Wie Sie Geschenke, Auszeichnungen und Boni für Mitarbeiter absetzen

Viele Arbeitgeber denken über Geschenke oder Boni für Mitarbeiter während der Feiertage, zum Arbeitsjubiläum des Mitarbeiters oder bei einer Leistungsanerkennung nach. Doch bevor Sie diese Auszeichnungen oder Prämien oder Geschenke verteilen, sollten Sie die steuerlichen Auswirkungen für Ihr Unternehmen und für die Mitarbeiter bedenken.

Zwei Fragen, die Sie zuerst stellen sollten

Sind diese Geschenke/Boni für die Mitarbeiter steuerpflichtig?
Wenn es sich um steuerpflichtiges Einkommen für den Mitarbeiter handelt, müssen Sie Einkommenssteuern auf Bundes-, Landes- und Kommunalebene einbehalten und den Anteil des Mitarbeiters an den FICA-Steuern (Sozialversicherungs- und Krankenversicherungssteuern) abziehen. Sie müssen auch die Arbeitslosensteuer auf diese Beträge zahlen.

Sind diese Geschenke/Belohnungen/Bonusse für Ihr Unternehmen abzugsfähig?
Die meisten dieser Zahlungen sind als „gewöhnliche und notwendige“ Geschäftsausgaben abzugsfähig. Diese Ausgaben müssen auch angemessen sein und sie müssen für „erbrachte Dienstleistungen“ sein. Einige Abzüge haben Grenzen und Qualifikationen.

Geschenke an Mitarbeiter und De-Minimis-Zahlungen

Die meisten Geschenke an Mitarbeiter sind für diese steuerpflichtig, aber einige kleine Geschenke werden als De-Minimis-Zahlungen angesehen, und diese sind nicht steuerpflichtig.

Diese Zahlungen werden als De-Minimis-Zahlungen bezeichnet, weil sie nur geringe Kosten verursachen und selten sind, „so gering, dass eine Buchführung darüber unangemessen und unpraktisch ist.“ Zu den De-minimis-Posten gehören Urlaubsgeschenke, gelegentliche Eintrittskarten für Unterhaltungsveranstaltungen, Blumen, Obst oder Bücher usw. unter „besonderen Umständen.“

Barzahlungen oder bargeldgleiche Karten, die Sie Ihren Mitarbeitern geben, gelten als Lohn und sind für den Mitarbeiter immer steuerpflichtig. Geschenkgutscheine, die vom Mitarbeiter für Einzelhandelsprodukte eingelöst werden können, sind ebenfalls nicht de minimis und für den Mitarbeiter steuerpflichtig.

Boni an Eigentümer und Mitarbeiter

Boni für Arbeitgeber/Eigentümer sind eine Betriebsausgabe und Ihr Unternehmen kann sie unter bestimmten Umständen absetzen.

Wie und wann Sie Boni an Geschäftsinhaber zahlen, hängt von der Art des Unternehmens ab.

• S-Corporations können Boni für Aktionäre und Eigentümer absetzen, solange diese ihre Aktien zum Zeitpunkt der Bonuszahlung besitzen.
• Kapitalgesellschaften können Boni für Unternehmensleiter absetzen, die bezahlte Angestellte sind.
• Boni sind für Inhaber kleiner Unternehmen (Einzelunternehmer, Partner und LLC-Besitzer) nicht absetzbar, da die Eigentümer von der IRS als Selbstständige betrachtet werden. Das Geld, das diese Geschäftsinhaber sich selbst zahlen, wird als Entnahme oder Verteilungsanteil betrachtet, nicht als Bonus.

Boni an Angestellte werden als Einkommen betrachtet und sind für den Angestellten immer steuerpflichtig.

Boni gelten als zusätzliches Entgelt für Dienstleistungen und sind abzugsfähige Betriebsausgaben, solange sie einen angemessenen Betrag darstellen und an die Leistungen des Mitarbeiters gebunden sind. Die Boni können kein Geschenk sein.

Mitarbeiterprämien und geschäftliche Steuerabzüge

Besteuerbar für Mitarbeiter

Dienstleistungs- und Sicherheitsauszeichnungen sind für Mitarbeiter nicht steuerpflichtig, wenn sie begrenzt sind. Es gibt Grenzen für Dienstauszeichnungen (nicht während der ersten fünf Jahre und nicht öfter als alle fünf Jahre) und Sicherheitsauszeichnungen (nicht für mehr als 10 % der Mitarbeiter). Auszeichnungen, die diese Grenzen überschreiten, sind für den Mitarbeiter steuerpflichtig.

