7 pasos para crear un proceso de solicitud de beca atractivo
La competencia por las becas puede ser feroz.
Y esto se da en ambos sentidos. Los solicitantes suelen sentir una intensa presión para dar lo mejor de sí mismos y destacar entre los demás estudiantes. Del mismo modo, las organizaciones están inmersas en una batalla por los mejores talentos, esperando atraer a las mejores mentes para mostrar su programa en todo su potencial.
Muchas solicitudes de programas de becas se construyen con los administradores y revisores en mente, y eso tiene sentido porque usted quiere que su proceso sea simple y eficiente en su extremo. Pero es vital no olvidar que el proceso también es importante para los solicitantes. Después de todo, se trata de ellos, de su educación, de sus objetivos y de sus sueños.
Tendrá que crear una experiencia de solicitud que tenga en cuenta la perspectiva del solicitante y lo involucre en cada paso, para seguir siendo competitivo con otros programas y con los solicitantes.
Antes de entrar en los pasos específicos para construir un proceso de solicitud atractivo, veamos qué hace que un programa de becas sea impactante.
¿Qué hace que un programa de becas sea impactante?
Cada beca es una oportunidad: para que la escuela se asegure una mente brillante y para que el estudiante se asegure un futuro brillante.
Hay varios factores que deberá tener en cuenta a la hora de crear su beca o becas:
- ¿La beca cubrirá sólo el coste de la matrícula o financiará actividades académicas fuera del aula?
- ¿La beca cubrirá disertaciones o proyectos de tesis?
- ¿Viajes a conferencias?
- ¿Costes de vida?
Independientemente del tamaño y el alcance de su programa, hay algunas variables que deberían resonar en todas las becas, y es lo que los candidatos miden al tomar su decisión.
Los programas de becas más exitosos se centran en impulsar el impacto a través de 5 áreas clave:
- Compromiso
- Interacción
- Exposición
- Flexibilidad
- Oportunidad
Para cada faceta, tiene la oportunidad de destacar la fuerza relativa de su programa frente a los que compiten por los mismos candidatos.
Cuando llegue el momento de hacer la convocatoria al público, la calidad de su proceso de solicitud también va a tener un impacto. Y comunicar cómo su programa se clasifica a través de estas dimensiones es la clave para atraer a los estudiantes más talentosos.
Solicitar un programa de becas no es una tarea fácil, y requiere una importante inversión de tiempo y energía por parte de los solicitantes. Si el proceso de solicitud es complicado y poco participativo, se convierte fácilmente en una tarea engorrosa de superar. Algunos pueden incluso no empezar. Cuando se enfrentan a varios programas, los estudiantes pueden elegir sólo algunos procesos para participar en el interés de tiempo.
Vamos a caminar a través de seis pasos procesables para la construcción de un proceso de solicitud de becas que es a la vez eficiente y atractivo.
7 pasos prácticos para crear un proceso de solicitud de beca atractivo
Explore los puntos fuertes de su beca
En base a los 5 factores anteriores, debe destacar los elementos que hacen que su programa sea único. Puede que su beca no sea superior a los programas de la competencia en todos los aspectos. Pero eso está bien.
La clave de la diferenciación es aprovechar sus puntos fuertes.
En lugar de tratar de competir con otros programas en los aspectos que los hacen exitosos, diferencie su beca apoyándose fuertemente en sus propios puntos fuertes. Esto podría significar enfatizar la flexibilidad del programa, su naturaleza práctica, o la plétora de mentores que están disponibles.
Cualquiera que sea la fortaleza relativa de su programa, utilícela.
Asegúrese de que su solicitud y sus comunicaciones estén alineadas en torno a un mensaje claro sobre lo que hace que su beca sea la mejor opción y para quién.
Sea transparente sobre las realidades del programa
En el afán de promocionar algo que nos importa, es fácil exagerar.
Queremos exaltar las mejores partes del programa (y debe hacerlo). Pero también puede utilizar una pizca de realidad para fundamentar las expectativas y asegurarse de que están en consonancia con la visión y las expectativas de los solicitantes.
No venda su programa a la baja, pero sea transparente sobre la realidad funcional.
La clave aquí es que quiere proporcionar una visión auténtica de lo que un becario puede sentir y experimentar en el programa.
Sí, puede exponer las visiones más elevadas y el ethos detrás de la beca. Pero, también debe pintar una imagen precisa de lo que podría ser el día a día para aquellos que son aceptados.
¿Cuáles son las expectativas? ¿Cómo es el entorno? ¿Cómo se integrará el programa en la carga de trabajo académica más amplia?
Comunique estos elementos de forma transparente para establecer el nivel de exigencia para los solicitantes.
Cree un diálogo con los posibles solicitantes
Los solicitantes de su programa de becas probablemente tengan muchas preguntas. Quieren hacerse una idea completa de lo que supondrá el programa y del impacto que tendrá en su futuro y en sus carreras.
