Proces zarządzania ryzykiem projektowym – 5 wskazówek sukcesu

Ponieważ projekty stają się coraz bardziej dynamiczne, organizacje potrzebują umiejętności zarządzania niepewnością lub ryzykiem, które towarzyszą tym zmianom. Rosnące zapotrzebowanie na wykwalifikowanych specjalistów ds. zarządzania projektami odzwierciedla ten trend – szacuje się, że do 2027 r. w branży powstanie 22 mln miejsc pracy.

Dla tych, którzy chcą rozpocząć lub rozwinąć swoją karierę na stanowisku kierownika projektu, umiejętność zarządzania ryzykiem jest niezbędną umiejętnością, której poszukują pracodawcy. Aby stać się ekspertem w zapobieganiu i reagowaniu na ryzyko, należy najpierw zrozumieć, czym jest ryzyko i w jaki sposób się nim zarządza.

Poniżej przedstawiamy proces zarządzania ryzykiem oraz pięć wskazówek, które pomogą Ci podjąć kroki w kierunku redukcji i zarządzania ryzykiem w Twojej organizacji.

Ściągnij nasz darmowy przewodnik po karierze w zarządzaniu projektami

Dowiedz się, co musisz wiedzieć, od poszukiwanych umiejętności po rosnące możliwości zatrudnienia w branży.

DOWNLOAD NOW

Co to jest zarządzanie ryzykiem?

W zarządzaniu projektami, zarządzanie ryzykiem jest praktyką identyfikacji, oceny i zapobiegania lub łagodzenia ryzyka dla projektu, które może mieć potencjalny wpływ na pożądane wyniki. Kierownicy projektów są zazwyczaj odpowiedzialni za nadzorowanie procesu zarządzania ryzykiem przez cały czas trwania danego projektu.

Aby skutecznie zarządzać ryzykiem, kierownicy projektów muszą mieć jasne zrozumienie swoich celów, aby mogli zidentyfikować wszelkie możliwe bariery, które mogłyby wpłynąć na zdolność zespołu do osiągnięcia wyników.

„Zarządzanie ryzykiem polega na przyjrzeniu się celom projektu i ustaleniu, jakie są zagrożenia dla tych celów, oraz co można zrobić, aby zająć się nimi od samego początku” – mówi Connie Emerson, asystentka profesora dydaktycznego w programie Master of Science in Project Management w Northeastern.

Rodzaje zdarzeń lub scenariuszy, które mieszczą się w kategorii ryzyka, mogą być szerokie i czasami źle interpretowane. Podczas gdy kierownicy projektów lub osoby odpowiedzialne za nadzorowanie projektu mogą być skłonni postrzegać ryzyko wyłącznie jako zagrożenie, nie zawsze tak jest.

Aby wyjaśnić to powszechne błędne przekonanie, Emerson definiuje ryzyko projektu jako „…przyszłe zdarzenie, które może się wydarzyć lub nie, a które, jeśli się wydarzy, będzie miało jakiś wpływ na cele projektu. Może to być zdarzenie pozytywne – szansa, lub negatywne – zagrożenie.”

Typy ryzyka projektowego

Poza podstawami znaczenia słowa „ryzyko”, kierownicy projektów powinni również znać różne rodzaje ryzyka, z jakimi mogą się spotkać. W zależności od rodzaju projektu, czynniki, które należy wziąć pod uwagę, będą się różnić.

Istnieje kilka rodzajów ryzyka, które występują często, niezależnie od specyfiki projektu. Te powszechne rodzaje ryzyka obejmują:

• Koszt: Ryzyko zdarzeń, które mają wpływ na budżet, zwłaszcza tych, które powodują, że projekt zostanie ukończony ponad budżet. Błędy w szacowaniu kosztów powszechnie generują ryzyko oprócz czynników zewnętrznych.
• Harmonogram: Ryzyko nieplanowanych konfliktów harmonogramu, takich jak zdarzenia, które powodują opóźnienie projektu. Zakres pełzania jest częstym powodem problemów z harmonogramem i opóźnień projektu.
• Wydajność: Ryzyko wystąpienia zdarzeń, które powodują, że projekt daje wyniki niezgodne ze specyfikacją projektu.

