Como Planear uma Reunião de Escola Secundária

Planear uma Reunião de Escola Secundária não é uma tarefa pequena! Se é a sua primeira reunião de pós graduação, pode não saber bem por onde começar. Se estiver a celebrar décadas desde a graduação, pode sentir-se pressionado a subir de nível desde a última reunião ou manter os colegas envolvidos tantos anos mais tarde.

Há muito em que pensar e gerir desde a procura de colegas de turma, até à cobrança de pagamentos, até ao dia da logística. Dividimos este processo aparentemente assustador em 4 fases simples para o ajudar a preparar e executar um evento espectacular. Comece cedo (algumas reuniões começam a planear com até 2 anos de antecedência!), reúna uma grande equipa, e siga este guia para uma fantástica reunião de turma.

Fase 1: Fases de Planificação Precoce

Quando é que começa a planear uma reunião do liceu? Quanto mais cedo, melhor!

Chamada de Pedágio! Junta o teu Comité de Planeamento.

Planear um grande evento como uma reunião de liceu não é um trabalho para uma só pessoa. A sua primeira tarefa é encontrar um grupo de indivíduos de confiança com os quais possa contar para realizar as suas tarefas. Tradicionalmente, o evento é planeado por ex-membros do conselho estudantil, mas não tenha medo de pedir ajuda fora deste grupo! Poderá surpreender-se quem levantar a mão para ajudar, se apenas pedir. Assim que tiver o seu estimado comité de planeamento, poderá quebrar responsabilidades e atribuir papéis para assegurar que todos tenham uma compreensão clara da sua parte no planeamento da reunião do liceu.

Encontrar a organização

O passo seguinte é estabelecer as bases para os meses que se seguem. Se não for do tipo super organizado, considere pedir a alguém do comité que intervenha e ajude com isto. Aqui estão algumas dicas para o ajudar a organizar-se:

• Selecione um destino partilhado para os documentos e criativo para o evento. Isto não precisa de ser nada extravagante – uma pasta Google Drive é uma óptima opção – apenas certifique-se de que pode ser acedida por todos os membros do comité.
• Faça uma linha temporal com marcos e objectivos chave de planeamento. Isto pode começar com algo tão simples como ‘definir a data, localização, e orçamento dentro de 3 meses’, e pode traçar o resto do planeamento assim que esses marcos estiverem estabelecidos.

>li> Encontrar uma forma fácil de acompanhar as responsabilidades e o progresso. Isto poderia ser uma folha de cálculo partilhada ou uma ferramenta gratuita de gestão de projectos como Trello.

Start To Track Down Your Classmates

Felizmente, o mundo digital em que vivemos tornou muito mais fácil entrar em contacto com antigos colegas de turma. As redes sociais são um óptimo lugar para começar – especificamente Facebook & LinkedIn. Recomendamos iniciar um grupo no Facebook para a sua turma, pois esta será uma óptima forma de partilhar actualizações e a página do seu evento. Também pode utilizá-lo como uma ferramenta para inquirir os participantes sobre várias expectativas e preferências para ajudar a tomar decisões no seu planeamento.

Fase 2: O verdadeiro planeamento começa

Fase 1 lançou as bases para o início do verdadeiro trabalho. Na fase 2 o seu comité tomará realmente medidas para começar a dar vida aos detalhes da sua reunião de liceu.

Nail Down What Type of Reunion You Want To Have

A beleza de planear reuniões de turmas é que não há realmente uma forma certa ou errada de as fazer. Adoramos ver as várias formas como as diferentes escolas e turmas celebram as reuniões. Já vimos reuniões com refeições formais, fins-de-semana completos de actividades programadas, e mais ocasionais de encontros num bar ou pista de bowling local. Sinta o que os seus colegas de turma querem e esperam de uma reunião (é aqui que os grupos do Facebook podem ser úteis!) e use isso para ajudar a decidir que direcção deve seguir no planeamento.

Lock in the Date & Venue

Após saber que tipo de evento irá planear, será muito mais fácil saber o que procurar num local e começar a planear a agenda. Lembre-se, diferentes locais terão diferentes contratos e requisitos a considerar, por isso certifique-se de fazer perguntas sobre coisas como depósitos e mínimos para mitigar quaisquer surpresas indesejadas e assegurar-se de que pode planear e fixar o preço em conformidade.

Configurar a Página do Evento de Reunião

Após esses detalhes principais estarem planeados, vai querer configurar uma forma fácil para os seus colegas de turma para RSVP e pagar pela sua participação na reunião. A página do evento é também um óptimo local central para albergar todos os detalhes importantes do evento. RSVPify torna todo o processo de venda de bilhetes para a sua reunião super fácil – e parece super profissional! Até elaboramos um guia detalhado para montar a sua página de reunião de turma para o ajudar a preparar-se facilmente.

