8 Estilos de Configuração de Salas de Reunião e Como Escolher o Melhor

Após pesquisa e consultas bem sucedidas, finalmente encontrou o local perfeito para a sua reunião. Agora, é altura de decidir o estilo de configuração da sala de reuniões que será conveniente para o seu tipo de evento. Aqui está como decidir. Em primeiro lugar, a disposição e a configuração da mesa de uma sala de reunião são tão importantes como o próprio local.

A compreensão das várias facetas da própria conferência são os principais pontos de partida para se chegar aos melhores estilos de configuração da reunião. Estes aspectos incluem a confirmação do número de participantes, a compreensão das especificações dos seus clientes e uma avaliação dos recursos que tem em mãos.

Para os planeadores: Fica realmente interessante quando um cliente não faz ideia de nenhum estilo de configuração, mas quer uma configuração agradável que faça o máximo aproveitamento do espaço, permitindo ao mesmo tempo movimentos livres. Como planeador, tem de fazer malabarismos com as suas capacidades e experiência e apresentar as melhores sugestões possíveis para eles.

Para os clientes: É sempre bom ter uma ideia aproximada do que se pretende alcançar antes de abordar um organizador, porque no caso de não corresponderem às suas expectativas, a culpa não é menos deles do que é sua. Abaixo estão alguns dos estilos mais rápidos e fáceis de montar que não precisam de muita experiência, mesmo um amador poderia fazê-lo e ainda assim alcançar resultados fantásticos.

p>Kilimo Grand Resort

Esta é basicamente uma fila de cadeiras viradas para a frente da sala, normalmente dividida pelos corredores centrais e/ou laterais para permitir o acesso pelos delegados com facilidade. Na sua maioria, as filas e colunas devem ser iguais. Se a sua reunião não precisar de tomar muitas notas ou quando quiser alcançar a capacidade máxima de assento, então este estilo de organização seria uma grande ideia.

Tipicamente mais adequado para reuniões de cerca de 2 horas. É mais adequado para reuniões de massas, reuniões gerais anuais e lançamentos de produtos como este para a Apple.

Classroom style

p>Travellers Beach Mombasa

alguns preferem chamar-lhe “o estilo da escola” É praticamente o que parece. Cadeiras e mesas dispostas em filas viradas para a frente para apoiar a escrita, utilizar computadores ou tomar as refeições. Este tipo de conjunto pode ser utilizado quando se quer que os convidados comam comida em placas, utilizem os seus computadores ou tomem notas durante a reunião. É o mais apropriado para formação e palestras. Contudo, evite espremer demasiadas pessoas para caberem numa mesa, uma vez que não poderão utilizar o espaço confortavelmente e, portanto, insatisfação.

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p>Emeli hotel

Colocar as mesas de conferência de ponta a ponta com uma abertura e, portanto, formar uma forma em U é outro tipo de estilo de configuração que é comum. Também se pode utilizar uma mesa redonda e colocar os assentos à volta deixando uma abertura numa das extremidades para fins de apresentação. Normalmente o objectivo da abertura é permitir apresentações que sejam visuais para que todos possam ver. Este estilo é infalível quando existe a necessidade de combinar tanto a apresentação como algumas interacções ou discussões em grupo. Apropriado para pequenas reuniões gerais anuais, conferências e workshops.

4.Boardroom style

Desigualmente ao estilo U, este estilo inclui assentos em todos os lados da(s) mesa(s). Uma mesa rectangular ou oval é apropriada para este tipo de configuração. No entanto, quando o grupo é maior, pode-se optar por juntar mesas para formar um quadrado oco, informando sobre uma sala de reuniões. Quando se pretende obter uma interacção cara a cara para a sua audiência ou quando esta tenha feito esse pedido, então justifica-se utilizar este estilo. Contudo, tenha cuidado com os números porque eles determinam se vai utilizar um quadrado oco, uma sala de reuniões rectangular ou apenas uma mesa que, por sua vez, afecta os aspectos de comunicação. Este estilo é o mais apropriado para reuniões do conselho de administração, reuniões de comités, briefings de equipa e entrevistas.

Estilo de banqueteamento

p>Fairmont the Norfolk

Este é onde as mesas redondas são utilizadas e dispostas em grupos calculados para permitir fácil movimentação, bem como o serviço de comida enquanto as pessoas estão sentadas. Algumas mesas são de facto concebidas como mesas de banquete. Devido à sua natureza de maior conforto e facilidade de interacção, este estilo de organização é normalmente apropriado para jantares de gala, recepções de casamento e noites de prémios.

Cocktail style

p>Hotel Emerald, Westlands

Se alguma vez foi a um cocktail, talvez tenha reparado que se trata de um evento altamente social que requer, por vezes, muitos movimentos, interacções e trabalho em rede. Esta é a razão pela qual temos tabelas especificamente concebidas para esse fim. As mesas estão cuidadosamente espalhadas pela sala ou por uma arena ao ar livre e normalmente fornecem apoio e colocação dos cocktails e snacks.

7.Cabaret style

Bem esta pode soar demasiado estranha, mas pensem nela como metade do estilo do banquete. Enquanto que no estilo banquete temos assentos à volta da mesa, este os assentos são dispostos com espaço à frente para permitir aos convidados ter uma vista magnífica para a frente. Apropriado para noites de prémios e celebrações casuais.

estilo em forma de V

Maanzoni Lodge, Machakos.

Fechar ao estilo da sala de aula, mas neste tipo de montagem, as mesas e as cadeiras são inclinadas com um ângulo para cima e para dentro, de modo a que mesmo a pessoa na extremidade mais distante de cada fila possa ver o orador ou observar o que está a acontecer sem muita luta. Isto aumenta a concentração durante as reuniões, assim como outros benefícios mencionados acima no estilo de montagem em sala de aula. Também apropriado para formação e conferências em grupo.