Come rispondere a una richiesta di proposta (RFP) [con esempi]

Rispondere a una richiesta di proposta (RFP) è un po’ come giocare alla lotteria. Vincere potrebbe trasformare il tuo business… ma quali sono le probabilità, giusto?

Beh, ok – probabilmente non sono così basse come le tue possibilità di vincere il jackpot della Powerball. Ma con il tasso medio di vincita RFP a meno del 5%, non sono esattamente rosee. Per mettere le cose in prospettiva, per ogni 20 risposte RFP che invii, hai solo la possibilità di vincerne una.

Relative: Come il software RFP ti aiuta a semplificare le risposte alle RFP

Qui c’è una guida passo dopo passo per battere queste probabilità e creare una risposta RFP vincente, oltre ad alcuni esempi di template per aiutarti nel tuo percorso.

Decidi se dovresti rispondere alla RFP

Aspetta, cosa?

Ci vogliono in media dalle 20 alle 40 ore per creare una risposta RFP. Quindi, anche se non vedi l’ora di partire, vale la pena pensare se è il caso di investire davvero il tempo e lo sforzo.

Qui ci sono quattro cose da considerare:

Il progetto è adatto?
Hai affrontato con successo progetti simili in passato?
Conosci abbastanza il settore e i bisogni e gli obiettivi del potenziale cliente?
L’emittente è nel tuo mercato di riferimento?

Come dice Adam Boyd, VP of Client Sales della piattaforma di premi per dipendenti Beneplace:

“Non tutte le RFP sono create allo stesso modo, e non hai la stessa possibilità di vincerle tutte. Sapere quando dire ‘Questo non è nelle nostre corde, ed è un uso troppo costoso del tempo da perseguire'”

Ci sono anche altre cose da considerare. Qual è la scadenza – avete un paio di settimane buone per rispondere, o mancano tre giorni?

Se il lasso di tempo è troppo breve, potreste dover tagliare gli angoli. Forse si lesinerà sulla ricerca. Oppure, nella fretta di finire, potreste trascurare un dettaglio chiave o fare un errore che farà cadere la vostra risposta in fondo alla pila.

Il processo RFP è genuino?

L’esperto di gestione delle vendite Jason Jordan ricorda di aver passato diverse settimane a studiare un progetto solo perché il cliente pubblicasse una RFP. Ma, continua:

“Nonostante le mie proteste e il mio senso di panico, il mio contatto mi ha assicurato: ‘Stai tranquillo. Dammi due settimane e poi riprenderemo da dove abbiamo lasciato”. Fedele alla sua parola, due settimane dopo eravamo di nuovo al telefono per riprogrammare l’incontro di inizio progetto.”

Si è scoperto che il cliente aveva solo bisogno della RFP per “farla funzionare internamente.”

Ovviamente, non tutte le RFP sono così. Detto questo, dovreste stare attenti. Controllate i riferimenti alle caratteristiche del prodotto o del servizio, o la terminologia per cui una particolare azienda è conosciuta. Questo potrebbe significare che l’emittente ha già deciso.

Vale anche la pena di esaminare la storia delle RFP dell’emittente. Hanno scelto la stessa azienda più di una volta? O, forse, hanno fermato il processo o cancellato del tutto i progetti?

Hai già una relazione con l’emittente?

Alcuni potrebbero sostenere che vincere una blind RFP non è impossibile. A cui altri potrebbero rispondere: “

Entrambi hanno ragione.

Potreste concludere l’affare sulla forza della vostra offerta. Ma una relazione preesistente con l’emittente non farà male. Se il vostro nome salta fuori dal mucchio, questa è metà della battaglia. Inoltre, potresti avere accesso alle parti interessate che potrebbero aiutarti a dare un vantaggio alla tua proposta.

Assembla la tua squadra

Rispondere a una RFP è uno sforzo di squadra. Quindi, una volta che si decide di rispondere, è necessario mettere il giusto gruppo di persone su di esso.

Jason Jordan raccomanda di avere una “squadra SWAT” RFP – una squadra permanentemente assegnata alle risposte RFP. Questo vi permette di lavorare sulle proposte senza sforzare troppo le vostre risorse.

Il vostro team dovrebbe anche avere procedure e processi a cui fare riferimento. In particolare:

Fate in modo che qualcuno si assuma la responsabilità finale della proposta

Tu o qualcun altro del team dovrebbe:

Assumere la proprietà del processo
Coordinare i diversi dipartimenti
Assicurarsi che la proposta sia coesa e coerente (questo vale sia per l’aspetto che per il contenuto.
Costruisci una libreria di risposte e materiali di supporto.

Meno tempo dedichi a capire cosa dire, più tempo puoi dedicare alla messa a punto della proposta e a farla bene.