Tip: Com RSVPify, não há necessidade de esperar até depois do seu evento para recolher os fundos que recolheu dos colegas de turma. Isto será útil quando se tratar de fazer depósitos para o local e outros eventos essenciais!

Fase 3: Promover o Grande Evento

Você e a sua equipa estão a dedicar toneladas de tempo para tornar esta reunião especial. Não tenham medo de a promover! Na fase 3 vamos partilhar estratégias para maximizar a participação na reunião.

Partilhar os Detalhes ANTERIORES

De facto, nem todos os seus colegas de turma ainda vivem na área local. Estes participantes terão de fazer tempo e compromissos financeiros adicionais para poderem participar no evento, por isso tenham isso em mente! A melhor coisa que pode fazer é conseguir a data o mais cedo possível, mesmo que ainda não tenha todos os detalhes finalizados, para lhes dar a melhor hipótese de participar.

Remind, Remind, & Relembrar de novo

Deixe o evento na frente da sua mente de colegas de turma usando actualizações e lembretes frequentes. Para não se sentir como se estivesse a enviar spam, seja criativo com os seus posts nas redes sociais. Aqui estão algumas ideias:

• Post fotos da escola secundária! Marque as que estão na foto para as envolver nas próximas festividades.
• Li>Deixe uma contagem decrescente para o evento e outros marcos, tais como o último dia para o preço das aves e o último dia para a compra de bilhetes.
• Companheiros de turma que estão a assistir com uma foto e uma curta biografia do que têm feito desde a formatura.
• Deixar cada membro do comité de planeamento e o seu envolvimento no planeamento.
• Dedicar lugares para o local do evento, quaisquer patrocinadores, e actividades específicas que irão decorrer ao longo do tempo em conjunto.

Vender bilhetes cedo com incentivos

O fornecimento de incentivos pode ajudar a levar as pessoas a comprar bilhetes cedo e evitar toneladas de vendas de última hora. O preço dos bilhetes de última hora ou incentivos como bilhetes de bebidas extra ou inscrições para ganhar um prémio ou rifa são apenas algumas ideias. Para mais detalhes sobre como incentivar os compradores de última hora, consulte o nosso guia para impulsionar as vendas de bilhetes para os primeiros eventos.

Fase 4: Day-Of Logistics

Quando o evento se aproximar, certifique-se de que tem todos os seus patos em fila para um evento divertido! Aqui estão algumas dicas para uma navegação suave no dia/fim de semana da reunião.

Keep The Line Moving with a Smooth Check-In Process

Inicie o evento com um processo de check-in suave e rápido. Se tiver recebido pagamentos através de RSVPify, terá acesso gratuito à nossa funcionalidade integrada de check-in (isso mesmo, GRATUITO). Pode enviar aos convidados códigos QR e verificar rapidamente se os participantes compraram bilhetes com antecedência à porta.

Pense nos Pequenos Detalhes

A pequenos detalhes podem fazer uma grande diferença em ter uma reunião memorável na escola secundária! Alguns pequenos detalhes que fazem um grande impacto são…

• Criar uma lista de canções que eram populares quando se estava no liceu para tocar durante todo o evento. Pode até pedir canções aos convidados durante o processo RSVP, ou fazer um post no Facebook que as pessoas possam comentar nomes de canções.
• Deixar os participantes usar etiquetas de nomes! Não quer que os participantes se sintam envergonhados ou stressados ao tentarem recordar nomes. Facilite a vida a todos e providencie etiquetas de identificação no check-in do evento.

li>Agregar uma cabine fotográfica e considere contratar um fotógrafo para garantir que obtenha algumas fotografias fantásticas da reunião. Estas virão a calhar para promover a próxima reunião de marco miliário! Dica: Temos algumas ideias divertidas no nosso Quadro de Interesse!

Estar Empenhado

P>Even quando o evento terminar, faça um esforço para se manter empenhado com os seus colegas de turma entre as reuniões! O primeiro passo é enviar um seguimento após o evento, agradecendo a todos os que participaram por estarem presentes! Este é um bom momento para destacar os colegas de turma que vieram de longe para estar presentes e informar os participantes onde podem encontrar fotografias do evento. Depois disso, é fácil de se desengatar até ao início da próxima época de planeamento, mas aqui algumas estratégias simples para se manterem empenhados.

• Post periodicamente no grupo do Facebook! Por exemplo, partilhe notícias sobre a sua cidade/escola natal, eventos da vida dos colegas de turma, ou uma reunião de vez em quando.
• Leve quaisquer fundos extra da sua reunião na conta bancária da turma para enviar pequenos presentes, cartões, ou flores aos colegas de turma para grandes eventos da vida. Não pode acompanhar toda a gente, mas um pequeno bouquet da turma para alguém que está a passar por um período difícil pode ser realmente significativo.