekening moet worden gehouden verschillen.

Er zijn verschillende soorten risico’s die vaak voorkomen, ongeacht de specifieke kenmerken van het project. Deze veel voorkomende soorten risico’s zijn:

Kosten: Het risico van gebeurtenissen die van invloed zijn op het budget, met name gebeurtenissen die ertoe leiden dat het project boven het budget wordt afgerond. Fouten in de kostenraming leiden vaak tot risico’s, naast externe factoren.
Planning: Het risico van ongeplande planningsconflicten, zoals gebeurtenissen die ertoe leiden dat het project vertraging oploopt. Scope creep is een veel voorkomende reden voor planningsproblemen en projectvertragingen.
Prestaties: Het risico van gebeurtenissen die ertoe leiden dat het project resultaten oplevert die niet in overeenstemming zijn met de projectspecificaties.

Afhankelijk van de details van het project, zijn er vele andere soorten risico’s die zich kunnen voordoen. Projectmanagers moeten bijvoorbeeld ook plannen maken voor risico’s met betrekking tot implementatie, training, testen, enzovoort.

Als projectmanagers eenmaal de risicocategorieën hebben geïdentificeerd waarmee zij zich bezig moeten houden, kunnen zij beginnen te begrijpen hoe deze risico’s de projectresultaten kunnen beïnvloeden en wat zij kunnen doen om de effecten ervan te verminderen. Om dit te doen, zullen zij ook de breedte en diepte van elk type risico moeten overwegen in de context van het totale project.

Stappen in het Risicomanagementproces

Om een project te beschermen tegen ongeplande risico’s, volgen projectmanagers gewoonlijk een doorlopend risicomanagementproces dat hen helpt bedreigingen en kansen te identificeren, te begrijpen en erop te reageren. Maar voordat u met dit proces begint, is het belangrijk om volledig te begrijpen wat de werkwijzen van uw organisatie zijn en hoe u uw risico-werk voor dat project gaat uitvoeren. Dit plan zal vervolgens de volgende stappen aansturen:

Identificeer de risico’s die mogelijk van invloed kunnen zijn op uw project.
Wijs het eigendom van elk geïdentificeerd risico toe aan een teamlid dat zal worden belast met het overzien van die bedreiging of kans. Hoewel sommige projectmanagers de voorkeur geven aan het toewijzen van eigenaarschap nadat de risico’s zijn geanalyseerd en geprioriteerd, kan het voordelig zijn om deze stap vroeg te nemen. “Vaak wijs ik al in een vroeg stadium een eigenaar aan een risico toe, omdat ik wil dat die persoon de analyse van het risico aanstuurt”, merkt Emerson op.
Analyseer elk risico om de betrokken drijvende factoren en potentiële gevolgen volledig te begrijpen. Zorg ervoor dat u de breedte en diepte van elke bedreiging in dit stadium in overweging neemt om de ernst van elk risico in de context van het totale project te evalueren.
Prioriteer projectrisico’s op basis van urgentie en de ernst van de impact die ze zouden kunnen veroorzaken.
Reageer op uw geïdentificeerde risico’s in overeenstemming met uw risicomanagement aanpak, hetzij door het nemen van stappen om te voorkomen dat de risico-gebeurtenis zich voordoet of om de impact te minimaliseren als het toch gebeurt. Deze stap moet zowel het ontwikkelen van de reactie als het ondernemen van actie omvatten.
Monitor uw risicomanagementstrategie en breng waar nodig wijzigingen aan.

Hoewel er duidelijke stappen zijn in het risicomanagementproces, zou dit idealiter een doorlopende inspanning moeten zijn. Risico’s zijn immers van nature onvoorspelbaar, en projectmanagers moeten de flexibiliteit en discipline hebben om zich tijdens een project voortdurend aan te passen aan veranderingen.

5 tips om risico’s te beperken en te beheren

Hoewel het onmogelijk is om risico’s volledig te elimineren, zijn er stappen die projectmanagers kunnen nemen om projecten effectief te beheren en tegelijkertijd de hoeveelheid risico’s te beperken. Hier zijn vier tips om mee te beginnen:

Maak een risicomanagementplan.

