The Duties of a Nonprofit Treasurer

Embora possa parecer que o tesoureiro de uma organização sem fins lucrativos nada mais faz do que aparecer na reunião do conselho com o relatório financeiro em mãos, muitos dos deveres e responsabilidades de um tesoureiro sem fins lucrativos acontecem nos bastidores. O tesoureiro é um oficial do conselho de administração. É um cargo importante porque o conselho confia ao tesoureiro a gestão de fundos públicos.

A pessoa que preenche o cargo de tesoureiro deve ser uma pessoa de grande confiança e integridade. Antes de muitos doadores ou bolseiros estarem dispostos a oferecer fundos a uma organização sem fins lucrativos, podem pedir para ver o orçamento e os relatórios financeiros da organização. Uma análise dos relatórios informa-os sobre as restrições orçamentais e os hábitos de despesa da organização. Os relatórios financeiros também indicam a saúde financeira da organização, independentemente do tamanho do orçamento. É importante que os tesoureiros preparem relatórios financeiros que sejam claros, precisos e oportunos, o que ajuda a ganhar a confiança do público na organização.

Embora muitas das funções de um tesoureiro envolvam contabilidade e banca, um tesoureiro eficaz sem fins lucrativos está sempre a pensar em como as finanças da organização se ligam à missão global.

Duas e Responsabilidades de um Tesoureiro sem fins lucrativos

Um tesoureiro sem fins lucrativos é o director principal do conselho de gestão e supervisão financeira. Na maioria das organizações, o tesoureiro tem uma estreita relação de trabalho com outros funcionários como o presidente e a secretária do conselho.

Algumas das funções básicas do tesoureiro sem fins lucrativos não são muito diferentes das de gerir as suas finanças pessoais e orçamento em casa. O tesoureiro normalmente abre a conta bancária, gere o fluxo de caixa e reconcilia extractos bancários.

Um tesoureiro sem fins lucrativos eficaz desenvolverá sistemas para assegurar a solvência da organização. Por exemplo, se as renovações de membros tendem a ser elevadas num determinado mês, o tesoureiro pode seleccionar esse mês para pagar as contas necessárias, como os seguros dos directores e dos funcionários ou outras despesas previstas. O tesoureiro deve estar preparado para explicar todas as dívidas e facturas pendentes em qualquer altura.

O tesoureiro assume a liderança ao ajudar o resto do conselho a formar políticas financeiras tais como quem pode aceder aos fundos, quem tem autoridade para assinar cheques, como as despesas são reembolsadas, utilização do cartão de crédito da organização e tratamento de pequenas despesas em dinheiro. Tipicamente, as organizações sem fins lucrativos requerem pelo menos duas assinaturas de funcionários do conselho de administração para processar cheques. Muitas organizações também colocam um limite à emissão de cheques sobre um determinado montante, como $50 ou $100,

p>alguns tipos de organizações sem fins lucrativos podem ser capazes de investir fundos. O tesoureiro assume a responsabilidade de investir os fundos da organização e certifica-se de que esta está a seguir todas as leis federais, estatais e locais a este respeito.

Todas as organizações sem fins lucrativos são obrigadas a realizar uma auditoria anual. O tesoureiro e um ou mais directores participam geralmente na auditoria, e o tesoureiro prepara o relatório de auditoria.

As grandes organizações sem fins lucrativos podem formar uma comissão financeira. Neste caso, o tesoureiro preside à comissão financeira e faz recomendações para um co-presidente e outros membros da comissão.

Por causa do grande enfoque de uma organização sem fins lucrativos na angariação de fundos, é necessário ter uma pessoa competente disponível para preencher o cargo de tesoureiro em qualquer altura. O planeamento da sucessão para o cargo de tesoureiro é de importância vital. O tesoureiro actual normalmente assume a liderança no planeamento da sua própria sucessão ou oferece recomendações ao comité de nomeação.

