El proceso de gestión de riesgos del proyecto | 5 consejos para el éxito
A medida que los proyectos se vuelven cada vez más dinámicos, las organizaciones necesitan la capacidad de gestionar la incertidumbre, o el riesgo, que viene junto con esos cambios. La creciente demanda de profesionales cualificados en gestión de proyectos refleja esta tendencia: se estima que se añadirán 22 millones de puestos de trabajo a la industria para 2027.
Para aquellos que buscan entrar o avanzar en un papel de gestión de proyectos, la capacidad de gestionar el riesgo es una habilidad esencial que los empleadores buscan. Para convertirse en un experto en la prevención y respuesta al riesgo, primero hay que entender qué es el riesgo y el proceso por el que se gestiona.
A continuación, echamos un vistazo al proceso de gestión de riesgos y proporcionamos cinco consejos para el éxito a medida que comienza a dar pasos hacia la reducción y la gestión de riesgos para su organización.
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¿Qué es la gestión de riesgos?
En la gestión de proyectos, la gestión de riesgos es la práctica de identificar, evaluar y prevenir o mitigar los riesgos de un proyecto que tienen el potencial de afectar a los resultados deseados. Los gestores de proyectos suelen ser responsables de supervisar el proceso de gestión de riesgos a lo largo de la duración de un proyecto determinado.
Para gestionar eficazmente los riesgos, los gestores de proyectos deben tener una clara comprensión de sus objetivos para poder identificar cualquier posible barrera que pueda afectar a la capacidad del equipo para producir resultados.
«La gestión de riesgos consiste realmente en examinar los objetivos de su proyecto y averiguar cuáles son las amenazas para esos objetivos, y qué puede hacer para abordarlas desde el principio», dice Connie Emerson, profesora asistente del programa de Maestría en Ciencias en Gestión de Proyectos de Northeastern.
Los tipos de eventos o escenarios que entran en la categoría de riesgo pueden ser amplios y a veces malinterpretados. Mientras que los directores de proyecto o aquellos encargados de supervisar un proyecto pueden inclinarse a ver los riesgos exclusivamente como amenazas, este no es siempre el caso.
Para aclarar esta idea errónea común, Emerson define el riesgo del proyecto como «…un evento futuro que puede o no puede suceder que, si sucede, tendrá algún impacto en los objetivos del proyecto. Puede ser positivo -una oportunidad- o negativo -una amenaza-«
Tipos de riesgo del proyecto
Más allá de lo básico de lo que significa «riesgo», los gestores de proyectos también deben conocer los diferentes tipos de riesgos que pueden encontrar. Dependiendo del tipo de proyecto, los factores que deben ser considerados serán diferentes.
Hay varios tipos de riesgos que ocurren con frecuencia, independientemente de las características específicas del proyecto. Estos tipos comunes de riesgo incluyen:
- Coste: El riesgo de eventos que impactan el presupuesto, especialmente aquellos que causan que el proyecto se complete por encima del presupuesto. Los errores en la estimación de costos comúnmente generan riesgo además de los factores externos.
- Programación: El riesgo de conflictos de programación no planificados, como los eventos que causan que el proyecto se retrase. La fluencia del alcance es una razón común para los problemas de programación y los retrasos del proyecto.
- Desarrollo: El riesgo de que se produzcan eventos que hagan que el proyecto produzca resultados que no sean coherentes con las especificaciones del proyecto.
- Identificar los riesgos que podrían impactar potencialmente en su proyecto.
- Asignar la propiedad de cada riesgo identificado a un miembro del equipo que se encargará de supervisar esa amenaza u oportunidad. Aunque algunos gestores de proyectos prefieren asignar la propiedad después de haber analizado y priorizado los riesgos, dar este paso con antelación puede ser beneficioso. «Muchas veces asigno un propietario al riesgo muy pronto porque quiero que esa persona impulse el análisis del riesgo», señala Emerson.
- Analice cada riesgo para comprender plenamente los factores impulsores implicados y los impactos potenciales. Asegúrese de considerar la amplitud y la profundidad de cada amenaza en esta etapa para evaluar la gravedad de cada riesgo en el contexto del proyecto general.
- Priorice los riesgos del proyecto según la urgencia y la gravedad del impacto que podrían causar.
- Responda a sus riesgos identificados de acuerdo con su enfoque de gestión de riesgos, ya sea tomando medidas para evitar que el evento de riesgo ocurra o para minimizar el impacto si ocurre. Este paso debe incluir la construcción de la respuesta, así como la adopción de medidas.
- Supervise su estrategia de gestión de riesgos y realice los cambios necesarios.
Dependiendo de los detalles del proyecto, hay muchos otros tipos de riesgos que pueden ocurrir. Por ejemplo, los gestores de proyectos también pueden necesitar planificar en torno a los riesgos relativos a la implementación, la formación, las pruebas, etc.
Una vez que los gestores de proyectos identifican las categorías de riesgo de las que deben preocuparse, pueden empezar a entender cómo estos riesgos podrían afectar a los resultados del proyecto y qué pueden hacer para reducir sus efectos. Para ello, también tendrán que considerar la amplitud y la profundidad de cada tipo de riesgo en el contexto del proyecto global.
