7 étapes pour construire un processus de demande de bourse engageant

La compétition pour les bourses peut être féroce.

Et elle est à double tranchant. Les candidats ressentent souvent une pression intense pour mettre en avant leur meilleur atout et se démarquer des autres étudiants. De même, les organisations sont enfermées dans une bataille pour les meilleurs talents – espérant attirer les meilleurs esprits pour présenter leur programme à son plein potentiel.

De nombreuses applications de programmes de bourses sont construites en pensant aux administrateurs et aux examinateurs – et c’est logique car vous voulez que votre processus soit simple et efficace de votre côté. Mais il est vital de ne pas oublier que le processus compte aussi pour les candidats. Il s’agit après tout d’eux – de leur éducation, de leurs objectifs et de leurs rêves.

Vous devrez créer une expérience de candidature qui tienne compte de la perspective du candidat et qui l’engage à chaque étape – pour rester compétitif par rapport aux autres programmes et pour rester compétitif par rapport aux candidats.

Avant d’aborder les étapes spécifiques à la création d’un processus de candidature engageant, examinons ce qui fait un programme de bourses percutant.

Qu’est-ce qui fait un programme de bourses percutant ?

Chaque bourse est une opportunité : pour l’école de s’assurer un esprit brillant et pour l’étudiant de s’assurer un avenir brillant.

Il y a plusieurs facteurs que vous devrez prendre en compte lors de la création de votre ou vos bourses :

• La bourse couvrira-t-elle uniquement les frais de scolarité ou financera-t-elle des activités savantes en dehors de la classe ?
• La bourse couvrira-t-elle les dissertations ou les projets de thèse ?
• Voyage pour assister à des conférences ?
• Coût de la vie ?

Quelles que soient la taille et la portée de votre programme, il y a quelques variables qui devraient résonner dans toutes les bourses de recherche, et c’est ce que les candidats mesurent lorsqu’ils prennent leur décision.

Les programmes de bourses d’études les plus réussis se concentrent sur la conduite de l’impact à travers 5 domaines clés :

1. Commitment
2. Interaction
3. Exposition

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4. Flexibilité
5. Opportunité

Pour chaque facette, vous avez l’occasion de souligner la force relative de votre programme par rapport à ceux qui sont en concurrence pour les mêmes candidats.

Quand il est temps de lancer l’appel à candidatures au public, la qualité de votre processus de candidature va également avoir un impact. Et communiquer sur la façon dont votre programme se positionne par rapport à ces dimensions est la clé pour attirer les étudiants les plus talentueux.

Candidater à un programme de bourses n’est pas une tâche facile, et cela nécessite des investissements importants en temps et en énergie de la part des candidats. Si le processus de candidature est compliqué et désengagé, il devient facilement une tâche fastidieuse à franchir. Certains pourraient même ne pas commencer. Face à de multiples programmes, les étudiants peuvent choisir seulement certains processus pour même s’engager avec dans l’intérêt du temps.

Promenons-nous à travers six étapes actionnables pour construire un processus de demande de bourse qui est à la fois efficace et engageant.

7 étapes actionnables pour construire un processus de demande de bourse engageant

S’appuyer sur les points forts de votre bourse

Sur la base des 5 facteurs ci-dessus, vous devez mettre en avant les éléments qui rendent votre programme unique. Votre bourse n’est peut-être pas supérieure aux programmes concurrents sous tous les aspects. Mais ce n’est pas grave.

La clé de la différenciation consiste à tirer parti de vos forces.

Plutôt que d’essayer de rivaliser avec d’autres programmes sur les aspects qui font leur succès, différenciez votre bourse en vous appuyant fortement sur vos propres forces. Cela pourrait signifier mettre l’accent sur la flexibilité du programme, sa nature pratique ou la pléthore de mentors disponibles.

Quelles que soient les forces relatives de votre programme, utilisez-les.

Veillez à ce que votre candidature et vos communications soient alignées autour d’un message clair sur ce qui fait de votre bourse la meilleure option et pour qui.

Soyez transparent sur les réalités du programme

Dans la poursuite de la promotion de quelque chose qui nous tient à cœur, il est facile d’exagérer.

Nous voulons vanter les meilleures parties du programme (et vous devriez). Mais vous pouvez également utiliser un soupçon de réalité pour ancrer les attentes et vous assurer qu’elles s’alignent sur la vision et les attentes des candidats.

Ne vendez pas votre programme à découvert – mais soyez transparent sur la réalité fonctionnelle.

La clé ici est que vous voulez fournir une vision authentique de ce qu’un boursier peut ressentir et vivre dans le programme.

Oui, vous pouvez exposer les visions plus nobles et l’éthos derrière la bourse. Mais, vous devez également brosser un tableau précis de ce à quoi le quotidien pourrait ressembler pour ceux qui sont acceptés.

Quelles sont les attentes ? À quoi ressemble l’environnement ? Comment le programme va-t-il s’inscrire dans la charge de travail universitaire plus large ?

Communiquez ces éléments de manière transparente pour fixer la barre pour les candidats.

