Il quadro P-O-L-C

La sfida principale affrontata dalle organizzazioni e dai manager oggi è quella di risolvere in modo creativo i problemi aziendali. I principi di gestione sono le linee guida con cui i manager possono affrontare le sfide del business.

I principi di gestione sono stati categorizzati nelle quattro funzioni principali di pianificazione, organizzazione, guida e controllo, popolarmente conosciuti come il quadro P-O-L-C.

Il quadro P-O-L-C

Pianificazione

La pianificazione è la prima e più importante funzione del management che comporta la definizione di obiettivi e la determinazione di una linea d’azione per raggiungere tali obiettivi. I pianificatori sono essenzialmente i manager che sono più consapevoli delle condizioni ambientali che affrontano la loro organizzazione e sono in grado di analizzare e prevedere efficacemente le condizioni future. Richiede anche che i manager siano buoni decisori.

Pianificare implica la selezione di missioni e obiettivi e le azioni per raggiungerli, richiede un processo decisionale, cioè la scelta di futuri corsi d’azione tra alternative.

Pianificare significa determinare quale dovrebbe essere la posizione e la situazione dell’organizzazione in un certo momento nel futuro e decidere come meglio realizzare tale situazione. Aiuta a mantenere l’efficacia manageriale guidando le attività future.

La pianificazione come processo comporta tipicamente i seguenti passi –

• Selezione degli obiettivi per l’organizzazione.
• Stabilimento degli obiettivi per ciascuna delle sotto-unità dell’organizzazione.
• Fissazione di programmi per raggiungere gli obiettivi in modo sistematico.

Tipi di pianificazione

• La pianificazione strategica comporta l’analisi di opportunità e minacce competitive, così come i punti di forza e di debolezza dell’organizzazione. Implica anche la determinazione di come posizionare l’organizzazione per competere efficacemente nel loro ambiente.

• La pianificazione tattica è la creazione del progetto per il piano strategico più grande. Questi piani sono spesso a breve termine e sono eseguiti da manager di medio livello.

• La pianificazione operativa copre generalmente gli scopi e gli obiettivi dell’intera organizzazione e mette in pratica i modi e i passi di azione per raggiungere i piani strategici. Sono termini molto brevi, di solito meno di un anno.

Organizzazione

Una volta che un manager ha creato un piano di lavoro, la fase successiva nel ciclo di gestione è quella di organizzare le persone e le altre risorse necessarie per realizzare il piano. L’organizzazione dovrebbe anche considerare le risorse e le strutture fisiche disponibili, al fine di massimizzare i rendimenti con la minima spesa.

L’organizzazione può essere definita come il processo di organizzazione e distribuzione del lavoro pianificato, dell’autorità e delle risorse tra i membri di un’organizzazione, in modo che essi possano raggiungere gli obiettivi dell’organizzazione.

Organizzare comporta i seguenti passi –

• Creare la struttura organizzativa – La struttura dell’organizzazione è creata all’interno della quale lo sforzo è coordinato allocando le risorse umane per assicurare la realizzazione degli obiettivi. Questa struttura è di solito rappresentata da un organigramma, che è una rappresentazione grafica della catena di comando all’interno di un’organizzazione.

• Prendere decisioni di progettazione organizzativa – Si prendono decisioni sulla struttura di un’organizzazione.

• Prendere decisioni di job design – Vengono definiti i ruoli e le responsabilità dei singoli lavori e il processo di svolgimento dei compiti.

Organizzare a livello di un particolare lavoro implica come progettare al meglio i singoli lavori in modo da utilizzare al meglio le risorse umane. Tradizionalmente, la progettazione del lavoro si basava sui principi della divisione del lavoro e della specializzazione, che presupponevano che più il contenuto del lavoro era ristretto, più l’individuo che svolgeva il lavoro poteva diventare competente.

Leading

Le organizzazioni, crescendo, sviluppano strutture complesse con un bisogno crescente di coordinamento e controllo. Per far fronte e gestire tali situazioni, la leadership è necessaria per influenzare le persone a cooperare verso un obiettivo comune e creare una situazione di risposta collettiva.

La leadership comporta dirigere, influenzare e motivare gli impiegati a svolgere compiti essenziali. Coinvolge anche le fonti di influenza sociale e informale per ispirare gli altri. I manager efficaci guidano i subordinati attraverso la motivazione per raggiungere progressivamente gli obiettivi organizzativi.

La ricerca sulla personalità e lo studio delle attitudini lavorative nella Scienza del Comportamento forniscono importanti indicazioni sul bisogno di coordinamento e controllo. Così diventa importante per la leadership creare armonia tra gli sforzi individuali per lavorare collettivamente verso gli obiettivi organizzativi.

Controllo

I manager a tutti i livelli si impegnano nella funzione manageriale di controllo in qualche misura. Due tecniche di controllo tradizionali sono gli audit di bilancio e di performance. Un audit comporta un esame fisico e una verifica dei registri dell’organizzazione e dei documenti di supporto. Un audit di bilancio fornisce informazioni su dove si trova l’organizzazione rispetto alle procedure seguite per la pianificazione e il controllo finanziario, mentre un audit delle prestazioni potrebbe cercare di determinare se le cifre riportate riflettono le prestazioni effettive.

Il controllo comporta la misurazione delle prestazioni rispetto agli obiettivi e ai piani, e aiuta a correggere le deviazioni dagli standard. Di fatto, il controlling facilita la realizzazione dei piani assicurando che la performance non si discosti dagli standard.

Il controlling non si limita solo allo stato finanziario dell’organizzazione, ma si estende anche ad aree come le operazioni, il rispetto delle politiche aziendali e di altre politiche normative, includendo molte altre attività all’interno dell’organizzazione.

Le funzioni di gestione coprono quindi in modo più efficace l’ampio ambito dei doveri e delle responsabilità di un manager. Anche se la natura e le complessità affrontate dalle aziende hanno subito un grande cambiamento nel corso degli anni, le funzioni di gestione rimangono le stesse.