Hoe schrijf je een beleefde e-mail om een vergadering af te zeggen (met sjablonen en voorbeelden)
1. Schrijf een e-mail
2. Zeg vooraf af wanneer u uw vergadering wilt afzeggen
3. Geef een goede verklaring
4. Stel een tijd voor om een nieuwe afspraak te maken
5. Sluit de brief af met waardering
6. Stuur je annuleringsmail
7. Volg op met een persoonlijk excuus
Weliswaar maakt iedereen plannen en plant iedereen afspraken, maar niet alles is altijd te doen. Onder bepaalde omstandigheden, of we die nu veroorzaken of niet, moeten we onze plannen aanpassen.
Wijzigingen in de planning veronderstellen dat andere mensen hun schema’s ook aanpassen, soms niet in hun voordeel. Soms kan het hen zelfs in de problemen brengen. Dus als we een afspraak moeten annuleren of verzetten, moeten we de anderen daarvan op de hoogte brengen en ervoor zorgen dat zij het ermee eens zijn. Een goede manier om dat te doen is door een e-mail te schrijven om de vergadering of het evenement te annuleren.
In dit artikel behandelen we de belangrijkste stappen die u moet volgen bij het schrijven van een e-mail om een vergadering te annuleren, en geven we een aantal voorbeelden die u meteen kunt kopiëren. Als u op zoek bent naar kant-en-klare sjablonen, vindt u misschien ook ons vorige artikel nuttig, waarin we de beste e-mails voor het afzeggen van een evenement hebben verzameld.
Wat is een e-mail om een vergadering af te zeggen?
Een e-mail om een vergadering af te zeggen is een beleefde en officiële manier om je terug te trekken van een geplande afspraak. U schrijft de e-mail met het doel uw online of offline afspraak af te zeggen of opnieuw te plannen. Enerzijds is zo’n e-mail een formaliteit, anderzijds is het een officiële en toch persoonlijke manier om de ontvanger op de hoogte te brengen van de wijziging in de plannen en zich op voorhand te verontschuldigen voor het ongemak.
Wanneer en waarom u een e-mail voor het afzeggen van een afspraak moet schrijven
Hoewel de beste manier om een afspraak af te zeggen een zo snel mogelijk telefoontje is, is het schrijven van een e-mail om een afspraak af te zeggen vaak handiger. Een aantal van de typische situaties waarin u een e-mail zou moeten sturen om een vergadering af te zeggen, zijn de volgende:
- u kunt de vergadering niet halen omdat u ziek bent geworden;
- er is een fout in de planning opgetreden, en het is gebleken dat er geen beschikbaar tijdslot is voor de vergadering;
- u kunt de vergadering niet op tijd halen vanwege verkeersproblemen;
- uw plannen zijn gewijzigd zodat de afspraak niet meer relevant is, of u moet plots ergens anders zijn wegens werk- of familiale problemen;
- het is niet mogelijk om de vergadering bij te wonen wegens wijzigingen in uw planning.
Dus, wanneer of om welke reden dan ook, u op het punt staat een vergadering af te zeggen, is e-mail een perfect medium om dit te doen, omdat alle mensen e-mailadressen hebben, en iedereen zijn e-mails controleert. Bovendien hoeft een persoon bij een e-mail niet meteen te reageren. Het geeft de ontvanger de tijd om over de boodschap na te denken.
In tegenstelling tot een direct telefoontje, zal een e-mail de persoon vrijwel zeker op een geschikt moment bereiken. Als u er zeker van wilt zijn dat uw ontvanger uw bericht heeft ontvangen en erop zal reageren, kunt u hem of haar ook telefonisch op de hoogte stellen van een gespreksontzegging. In de meeste gevallen is het sturen van een e-mail voldoende.
Stap-voor-stap: Hoe schrijf je een e-mail voor het afzeggen van een vergadering
Voordat je een afspraak afzegt, moet je je in de schoenen van de ander verplaatsen. Stel je het ongemak voor dat dit voor hen kan betekenen en probeer hun ongenoegen te temperen door beleefdheid en verontschuldigingen. De belangrijkste regels voor het opstellen van een e-mail sjabloon voor het afzeggen van een vergadering zijn dus beleefdheid, tijdigheid en redelijkheid.
Schrijf zelf een e-mail.
