Q & A: FCRA’s Pre-.Adverse & Adverse Action Process 19 Mar 2017

Definition von Pre-Adverse und Adverse Action Notices: Im Einstellungsprozess bedeutet „Adverse Action“, dass ein Unternehmen in Erwägung zieht, den Bewerber nicht einzustellen. Adverse Action ist eine Maßnahme, die Unternehmen aufgrund der Informationen in einem Hintergrundprüfungsbericht ergreifen, die sich negativ auf die Beschäftigung des Bewerbers auswirkt. Dies kann die Verweigerung der Einstellung, aber auch die Verweigerung einer Beförderung oder Versetzung bedeuten. Pre-Adverse und Adverse Action Notices sind Prozesse, die den Bewerber darüber informieren, dass das Unternehmen in Erwägung zieht, den Einstellungsprozess nicht fortzusetzen.

Haben Sie schon einmal einen Background Check bei einem Bewerber durchgeführt und negative Informationen zurückerhalten? Was haben Sie getan? Viele von Ihnen denken vielleicht, dass die Frage ein No-Brainer ist. Was würde jeder tun? Würden Sie den Bewerber nicht ablehnen und mit dem nächsten Kandidaten weitermachen? Wenn Sie das tun, riskieren Sie einen Rechtsstreit. Warten Sie. Was?

Wenn Sie wie die meisten Arbeitgeber sind, haben Sie eine dritte Kreditauskunftei (CRA) benutzt. Wenn Sie das getan haben, raten Sie mal, was dann? Sie müssen den Fair Credit Reporting Act (FCRA) befolgen. Es gibt drei grundlegende Schritte, die Sie befolgen müssen. Über den ersten haben wir hier bereits geschrieben. Jetzt werden wir die Schritte 2 und 3 besprechen – die Pre-Adverse und Adverse Action Notices. Im Folgenden finden Sie unsere Antworten auf Fragen, die uns am häufigsten begegnen.

Frage: Ich weiß, Sie haben gerade gesagt, dass wir den Fair Credit Reporting Act befolgen sollen, aber was ist das? Ich meine, gilt das nicht nur für Kreditwürdigkeitsprüfungen?

Antwort: Wir sind froh, dass Sie diese Frage gestellt haben. Es ist immer gut, etwas über das Gesetz zu wissen, an das Sie sich halten sollen. Der Fair Credit Reporting Act (FCRA) ist ein Bundesgesetz, das erlassen wurde, um die Fairness, Genauigkeit und Privatsphäre von Verbraucherinformationen zu fördern.

Frage: Was ist eigentlich eine Consumer Reporting Agency?

Antwort: Das FCRA definiert eine Verbraucherauskunftei (Consumer Reporting Agency, CRA) als „jede Person, die gegen Geld, Gebühren oder auf kooperativer, gemeinnütziger Basis regelmäßig ganz oder teilweise die Praxis der Zusammenstellung oder Auswertung von Verbraucherkreditinformationen oder anderen Informationen über Verbraucher zum Zweck der Erstellung von Verbraucherberichten für Dritte betreibt und die Mittel oder Einrichtungen des zwischenstaatlichen Handels zum Zweck der Erstellung oder Erstellung von Verbraucherberichten nutzt.“ Lesen Sie unseren Artikel „Beware of the non-FCRA Online Background Screening Company“ um mehr zu erfahren!

Frage: Was ist eine Pre-Adverse Action Notice?

Antwort: Bevor Sie eine nachteilige Maßnahme gegen einen Bewerber aufgrund negativer Informationen in seinem Hintergrundbericht ergreifen, müssen Sie ihm einen Brief schicken. In diesem Schreiben wird dem Bewerber mitgeteilt, dass Sie möglicherweise eine nachteilige Maßnahme ergreifen müssen (mehr dazu in einer Minute). Dieser Brief wird als Pre-Adverse Action Letter (oder Notice) bezeichnet. Zusammen mit diesem Schreiben müssen Sie auch eine Kopie des Hintergrundberichts und eine Kopie der „Zusammenfassung Ihrer Rechte unter dem Fair Credit Reporting Act“

Frage: Wenn ich eine Pre-Adverse Action Notice mit dem Bericht und der Zusammenfassung der Rechte versende, kann ich dann den Bewerber ablehnen?

Antwort: Nein, noch nicht. Sie müssen dem Antragsteller Zeit geben, die Richtigkeit oder Vollständigkeit der Informationen im Bericht zu bestreiten.

Frage: Wie viel Zeit ist laut FCRA angemessen?

Antwort: Witzig, dass Sie das fragen. Das FCRA selbst sagt nicht, wie viel Zeit „angemessen“ ist. Die Federal Trade Commission (FTC), die zusammen mit dem Consumer Financial Protection Bureau (CFPB) das FCRA durchsetzt, sagt jedoch, dass ein Minimum von 5 Werktagen angemessen ist. Einige Gerichte sagen 10 Tage. Ihr eigener Bundesstaat, Ihre Gemeinde oder Ihr Bezirk hat möglicherweise ein Gesetz, das diesen Punkt näher erläutert, also prüfen Sie auch dort.

