Wie lange ist zu lang? Amtszeitbeschränkungen für Condominium Board of Directors

Die Mitarbeit in einem Board of Directors der Association kann ein undankbarer Job sein. Es ist eine unbezahlte, freiwillige Position, die mit treuhänderischer Verantwortung und unzähligen Verpflichtungen einhergeht. Es gibt einige Personen, die dieser Aufgabe gewachsen sind und sich immer wieder ehrenamtlich für die Verbesserung ihrer Gemeinschaft einsetzen, einfach aus Liebe zum Dienst an der Gemeinschaft, oder, in vielen Fällen, weil niemand sonst für diese Herausforderung bereit ist. In vielen Fällen stellen wir fest, dass Vereine Vorstandsmitglieder haben, die Jahr für Jahr ohne Unterbrechung im Amt sind. Die jüngsten Gesetzesänderungen haben jedoch landesweit für Aufregung unter den Vereinsvorständen gesorgt.
Die Legislative von Florida hat kürzlich eine Änderung der Fla. Stat. §718.111(2)(d)(2), die eine Begrenzung der Amtszeit von Vorstandsmitgliedern auf acht (8) aufeinanderfolgende Jahre vorsieht. Infolgedessen müssen viele Verbände feststellen, dass ein oder mehrere ihrer langjährigen Mitglieder nicht mehr zur Wiederwahl antreten können. Die jüngste Satzungsänderung ist ein heiß diskutiertes Thema unter Praktikern, insbesondere weil die Satzungsänderung rückwirkend angewendet zu werden scheint. Zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dieses Artikels wurde die Frage nur vom Florida Department of Business and Professional Regulation (DBPR) behandelt und noch nicht von den Gerichten überprüft, um festzustellen, ob eine rückwirkende Anwendung rechtmäßig ist. Basierend auf der Debatte, die wir unter Praktikern im ganzen Bundesstaat gesehen haben, gehen wir davon aus, dass der Gesetzgeber in Zukunft weitere Änderungen an dieser Bestimmung vornehmen wird. Aber in der Zwischenzeit sind die Bestimmungen des Fla. Stat. §718.111(2)(d)(2) und die Interpretation des DBPR das Gesetz, das befolgt werden muss.
Vor dem 1. Juli 2017 gab es keine Amtszeitbeschränkungen innerhalb des Condominium Acts, und jegliche Amtszeitbeschränkungen mussten notwendigerweise in den Verwaltungsdokumenten der Vereinigung ausgedrückt werden. Danach, im Jahr 2017 und zuletzt im Jahr 2018, hat der Gesetzgeber die Satzung geändert, um Amtszeitbeschränkungen aufzunehmen. Insbesondere wurde mit Wirkung vom 1. Juli 2018 das Gesetz Fla. Stat. §718.112(2)(d)(2), in pertinent part:

1. Soweit die Satzung nichts anderes vorsieht, muss eine Vakanz im Vorstand, die durch den Ablauf der Amtszeit eines Vorstandsmitglieds verursacht wird, durch die Wahl eines neuen Vorstandsmitglieds besetzt werden, und die Wahl muss in geheimer Abstimmung erfolgen. Eine Wahl ist nicht erforderlich, wenn die Anzahl der freien Sitze gleich oder größer ist als die Anzahl der Kandidaten. Für die Zwecke dieses Absatzes bedeutet der Begriff „Kandidat“ eine berechtigte Person, die rechtzeitig die schriftliche Mitteilung . . . ihrer Absicht, Kandidat zu werden, eingereicht hat. Außer in einer Timesharing- oder Nichtwohn-Eigentumswohnanlage oder wenn die gestaffelte Amtszeit eines Vorstandsmitglieds erst bei einer späteren Jahresversammlung abläuft oder wenn die Amtszeiten aller Mitglieder ansonsten ablaufen würden, es aber keine Kandidaten gibt, laufen die Amtszeiten aller Vorstandsmitglieder bei der Jahresversammlung ab, und diese Mitglieder können sich zur Wiederwahl stellen, sofern dies nicht durch die Satzung verboten ist. Die Amtszeit von Vorstandsmitgliedern kann länger als ein Jahr dauern, wenn die Satzung oder die Gründungsurkunde dies zulässt. Ein Vorstandsmitglied darf nicht mehr als 8 aufeinanderfolgende Jahre im Amt sein, es sei denn, dies wird durch eine Mehrheit von zwei Dritteln aller bei der Wahl abgegebenen Stimmen bestätigt oder es gibt nicht genügend wählbare Kandidaten, um die freien Stellen im Vorstand zum Zeitpunkt der Vakanz zu besetzen. Wenn die Anzahl der Vorstandsmitglieder, deren Amtszeit bei der Jahresversammlung abläuft, der Anzahl der Kandidaten entspricht oder diese übersteigt, werden die Kandidaten mit der Vertagung der Jahresversammlung Mitglieder des Vorstands. Sofern die Satzung nichts anderes vorsieht, werden alle verbleibenden Vakanzen durch die Zustimmung der Mehrheit der Direktoren, die den neu konstituierten Vorstand bilden, besetzt, auch wenn die Direktoren weniger als ein Quorum bilden oder es nur einen Direktor gibt.

