Jak Zaplanować Zjazd Licealistów

Planowanie zjazdu klasy liceum nie jest małym zadaniem! Jeśli jest to Twój pierwszy zjazd po ukończeniu szkoły, możesz nie do końca wiedzieć od czego zacząć. Jeśli świętujesz dziesięciolecia od ukończenia szkoły, możesz czuć się pod presją, aby podnieść poziom w stosunku do ostatniego zjazdu lub utrzymać zaangażowanie kolegów z klasy wiele lat później.

Jest wiele do przemyślenia i zarządzania, od śledzenia kolegów z klasy, przez zbieranie płatności, po logistykę dnia. Podzieliliśmy ten pozornie zniechęcający proces na 4 proste etapy, które pomogą Ci przygotować i przeprowadzić wspaniałą imprezę. Zacznij wcześnie (niektóre zjazdy zaczynają się planować nawet z 2-letnim wyprzedzeniem!), skompletuj świetny zespół i postępuj zgodnie z tym przewodnikiem, aby zorganizować wspaniały zjazd klasowy.

Faza 1: Wczesne etapy planowania

Kiedy zacząć planować zjazd klasy? Im wcześniej, tym lepiej!

Zgłoś się! Put Together Your Planning Committee.

Planowanie dużego wydarzenia, jakim jest zjazd absolwentów szkoły średniej, nie jest zadaniem dla jednej osoby. Twoim pierwszym zadaniem jest znalezienie grupy niezawodnych osób, na których możesz liczyć, że wywiążą się ze swoich zadań. Tradycyjnie, impreza jest planowana przez byłych członków rady uczniowskiej, ale nie bój się poprosić o pomoc osoby spoza tej grupy! Możesz być zaskoczony, kto podniesie rękę do pomocy, jeśli tylko poprosisz. Kiedy już masz swój szacowny komitet planowania, możesz podzielić obowiązki i przypisać role, aby zapewnić, że każdy ma jasne zrozumienie swojej części w planowaniu zjazdu absolwentów szkoły średniej.

Zorganizuj się

Następnym krokiem jest położenie fundamentów pod nadchodzące miesiące. Jeśli nie jesteś typem super zorganizowanym, rozważ poproszenie kogoś z komitetu o pomoc w tym zakresie. Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci się zorganizować:

• Wybierz wspólne miejsce docelowe dla dokumentów i kreacji na to wydarzenie. Nie musi to być nic wymyślnego – folder Google Drive jest świetną opcją – upewnij się tylko, że wszyscy członkowie komitetu mają do niego dostęp.
• Zrób linię czasu z kluczowymi kamieniami milowymi planowania i celami. Może się to zacząć od czegoś tak prostego, jak „ustalenie daty, lokalizacji i budżetu w ciągu 3 miesięcy”, a resztę planowania możesz nakreślić, gdy te kamienie milowe będą już na miejscu.
• Znajdź łatwy sposób na śledzenie odpowiedzialności i postępów. Może to być wspólny arkusz kalkulacyjny lub darmowe narzędzie do zarządzania projektami, takie jak Trello.

Start To Track Down Your Classmates

Na szczęście, cyfrowy świat, w którym żyjemy sprawił, że nawiązanie kontaktu z byłymi kolegami z klasy stało się dużo łatwiejsze. Media społecznościowe to świetne miejsce, aby zacząć – szczególnie Facebook & LinkedIn. Zalecamy założenie grupy na Facebooku dla Twojej klasy, ponieważ będzie to świetny sposób na dzielenie się aktualizacjami i stroną wydarzenia. Możesz również użyć go jako narzędzia do badania uczestników na temat różnych oczekiwań i preferencji, aby pomóc w podejmowaniu decyzji w planowaniu.

Faza 2: The Real Planning Begins

Faza 1 położyła podwaliny pod prawdziwą pracę, która ma się rozpocząć. W fazie 2 wasz komitet naprawdę podejmie działania, aby zacząć wprowadzać w życie szczegóły waszego zjazdu absolwentów szkoły średniej.