Frage: Warum ist es erforderlich, einem Bewerber eine „angemessene Zeit“ zu geben, um die Hintergrundprüfung anzufechten?

Antwort: Ein wahrscheinlicher Grund ist, zu verhindern, dass ein Bewerber eine nachteilige Beschäftigungsmaßnahme erleidet, die auf ungenauen Informationen in der Hintergrundüberprüfung beruht. Der Bewerber hat die Möglichkeit, einen Nachweis zu erbringen, dass die Informationen falsch sind. Wenn der Bewerber anderweitig für die Stelle qualifiziert ist, sollte er keine nachteiligen Beschäftigungsmaßnahmen aufgrund von ungenauen Informationen in der Hintergrundüberprüfung des Bewerbers erleiden.

Frage: Was ist, wenn der Bewerber behauptet, dass die Informationen in seinem Bericht falsch sind, aber keinen Beweis anbietet?

Antwort: Das Gesetz besagt, dass Sie dem Antragsteller die Möglichkeit geben müssen, die Informationen zu erklären/zu widerlegen. Sie müssen dem Antragsteller auch die Möglichkeit geben, einen Widerspruch bei der CRA einzulegen. Es verbietet Ihnen nicht, den Antragsteller abzulehnen, wenn Sie seine Erklärung für unzureichend halten. Alle Behauptungen über Ungenauigkeiten werden von der CRA untersucht, die die Informationen gemeldet hat. Wenn die CRA Fehler findet, wird Ihnen eine aktualisierte Kopie der Hintergrundprüfung des Bewerbers zur Verfügung gestellt.

Frage: Sie haben ein paar Mal den Begriff „nachteilige Beschäftigungsmaßnahme“ verwendet. Meinen Sie damit nicht eigentlich nur die Ablehnung eines Bewerbers?

Antwort: Nicht unbedingt. Zu den unerwünschten Beschäftigungsmaßnahmen können auch Kündigungen oder die Verweigerung einer Beförderung oder Versetzung gehören. Wenn Sie ein Personaldienstleistungsunternehmen betreiben und Zeitarbeitskräfte für bestimmte Positionen mit bestimmten Anforderungen an die Unbedenklichkeitserklärung vermitteln, haben Sie vielleicht einen Kandidaten, dessen Hintergrundüberprüfung diese Anforderungen nicht erfüllt, der aber dennoch für andere Vermittlungen qualifiziert sein könnte. Sie weigern sich nicht, diesen Kandidaten einzustellen, aber Sie können ihn nicht auf der Stelle einsetzen, für die der Bewerber ursprünglich in Betracht gezogen wurde. Auch das ist eine nachteilige Beschäftigungsmaßnahme im Sinne des FCRA.

Frage: Muss die Pre-Adverse Action Notice schriftlich erfolgen und eine Zusammenfassung oder Rechte enthalten?

Antwort: Technisch gesehen, nein, aber wir empfehlen es dringend. Wenn Sie dem Antragsteller die gleichen Informationen nur mündlich geben, könnten Sie Schwierigkeiten haben, zu beweisen, dass Sie diesen Teil des FCRA eingehalten haben. Warum sollten Sie dieses Risiko eingehen wollen? Unserer Meinung nach ist es die paar zusätzlichen Minuten und das Porto wert, einen Brief zusammen mit der Kopie des Berichts und der Zusammenfassung der Rechte zu versenden. Vergessen Sie nicht, dass Sie dem Antragsteller die Kopie des Berichts und die Zusammenfassung der Rechte zukommen lassen müssen, auch wenn Sie den Vorbescheid mündlich übermitteln.

Frage: Ich habe die Pre-Adverse Action Notice zusammen mit dem Bericht und der Zusammenfassung der Rechte verschickt und nach 5 Werktagen noch keine Antwort erhalten. Kann ich den Bewerber jetzt noch ablehnen?

Antwort: Ja. Aber Sie müssen noch einen weiteren Schritt befolgen, sonst verstoßen Sie gegen das FCRA. Sie müssen jetzt eine Adverse Action Notice versenden.

Frage: OK, was ist die Adverse Action Notice?

Antwort: Im Vergleich zur Pre-Adverse Action Notice ist die Adverse Action Notice der letzte der drei Schritte, die Sie unternehmen müssen, um dem FCRA gerecht zu werden. Wenn Ihr Kandidat nach einer angemessenen Zeitspanne keinen Einspruch gegen den Pre-Adverse Action Letter eingelegt hat oder keine angemessene Erklärung für die Informationen im Bericht geliefert hat, müssen Sie eine schriftliche Benachrichtigung mit den folgenden Informationen bereitstellen:

– Erklärung, dass die nachteilige Maßnahme entweder ganz oder teilweise auf Informationen beruht, die in dem von der CRA bereitgestellten Hintergrundbericht enthalten sind;

– Hinweis auf das Recht des Bewerbers, die Richtigkeit oder Vollständigkeit der bereitgestellten Informationen anzufechten;

– Name, Adresse und gebührenfreie Telefonnummer der beauftragten CRA;

– Erklärung, dass die CRA, die den Hintergrundbericht zur Verfügung gestellt hat, keinen Einfluss auf die Entscheidung hatte, nachteilige Maßnahmen zu ergreifen und keine spezifischen Gründe dafür angeben kann;

– Hinweis auf das Recht des Antragstellers auf einen weiteren kostenlosen Verbraucherbericht. Dieser wird auf Anfrage der CRA innerhalb von 60 Tagen zur Verfügung gestellt.