Am 12. September 2018 gab die Division of Florida Condominiums, Timeshares and Mobile Homes ein Declaratory Statement in In re: The Apollo Condominium Association, Inc, Case No.: 2018023783, in der es darum geht, ob die gesetzliche Grenze von acht aufeinanderfolgenden Jahren auch Dienstjahre vor dem Inkrafttreten der Änderung von Abschnitt 718.112(2)(d)(2), Florida Statutes, einschließt. Im konkreten Fall Apollo sollte die Vereinigung nach dem 1. Juli 2018, dem Datum des Inkrafttretens des Gesetzes, eine Wahl abhalten. Eines der Vorstandsmitglieder war seit mehr als acht aufeinanderfolgenden Jahren im Vorstand tätig und wollte sich zur Wiederwahl stellen. Die Erklärung der Abteilung vertritt den Standpunkt, dass „wenn das derzeitige Vorstandsmitglied bei der nächsten planmäßigen Wahl acht Jahre in Folge im Vorstand tätig war, dieses Vorstandsmitglied nicht mehr als Vorstandsmitglied wählbar ist, es sei denn, es gibt weniger wählbare Kandidaten als freie Sitze im Vorstand oder dieser Kandidat wird durch ein positives Votum der Einheitseigentümer, die zwei Drittel aller bei der Wahl abgegebenen Stimmen repräsentieren, bestätigt.“ Aus diesem Grund ist die Abteilung der Ansicht, dass die gesetzliche Begrenzung der Amtszeit auf acht Jahre rückwirkend gilt.
Basierend auf dem Vorstehenden kann ein Vorstandsmitglied nicht mehr als acht (8) aufeinanderfolgende Jahre im Amt sein, es sei denn, es wird durch eine zustimmende Abstimmung der Eigentümer der Einheit, die zwei Drittel aller bei der Wahl abgegebenen Stimmen repräsentieren, genehmigt oder es gibt nicht genügend wählbare Kandidaten, um die freien Plätze im Vorstand zum Zeitpunkt der Vakanz zu besetzen. Dies gilt rückwirkend für derzeitige Vorstandsmitglieder, die länger als acht (8) aufeinanderfolgende Jahre im Vorstand tätig sind und sich zur Wiederwahl stellen wollen.
Im Hinblick auf ein Vorstandsmitglied, das derzeit eine zweijährige Amtszeit innehat und vor dem Inkrafttreten der Gesetzesänderung gewählt wurde, kann es den Rest der zweijährigen Amtszeit ausüben, obwohl es die Achtjahresgrenze überschreiten würde, da die Wahl, für die die derzeitige Amtszeit ausgeübt wird, vor dem Inkrafttreten der Gesetzesänderung stattfand. Nach Ablauf der zweijährigen Amtszeit wäre dieses Vorstandsmitglied jedoch nicht berechtigt, für eine Wiederwahl zu kandidieren, es sei denn, seine/ihre Kandidatur wird durch ein positives Votum der Wohnungseigentümer genehmigt, wie es in der Satzung festgelegt ist, oder es gibt nicht genügend geeignete Kandidaten, um die freien Stellen im Vorstand zum Zeitpunkt der Vakanz zu besetzen.
In Bezug auf jedes Vorstandsmitglied, das mehr als acht (8) aufeinanderfolgende Jahre im Rahmen der Satzungsänderung im Vorstand gedient hat und erwägt, für eine Wiederwahl zu kandidieren, gibt es nichts in der Satzung, was ihn/sie daran hindert, eine erste Kandidaturabsicht einzureichen und für eine Wiederwahl zu kandidieren, jedoch kann er/sie nur dann im Amt bleiben, wenn er/sie eine zustimmende Stimme von 2/3 aller in der Wahl abgegebenen Stimmen erhält oder es nicht genügend wählbare Kandidaten gibt, um die freien Stellen im Vorstand zu besetzen. Ebenso gibt es nichts, was ein Vorstandsmitglied, das dem Vorstand mehr als acht (8) Jahre in Folge angehört hat, daran hindern würde, von einem neuen Vorstand ernannt zu werden, sollte es während der Amtszeit eine nachfolgende Vakanz geben.
Schließlich sollte eine sorgfältige Prüfung der Gründungsdokumente einer Vereinigung vorgenommen werden, um festzustellen, ob, wenn überhaupt, die Gesetzesänderung für diese bestimmte Vereinigung gilt. Insbesondere sollte eine Vereinigung feststellen, ob ihre Gründungsdokumente eine „Kauffman“-Klausel enthalten – eine Bestimmung, die die Einbeziehung späterer gesetzlicher Änderungen erlaubt. Diese Formulierung findet sich typischerweise in den Definitionsabschnitten der Erklärung, die darauf hinweist, dass die Satzung den Bestimmungen des Florida Condominium Act, Kapitel 718 und „allen von Zeit zu Zeit beschlossenen gesetzlichen Änderungen“ unterliegt – oder einer Formulierung von ähnlicher Bedeutung. Wenn die Gründungsdokumente einer Vereinigung keine „Kauffman“-Sprache enthalten, ist es möglich, dass die gesetzliche Änderung nicht anwendbar ist und die vor kurzem in Kraft getretenen Begrenzungen der Amtszeit keine Auswirkungen auf die Vereinigung haben.
Bei der Bestimmung der Eignung eines langjährigen Vorstandsmitglieds für eine Kandidatur ist es ratsam, sich mit dem Anwalt Ihrer Vereinigung zu beraten, da die Eignung von einer gründlichen Überprüfung der Gründungsdokumente der Vereinigung und der geltenden Satzung abhängen kann.