Gestão do orçamento da organização sem fins lucrativos

Os directores de direcção confiam no orçamento da organização para orientar as suas decisões e para ajudar a informar os objectivos da organização. Os conselhos de administração responsáveis têm geralmente perguntas sobre o orçamento, particularmente quando há grandes despesas ou variações invulgares. O tesoureiro deve estar preparado para responder a todas as perguntas sobre o orçamento antes de o conselho o aprovar.

Além de manter o orçamento, o tesoureiro também prepara um relatório financeiro para a revisão do conselho em cada reunião do conselho. Um dever regular do tesoureiro é controlar o orçamento e comparar continuamente as despesas reais com as despesas orçamentadas.

Preparar Relatórios Financeiros e Arquivar Formulários Legais

O tesoureiro deve aprender o máximo possível sobre rácios financeiros e como criar relatórios compreensíveis. Além disso, o tesoureiro é a pessoa da linha da frente para informar o resto do conselho sobre eventos financeiros importantes, tendências nacionais ou globais, e quaisquer outras preocupações financeiras.

O IRS exige que as organizações sem fins lucrativos apresentem o formulário 990 até ao 15º dia do 5º mês após o fim do período contabilístico da organização. O tesoureiro assume a responsabilidade de assegurar que este formulário é arquivado até à data devida. Os outros membros da direcção são também responsáveis por este arquivamento. Os membros do conselho podem solicitar formulários de arquivo financeiro e outros relatórios financeiros ao tesoureiro em qualquer altura.

California nonprofits deve tomar especial atenção às leis estatais para organizações sem fins lucrativos. A lei estadual da Califórnia exige que as organizações sem fins lucrativos tenham um Director Financeiro (CFO). Se uma organização não tiver um CFO, o estado considera o tesoureiro como o CFO.

Dicas de ajuda para tesoureiros sem fins lucrativos

Ajuda os tesoureiros e as organizações sem fins lucrativos que servem a estabelecer controlos internos robustos e políticas de gestão financeira. As políticas financeiras claramente declaradas que os conselhos de administração aplicam consistentemente beneficiam todos e não deixam nada ao acaso.

A contabilidade deve ser precisa, completa e actualizada a todo o momento porque os membros dos conselhos de administração ou outros podem precisar de a aceder rapidamente. Os tesoureiros devem manter um calendário de datas importantes e prazos de apresentação, incluindo os prazos para o formulário 990 e a apresentação de declarações de impostos. Os conselhos de administração sem fins lucrativos devem também ter um plano de reserva para garantir que a organização cumpre os prazos no caso de o tesoureiro estar doente ou não estar disponível para o negócio dos conselhos de administração inesperadamente.

As organizações sem fins lucrativos geralmente realizam uma auditoria anualmente, mas certas situações podem exigir uma auditoria mais cedo do que a data anual. Os tesoureiros precisam de estar disponíveis para participar em auditorias sempre que o conselho de administração precisar de uma ou uma auditoria é aconselhado.

É prudente e sensato que o tesoureiro limite o acesso aos fundos da organização porque qualquer indício de fraude ou despesa suspeita terá um impacto negativo numa organização sem fins lucrativos. Alegações de tal actividade podem levar a investigações, má reputação e possível perda do estatuto de entidade sem fins lucrativos.

Os tesoureiros e outros membros do conselho devem ter em mente que é ilegal que alguém pratique a lei sem uma licença, pelo que nunca devem dar conselhos legais ou fiscais específicos aos doadores sobre doações. Os únicos membros do conselho de administração devem dar conselhos aos doadores para procurarem aconselhamento junto dos seus advogados ou consultores fiscais.

O trabalho do tesoureiro não é mais difícil ou demorado do que qualquer outro cargo de oficial de administração. O trabalho é melhor preenchido por alguém que tenha jeito para a contabilidade e finanças. É também preferível que o tesoureiro tenha conhecimentos sobre não-lucrativos, mas isso é um requisito que alguém pode aprender no trabalho, se necessário. É mais importante preencher o papel com alguém que tenha honestidade e integridade em alta estima e que esteja empenhado na precisão, transparência e oportunidade.

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