Absetzbar für Ihr Unternehmen

Sie können die Kosten für Mitarbeiterauszeichnungen von Ihren Unternehmenssteuern absetzen, sowohl für Bargeld als auch für persönliche Gegenstände (wie eine Uhr). Dazu gehören Leistungs-, Service- und Sicherheitsauszeichnungen. Es gibt Anforderungen und Grenzen für den Abzug jeder dieser Arten von Auszeichnungen.

In der IRS-Publikation 535 Business Expenses finden Sie Details zu diesen Anforderungen und Grenzen.

Ihr Unternehmen kann höhere Abzüge für Auszeichnungen geltend machen, die als Teil eines qualifizierten Plans vergeben werden, der die Anforderungen der IRS erfüllt. Ein qualifizierter Plan ist ein spezifischer schriftlicher Plan oder ein Programm, das hoch vergütete Mitarbeiter nicht begünstigt. Hoch vergütete Mitarbeiter sind diejenigen, die entweder zu 5 % Eigentümer sind oder die mehr als einen bestimmten Betrag erhalten haben, wie von der IRS jedes Jahr definiert.

Zusatzlöhne und Einbehaltung

Die IRS betrachtet Boni, Geschenke und Belohnungen in der Kategorie der Zusatzlöhne. Wie Sie von Mitarbeitern zusätzliche Löhne einbehalten, hängt davon ab, ob die Zahlung vom regulären Lohn getrennt ist (wie ein separater Bonusscheck).

Diese Einbehaltung ist nur für die Bundeseinkommenssteuer. Wenn die Löhne in einem regulären Gehaltsscheck gezahlt werden, erfolgt die Einbehaltung in der Regel auf den gesamten Gehaltsscheck, einschließlich des zusätzlichen Teils. Wenn Sie den zusätzlichen Lohn in einem separaten Scheck auszahlen, können Sie einen pauschalen Satz von 22 % einbehalten oder Sie können den normalen Satz einbehalten, den Sie derzeit für diesen Mitarbeiter verwenden. (Dies ist eine grobe Vereinfachung, und es gibt viele Ausnahmen.) Weitere Einzelheiten finden Sie in der IRS-Publikation 15.

Einbehaltung und Hochrechnung von Bargeldgeschenken oder Boni

Geschenke an Mitarbeiter sind in der Regel so gering, dass Sie sich keine Sorgen machen müssen, dass die Mitarbeiter ihre Einbehaltungsmöglichkeiten ändern wollen. Aber bei größeren Boni sollten Sie den Mitarbeitern die Möglichkeit geben, ihren W-4-Quellenabzugsbetrag für diesen einen Gehaltsscheck zu ändern.

Sie müssen den Mitarbeitern erlauben, ihre W-4-Formulare so oft zu ändern, wie sie es wünschen. Für diesen Prozess sind zwei W-4-Formulare erforderlich – eines für den Einbehalt auf dem Bonusscheck und ein weiteres, um zum ursprünglichen Einbehaltungsbetrag des Mitarbeiters zurückzukehren.

Wenn Sie beispielsweise einem Mitarbeiter einen Bonus von 1.000 $ geben, beträgt der Bonusscheck nach Abzug der Steuern möglicherweise nur 750 $. Sie können einen höheren Betrag für den Bonus berechnen, so dass der Scheck die vollen 1.000 $ ausweist. Der Mitarbeiter erhält einen scheinbar höheren Bonus, aber der Betrag ist nach Steuern. Paycheckcity hat einen Hochrechnungsrechner, den Sie verwenden können, um den Nettobetrag eines Bonusschecks unter Berücksichtigung der Lohnsteuer zu ermitteln.

Haftungsausschluss: Die Informationen in diesem Artikel und auf dieser Website dienen nur der allgemeinen Information. Diese Steuerfragen sind kompliziert, und jede Situation ist anders, so dass Sie Ihren Steuerberater konsultieren sollten, bevor Sie etwas tun, das eine steuerliche Auswirkung haben könnte.