Preguntas y respuestas: El proceso de acción pre-adversa y adversa de la FCRA.Proceso de Acción Adversa y Adversa 19 Mar 2017

Definición de PreAvisos de Acción Adversa y Adversa: En el proceso de contratación, la acción adversa significa que una empresa está considerando no contratar al solicitante. La acción adversa es una acción que las empresas toman basada en la información de un informe de verificación de antecedentes que afecta negativamente al empleo del solicitante. Puede significar la denegación del empleo, pero también puede implicar la denegación de un ascenso o un traslado. Los Avisos de Acción Pre-Adversa y Adversa son procesos que informan al solicitante de que la empresa está considerando no seguir adelante con el proceso de empleo.

¿Alguna vez ha realizado una verificación de antecedentes de un solicitante y ha obtenido información negativa? ¿Qué ha hecho? A muchos de vosotros os puede parecer que la pregunta es una obviedad. ¿Qué haría cualquiera? ¿No rechazaría al candidato y pasaría al siguiente? Si lo hace, se arriesga a una demanda. Espera. ¿Qué?

Si usted es como la mayoría de los empleadores, utilizó una Agencia de Informes de Crédito (CRA) de terceros. Si lo hizo, ¿adivine qué? Usted tiene que seguir la Ley de Informes de Crédito Justos (FCRA). Hay tres pasos básicos que debe seguir. Ya escribimos sobre el primero aquí. Ahora, vamos a discutir los Pasos #2 y 3 – los Avisos de Acción Pre-Adversa y Adversa. A continuación, nuestras respuestas a las preguntas que más encontramos.

Pregunta: Sé que usted acaba de decir que se supone que debemos seguir la Ley de Informe de Crédito Justo, pero ¿qué es? Quiero decir, ¿no se aplicaría sólo a las comprobaciones de crédito?

Respuesta: Nos alegramos de que hayas hecho esa pregunta. Siempre es bueno saber algo sobre la ley que te dicen que debes cumplir. La Ley de Informes de Crédito Justos (FCRA) es un estatuto federal que fue promulgado para promover la equidad, la precisión y la privacidad de la información del consumidor.

Pregunta: Entonces, ¿qué es una Agencia de Informes del Consumidor?

Respuesta: La FCRA define a una Agencia de Informes de Consumidores (CRA) como «cualquier persona que, a cambio de honorarios monetarios, cuotas, o sobre una base cooperativa sin fines de lucro, se dedica regularmente, en su totalidad o en parte, a la práctica de reunir o evaluar información de crédito de los consumidores u otra información sobre los consumidores con el fin de proporcionar informes de los consumidores a terceros, y que utiliza cualquier medio o instalación de comercio interestatal con el fin de preparar o proporcionar informes de los consumidores.» Lea nuestro artículo titulado «Tenga cuidado con la empresa de investigación de antecedentes en línea que no es FCRA» para obtener más información!

Pregunta: ¿Qué es un Aviso de Acción Pre-Adversa?

Respuesta: Antes de tomar una acción adversa contra un solicitante basada en información negativa en su informe de antecedentes, usted tiene que enviarle una carta. La carta le dice al solicitante que usted podría tener que tomar una acción adversa (más sobre esto en un minuto). Esta carta se conoce como Carta de Acción Pre-Adversa (o Aviso). Junto con esa carta, también debe enviar una copia del informe de antecedentes y una copia de «Un resumen de sus derechos bajo la Ley de Informes de Crédito Justos»

Pregunta: Una vez que envíe un Aviso de Acción Pre-Adversa con el informe y el Resumen de Derechos, ¿puedo seguir adelante y rechazar al solicitante?

Respuesta: Todavía no. Usted debe dar al solicitante tiempo para disputar la exactitud o integridad de la información en el informe.

Pregunta: Según la FCRA, ¿cuánto tiempo es razonable?