Zależnie od szczegółów projektu, istnieje wiele innych rodzajów ryzyka, które mogą wystąpić. Na przykład, kierownicy projektu mogą również potrzebować zaplanować ryzyka związane z wdrożeniem, szkoleniem, testowaniem i tak dalej.

Jak już kierownicy projektu zidentyfikują kategorie ryzyka, którymi powinni się zająć, mogą zacząć rozumieć, jak te ryzyka mogą wpłynąć na wyniki projektu i co mogą zrobić, aby zmniejszyć ich skutki. W tym celu muszą również rozważyć zakres i głębokość każdego rodzaju ryzyka w kontekście całego projektu.

Kroki w procesie zarządzania ryzykiem

Aby uchronić projekt przed nieplanowanym ryzykiem, kierownicy projektu zazwyczaj stosują proces zarządzania ryzykiem, który pomaga im zidentyfikować, zrozumieć i zareagować na zagrożenia i szanse. Przed rozpoczęciem tego procesu ważne jest jednak, aby w pełni zrozumieć praktyki stosowane w danej organizacji oraz sposób, w jaki będą prowadzone prace związane z ryzykiem dla danego projektu. Plan ten będzie następnie napędzał następujące kroki:

• Zidentyfikuj ryzyka, które mogą potencjalnie wpłynąć na projekt.
• Przydziel własność każdego zidentyfikowanego ryzyka członkowi zespołu, który będzie odpowiedzialny za nadzorowanie tego zagrożenia lub szansy. Chociaż niektórzy kierownicy projektów wolą przypisać własność po przeanalizowaniu ryzyk i ustaleniu priorytetów, wczesne podjęcie tego kroku może być korzystne. „Wiele razy przypisuję właściciela ryzyka bardzo wcześnie, ponieważ chcę, aby ta osoba kierowała analizą ryzyka” – zauważa Emerson.
• Analizuj każde ryzyko, aby w pełni zrozumieć związane z nim czynniki i potencjalne skutki. Na tym etapie należy rozważyć zakres i głębokość każdego zagrożenia, aby ocenić jego wagę w kontekście całego projektu.
• Uszereguj ryzyka projektowe pod względem pilności i dotkliwości skutków, jakie mogą spowodować.
• Reaguj na zidentyfikowane ryzyka zgodnie z podejściem do zarządzania ryzykiem, podejmując kroki mające na celu zapobieżenie wystąpieniu ryzyka lub zminimalizowanie wpływu, jeśli ono wystąpi. Ten krok powinien obejmować budowanie reakcji, jak również podejmowanie działań.
• Monitoruj swoją strategię zarządzania ryzykiem i wprowadzaj zmiany w razie potrzeby.

Mimo że istnieją wyraźne kroki w procesie zarządzania ryzykiem, powinien on być w idealnym przypadku ciągłym wysiłkiem. W końcu, natura ryzyka jest z natury nieprzewidywalna, a kierownicy projektów muszą posiadać zwinność i dyscyplinę, aby nieustannie dostosowywać się do zmian w trakcie trwania projektu.

5 wskazówek, jak zmniejszyć ryzyko i zarządzać nim

Mimo, że niemożliwe jest całkowite wyeliminowanie ryzyka, istnieją kroki, które kierownicy projektów mogą podjąć, aby efektywnie zarządzać projektami przy jednoczesnym zmniejszeniu ilości ryzyka. Oto cztery wskazówki, od których warto zacząć:

Stwórz plan zarządzania ryzykiem.

Każdy, kto ma doświadczenie w zarządzaniu projektami wie, jak istotny dla powodzenia przedsięwzięcia jest mocny plan projektu. Istnieje wiele planów pomocniczych, które są często zawarte w tym planie, w tym plan zarządzania ryzykiem.

Według Emersona, plan zarządzania ryzykiem powinien określać metodologię identyfikacji i priorytetyzacji ryzyka, tolerancję na ryzyko, sposób reagowania zespołu na ryzyko, sposób komunikowania ryzyka, itp. Opracowanie takiego planu wymaga czasu i wysiłku, ale inwestycja w fazę planowania często się opłaca dzięki stworzeniu mapy drogowej, która będzie prowadzić zespół przez całą fazę realizacji projektu.