Potresti voler avere delle risposte già preparate per l’introduzione. Questo dovrebbe includere:

Una breve storia della vostra azienda, compresa la struttura organizzativa, le dimensioni dell’azienda e le aree che servite
Persone chiave, il loro background, le competenze e l’esperienza, e i loro dettagli di contatto
Success stories: come avete aiutato altri clienti a raggiungere i loro obiettivi? (Punti bonus per clienti dello stesso settore dell’emittente della RFP o che vendono prodotti o servizi simili.)
Il vostro approccio e la vostra metodologia, incluso come testate e validate i risultati
Prezzi, politiche e altri termini e condizioni (Potrebbe essere una buona idea fornire una gamma di costi possibili, in quanto questo darà all’emittente della RFP più opzioni. Non dimenticare di delineare qualsiasi risorsa aggiuntiva di cui potresti aver bisogno.)
Se applicabile, i dettagli del tuo processo di consegna.

Documenta ogni passo

Questo renderà più facile rispondere a future RFP. Inoltre, puoi concentrarti sulle cose che sono andate male, imparare dagli errori del passato e fare dei miglioramenti.

Assicurati di aver capito la richiesta

Sembra lampantemente ovvio, ma la chiave per ottenere una proposta è capire cosa vuole l’emittente della RFP e dargli solo quello. Né più né meno.

Costi a parte, la vostra proposta dovrebbe dettagliare:

Cosa speri di ottenere
Un’analisi passo per passo di come intendi raggiungere gli obiettivi del cliente
Una linea temporale, con le pietre miliari
Chiavi da consegnare

Cerca di essere il più dettagliato possibile, ma non divagare. Le tue risposte dovrebbero essere complete e specifiche, ma concise e puntuali. Pensate a frasi brevi e scattanti e a un linguaggio semplice.

Non vi è chiaro qualche aspetto della RFP? Invia un’e-mail all’emittente. Questo mostrerà loro quanto siete impegnati a fare le cose per bene.

Ecco cosa potreste dirgli:

Ciao,

Grazie per il dettagliato e completo schema della RFP.

Stiamo esaminando la RFP, e siamo lieti di dire che i vostri requisiti si allineano bene con ciò che offriamo. Detto questo, abbiamo alcuni commenti e domande e vorremmo programmare una sessione con voi per essere sicuri di aver coperto tutte le basi.

Il vostro team sarebbe disponibile su ?

Grazie e ci sentiamo presto,

La struttura conta

Lavorare con un modello di proposta può far risparmiare tempo e semplificare la vita. Significa che hai un punto di partenza invece di iniziare da zero ogni volta. Lucidpress ha un assortimento di modelli di proposta gratuiti che si adattano a diversi stili ed esigenze.

Detto questo, dovresti sempre modificare il modello e pensare attentamente a come strutturarlo.

L’emittente della RFP probabilmente stabilirà i suoi requisiti in ordine di priorità. Quindi, se la RFP inizia con le specifiche e passa al prezzo, non iniziate la vostra proposta con il prezzo. Affrontate prima le specifiche. Questo rende più facile per l’emittente controllare la tua proposta rispetto alle loro priorità e mostra loro che hai una profonda comprensione dei loro bisogni.

Ricorda che si tratta del cliente, non di te

Quando scrivi una proposta, il tuo compito non è quello di parlare di te. È mostrare che puoi fornire ciò che l’emittente della RFP vuole. Ogni singolo punto dovrebbe riferirsi alla richiesta.

Diciamo che l’emittente, uno studio di progettazione architettonica a Charleston, stia cercando di migliorare le proprie metriche sui social media.

La prima risposta alla RFP dice:

Abbiamo una vasta esperienza nella gestione di campagne di successo sui social media a Charleston, South Carolina. Eccelliamo nell’aumentare le impressioni attraverso campagne di sensibilizzazione mirate.

Essendo uno studio di progettazione architettonica, è improbabile che capiscano i dettagli del social media marketing. Probabilmente si stanno grattando la testa, chiedendosi cosa diavolo siano le impressioni.

Contrasta questo con la seconda risposta RFP:

Abbiamo lavorato con diversi studi di progettazione architettonica nella zona di Charleston, tra cui , e . Il nostro obiettivo è quello di aumentare la consapevolezza del vostro marchio e aumentare i like, i commenti & le condivisioni di:

Creando contenuti rilevanti mirati al tuo cliente ideale
Postando aggiornamenti relativi all’azienda
Facendo promozioni
Monitorando le analisi per misurare la risposta e rivedere il nostro approccio come necessario

Ora, questo è più simile, vero? La risposta mette in mostra l’esperienza dell’azienda citando tre clienti passati. Delinea esattamente come intendono soddisfare i requisiti della RFP in un inglese semplice.

Più importante, non cercare di impressionare tentando di “migliorare” ciò che la RFP chiede o andando in una direzione diversa.

Il 50% delle risposte alla RFP viene cacciato per non conformità. Non essere uno di loro. Il prospect si è preso il tempo di emettere una RFP. Chiaramente, sanno cosa vogliono. Il tuo compito è mostrare loro come puoi affrontare queste priorità.

Presa di coscienza

Ricordi quell’episodio di Mad Men? Quello in cui Don Draper fa squalificare l’agenzia rivale Cutler, Gleason and Chaough da una gara d’appalto per la Honda, ingannandola e facendole infrangere le regole?

Fare questo potrebbe essere eccessivo nella vita reale. Ma vale la pena essere strategici se si vuole ottenere la risposta alla RFP e massimizzare le possibilità di vincere la gara.