Cómo escribir un correo electrónico de cancelación de reunión cortés (con plantillas y ejemplos)
1. Escriba un correo electrónico
2. Anuncie con antelación la cancelación de su reunión
3. Proporcione una buena explicación
4. Proponga una hora para reprogramar
5. Termine la carta con agradecimiento
6. Envíe su correo electrónico de cancelación
7. Haga un seguimiento con una disculpa personal
Aunque todo el mundo hace planes y programa citas, no siempre todo es factible. En determinadas circunstancias, independientemente de que las provoquemos o no, tenemos que hacer cambios en nuestros planes.
Los cambios de horario suponen que otras personas también ajusten sus horarios, a veces no en su beneficio. En ocasiones, puede causarles ciertos problemas. Por lo tanto, siempre que tengamos que anular una cita o reprogramarla, tenemos que notificar a otras personas y asegurarnos de que están bien con esos cambios. Una forma adecuada de hacerlo sería escribir un correo electrónico para cancelar la reunión o el evento.
En este artículo, cubriremos los principales pasos a seguir al escribir un correo electrónico de cancelación de una reunión, así como proporcionaremos algunos ejemplos que puedes copiar de inmediato. Si buscas plantillas listas para usar, también te puede resultar útil nuestro artículo anterior en el que recopilamos los mejores emails de cancelación de eventos.
¿Qué es un email de cancelación de una reunión?
Un email de cancelación de una reunión es una forma educada y oficial de retirarse de una cita programada. Lo escribes con el propósito de cancelar o reprogramar tu reunión online u offline. Por un lado, dicho correo electrónico es una formalidad; por otro, es una forma oficial pero personal de notificar al destinatario el cambio de planes y disculparse por las molestias de antemano.
Cuándo y por qué debes escribir un correo electrónico de cancelación de una cita
Aunque la mejor forma de terminar una cita sería una llamada telefónica realizada lo antes posible, escribir un correo electrónico para cancelar una reunión suele ser más conveniente. Algunas de las situaciones típicas en las que deberías enviar un email de cancelación de reunión son las siguientes:
- no puedes llegar a la reunión porque te has puesto enfermo;
- se ha producido un error en la programación y ha resultado que no hay un hueco disponible para la reunión;
- no puedes llegar a tiempo por problemas de tráfico;
- tus planes han cambiado de forma que la cita ya no es relevante, o de repente necesitas estar en otro lugar por cuestiones laborales o familiares;
- no es posible asistir a la reunión por cambios en tu agenda.
- Agradece el tiempo de los demás
- Da una buena razón para terminar la cita
- Agradezca a la persona por su comprensión de su situación
- Muestre su interés en hablar con la persona en el futuro
- Sea proactivo: Sugiere el nuevo horario
- Sé educado y cortés
Así que, siempre o por el motivo que sea, vas a cancelar una reunión, el correo electrónico es un medio perfecto para hacerlo porque todas las personas tienen direcciones de correo electrónico, y todo el mundo revisa sus correos. Además, un correo electrónico no requiere que una persona responda inmediatamente. Le da a su destinatario el tiempo necesario para pensar en el mensaje.
A diferencia de una llamada directa, un correo electrónico llegará a la persona casi con toda seguridad a una hora conveniente. Si quiere estar seguro de que su destinatario ha recibido su mensaje y va a responder a él, también puede notificarle la revocación de una reunión por teléfono. En la mayoría de los casos, basta con enviar un correo electrónico.
Paso a paso: Cómo redactar un correo electrónico de cancelación de reunión
Antes de dar por terminada una cita, ponte en el lugar del otro. Imagina todas las molestias que esto puede causarles y trata de suavizar su descontento mediante la cortesía y las disculpas. Así pues, las reglas clave para elaborar una plantilla de correo electrónico de cancelación de una reunión son la cortesía, la puntualidad y la razonabilidad.
Escribe un correo electrónico tú mismo.
En primer lugar, no dejes esta tarea a tu asistente. Es mejor que le dediques un tiempo y lo escribas tú mismo, o al menos desde tu propia dirección de correo electrónico. Puede hacer que su asistente le recuerde que debe escribir dicho correo electrónico si es necesario. Si es nuevo en el envío de correos electrónicos de negocios, vea estas reglas básicas para escribir correos electrónicos efectivos.
Anuncie con antelación la cancelación de su reunión.
En segundo lugar, al terminar una cita, debe avisar con bastante antelación. Anularla media hora antes de la reunión prevista es, como mínimo, de mala educación. Hazlo de manera que la persona tenga tiempo suficiente para ajustar su agenda. Si se trata de un correo electrónico de última hora, hay que tener una buena razón. Utiliza planificadores de agenda online como Google Calendar para no olvidarte de nada y mantenerte organizado.
3. Dar una explicación razonable sobre por qué hay que posponer una reunión.
Debes explicar por qué no puedes asistir. De lo contrario, una persona podría pensar que la cancelas porque lo acabas de decidir. Como resultado, pueden empezar a creer que no eres una persona fiable. No es necesario que des una explicación muy detallada para que el mensaje sea breve y directo.
4. Proponga una hora para reprogramar.
Sugerir una nueva hora significará que quedar con esa persona sigue siendo importante para ti. Demuestra que estás interesado en la cita a pesar de la necesidad de terminarla. Proponga algunas franjas horarias pero manténgase abierto a contrapropuestas.
Da a los demás la posibilidad de ajustar su horario. Incorpore un botón CTA con un enlace a su calendario a la firma del correo electrónico para que su destinatario pueda elegir la mejor hora disponible. Herramientas online como Newoldstamp pueden ayudarte a incorporar firmas profesionales en las que se pueda hacer clic en tu correspondencia comercial.