Pero no todos los solicitantes tendrán las mismas necesidades o expectativas. Lo mejor es adoptar un enfoque global que abra el diálogo.
Instale varias prácticas para crear oportunidades para una amplia gama de solicitantes:
- Invite a antiguos alumnos y becarios actuales a compartir sus experiencias
- Cree contenidos, entradas de blog, y vídeos que respondan a las preguntas más comunes
- Programar tiempo para preguntas&A través de conferencias telefónicas, seminarios web y horas de oficina
- Utilice el correo electrónico, el chat en directo y las redes sociales para relacionarse de forma individual con los estudiantes interesados
- ¿Los requisitos de la solicitud favorecen a ciertos solicitantes sobre otros?
- ¿Hay espacio para que cada estudiante destaque sus propias habilidades?
-
¿Qué contexto adicional podría llevar a un proceso de selección más equitativo?
- ¿Cómo refuerzan (o restringen) sus requisitos de solicitud a los estudiantes más aptos?
- ¿Se han tenido en cuenta los cambios en la tecnología o en las circunstancias en la solicitud actual?
Cree un proceso de solicitud accesible
La elaboración de una solicitud sólida para un programa de becas requiere un tiempo y un esfuerzo considerables, y para muchos, enviarla finalmente puede dejar sentimientos de nerviosismo y anticipación ansiosa.
Hágales saber lo que ocurre con su solicitud proporcionándoles una forma de seguirla y, lo que es más importante, haciendo que sea fácil hacerlo. Puede hacerlo utilizando una plataforma de gestión de becas que guíe a los candidatos a través de todo el proceso de solicitud, sin necesidad de correos electrónicos, cartas o llamadas telefónicas a la administración.
Esto también es una ventaja para el personal y los administradores, que tendrán un sistema unificado para recibir y revisar las solicitudes, así como para comunicarse con los solicitantes.
Desarrolle un flujo de comunicación consistente
Una de las etapas más angustiosas del proceso de becas es la caja negra que existe entre la presentación y la aceptación o el rechazo.
Su organización puede desarrollar un flujo de comunicación estándar que envíe automáticamente actualizaciones a los solicitantes a medida que avanzan en el proceso de presentación y revisión.
Considere el desarrollo de mensajes para cada etapa, tales como:
- Confirmación del envío de la solicitud
- Solicitud que entra en la revisión inicial
- Revisión por pares o por un panel
- Selección de entrevistas
- Comité de selección final
- Rechazo
- Aceptación
En cada mensaje, tienes la oportunidad de involucrar aún más al solicitante, proporcionar retroalimentación y establecer el contexto.
De hecho, los solicitantes ya tendrán una fuerte sensación de cómo se desarrollará el proceso. Así, cada comunicación les permite seguir el progreso de su solicitud.
Crear una solicitud de beca atractiva con una plataforma de presentación
Utilizar el sistema de gestión de becas adecuado puede acelerar las largas etapas del proceso, simplificar las vías de comunicación y mantener a los solicitantes informados y comprometidos durante todo el ciclo. Puede hacer que sea fácil y atractivo para los candidatos, compartiendo una visión de la experiencia inestimable que les espera, al tiempo que les libera de la carga añadida de los típicos procesos de solicitud.
Y no es sólo oro para los solicitantes: los equipos de administración que utilizan Submittable han informado de un ahorro de tiempo de hasta 10 horas por semana. Puede mejorar la reputación de su programa de becas, atraer a más candidatos y, al mismo tiempo, ayudar a su comité de revisión a modernizar sus sistemas. Eso sí que es ganar.
Paul PerryPaul Perry es un escritor y ex educador con una importante experiencia en la gestión de organizaciones sin ánimo de lucro. Tiene debilidad por los buscadores de subvenciones que se esfuerzan por hacer del mundo un lugar mejor y más justo.
Asegúrese también de que su solicitud y otros materiales son accesibles para las personas con discapacidad. No solo es lo correcto, sino que también es la mejor manera de conseguir que se presenten los mejores candidatos posibles. Obtenga más información sobre la creación de formularios accesibles aquí.
Alinee su solicitud con el resultado deseado
Muchas organizaciones utilizan solicitudes estandarizadas y un lenguaje repetitivo en sus solicitudes de becas.
Pero, ¿están estos requisitos realmente alineados con los objetivos declarados del programa?
Es probable que pueda atraer a candidatos más adecuados y enriquecer su proceso de selección si se replantea la propia solicitud. Sea creativo con los materiales, los medios y la información que recoge de los solicitantes. Cree un espacio para que cada estudiante muestre toda su gama de talentos y logros.
Considere lo que se está capturando en su solicitud actual y lo que falta: