Parafrazowanie i podsumowywanie

© GettyImages
Foxys_forest_manufacture

Ułatwiaj przyswajanie złożonych informacji!

Wyobraź sobie, że przygotowujesz prezentację dla swojego prezesa. Poprosiłeś wszystkich członków zespołu o udział i wszyscy mieli wiele do powiedzenia!

Ale teraz masz tuzin raportów, wszystkie w różnych stylach, a Twój prezes mówi, że może poświęcić tylko 10 minut na przeczytanie ostatecznej wersji. Co zrobić?

Rozwiązaniem jest parafrazowanie i streszczanie raportów, dzięki czemu szef otrzyma tylko te kluczowe informacje, których potrzebuje, w formie, którą będzie mógł szybko przetworzyć.

W tym artykule wyjaśniamy, jak parafrazować i jak streszczać oraz jak stosować te techniki w odniesieniu do tekstu i słowa mówionego. Opisujemy również różnice między tymi dwoma umiejętnościami i wskazujemy pułapki, których należy unikać.

Co to jest parafraza?

Gdy parafrazujesz, używasz własnych słów, aby wyrazić coś, co zostało napisane lub powiedziane przez inną osobę.

Przełożenie tego na własne słowa może wyjaśnić wiadomość, uczynić ją bardziej odpowiednią dla odbiorców lub nadać jej większy wpływ.

Możesz użyć sparafrazowanego materiału, aby wesprzeć swój własny argument lub punkt widzenia. Jeśli przygotowujesz raport, prezentację lub przemówienie, możesz użyć parafrazy, aby zachować spójny styl i uniknąć długich cytatów z oryginalnego tekstu lub rozmowy.

Parafrazowany materiał powinien zachować swoje oryginalne znaczenie i (przybliżoną) długość, ale możesz go użyć, aby wybrać pojedynczy punkt z dłuższej dyskusji.

Co to jest podsumowanie?

W przeciwieństwie do tego, podsumowanie jest krótkim przeglądem całej dyskusji lub argumentu. Możesz streścić cały artykuł naukowy lub rozmowę w jednym akapicie, na przykład, lub w serii wypunktowanych punktów, używając własnych słów i stylu.

Ludzie często streszczają, gdy oryginalny materiał jest długi, lub aby podkreślić kluczowe fakty lub punkty. Streszczenia pomijają szczegóły lub przykłady, które mogą odciągnąć uwagę czytelnika od najważniejszych informacji, upraszczają skomplikowane argumenty, gramatykę i słownictwo.

Poprawnie użyte, streszczanie i parafrazowanie może zaoszczędzić czas, zwiększyć zrozumienie oraz nadać autorytet i wiarygodność Twojej pracy. Oba narzędzia są przydatne, gdy dokładne sformułowanie oryginalnego tekstu jest mniej ważne niż jego ogólne znaczenie.

Jak sparafrazować tekst

Aby sparafrazować tekst, wykonaj cztery kroki:

Czytaj i notuj

Dokładnie przeczytaj tekst, który chcesz sparafrazować. Podkreśl, podkreśl lub zanotuj ważne terminy i zwroty, które musisz zapamiętać.

Znajdź inne terminy

Znajdź odpowiednie słowa lub zwroty (synonimy), których możesz użyć zamiast tych, które wybrałeś. Słownik, tezaurus lub wyszukiwanie online mogą być tu przydatne, ale uważaj, aby zachować znaczenie oryginalnego tekstu, szczególnie jeśli masz do czynienia z terminami technicznymi lub naukowymi.

Przełóż tekst na własne słowa

Przepisz oryginalny tekst, linijka po linijce. Uprość gramatykę i słownictwo, dostosuj kolejność słów i zdań oraz zastąp wyrażenia „pasywne” wyrażeniami „aktywnymi” (na przykład, możesz zmienić „Z nowym dostawcą skontaktowała się Nusrat” na „Nusrat skontaktowała się z nowym dostawcą”).

Usuń złożone klauzule i podziel dłuższe zdania na krótsze. Wszystko to sprawi, że Twoja nowa wersja będzie łatwiejsza do zrozumienia.

Sprawdź swoją pracę

Sprawdź swoją pracę, porównując ją z oryginałem. Twoja parafraza powinna być jasna i prosta, napisana Twoimi własnymi słowami. Może być krótsza, ale powinna zawierać wszystkie niezbędne szczegóły.

Jak parafrazować wypowiedzi

W rozmowie – na przykład podczas spotkania lub sesji coachingowej – parafrazowanie jest dobrym sposobem na upewnienie się, że dobrze zrozumiałeś, co powiedziała druga osoba.

Wymaga to dwóch dodatkowych umiejętności: aktywnego słuchania i zadawania właściwych pytań.

Przydatne pytania to między innymi:

• Jeśli dobrze słyszę, to mówisz, że…?
• Więc masz na myśli, że…? Czy dobrze zrozumiałem, kiedy powiedziałeś, że…?

