El Marco P-O-L-C

El principal reto al que se enfrentan las organizaciones y los directivos hoy en día es resolver de forma creativa los problemas empresariales. Los principios de la gestión son las directrices con las que los directivos pueden abordar los retos empresariales.

Los principios de la gestión se han clasificado en las cuatro funciones principales de planificación, organización, dirección y control, conocidas popularmente como el marco P-O-L-C.

El marco P-O-L-C

Planificación

La planificación es la primera y más importante función de la gestión que implica el establecimiento de objetivos y la determinación de un curso de acción para lograr esos objetivos. Los planificadores son esencialmente los directivos que mejor conocen las condiciones del entorno a las que se enfrenta su organización y son capaces de analizar y predecir eficazmente las condiciones futuras. También requiere que los gerentes sean buenos tomadores de decisiones.

La planificación implica la selección de misiones y objetivos y las acciones para lograrlos, requiere la toma de decisiones, es decir, la elección de cursos de acción futuros entre alternativas.

Planificar significa determinar cuál debe ser la posición y la situación de la organización en algún momento en el futuro y decidir la mejor manera de llevar a cabo esa situación. Ayuda a mantener la eficacia de la gestión orientando las actividades futuras.

La planificación como proceso suele incluir los siguientes pasos –

• Selección de objetivos para la organización.
• Establecimiento de objetivos para cada una de las subunidades de la organización.
• Establecimiento de programas para alcanzar los objetivos de forma sistemática.

Tipos de planificación

• La planificación estratégica implica el análisis de las oportunidades y amenazas competitivas, así como de las fortalezas y debilidades de la organización. También implica determinar cómo posicionar a la organización para que compita eficazmente en su entorno.

• La planificación táctica consiste en crear el proyecto del plan estratégico más amplio. Estos planes suelen ser a corto plazo y los llevan a cabo los directivos de nivel intermedio.

• La planificación operativa suele abarcar las metas y objetivos de toda la organización y poner en práctica las formas y los pasos de acción para lograr los planes estratégicos. Son plazos muy cortos, normalmente inferiores a un año.

Organización

Una vez que un directivo ha creado un plan de trabajo, la siguiente fase del ciclo de gestión es organizar a las personas y otros recursos necesarios para llevar a cabo el plan. La organización también debe tener en cuenta los recursos y las instalaciones físicas disponibles, con el fin de maximizar los rendimientos con un gasto mínimo.

La organización puede ser referida como el proceso de organizar y distribuir el trabajo planificado, la autoridad y los recursos entre los miembros de una organización, para que puedan alcanzar los objetivos de la organización.

Organizar implica los siguientes pasos –

• Crear la estructura organizativa – Se crea el marco de la organización dentro del cual se coordinan los esfuerzos asignando los recursos humanos para asegurar el cumplimiento de los objetivos. Esta estructura suele representarse mediante un organigrama, que es una representación gráfica de la cadena de mando dentro de una organización.

• Tomar decisiones de diseño organizativo – Se toman decisiones sobre la estructura de una organización.

• Tomar decisiones sobre el diseño de los puestos de trabajo – Se definen las funciones y responsabilidades de los puestos individuales y el proceso de realización de las tareas.

La organización a nivel de un puesto de trabajo concreto implica la mejor manera de diseñar los puestos individuales para utilizar los recursos humanos de la forma más eficaz. Tradicionalmente, el diseño de los puestos de trabajo se basaba en los principios de la división del trabajo y la especialización, lo que suponía que cuanto más limitado fuera el contenido del puesto, más competente sería la persona que lo realizara.

Liderazgo

Las organizaciones, a medida que crecen, desarrollan estructuras complejas con una necesidad creciente de coordinación y control. Para afrontar y gestionar estas situaciones, el liderazgo es necesario para influir en las personas para que cooperen hacia un objetivo común y crear una situación de respuesta colectiva.

Liderazgo implica dirigir, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales. También implica las fuentes sociales e informales de influencia para inspirar a otros. Los directivos eficaces dirigen a sus subordinados a través de la motivación para alcanzar progresivamente los objetivos de la organización.

La investigación de la personalidad y el estudio de las actitudes laborales en las Ciencias del Comportamiento proporcionan una importante visión sobre la necesidad de coordinación y control. Por lo tanto, es importante para el liderazgo crear armonía entre los esfuerzos individuales para trabajar colectivamente hacia los objetivos de la organización.

Controlar

Los gerentes de todos los niveles se dedican a la función gerencial de controlar en algún grado. Dos técnicas tradicionales de control son las auditorías presupuestarias y de rendimiento. Una auditoría implica un examen físico y la verificación de los registros y documentos de apoyo de la organización. Una auditoría presupuestaria proporciona información sobre la situación de la organización con respecto a los procedimientos seguidos para la planificación y el control financieros, mientras que una auditoría de rendimiento podría tratar de determinar si las cifras comunicadas son un reflejo del rendimiento real.

El control implica medir el rendimiento con respecto a los objetivos y planes, y ayudar a corregir las desviaciones de las normas. De hecho, el control facilita el cumplimiento de los planes asegurando que el rendimiento no se desvíe de los estándares.

El control no se limita al estado financiero de la organización, sino que también abarca áreas como las operaciones, el cumplimiento de las políticas de la empresa y otras políticas reguladoras, incluyendo muchas otras actividades dentro de la organización.

Las funciones de gestión, por lo tanto, cubren con mayor eficacia el amplio alcance de los deberes y responsabilidades de un gerente. Aunque la naturaleza y las complejidades a las que se enfrentan las empresas han experimentado un gran cambio a lo largo de los años, las funciones de gestión siguen siendo las mismas.

Publicidad