Respuesta: Es curioso que pregunte eso. La propia FCRA no dice cuánto tiempo es «razonable». Sin embargo, la Comisión Federal de Comercio (FTC) que, junto con la Oficina de Protección Financiera del Consumidor (CFPB) hace cumplir la FCRA, dice que un mínimo de 5 días hábiles es razonable. Algunos tribunales dicen que son 10 días. Su propio estado, municipio o condado puede tener una ley que hable de este punto más allá, así que siempre compruebe allí también.

Pregunta: ¿Por qué es necesario dar al solicitante un «tiempo razonable» para impugnar la verificación de antecedentes?

Respuesta: Una razón probable es evitar que un solicitante sufra una acción de empleo adversa basada en información inexacta en la verificación de antecedentes. El solicitante tiene la oportunidad de aportar alguna prueba de que la información es errónea. Si el solicitante está por lo demás cualificado para el trabajo, no debería ser objeto de una acción de empleo adversa basada en información inexacta en la comprobación de antecedentes del solicitante.

Pregunta: ¿Qué pasa si el solicitante afirma que la información de su informe es incorrecta, pero no ofrece ninguna prueba?

Respuesta: La ley dice que usted tiene que dar al solicitante la oportunidad de explicar/refutar la información. También tiene que dejar que el solicitante presente una disputa con la CRA. No le prohíbe rechazar al solicitante si considera que su explicación es insuficiente. Cualquier reclamación de inexactitud será investigada por la CRA que comunicó la información. Si la CRA encuentra algún error, se le proporcionará una copia actualizada de la verificación de antecedentes del solicitante.

Pregunta: Usted ha utilizado el término «acción de empleo adversa» varias veces. ¿No está hablando realmente de rechazar a un solicitante?

Respuesta: No necesariamente. Las acciones adversas en el empleo también pueden incluir los despidos, o negarse a promover o transferir a alguien. Si usted dirige una agencia de empleo, y está colocando a empleados temporales en ciertos puestos con requisitos específicos de autorización, podría tener un candidato cuya verificación de antecedentes no cumple con esos requisitos, pero que aún podría estar calificado para otras colocaciones. No se niega a contratar a ese candidato, pero no puede colocarlo en el puesto para el que fue considerado inicialmente. Eso también es una acción adversa de empleo en el sentido de la FCRA.

Pregunta: ¿El aviso de acción pre adversa tiene que ser por escrito e incluir un resumen o derechos?

Respuesta: Técnicamente, no, pero lo recomendamos encarecidamente. Si simplemente le da al solicitante la misma información oralmente, puede tener problemas para demostrar que cumplió con esta parte de la FCRA. ¿Por qué querría correr ese riesgo? En nuestra opinión, vale la pena los pocos minutos adicionales y el franqueo para enviar una carta, junto con la copia del informe y el Resumen de Derechos. No olvide que debe entregar al solicitante la copia del informe y la notificación del Resumen de Derechos incluso si proporciona la notificación de acción preadversa oralmente.

Pregunta: He enviado el Aviso de Acción Pre-Adversa, con el informe y el Resumen de Derechos, y, después de 5 días hábiles, no he tenido respuesta. ¿Puedo seguir adelante y rechazar al candidato ahora?

Respuesta: Sí. Pero, todavía tiene otro paso que debe seguir o estará violando la FCRA. Ahora debe enviar un Aviso de Acción Adversa.

Pregunta: Bien, ¿qué es el Aviso de Acción Adversa?

Respuesta: En comparación con la Notificación de Acción Adversa previa, la Notificación de Acción Adversa es el último de los tres pasos que debe dar para cumplir con la FCRA. Si, después de un tiempo razonable, su candidato no ha apelado la Carta de Acción Pre-Adversa o ha proporcionado una explicación razonable de la información en el informe, usted debe proporcionar una notificación por escrito, que contenga la siguiente información:

– Declaración de que la acción adversa se basa total o parcialmente en la información contenida en el informe de antecedentes proporcionado por la CRA;

– Notificación del derecho del candidato a disputar la exactitud o integridad de la información proporcionada;

– Nombre, dirección y número de teléfono gratuito de la CRA que utilizó;

– Declaración de que la CRA que suministra el informe de antecedentes no tuvo nada que ver con la decisión de tomar una acción adversa y no puede dar razones específicas para ello;

– Aviso del derecho del solicitante a otro informe de consumidor gratuito. Esto se proporciona a petición de la CRA en un plazo de 60 días.

