Cómo responder a una solicitud de propuesta (RFP) [con ejemplos]

Responder a una solicitud de propuesta (RFP) es un poco como jugar a la lotería. Ganar podría transformar su negocio… pero ¿cuáles son las probabilidades, verdad?

Bueno, vale: probablemente no sean tan bajas como las de que le toque el premio gordo de la lotería. Pero con la tasa media de ganancia de la RFP en menos del 5%, no son exactamente de color de rosa. Para poner las cosas en perspectiva, por cada 20 respuestas de RFP que envíe, sólo tiene la posibilidad de ganar una.

Relación: Cómo el software de RFP le ayuda a agilizar las respuestas a la RFP

Aquí tiene una guía paso a paso para superar estas probabilidades y elaborar una respuesta a la RFP ganadora, además de algunos ejemplos de plantillas que le ayudarán en su camino.

Decida si debe responder a la RFP

Espera, ¿qué?

Se necesita una media de 20 a 40 horas para elaborar una respuesta a la RFP. Así que, aunque tenga ganas de empezar, merece la pena pensar si realmente debe invertir el tiempo y el esfuerzo.

Aquí tiene cuatro cosas que debe tener en cuenta:

• ¿Es el proyecto una buena opción?

• ¿Ha abordado con éxito proyectos similares en el pasado?

• ¿Conoce lo suficiente el sector y las necesidades y objetivos del cliente potencial?

• ¿El emisor está siquiera en su mercado objetivo?

Como dice Adam Boyd, vicepresidente de ventas a clientes de la plataforma de recompensas para empleados Beneplace:

«No todas las solicitudes de propuestas son iguales, y no tienes la misma oportunidad de ganarlas todas. Sepa cuándo decir: «Esto no está en nuestro campo de acción y es un uso demasiado costoso del tiempo para perseguirlo»»

Hay más cosas que debe considerar también. ¿Cuál es el plazo: tiene un buen par de semanas para responder, o el plazo es de tres días?

Si el plazo es demasiado corto, puede que tenga que recortar gastos. Tal vez escatime en la investigación. O bien, con las prisas por terminar, podría pasar por alto un detalle clave o cometer un error que haría que su respuesta quedara relegada al final de la pila.

¿El proceso de solicitud de propuestas es auténtico?

El experto en gestión de ventas Jason Jordan recuerda haber pasado varias semanas estudiando el alcance de un proyecto sólo para que el cliente emitiera una solicitud de propuestas. Pero, continúa:

«A pesar de mis protestas y mi sensación de pánico, mi contacto me aseguró: ‘Sólo siéntate. Dame dos semanas y luego seguiremos donde lo dejamos’. Fiel a su palabra, volvimos a hablar por teléfono dos semanas más tarde para reprogramar la reunión de inicio del proyecto.»

Resulta que el cliente sólo necesitaba la RFP para «hacerla funcionar internamente»

Por supuesto, no todas las RFP son así. Dicho esto, debes estar atento. Compruebe si hay referencias a las características del producto o del servicio, o a la terminología por la que es conocida una determinada empresa. Esto podría significar que el emisor ya ha decidido.

También vale la pena revisar el historial de RFP del emisor. Han elegido a la misma empresa más de una vez? O, tal vez, ¿han detenido el proceso o han cancelado los proyectos por completo?

¿Tiene usted ya una relación con el emisor?

Algunos podrían argumentar que ganar una RFP a ciegas no es imposible. A lo que otros podrían responder: «Bueno, tampoco lo es ganar el Powerball»

Ambos tienen razón.

Podría cerrar el trato por la fuerza de su oferta. Pero, una relación preexistente con el emisor no va a perjudicar. Si su nombre salta de la pila, eso es la mitad de la batalla. Además, es posible que tenga acceso a las partes interesadas que podrían ayudarle a dar una ventaja a su propuesta.

Reúna a su equipo

Responder a una solicitud de propuestas es un esfuerzo de equipo. Así que, una vez que decida responder, necesita poner al grupo de personas adecuado en ello.

Jason Jordan recomienda tener un «equipo SWAT» de RFP -un equipo asignado permanentemente a las respuestas de RFP. Esto le permite trabajar en las propuestas sin sobrecargar sus recursos.

Su equipo también debe tener procedimientos y procesos a los que puedan referirse. En particular:

Consiga que alguien asuma la responsabilidad final de la propuesta

Usted u otra persona del equipo debería:

• Asumir la propiedad del proceso

• Coordinar entre los diferentes departamentos

• Asegurarse de que la propuesta sea cohesiva y coherente (Esto se aplica tanto al aspecto como al contenido. Por ejemplo, debe mantener la misma terminología en todo momento.

• Construya una biblioteca de respuestas y materiales de apoyo.

Cuanto menos tiempo dedique a averiguar qué decir, más tiempo podrá dedicar a afinar la propuesta y a hacerla bien.

Es posible que quiera tener respuestas preparadas de antemano para la introducción. Esto debería incluir:

• Una breve historia de su empresa, incluyendo la estructura organizativa, el tamaño de la empresa y las áreas a las que sirve

• Personas clave, su formación, conocimientos y experiencia, y sus datos de contacto

• Historias de éxito: ¿cómo ha ayudado a otros clientes a alcanzar sus objetivos? (Puntos extra para los clientes del mismo sector que el emisor de la RFP o que vendan productos o servicios similares.)