Przypomnijcie sobie, jaki typ zjazdu chcecie mieć

Piękno planowania zjazdów klasowych polega na tym, że nie ma dobrego czy złego sposobu na ich zrobienie. Uwielbiamy oglądać różne sposoby, w jakie różne szkoły i klasy świętują zjazdy. Widzieliśmy zjazdy z formalnymi posiłkami z cateringiem, pełne weekendy zaplanowanych zajęć, a także bardziej swobodne spotkania w lokalnym barze lub kręgielni. Zorientuj się czego chcą i oczekują twoi koledzy z klasy (tu przydadzą się grupy na Facebooku!) i użyj tego aby pomóc zdecydować w jakim kierunku powinieneś pójść w planowaniu.

Zamknij się w dacie & Miejsce

Gdy już wiesz jaki typ imprezy będziesz planował, będzie ci o wiele łatwiej wiedzieć czego szukać w miejscu i zacząć planować agendę. Pamiętaj, że różne miejsca będą miały różne kontrakty i wymagania do rozważenia, więc upewnij się, że zadajesz pytania o takie rzeczy jak depozyty i minima, aby złagodzić wszelkie niechciane niespodzianki i upewnić się, że możesz zaplanować i wycenić odpowiednio.

Ustaw stronę wydarzenia zjazdu

Gdy te główne szczegóły są już zaplanowane, będziesz chciał ustawić łatwy sposób dla swoich kolegów z klasy, aby mogli wysłać RSVP i zapłacić za swoje uczestnictwo w zjeździe. Strona wydarzenia jest również świetnym centralnym miejscem do przechowywania wszystkich ważnych szczegółów wydarzenia. RSVPify sprawia, że cały proces sprzedaży biletów na Twój zjazd jest super prosty – i wygląda super profesjonalnie! Stworzyliśmy nawet szczegółowy przewodnik, jak skonfigurować stronę wydarzenia zjazdu klasowego, aby pomóc Ci łatwo się skonfigurować.

Porada: Z RSVPify nie ma potrzeby czekać do czasu po wydarzeniu, aby zebrać fundusze, które zebrałeś od kolegów z klasy. To będzie pomocne, gdy przyjdzie czas na wpłaty za miejsce i inne niezbędne rzeczy!

Faza 3: Promuj Wielkie Wydarzenie

Ty i Twój zespół poświęcacie mnóstwo czasu, aby uczynić ten zjazd wyjątkowym. Nie bój się go promować! W fazie 3 podzielimy się strategiami, aby zmaksymalizować frekwencję na zjeździe.

Podziel się szczegółami WCZEŚNIEJ

Oczywiście, nie wszyscy Twoi koledzy z klasy nadal mieszkają w okolicy. Ci uczestnicy będą musieli podjąć dodatkowe zobowiązania czasowe i finansowe, aby wziąć udział w spotkaniu, więc pamiętaj o tym! Najlepszą rzeczą, jaką możesz zrobić, jest podanie daty tak wcześnie, jak to możliwe, nawet jeśli nie masz jeszcze wszystkich szczegółów, aby dać im jak najlepsze szanse na przygotowanie się do uczestnictwa.

Przypominaj, Przypominaj, & Przypominaj ponownie

Utrzymaj wydarzenie na pierwszym planie w umyśle swoich kolegów, używając częstych aktualizacji i przypomnień. Aby nie czuć się jak spamer, postaraj się być kreatywny w swoich postach w mediach społecznościowych. Oto kilka pomysłów:

• Postaw zdjęcia z liceum! Oznacz tych, którzy są na zdjęciu, aby zaangażować ich w nadchodzące uroczystości.
• Odliczaj czas do wydarzenia i innych kamieni milowych, takich jak ostatni dzień dla wczesnych cen ptasich i ostatni dzień na zakup biletów.
• Wyświetl kolegów z klasy, którzy uczestniczą w wydarzeniu ze zdjęciem i krótką biografią tego, co robią od ukończenia szkoły.
• Wyróżnij każdego członka komitetu planującego i jego zaangażowanie w planowanie.
• Dedykuj posty do miejsca spotkania, sponsorów i konkretnych działań, które będą się działy przez cały czas spędzony razem.