Pasos del proceso de gestión de riesgos
Para proteger un proyecto de los riesgos no planificados, los gestores de proyectos suelen seguir un proceso continuo de gestión de riesgos que les ayuda a identificar, comprender y responder a las amenazas y oportunidades. Sin embargo, antes de comenzar este proceso, es importante entender completamente las prácticas de su organización y cómo llevará a cabo su trabajo de riesgo para ese proyecto. Este plan entonces impulsará los siguientes pasos:
Aunque hay pasos claros en el proceso de gestión de riesgos, lo ideal es que sea un esfuerzo continuo. Después de todo, la naturaleza del riesgo es intrínsecamente impredecible, y los gestores de proyectos deben tener la agilidad y la disciplina para adaptarse continuamente a los cambios a lo largo de un proyecto determinado.
5 consejos para reducir y gestionar el riesgo
Si bien es imposible eliminar por completo el riesgo, hay pasos que los gestores de proyectos pueden tomar para gestionar eficazmente los proyectos mientras reducen la cantidad de riesgo. Aquí hay cuatro consejos para empezar:
Crear un plan de gestión de riesgos.
Cualquier persona que tenga experiencia en la gestión de proyectos sabe lo esencial que es un plan de proyecto sólido para el éxito del esfuerzo. Hay muchos planes auxiliares que a menudo se engloban en este plan, incluyendo el plan de gestión de riesgos.
Según Emerson, su plan de gestión de riesgos debe definir su metodología para identificar y priorizar el riesgo, su tolerancia al riesgo, cómo responderá su equipo al riesgo, cómo lo comunicará, etc. Desarrollar un plan de este tipo lleva tiempo y esfuerzo, pero invertir en la fase de planificación suele dar sus frutos al crear una hoja de ruta que guiará a su equipo a lo largo de la fase de ejecución de su proyecto.
Mantenga actualizado su registro de riesgos.
Su registro de riesgos, que puede combinarse con su plan de gestión de riesgos o ser un documento independiente, es una lista de todos los posibles eventos de riesgo que tienen el potencial de afectar a su proyecto. Disponer de este documento le ayudará a estar al tanto de los posibles problemas, pero es importante que lo mantenga actualizado para que siempre tenga una instantánea precisa a la que referirse.
Utilice su registro de riesgos para hacer un seguimiento de los eventos de riesgo que se produjeron, cómo respondió su equipo y qué nuevos riesgos han surgido que no pudo detectar inicialmente. Al mantener este documento al día y asegurarse de que es integrador con otros entregables de planificación, usted, los miembros de su equipo y otras partes interesadas clave siempre tendrán una imagen clara del estado del proyecto.
Entender el evento de riesgo.
Un error común en la gestión de riesgos es la tendencia de la gente a pensar en el riesgo en términos de los posibles resultados en lugar del evento de riesgo en sí. Por ejemplo, la gente a veces identifica «perder la fecha límite» como un riesgo para su proyecto. Aunque perder el plazo es ciertamente una amenaza para el proyecto, éste no es realmente el riesgo, sino el impacto.
En su lugar, considere el riesgo en el siguiente formato: Debido a X, puede ocurrir Y, causando un impacto Z. Hacer esto le ayudará a entender la raíz del riesgo, el evento de riesgo, y cómo debe abordarlo.
Sea proactivo en lugar de reactivo.
Los gestores de proyectos a veces pueden cometer el error de adoptar un enfoque reactivo para la gestión de riesgos en lugar de un enfoque proactivo. Siempre será necesario tener la agilidad para reaccionar cuando ocurra un evento no planificado, pero también es importante dar un paso atrás y ver su proyecto a través de una lente proactiva.
Invirtiendo tiempo en las primeras etapas del proceso de gestión de riesgos y analizando completamente cada riesgo, puede prepararse para tomar medidas preventivas que reduzcan la probabilidad de que el evento de riesgo ocurra, en lugar de tratar de responder una vez que ya ha sucedido.
Desarrolle sus habilidades de gestión de proyectos.
Por encima de todo, gestionar eficazmente los proyectos y sus riesgos requiere una sólida base de habilidades de gestión de proyectos. Además de practicar, mantenerse al día con las tendencias de la industria y asistir a conferencias y talleres, una de las mejores maneras de perfeccionar estas habilidades es obtener un certificado o un título de posgrado en gestión de proyectos.
Aquellos que se enfrentan a la oportunidad de supervisar un proyecto pero carecen de formación formal pueden beneficiarse sustancialmente de la educación en gestión de proyectos; sin embargo, aquellos que ya están trabajando en el campo también pueden beneficiarse perfeccionando su oficio.
Programas como el Master of Science in Project Management de Northeastern, por ejemplo, están diseñados para desarrollar habilidades esenciales a través de la experiencia práctica. El profesorado, líder en la industria, ofrece oportunidades únicas para discutir los desafíos del mundo real en el aula, dando a los estudiantes la capacidad de aplicar sus conocimientos a los escenarios que se enfrentarán en sus funciones.
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