Como Deduzir Presentes, Prémios e Bónus para Empregados

São estes Presentes/Awards/Bonuses Dedutíveis à sua empresa?
A maior parte destes pagamentos são dedutíveis como despesas “ordinárias e necessárias” da empresa. Estas despesas devem também ser razoáveis e devem ser para “serviços realizados”. Algumas deduções têm limites e qualificações.

Presentes para Empregados e Pagamentos de Mínimos

A maioria dos presentes aos empregados são tributáveis para eles, mas alguns pequenos presentes são considerados de minimis, e estes não são tributáveis.

Estes pagamentos são denominados de minimis porque são de custo pequeno e pouco frequentes, “tão pequenos que tornam a sua contabilização irrazoável e impraticável”. Os artigos de minimis incluem presentes de férias, bilhetes ocasionais para eventos de entretenimento, flores, fruta, ou livros, etc., sob “circunstâncias especiais”

Os pagamentos em dinheiro ou cartões equivalentes em dinheiro que se dão aos empregados são considerados como salários e estes são sempre tributáveis para o empregado. Os cheques-prenda que podem ser trocados pelo empregado por produtos a retalho também não são de minimis e são tributáveis para o empregado.

Bónus para Proprietários e Empregados

Bónus para empregadores/proprietários são uma despesa empresarial e a sua empresa pode deduzi-los em determinadas circunstâncias.

Como e quando paga bónus aos proprietários de empresas depende do tipo de empresa.

• As empresas podem deduzir bónus para os accionistas e proprietários, desde que possuam as suas acções no momento em que o bónus é pago.
• As empresas podem deduzir bónus para os dirigentes de empresas que são empregados pagos.
• Os bónus não são dedutíveis para os proprietários de pequenas empresas (proprietários únicos, sócios, e proprietários de SRL) porque os proprietários são considerados pelo IRS como independentes. O dinheiro que estes proprietários de empresas pagam a si próprios é considerado um sorteio ou uma parte distributiva, não um bónus.

Bónus para empregados são considerados rendimentos e são sempre tributáveis para o empregado.

Bónus são considerados pagamento adicional por serviços e são despesas comerciais dedutíveis desde que sejam um montante razoável e estejam vinculados a serviços pelo empregado. Os bónus não podem ser um presente.

Prémios de Empregados e Deduções de Imposto Empresarial

Tributáveis aos Empregados

Prémios de Serviços e Segurança não são tributáveis aos empregados se forem limitados. Há limites para os prémios de serviços (não durante os primeiros cinco anos, e não com mais frequência do que a cada cinco anos) e prémios de segurança (não a mais de 10% dos empregados). Os prémios acima dos limites são tributáveis para o empregado.

Dedutíveis à sua empresa

Pode deduzir o custo dos prémios de empregados dos impostos da sua empresa, tanto para dinheiro como para bens pessoais (como um relógio). Isto inclui prémios de realização, serviço, e segurança. Existem requisitos e limites para deduzir cada um destes tipos de prémios.

Ver Publicação do IRS 535 Despesas Comerciais para detalhes sobre estes requisitos e limites.

A sua empresa pode fazer deduções mais elevadas em prémios concedidos como parte de um plano qualificado que se enquadra nos requisitos do IRS. Um plano qualificado é um plano ou programa escrito específico que não favorece funcionários altamente remunerados. Os empregados altamente remunerados são aqueles que são proprietários a 5% ou que receberam mais do que um montante específico, conforme definido pelo IRS todos os anos.

Salários Suplementares e Retenções

O IRS considera os bónus, presentes e recompensas na categoria de salários suplementares. A forma como se retém dos funcionários sobre os salários suplementares depende de o pagamento ser separado dos salários regulares (como um cheque de bónus separado).

Esta retenção é apenas para o imposto de renda federal. Em geral, se os salários são pagos num cheque de ordenado regular, a retenção é feita sobre todo o ordenado da forma normal, incluindo a parte suplementar. Se o salário suplementar for pago num cheque separado, pode reter um montante fixo de 22% ou pode reter à taxa normal que está a utilizar actualmente para esse empregado. (Isto é uma simplificação excessiva e há muitas excepções). Consulte a publicação 15 do IRS para mais detalhes.

Retenção e “Grossing Up” Presentes ou Bónus em Dinheiro dos Empregados

Presentes dos Empregados são normalmente suficientemente pequenos para não precisar de se preocupar com os empregados que queiram alterar os seus subsídios de retenção. Mas para bónus maiores, deve dar aos empregados a opção de alterar o seu montante de dedução na retenção de W-4 para aquele salário.

Deve permitir aos empregados alterar os seus formulários W-4 com a frequência que desejarem. Este processo requer dois formulários W-4 – um para a retenção do cheque do bónus e outro para regressar ao montante original da retenção do empregado.

Por exemplo, se der a um empregado um bónus de $1.000, no momento em que se retiram os impostos, o cheque do bónus poderá ser de apenas $750. Pode calcular um montante mais elevado para o bónus de modo a que o cheque mostre os $1.000 na totalidade. O funcionário recebe o que parece ser um bónus mais elevado, mas o montante é depois dos impostos. A Paycheckcity tem uma calculadora gross-up que pode utilizar para ajudar a determinar o montante líquido de um cheque de bónus, permitindo impostos sobre a folha de pagamento.

Disclaimer: A informação contida neste artigo e neste site é apenas para fins de informação geral. Estas questões fiscais são complicadas, e cada situação é diferente, pelo que deve consultar o seu consultor fiscal antes de fazer qualquer coisa que possa ter um efeito fiscal.