Solo tienes que registrarte en una nueva cuenta, ir a Signature Apps, elegir Scheduling, seleccionar uno de los botones prediseñados y añadir un enlace a tu app de programación o calendario.
5. Termina la carta con un agradecimiento.
Al final de tu correo electrónico, debes agradecer a la persona su consideración por tu situación. Aprecia el hecho de que hayan encontrado el tiempo para leer tu correo electrónico y tal vez incluso comprometer sus planes en tu favor. Debes entender que no es tan fácil hacer ajustes en un horario, especialmente para la gente de negocios.
6. Envía tu email de cancelación lo antes posible.
No te entretengas con tu email una vez que lo hayas escrito. Cuanto antes hagas clic en el botón Enviar, más fácil será para tu interlocutor hacer cambios en su agenda, y más posibilidades tendrá de hacerlo. En ningún caso debes posponer el envío de tu correo electrónico para cancelar una reunión hasta el último minuto.
Si vas a reprogramar una reunión con varias personas, hazlo con bastante antelación a la hora prevista. Cuando lo hagas en el último minuto, ten en cuenta que será excesivamente difícil planificar una reunión en la que todos los asistentes puedan estar presentes. Requiere mucho esfuerzo ponerse de acuerdo sobre la franja horaria que conviene a todos. Puede ser útil que pidas a cada participante que sugiera su fecha y hora o que tú mismo propongas algunos huecos. Además, prepárate para ser flexible: puede ocurrir que todas las franjas horarias que sugieras no se adapten a los participantes.
Para ahorrar tiempo enviando correos electrónicos a cada uno de los participantes de la reunión por separado, utiliza las opciones Cc (los destinatarios pueden ver las direcciones de correo electrónico de los demás) o Bcc (mantienes los destinatarios en privado) en tu cliente de correo electrónico.
Continuar con un correo electrónico de disculpa personal por cancelar una reunión.
Al rescindir una cita, asegúrate siempre de que la otra parte ha recibido tu mensaje y lo ha tenido en cuenta. Puedes escribir un correo electrónico de seguimiento de la cancelación de la reunión para ver si la persona ha aceptado el horario que le has sugerido y que no te guarde rencor por haber cancelado un encuentro programado. En dicho correo electrónico, debes reiterar tus disculpas, agradecer a la otra persona su comprensión e incluir una llamada a la acción pidiéndole que responda a este correo electrónico, te llame o confirme su asistencia a un evento creado en el calendario online.
Mejores ejemplos de correos electrónicos de cancelación de reuniones
Ahora que tienes los consejos esenciales para cancelar una reunión por correo electrónico veamos algunos ejemplos de cómo anular una cita de forma correcta y educada.
Ejemplo1. Cancelación de una reunión de personal por parte de un jefe
Estimado equipo,
Os escribo para informaros de que, debido a una situación imprevista y emergente, no tengo más remedio que cancelar nuestra reunión de personal programada para mañana a las 11 de la mañana en relación con nuestra Hoja de Ruta.
Por favor, aceptad mis más sinceras disculpas por la poca antelación con la que os he avisado y por las molestias que esto haya podido causar. Sé lo importante que es para usted elaborar un plan para el próximo trimestre.
Le escribiré a finales de semana y le sugeriré una nueva fecha de cita.
Saludos cordiales,
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Ejemplo 2. Cancelar una reunión: ejemplo de correo electrónico para (posibles) socios comerciales
Señorita ,
Lamento informarle de que tengo que cancelar nuestra reunión programada para el lunes 13 a las 11 de la mañana sobre la futura colaboración de nuestras empresas. Mi asistente me ha notificado que debo realizar un viaje de negocios a Tokio, que no puede ser pospuesto. Me disculpo sinceramente por todos los inconvenientes, así como por mi escaso aviso. Le aseguro que le escribí tan pronto como me enteré de este cambio de planes.
Espero su comprensión y espero nuestra reunión, que podríamos reprogramar para la semana del 20, una vez que esté de vuelta. Por ejemplo, podríamos fijar la fecha de nuestra cita para el miércoles 22. Le ruego que me envíe una confirmación de que ha recibido mi correo electrónico y que me sugiera una nueva fecha para nuestra reunión que le convenga.
Gracias una vez más por su consideración.
Ejemplo 3. Cancelación de una cita en una institución oficial
Estimado Sr. ,
Lo siento, pero tengo que cancelar nuestra cita en relación con mi Plan de Jubilación programada a las 8:30 AM del lunes 13 de noviembre. Mi hija menor ha sido hospitalizada con algunas complicaciones y tengo que estar en el hospital.
Desgraciadamente, no puedo sugerir un nuevo horario ahora mismo porque no sé de qué se trata. Me pondré en contacto con usted en cuanto conozca los detalles. Si necesita cualquier información por mi parte, no dude en escribirme a esta dirección de correo electrónico.
Le agradezco su comprensión y le pido disculpas por las molestias que esto le haya podido causar.
Un saludo,
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Resumiendo todo
Para resumir todo lo anterior, estos son los principales «cómos» de escribir un email de cancelación de reunión:
En general, no importa con quién ibas a tener una reunión que estás cancelando. Si son personas profesionales, entenderán que les hayas dado una razón decente. Las cosas pasan, los planes cambian, las citas se cancelan. Pero no abuses de tu derecho a cancelar citas. Siempre es mejor asegurarse de que puede llegar a la cita antes de programar algo o escribir un correo electrónico de cancelación de una reunión.