• Su enfoque y metodología, incluida la forma de probar y validar los resultados

• Precios, políticas y otros términos y condiciones (puede ser una buena idea proporcionar una gama de posibles costes, ya que esto dará al emisor de la RFP más opciones. No olvide indicar los recursos adicionales que pueda necesitar).

• Si procede, los detalles de su proceso de traspaso.

Documente cada paso

Esto facilitará la respuesta a futuras RFP. Además, puede centrarse en las cosas que salieron mal, aprender de los errores del pasado y hacer mejoras.

Asegúrese de que entiende lo que le piden

Suena cegadoramente obvio, pero la clave para dar en el clavo en una propuesta es entender lo que el emisor de la RFP quiere y darle justo eso. Ni más ni menos.

Aparte de los costes, su propuesta debe detallar:

• Lo que espera conseguir

• Un desglose paso a paso de cómo pretende cumplir los objetivos del cliente

• Un calendario, con hitos

• Los principales resultados

Trate de ser lo más detallado posible, pero no divague. Sus respuestas deben ser completas y específicas, pero concisas y directas. Piense en frases cortas y ágiles y en un lenguaje sencillo.

¿No tiene claro algún aspecto de la solicitud de propuestas? Envíe un correo electrónico al emisor. Esto les mostrará lo comprometido que estás con hacerlo bien.

Esto es lo que podrías decirles:

Hola ,

Gracias por el detallado y completo esquema de la RFP.

Actualmente estamos revisando la RFP, y nos complace decir que sus requisitos se alinean bien con lo que ofrecemos. Dicho esto, tenemos algunos comentarios y preguntas y nos gustaría programar una sesión con usted para asegurarnos de que hemos cubierto todas las bases.

¿Su equipo estaría disponible el ? Por favor, confírmelo y le enviaré una invitación al calendario.

Gracias y hablemos pronto,

La estructura importa

Trabajar a partir de una plantilla de propuesta puede ahorrar tiempo y facilitarle la vida. Significa que tienes un punto de partida en lugar de empezar desde cero cada vez. Lucidpress cuenta con un surtido de plantillas de propuestas gratuitas que se adaptan a diferentes estilos y necesidades.

Dicho esto, siempre debe ajustar la plantilla y pensar cuidadosamente en cómo estructurarla.

El emisor de la RFP probablemente establecerá sus requisitos en orden de prioridad. Por lo tanto, si la RFP comienza con las especificaciones y pasa al precio, no comience su propuesta con el precio. Aborde primero las especificaciones. Esto facilita al emisor la comprobación de tu propuesta con respecto a sus prioridades y le muestra que tienes un profundo conocimiento de sus necesidades.

Recuerda que se trata del cliente, no de ti

Cuando escribes una propuesta, tu trabajo no es hablar de ti mismo. Es demostrar que puedes ofrecer lo que el emisor de la RFP quiere. Cada uno de los puntos debe estar relacionado con la solicitud.

Digamos que el emisor, un estudio de diseño arquitectónico en Charleston, está buscando mejorar sus métricas en las redes sociales.

La primera respuesta a la RFP dice:

Tenemos una amplia experiencia en la ejecución de exitosas campañas en las redes sociales en Charleston, Carolina del Sur. Nos destacamos en el impulso de las impresiones a través de campañas de alcance dirigidas.

Como un estudio de diseño arquitectónico, es poco probable que entiendan los detalles más finos de la comercialización de los medios sociales. Probablemente se estén rascando la cabeza, preguntándose qué demonios son las impresiones.

Contraste esto con la segunda respuesta de la RFP:

Hemos trabajado con varios estudios de diseño arquitectónico en el área de Charleston, incluyendo , y . Nuestro objetivo es dar a conocer su marca y aumentar los likes, comentarios & compartidos por:

• Creando contenido relevante dirigido a su cliente ideal

• Publicando actualizaciones relacionadas con la empresa

• Ejecutando promociones

• Monitoreando las analíticas para medir la respuesta y revisar nuestro enfoque según sea necesario

Ahora, eso es más parecido, ¿no? La respuesta muestra la experiencia de la empresa mencionando a tres clientes anteriores. Describe exactamente cómo pretenden cumplir los requisitos de la RFP en un inglés sencillo.

Más aún, no intentes impresionar tratando de «mejorar» lo que pide la RFP o yendo en una dirección diferente.

El 50% de las respuestas a la RFP son expulsadas por incumplimiento. No sea uno de ellos. El cliente potencial se ha tomado el tiempo de emitir una RFP. Está claro que saben lo que quieren. Tu trabajo consiste en mostrarles cómo puedes abordar esas prioridades.

Consigna clave

¿Recuerdas ese episodio de Mad Men? Aquel en el que Don Draper consigue que la agencia rival Cutler, Gleason y Chaough sea descalificada de una licitación de Honda engañándolos para que rompan las reglas?

Hacer eso podría ser excesivo en la vida real. Pero, vale la pena ser estratégico si quieres dar en el clavo con tu respuesta a la RFP y maximizar tus posibilidades de ganar la licitación.