Erinnern Sie sich daran, dass Sie die Adverse Action Notice erst dann zur Verfügung stellen müssen – und gleichzeitig dürfen -, nachdem Sie das Pre-Adverse Action-Verfahren befolgt und dem Bewerber eine angemessene Gelegenheit gegeben haben, die im Bericht enthaltenen Informationen zu bestreiten. Technisch gesehen könnte der Hinweis zwar mündlich gegeben werden, aber um den Nachweis der FCRA-Compliance zu erbringen, müssen Sie einen schriftlichen Hinweis geben.

Frage: Was ist der Unterschied zwischen einer Pre-Adverse und Adverse Action Notices?

Antwort: In Wahrheit nicht viel. Der einzige wirkliche Unterschied ist, dass der Pre-Adverse Action Notice dem Antragsteller mitteilt, dass Sie planen, ihn abzulehnen (oder andere nachteilige Maßnahmen zu ergreifen), basierend auf den Informationen im Bericht. Die Adverse Action Notice teilt jedoch mit, dass Sie eine endgültige Entscheidung dazu getroffen haben.

Frage: Sind die Pre-Adverse Action und Adverse Action Notices nicht redundant? Muss ich wirklich beide Schritte durchführen?

Antwort: Ja, Sie müssen beides tun. Das FCRA verlangt beide Schritte. Außerdem haben Gerichte, die über FCRA-Fälle entschieden haben, Schadensersatzzahlungen in Millionenhöhe für diese scheinbar technischen Verstöße zugelassen. Bitte lesen Sie unsere Diskussion darüber, warum die Pre-Adverse Action Notice obligatorisch ist. Interessanterweise gilt derselbe Grund auch für die Adverse Action Notice.

Frage: Was passiert, wenn ein Antragsteller beschließt, die im Bericht enthaltenen Informationen anzufechten?

Antwort: Der Antragsteller würde einen Widerspruch bei der CRA einreichen, die den Bericht erstellt hat. Die CRA leitet dann Schritte zur Untersuchung ein.

Frage: Wie lange dauert das? Muss ich warten, bis die CRA ihre Ermittlungen abgeschlossen hat?

Antwort: Die CRA hat 30 Tage Zeit, um eine Untersuchung durchzuführen. Das FCRA verlangt nicht, dass Sie den Abschluss der Untersuchung abwarten, bevor Sie mit dem Adverse-Action-Prozess fortfahren. Es kann jedoch ratsam sein, Ihren Anwalt zu konsultieren, bevor Sie einen Bewerber mit einem offenen Streitfall ablehnen. Es ist nicht überraschend, dass es in letzter Zeit einige Gerichtsverfahren gab, die sich mit diesem Thema befassen.

Frage: Wenn ich diese drei Schritte mache, wird mich also niemand verklagen?

Antwort: Die Einhaltung dieser Schritte wird Sie vor einer Bundesklage wegen Verletzung der Abschnitte „Offenlegung“, „Genehmigung“ und „Nachteilige Maßnahmen“ des FCRA schützen. Denken Sie daran, dass viele Bundesstaaten und sogar einige Städte ihre eigenen Gesetze zur fairen Kreditauskunft haben, die zusätzliche Anforderungen stellen können. Deshalb müssen Sie sicherstellen, dass Sie die Gesetze zur fairen Kreditauskunft aller Staaten, in denen Sie Mitarbeiter einstellen, kennen und einhalten. Prüfen Sie außerdem die EEOC-Richtlinien und andere Bundes-, Landes- und Kommunalgesetze hinsichtlich der Informationen, die Sie verwenden dürfen. Achten Sie außerdem darauf, wie Sie sie bei Ihren Einstellungsentscheidungen verwenden dürfen. Zeit und Platz erlauben es uns jedoch nicht, diese hier und jetzt zu diskutieren. Das wird das Thema eines oder mehrerer späterer Beiträge sein.

Frage: Ich habe die Idee von Pre-Adverse und Adverse Action Notices. Reicht das für den Moment?

Antwort: Nun, da wir eine Menge Material auf Sie geworfen haben, ja, wir sind fertig – für den Moment. Wir erwarten, dass wir mehr über die Verwendung von Background Checks bei der Einstellung schreiben werden, also schauen Sie bald wieder bei uns vorbei!