Dbaj o aktualność rejestru ryzyka.

Rejestr ryzyka, który może być połączony z planem zarządzania ryzykiem lub stanowić odrębny dokument, to lista wszystkich możliwych zdarzeń związanych z ryzykiem, które mogą mieć wpływ na projekt. Posiadanie tego dokumentu pomoże Ci być na bieżąco z potencjalnymi problemami, ale ważne jest, abyś go aktualizował, tak abyś zawsze miał dokładny obraz, do którego możesz się odnieść.

Używaj rejestru ryzyka, aby śledzić, jakie zdarzenia ryzyka miały miejsce, jak zareagował Twój zespół i jakie nowe ryzyka pojawiły się, których nie byłeś w stanie wykryć na początku. Dzięki aktualizowaniu tego dokumentu i zapewnieniu jego integracji z innymi materiałami planistycznymi, Ty, członkowie Twojego zespołu i inni kluczowi interesariusze zawsze będą mieli jasny obraz stanu projektu.

Zrozumienie zdarzenia ryzyka.

Powszechnym błędem w zarządzaniu ryzykiem jest tendencja do myślenia o ryzyku w kategoriach możliwych wyników, a nie samego zdarzenia ryzyka. Na przykład, ludzie czasami identyfikują „niedotrzymanie terminu” jako ryzyko dla ich projektu. Chociaż niedotrzymanie terminu jest z pewnością zagrożeniem dla projektu, nie jest to ryzyko, lecz raczej skutek.

Zamiast tego należy rozważyć ryzyko w następującym formacie: Ze względu na X może wystąpić Y, powodując wpływ Z. Pomoże to zrozumieć źródło ryzyka, zdarzenie powodujące ryzyko oraz sposób, w jaki należy się nim zająć.

Bądź proaktywny zamiast reaktywny.

Kierownicy projektów mogą czasami popełnić błąd polegający na przyjęciu reaktywnego podejścia do zarządzania ryzykiem zamiast podejścia proaktywnego. Zawsze konieczne będzie posiadanie umiejętności reagowania, gdy wystąpi nieplanowane zdarzenie, ale ważne jest również, aby zrobić krok do tyłu i spojrzeć na projekt przez pryzmat proaktywności.

Przez zainwestowanie czasu we wczesnych etapach procesu zarządzania ryzykiem i pełną analizę każdego ryzyka można przygotować się do podjęcia kroków zapobiegawczych, które zmniejszą prawdopodobieństwo wystąpienia zdarzenia, zamiast próbować reagować, gdy już do niego dojdzie.

Rozwijaj swoje umiejętności zarządzania projektami.

Przede wszystkim skuteczne zarządzanie projektami i ich ryzykiem wymaga silnych podstaw umiejętności zarządzania projektami. Oprócz praktyki, bycia na bieżąco z trendami w branży oraz uczestniczenia w konferencjach i warsztatach, jednym z najlepszych sposobów na doskonalenie tych umiejętności jest zdobycie certyfikatu lub stopnia naukowego w zakresie zarządzania projektami.

Ci, którzy stoją przed możliwością nadzorowania projektu, ale nie posiadają formalnego wykształcenia, mogą odnieść znaczne korzyści z edukacji w zakresie zarządzania projektami; jednak ci, którzy już pracują w tej dziedzinie, również mogą skorzystać na doskonaleniu swojego rzemiosła.

Programy takie jak Northeastern’s Master of Science in Project Management, na przykład, są przeznaczone do rozwijania niezbędnych umiejętności poprzez praktyczne doświadczenie. Wiodący w branży wykładowcy zapewniają wyjątkowe możliwości omawiania rzeczywistych wyzwań w klasie, dając studentom możliwość zastosowania ich wiedzy do scenariuszy, z którymi będą musieli się zmierzyć w swoich rolach.

Aby dowiedzieć się więcej na temat rozwoju kariery w zarządzaniu projektami, pobierz nasz kompleksowy przewodnik poniżej.