Laat deze taak in de eerste plaats niet over aan uw assistent. Het is beter om wat tijd uit te trekken en hem zelf te schrijven, of in ieder geval vanaf uw eigen e-mailadres. U kunt uw assistent u eraan laten herinneren dat u zo’n e-mail moet schrijven als dat nodig is. Als zakelijk e-mailen nieuw voor u is, bekijk dan deze basisregels voor het schrijven van effectieve e-mails.
Zeg uw afspraak ruim van tevoren af.
Ten tweede: als u een afspraak afzegt, moet u dat ruim van tevoren doen. Een half uur voor de geplande afspraak afbellen is op zijn minst ongemanierd. Zorg ervoor dat iemand genoeg tijd heeft om zijn of haar agenda aan te passen. Als het een last-minute e-mail is, moet je een heel goede reden hebben. Gebruik online agenda planners zoals Google Calendar om niets te vergeten en georganiseerd te blijven.
3. Geef een redelijke verklaring waarom een vergadering moet worden uitgesteld.
U moet uitleggen waarom u niet aanwezig kunt zijn. Anders zou iemand kunnen denken dat je afzegt omdat je dat net besloten hebt. Als gevolg daarvan kunnen ze gaan denken dat u geen betrouwbaar persoon bent. Je hoeft geen gedetailleerde uitleg te geven om de boodschap kort en bondig te houden.
4. Stel een tijdstip voor om een nieuwe afspraak te maken.
Een nieuw tijdstip voorstellen betekent dat u de afspraak met deze persoon nog steeds belangrijk vindt. Laat zien dat u geïnteresseerd bent in de afspraak, ondanks de noodzaak om deze te beëindigen. Stel een paar tijdslots voor, maar sta open voor tegenvoorstellen.
Geef anderen de mogelijkheid om hun schema aan te passen. Integreer een CTA-knop met een link naar uw agenda in de e-mailhandtekening, zodat uw ontvanger het beste beschikbare tijdstip kan kiezen. Online tools zoals Newoldstamp kunnen u helpen professionele klikbare handtekeningen in uw zakelijke correspondentie op te nemen.
Maak een nieuw account aan, ga naar Handtekeningentoepassingen, kies Planning, selecteer een van de vooraf ontworpen knoppen en voeg een link naar uw planningstoepassing of agenda toe.
5. Eindig de brief met waardering.
Aan het eind van uw e-mail moet u de persoon bedanken voor zijn of haar aandacht voor uw situatie. Waardeer het feit dat hij of zij de tijd heeft gevonden om je e-mail te lezen en misschien zelfs zijn of haar plannen in jouw voordeel heeft bijgesteld. Je moet begrijpen dat het niet zo gemakkelijk is om aanpassingen te maken in een schema, vooral voor zakenmensen.
6. Stuur je annuleringsmail zo snel mogelijk.
Luister niet over uw e-mail als u hem eenmaal hebt geschreven. Hoe eerder je op de verzendknop klikt, hoe gemakkelijker het voor je correspondent is om wijzigingen in zijn agenda aan te brengen, en hoe groter de kans dat hij dat ook zal doen. In geen geval moet je het versturen van je e-mail voor het afzeggen van een vergadering uitstellen tot het allerlaatste moment.
Als je een vergadering met meerdere mensen verplaatst, doe dat dan ruim voor de afgesproken tijd. Als je het op het laatste moment doet, houd er dan rekening mee dat het te moeilijk zal zijn om een vergadering te plannen waar alle aanwezigen bij aanwezig kunnen zijn. Het kost veel moeite om het eens te worden over het tijdslot dat voor iedereen geschikt is. Het kan helpen als u elke deelnemer vraagt zijn datum en tijd voor te stellen of zelf een paar openingen voorstelt.
Om tijd te besparen bij het e-mailen van alle deelnemers aan de vergadering, kunt u gebruik maken van de Cc (de ontvangers kunnen de e-mailadressen van elkaar zien) of Bcc (u houdt de ontvangers privé) opties in uw e-mailprogramma.
Volg met een persoonlijke verontschuldigingsmail voor het afzeggen van een vergadering.
Bij het afzeggen van een afspraak moet u er altijd voor zorgen dat de andere partij uw bericht heeft ontvangen en er rekening mee heeft gehouden. U kunt later een e-mail schrijven om te zien of de persoon de door u voorgestelde tijd heeft geaccepteerd en of hij of zij geen wrok koestert omdat u een geplande ontmoeting heeft afgebroken. In een dergelijke e-mail moet u nogmaals uw excuses aanbieden, de andere persoon bedanken voor zijn of haar begrip, en een oproep tot actie opnemen waarin u hem of haar vraagt deze e-mail te beantwoorden, u te bellen, of een RSVP te sturen naar een aangemaakt evenement in de online agenda.