Możesz użyć takich pytań, aby powtórzyć słowa rozmówcy. Na przykład, jeśli dana osoba powie: „Po prostu nie mamy dostępnych funduszy na te projekty”, możesz odpowiedzieć: „Jeśli dobrze pana rozumiem, to mówi pan, że naszej organizacji nie stać na opłacenie projektów mojego zespołu?”

Może się to wydawać powtarzalne, ale daje to mówcy możliwość podkreślenia wszelkich nieporozumień lub wyjaśnienia swojego stanowiska.

Czasami, możesz potrzebować sparafrazować przemówienie lub prezentację. Być może chcesz złożyć raport swojemu zespołowi lub napisać o tym na firmowym blogu, na przykład.

W tych przypadkach dobrym pomysłem jest zrobienie notatek podsumowujących podczas słuchania i opracowanie ich w parafrazę później. (Zobacz Jak streścić tekst lub mowę, poniżej.)

Jak streścić tekst lub mowę

Postępuj zgodnie z krokami 1-5 poniżej, aby streścić tekst. Aby podsumować materiał mówiony – przemówienie, spotkanie lub prezentację, na przykład – zacznij od kroku 3.

Czy ten artykuł był przydatny?

Możesz nauczyć się kolejnych 150 umiejętności komunikacyjnych, takich jak ta, dołączając do Klubu Mind Tools.

Dołącz do Klubu Mind Tools już dziś!

Subscribe to Our Newsletter

Receive new career skills every week, Dodatkowo otrzymasz nasze najnowsze oferty oraz darmowy podręcznik do pobrania z Personal Development Plan.

Przeczytaj naszą Politykę Prywatności

Zdobądź ogólne pojęcie o oryginale

Po pierwsze, szybko przeczytaj tekst, który streszczasz, aby uzyskać ogólne wrażenie o jego zawartości. Zwróć szczególną uwagę na tytuł, wstęp, zakończenie oraz nagłówki i podtytuły.

Sprawdź swoje zrozumienie

Buduj swoje zrozumienie tekstu czytając go ponownie bardziej uważnie. Sprawdź, czy twoja początkowa interpretacja treści była poprawna.

Zrób notatki

Zrób notatki na temat tego, co czytasz lub słuchasz. Używaj wypunktowań i wprowadzaj do każdego wypunktowania słowo kluczowe lub ideę. Zapisz tylko jeden punkt lub pomysł dla każdego punktora.

Jeśli streszczasz materiał mówiony, możesz nie mieć zbyt wiele czasu na każdy punkt, zanim mówca przejdzie dalej. Jeśli możesz, zdobądź agendę spotkania, kopię prezentacji lub transkrypcję wystąpienia, aby wiedzieć, co Cię czeka.

Pewnie upewnij się, że Twoje notatki są zwięzłe, dobrze uporządkowane i zawierają tylko te punkty, które naprawdę mają znaczenie.

Pisz swoje podsumowanie

Punkty wypunktowane lub numerowane listy są często akceptowalnym formatem podsumowań – na przykład na slajdach prezentacji, w protokole ze spotkania lub w sekcjach kluczowych punktów, takich jak ta na końcu tego artykułu.

Jednakże nie używaj tylko wypunktowanych notatek, które zrobiłeś w kroku 3. Prawdopodobnie będą one wymagały edycji lub „dopieszczenia”, jeśli chcesz, aby inni ludzie je zrozumieli.

Niektóre streszczenia, takie jak streszczenia prac badawczych, informacje prasowe i kopie marketingowe, wymagają ciągłej prozy. Jeśli tak jest, napisz streszczenie jako akapit, zamieniając każdy wypunktowany punkt w pełne zdanie.

Staraj się korzystać tylko z własnych notatek, a do oryginalnych dokumentów lub nagrań odwołuj się tylko wtedy, gdy naprawdę musisz. To pomoże ci upewnić się, że używasz własnych słów.

Jeśli streszczasz przemówienie, zrób to jak najszybciej po wydarzeniu, kiedy jest ono jeszcze świeże w twojej pamięci.

Sprawdź swoją pracę

Twoje streszczenie powinno być krótkim, ale treściwym zarysem oryginału. Sprawdź, czy wyraziłeś wszystkie najważniejsze punkty własnymi słowami i czy pominąłeś zbędne szczegóły.

Zezwolenie i cytaty

Jeśli zamierzasz opublikować lub rozpowszechniać swój dokument, ważne jest, aby uzyskać zezwolenie od właściciela praw autorskich do materiału, który sparafrazowałeś lub streściłeś. W przeciwnym razie możesz narazić się na zarzut plagiatu, a nawet na postępowanie sądowe.

Dobrą praktyką jest cytowanie źródeł w przypisie lub poprzez odniesienie w tekście do listy źródeł na końcu dokumentu. Istnieje kilka standardowych stylów cytowania – wybierz jeden z nich i stosuj go konsekwentnie, lub postępuj zgodnie z wytycznymi stylu Twojej organizacji.