Recuerde, usted debe -y al mismo tiempo, sólo puede- proporcionar el Aviso de Acción Adversa después de haber seguido el proceso de Acción Pre-Adversa y haber dado al candidato una oportunidad razonable para disputar la información contenida en el informe. Mientras que, técnicamente, el Aviso podría ser dado oralmente, con el fin de proporcionar una prueba de cumplimiento de la FCRA, usted necesita proporcionar un aviso por escrito.

Pregunta: ¿Cuál es la diferencia entre un Aviso Pre-Adverso y un Aviso de Acción Adversa?

Respuesta: En realidad, no hay mucha. La única diferencia real es que el Aviso de Acción Pre-Adversa le dice al solicitante que usted planea o puede rechazarlo (o tomar otra acción adversa) basado en la información del informe. Sin embargo, la Notificación de Acción Adversa avisa que usted ha tomado una decisión final para hacerlo.

Pregunta: ¿No son redundantes los Avisos de Acción Pre-Adversa y de Acción Adversa? ¿Realmente tengo que hacer ambos pasos?

Respuesta: Sí, usted debe hacer ambos. La FCRA requiere ambos pasos. Además, los tribunales que deciden los casos de la FCRA han permitido indemnizaciones de millones de dólares por estas violaciones aparentemente técnicas. Por favor, refiérase a nuestra discusión de por qué la Notificación de Acción Pre-Adversa es obligatoria. Curiosamente, esa misma razón se aplica a proporcionar el Aviso de Acción Adversa.

Pregunta: ¿Qué sucede si un solicitante decide disputar la información contenida en el informe?

Respuesta: El solicitante presentaría una disputa con la CRA que proporcionó el informe. La CRA toma entonces medidas para investigar.

Pregunta: ¿Cuánto tiempo lleva eso? ¿Tengo que esperar hasta que la CRA termine de investigar?

Respuesta: La CRA tiene 30 días para investigar. La FCRA no requiere que usted espere la finalización de la investigación antes de continuar con su proceso de acción adversa. Sin embargo, puede ser prudente consultar a su abogado antes de rechazar a un solicitante con una disputa abierta. No es una sorpresa que haya habido algunas demandas recientes que se centran en este tema.

Pregunta: Entonces, si hago estos tres pasos, nadie me demandará?

Respuesta: Cumplir con estos pasos lo protegerá de una demanda federal por violar las secciones de divulgación, autorización y acción adversa de la FCRA. Recuerde que muchos estados, e incluso algunas ciudades, tienen sus propias leyes de información crediticia justa que pueden imponer requisitos adicionales. Por ello, debe asegurarse de conocer y cumplir las leyes de información crediticia justa de todos los estados en los que contrata personal. Además, asegúrese de comprobar las directrices de la EEOC y otras leyes federales, estatales y locales sobre la información que puede utilizar. Además, preste atención a cómo puede utilizarla al tomar sus decisiones de contratación. Sin embargo, el tiempo y el espacio no nos permiten hablar de ello aquí y ahora. Eso tendrá que ser objeto de uno o más posts posteriores.

Pregunta: Tengo la idea de los Avisos de Acción Pre-Adversa y Adversa. ¿Estamos bien por ahora?

Respuesta: Bueno, ya que le hemos echado mucho material, sí que hemos terminado – por ahora. Esperamos publicar más información sobre el uso de las verificaciones de antecedentes en la contratación, así que vuelva a visitarnos pronto.