Beste voorbeelden van e-mails over het afzeggen van een vergadering
Nu u de essentiële tips voor het afzeggen van een vergadering via e-mail hebt, laten we eens kijken naar een aantal voorbeelden van hoe u een afspraak correct en beleefd kunt annuleren.
Voorbeeld1. Het afzeggen van een vergadering door een baas
Door Team,
Ik schrijf u om u te informeren dat als gevolg van een onvoorziene en dringende situatie, ik geen andere keuze heb dan het afzeggen van onze vergadering die morgen om 11 uur gepland staat met betrekking tot onze Roadmap.
Mijn oprechte excuses voor deze korte termijn en het ongemak dat dit mogelijk heeft veroorzaakt. Ik weet hoe belangrijk het voor u is om een plan uit te werken voor het volgende kwartaal.
Ik zal u aan het eind van de week een brief sturen met een voorstel voor een nieuwe datum.
Met vriendelijke groet,
Schrijf u in om een professionele e-mailhandtekening te maken om uw zakelijke e-mails kracht bij te zetten.
Voorbeeld 2. Een vergadering afzeggen: e-mailvoorbeeld voor (potentiële) zakenpartners
Geachte mevrouw,
Het spijt me u te moeten meedelen dat ik onze vergadering van maandag de 13e om 11.00 uur over de toekomstige samenwerking tussen onze bedrijven moet afzeggen. Mijn assistent heeft me laten weten dat ik een zakenreis naar Tokio moet maken, die niet kan worden uitgesteld. Ik bied u mijn oprechte verontschuldigingen aan voor al het ongemak, evenals voor mijn korte termijn. Ik verzeker u dat ik u heb geschreven zodra ik van deze wijziging van de plannen hoorde.
Ik hoop op uw begrip en kijk uit naar onze ontmoeting, die we zouden kunnen verzetten naar de week van de 20e, zodra ik terug ben. We zouden bijvoorbeeld de datum van onze afspraak kunnen verschuiven naar woensdag de 22e. Ik verzoek u vriendelijk mij een bevestiging te sturen dat u mijn e-mail hebt ontvangen en een nieuwe datum voor onze afspraak voor te stellen die u schikt.
Wederom bedankt voor uw consideratie.
Voorbeeld 3. Afspraak annuleren bij een officiële instelling
Geachte heer,
Het spijt me, maar ik moet onze afspraak over mijn pensioenplan, die gepland stond op maandag 13 november om 8.30 uur, afzeggen. Mijn jongste dochter is opgenomen in het ziekenhuis met enkele complicaties, en ik moet in het ziekenhuis zijn.
Het spijt me, maar ik kan nu geen nieuw tijdstip voorstellen omdat ik niet weet waar we mee te maken hebben. Ik zal contact met u opnemen zodra ik de details weet. Als u informatie van mij nodig heeft, aarzel dan niet om mij te schrijven op dit e-mailadres.
Ik dank u voor uw begrip en verontschuldig mij voor het ongemak dat dit voor u heeft veroorzaakt.
Met vriendelijke groet,
Maak een professionele e-mailhandtekening om uw zakelijke e-mails kracht bij te zetten.
Alles samenvattend
Om al het bovenstaande samen te vatten, volgen hier de belangrijkste “how’s” voor het schrijven van een e-mail voor het afzeggen van een vergadering:
- Belangrijk voor de tijd van de ander
- Geef een goede reden voor het afzeggen van de afspraak
- Dank de persoon voor zijn begrip voor de situatie
- de persoon voor zijn begrip voor uw situatie
- Belangstelling tonen om in de toekomst met de persoon te praten
- Ben proactief: Stel het nieuwe tijdslot voor
- Beleef beleefd en hoffelijk
In het algemeen maakt het niet uit met wie je een afspraak zou hebben die je afzegt. Als het professionele mensen zijn, zullen ze begrijpen dat je een goede reden hebt. Dingen gebeuren, plannen veranderen, afspraken worden afgezegd. Maak alleen niet te veel gebruik van uw recht om afspraken af te zeggen. Het is altijd beter om er zeker van te zijn dat je kunt komen voordat je iets plant of een e-mail schrijft om een afspraak af te zeggen.