Sprzedawaj bilety wcześnie z zachętami

Dostarczanie zachęt może pomóc popchnąć ludzi do zakupu biletów wcześnie i uniknąć ton sprzedaży w ostatniej chwili. Ceny „early bird” lub zachęty takie jak dodatkowe bilety na drinki lub możliwość wygrania nagrody lub loterii to tylko kilka pomysłów. Aby uzyskać więcej szczegółów na temat motywowania wczesnych nabywców, sprawdź nasz przewodnik jak zwiększyć wczesną sprzedaż biletów na imprezę.

Faza 4: Logistyka dnia

Jak wydarzenie się zbliża, upewnij się, że masz wszystkie swoje kaczki w rzędzie, aby dobrze się bawić! Oto kilka wskazówek jak sprawnie przeprowadzić imprezę w dniu/weekendzie zjazdu.

Keep The Line Moving with a Smooth Check-In Process

Zacznij imprezę od sprawnego i szybkiego procesu odprawy. Jeśli zebrałeś płatności przez RSVPify, będziesz miał darmowy dostęp do naszej zintegrowanej funkcji check-in (właśnie tak, DARMOWY). Możesz wysłać gościom kody QR i szybko sprawdzić, czy uczestnicy zakupili bilety z wyprzedzeniem przy drzwiach.

Pomyśl o drobnych szczegółach

Małe szczegóły mogą zrobić wielką różnicę w niezapomnianym zjeździe absolwentów! Kilka małych szczegółów, które mają duży wpływ to…

• Stwórz playlistę piosenek, które były popularne kiedy byłeś w liceum do odtwarzania podczas całego wydarzenia. Możesz nawet poprosić o piosenki od gości podczas procesu RSVP, lub zrobić post na Facebooku, że ludzie mogą komentować nazwy piosenek.
• Pozwól uczestnikom nosić identyfikatory! Nie chcesz, aby uczestnicy czuli się zakłopotani lub zestresowani próbując przypomnieć sobie imiona. Ułatw to wszystkim i zapewnij identyfikatory podczas odprawy.
• Posiadaj foto-budkę i rozważ zatrudnienie fotografa, aby zapewnić sobie świetne zdjęcia zjazdu. Przydadzą się one do promowania kolejnego zjazdu milowego! Podpowiedź: Mamy kilka fajnych pomysłów na naszej tablicy na Pintereście!

Pozostań zaangażowany

Nawet po zakończeniu imprezy, postaraj się pozostać zaangażowany w kontakt z kolegami z klasy pomiędzy zjazdami! Pierwszym krokiem jest wysłanie listu po imprezie z podziękowaniami dla wszystkich, którzy w niej uczestniczyli! To dobry moment, aby wyróżnić kolegów z klasy, którzy przebyli długą drogę, aby tam być i poinformować uczestników o tym, gdzie mogą znaleźć zdjęcia z imprezy. Po tym, łatwo jest się wyłączyć, aż do rozpoczęcia kolejnego sezonu planowania, ale oto kilka prostych strategii, aby pozostać zaangażowanym.

• Postuj okresowo w grupie na Facebooku! Na przykład, podziel się wiadomościami o swoim rodzinnym mieście/szkole, wydarzeniami z życia kolegów z klasy lub powracającymi wspomnieniami ze zjazdu co jakiś czas.
• Zachowaj wszelkie dodatkowe fundusze ze zjazdu na koncie bankowym klasy, aby wysłać drobne prezenty, kartki lub kwiaty do kolegów z klasy z okazji ważnych wydarzeń życiowych. Nie możesz nadążyć za wszystkimi, ale mały bukiet od klasy dla kogoś, kto przechodzi przez trudny okres, może być naprawdę znaczący.

.