Créer un dialogue avec les candidats potentiels

Les candidats à votre programme de bourses sont susceptibles d’avoir beaucoup de questions. Ils veulent se faire une idée complète de ce que le programme impliquera et de l’impact qu’il aura sur leur avenir et leur carrière.

Mais tous les candidats n’auront pas les mêmes besoins ou attentes. Il est préférable d’adopter une approche globale qui ouvre le dialogue.

Instituez plusieurs pratiques pour créer des opportunités pour un large éventail de candidats :

• Invitez les anciens et les boursiers actuels à partager leurs expériences
• Créez du contenu, des articles de blog, et des vidéos qui répondent aux questions les plus courantes
• Prévoir du temps pour les Q&A par le biais de conférences téléphoniques, webinaires, et des heures de bureau
• Utiliser le courrier électronique, le chat en direct et les médias sociaux pour s’engager en tête-à-tête avec les étudiants intéressés

Veuillez également vous assurer que votre candidature et les autres documents sont accessibles aux personnes handicapées. Non seulement c’est la bonne chose à faire, mais c’est aussi le meilleur moyen d’inciter les meilleurs candidats possibles à postuler. Apprenez-en plus sur la construction de formulaires accessibles ici.

Alignez votre candidature sur le résultat souhaité

De nombreuses organisations utilisent des candidatures standardisées et un langage passe-partout dans leurs demandes de bourses.

Mais ces exigences sont-elles vraiment alignées sur les objectifs déclarés du programme ?

Il y a de fortes chances que vous puissiez attirer des candidats plus adaptés et enrichir votre processus de sélection en repensant la candidature elle-même. Soyez créatif avec les documents, les médias et les informations que vous recueillez auprès des candidats. Créez un espace pour que chaque élève puisse mettre en valeur l’ensemble de ses talents et de ses réalisations.

Considérez ce qui est saisi dans votre candidature actuelle et ce qui manque :

• Les exigences de la candidature avantagent-elles certains candidats par rapport à d’autres ?
• Y a-t-il de la place pour que chaque étudiant mette en valeur ses propres capacités ?
• Quel contexte supplémentaire pourrait mener à un processus de sélection plus équitable ?
• Comment vos exigences de candidature renforcent (ou restreignent) les candidatures des étudiants les plus aptes ?
• Les changements de technologie ou de circonstances ont-ils été pris en compte dans la demande actuelle ?

Créer un processus de demande accessible

Constituer une demande solide pour un programme de bourses prend beaucoup de temps et d’efforts, et pour beaucoup, l’envoyer enfin peut laisser des sentiments de nervosité et d’anticipation anxieuse.

Laissez-les savoir ce qu’il advient de leur candidature en leur offrant un moyen de la suivre et, surtout, en facilitant cette tâche. Pour ce faire, vous pouvez utiliser une plateforme de gestion des bourses qui guide les candidats tout au long du processus de candidature, sans qu’il soit nécessaire d’envoyer des courriels, des lettres ou des appels téléphoniques à l’administration.

C’est également une aubaine pour le personnel et les administrateurs, qui disposeront d’un système unifié pour recevoir et examiner les candidatures, ainsi que pour communiquer avec les candidats.

Développez un flux de communication cohérent

L’une des étapes les plus anxiogènes du processus de bourse est la boîte noire qui existe entre la soumission et l’acceptation ou le rejet.

Votre organisation peut développer un flux de communication standard qui envoie automatiquement des mises à jour aux candidats à mesure qu’ils avancent dans le processus de soumission et d’examen.

Envisagez de développer des messages pour chaque étape, tels que :

1. Confirmation de la soumission de la demande
2. Demande entrant dans la révision initiale
3. Révision par un pair ou un panel
4. Sélection de l’entretien
5. Comité de sélection final
6. Rejet
7. Acceptation

Dans chaque message, vous avez la possibilité d’engager davantage le candidat, de lui fournir des commentaires et d’établir un contexte.

En principe, les candidats auront déjà une forte idée du déroulement du processus. Ainsi, chaque communication leur permet de suivre l’évolution de leur candidature.

Créer une demande de bourse engageante avec une plateforme de soumission

L’utilisation du bon système de gestion des bourses peut accélérer les longues étapes du processus, simplifier les voies de communication et tenir les candidats informés et engagés tout au long du cycle. Vous pouvez rendre le processus facile et engageant pour les candidats en partageant une vision de l’expérience inestimable qui les attend tout en les soulageant du fardeau supplémentaire des processus de candidature typiques.

Et ce n’est pas seulement de l’or pour les candidats-les équipes administratives qui utilisent Submittable ont signalé des gains de temps allant jusqu’à 10 heures par semaine. Vous pouvez améliorer la réputation de votre programme de bourses, engager plus de candidats, tout en aidant votre comité d’examen à moderniser ses systèmes. Voilà une situation gagnant-gagnant.

Paul Perry

Paul Perry est un écrivain et un ancien éducateur ayant une expérience significative dans la gestion des organismes sans but lucratif. Il a un faible pour les chercheurs de subventions qui s’efforcent de rendre le monde meilleur et plus juste.

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