Iedereen die ervaring heeft met projectmanagement weet hoe essentieel een sterk projectplan is voor het succes van de onderneming. Er zijn veel aanvullende plannen die vaak in dit plan zijn opgenomen, waaronder het risicomanagementplan.

Volgens Emerson moet uw risicomanagementplan uw methodologie voor het identificeren en prioriteren van risico’s, uw risicotolerantie, hoe uw team op risico’s zal reageren, hoe u risico’s zult communiceren, enzovoort, definiëren. Het ontwikkelen van een dergelijk plan kost tijd en moeite, maar investeren in de planningsfase loont vaak door het creëren van een routekaart die uw team gedurende de uitvoeringsfase van uw project zal leiden.

Houd uw risicoregister up-to-date.

Uw risicoregister, dat kan worden gecombineerd met uw risicomanagementplan of een apart document kan zijn, is een lijst van alle mogelijke risicogebeurtenissen die van invloed kunnen zijn op uw project. Het bijhouden van dit document zal u helpen om op de hoogte te blijven van potentiële problemen, maar het is belangrijk dat u het actueel houdt, zodat u altijd een nauwkeurige momentopname heeft om naar te verwijzen.

Gebruik uw risicoregister om bij te houden welke risicogebeurtenissen zich hebben voorgedaan, hoe uw team heeft gereageerd, en welke nieuwe risico’s zijn opgedoken die u in eerste instantie niet heeft kunnen ontdekken. Door dit document actueel te houden en ervoor te zorgen dat het geïntegreerd is met andere planningsdocumenten, zullen u, uw teamleden en andere belangrijke belanghebbenden altijd een duidelijk beeld hebben van de stand van het project.

Begrijp de risicogebeurtenis.

Een veelgemaakte fout bij risicomanagement is de neiging van mensen om over risico’s te denken in termen van de mogelijke uitkomsten in plaats van de risicogebeurtenis zelf. Bijvoorbeeld, mensen identificeren soms “het missen van de deadline” als een risico voor hun project. Hoewel het missen van de deadline zeker een bedreiging is voor het project, is dit niet echt het risico, maar eerder de impact.

Beschouw risico’s in plaats daarvan in de volgende vorm: Als gevolg van X, kan Y optreden, waardoor Z impact.

Ben proactief in plaats van reactief.

Projectmanagers maken soms de fout om risicobeheer reactief te benaderen in plaats van proactief. Het zal altijd nodig zijn om alert te reageren als zich een ongeplande gebeurtenis voordoet, maar het is ook belangrijk om een stapje terug te doen en je project door een proactieve bril te bekijken.

Door tijd te investeren in de vroege stadia van het risicomanagementproces en elk risico volledig te analyseren, kunt u zich voorbereiden om preventieve stappen te nemen die de kans verkleinen dat de risicogebeurtenis zich voordoet, in plaats van te proberen te reageren als het al gebeurd is.

Ontwikkel uw projectmanagementvaardigheden.

Voor alles vereist het effectief managen van projecten en hun risico’s een sterke basis van projectmanagementvaardigheden. Naast oefenen, op de hoogte blijven van trends in de industrie en het bijwonen van conferenties en workshops, is een van de beste manieren om deze vaardigheden te verfijnen het behalen van een certificaat of graad in projectmanagement.

Diegenen die geconfronteerd worden met de mogelijkheid om een project te overzien, maar geen formele opleiding hebben genoten, kunnen aanzienlijk profiteren van projectmanagementonderwijs; maar ook diegenen die al in het veld werken, kunnen profiteren door hun vaardigheden aan te scherpen.

Programma’s zoals Northeastern’s Master of Science in Project Management, bijvoorbeeld, zijn ontworpen om essentiële vaardigheden te ontwikkelen door middel van hands-on ervaring. Toonaangevende docenten uit de industrie bieden unieke mogelijkheden om uitdagingen uit de praktijk in de klas te bespreken, waardoor studenten hun kennis kunnen toepassen op de scenario’s waarmee ze in hun functie te maken zullen krijgen.

Om meer te weten te komen over het bevorderen van uw carrière in projectmanagement, kunt u onze uitgebreide gids hieronder downloaden.