Comment demander un paiement de manière professionnelle : Avec des modèles et des exemples

Pour demander un paiement de manière professionnelle, les petites entreprises doivent toujours formuler leurs demandes de paiement en utilisant un langage poli mais direct. Donnez au client le bénéfice du doute et assurez-vous d’abord qu’il a bien reçu la facture en question. Les petites entreprises doivent faire un bref suivi par e-mail pour demander le paiement et si le client ne paie toujours pas la facture impayée, l’entreprise doit parler au client par téléphone avant d’envisager de couper tout travail futur pour le client ou d’engager des poursuites judiciaires.

Explorons ces sujets pour apprendre à demander le paiement de manière professionnelle :

Comment demander le paiement de manière professionnelle

Modèles d’e-mails de demande de paiement professionnels

Comment obtenir le paiement en retard des clients ?

Comment demander un paiement de manière professionnelle

Pour demander un paiement de manière professionnelle à des clients ayant des factures impayées, les petites entreprises doivent suivre les étapes suivantes :

Vérifier que le client a reçu la facture

Pour demander un paiement de manière professionnelle, il est important de s’assurer d’abord qu’il n’y a pas eu d’erreur ou de mauvaise communication concernant la facture. Envoyez un courriel poli à votre client pour lui expliquer que le paiement est maintenant en retard et lui demander de s’assurer qu’il a bien reçu la facture initiale et qu’il n’y a pas eu de problème avec celle-ci.

Envoyez un bref courriel de demande de paiement

Si vous n’avez pas de nouvelles du client après votre première vérification ou si votre client reconnaît avoir reçu la facture mais que vous ne recevez toujours pas de paiement rapide, faites un suivi avec un bref courriel professionnel. Indiquez la date d’échéance de la facture et le nombre de jours écoulés depuis cette date. Rappelez au client les frais de retard inclus dans vos conditions de paiement et faites-lui savoir que vous le facturerez en cas de retard de paiement. Rappelez-lui les différentes façons dont il peut envoyer le paiement et joignez à nouveau la facture originale à l’e-mail avant de l’envoyer au client.

Parler au client par téléphone

Cela peut sembler gênant et intimidant, mais si vos demandes de paiement par e-mail ne parviennent pas à amener le client à payer votre facture, le meilleur plan d’action est d’avoir votre client au téléphone pour régler le problème sous-jacent. Lorsque vous l’appelez, identifiez-vous et expliquez-lui calmement et poliment que vous l’avez relancé à plusieurs reprises par e-mail au sujet d’un retard de paiement. Si possible, essayez d’obtenir le paiement par téléphone, par carte de crédit ou virement direct. Si ce n’est pas possible, obtenez un engagement ferme sur la date et le mode de paiement. Restez professionnel et amical tout au long de l’appel, en remerciant la personne pour son temps.

Envisagez de couper tout travail futur

Si la promesse de paiement que vous avez obtenue par téléphone n’est pas respectée par votre client, ou si vous avez dû courir après le paiement de ce client particulier plusieurs fois auparavant, vous pouvez envisager de couper les liens avec l’entreprise et de refuser tout travail futur. Si vous avez déjà commencé à travailler sur d’autres projets, vous voudrez peut-être arrêter de travailler avant la fin du projet, si vous en avez la possibilité contractuelle. Le fait d’interrompre le travail jusqu’à ce que vous receviez votre paiement peut inciter votre client à vous payer rapidement, afin que le travail pour lequel il compte sur vous soit effectivement terminé. Le fait d’interrompre le travail peut également vous protéger contre des pertes futures si vous n’êtes plus convaincu que le client est capable ou désireux de vous payer. Soyez courtois mais ferme lorsque vous informez le client que vous refusez de travailler. Expliquez calmement pourquoi vous prenez cette mesure. Sachez que même si vous gérez cette situation de manière professionnelle, cela peut contrarier le client et faire monter les tensions.

Recherche d’agences de recouvrement

Si vos précédentes tentatives de traquer les retards de paiement sont infructueuses, vous pouvez vouloir faire monter les choses en puissance en engageant une agence de recouvrement pour vous aider à obtenir le paiement du client. Engager une agence de recouvrement peut être une option coûteuse, car ils prennent souvent jusqu’à 50 pour cent du montant qu’ils collectent auprès d’un débiteur, mais récupérer une partie de l’argent peut être mieux que de ne rien obtenir du tout. Assurez-vous de faire vos recherches et d’engager une agence de recouvrement réputée en vérifiant les avis du Better Business Bureau sur les agences locales et en vous assurant que l’agence est membre de la Commercial Collection Agency Association.

Revoir vos options légales

Si, après toutes vos tentatives, vous n’êtes toujours pas en mesure d’obtenir le paiement du client, il est peut-être temps de considérer vos options légales. Si vous disposez d’un contrat juridiquement contraignant avec le client qui décrit le travail que vous étiez tenu de réaliser, le montant du paiement dû et la date limite de paiement, et qui comporte vos deux signatures, vous avez de bonnes raisons d’intenter un procès. Pour les factures impayées de moindre importance, vous pouvez poursuivre le client devant la cour des petites créances, ou si le montant dû est plus important, vous pouvez intenter une action civile contre le client.

Modèles de courriels professionnels de demande de paiement

Si vous ne savez pas comment rédiger des courriels professionnels de demande de paiement à envoyer aux clients pour des factures en souffrance, ces modèles peuvent vous servir d’exemple :

Modèle de demande de paiement du premier courriel

Objet : : Facture #001 en souffrance

Hi ,

J’espère que vous allez bien. Ceci est un rappel que la facture #001 était due le jeudi 30 novembre et est maintenant en retard d’un jour. Je sais que j’ai envoyé la facture à un moment chargé et je veux m’assurer que vous l’avez reçue. J’ai joint la facture originale à ce courriel.

Vous pouvez envoyer le paiement par chèque ou payer par virement direct. Faites-moi savoir si vous avez des questions sur la facture.

Merci,

Deuxième courriel de demande de paiement modèle

Sujet : : Facture n°001 en souffrance

Salut ,

J’espère que vous allez bien. Je vous contacte au sujet de la facture n°001. C’est un rappel amical que le paiement était dû le jeudi 30 novembre et qu’il est maintenant en retard de deux semaines. Veuillez envoyer le paiement dès que possible par chèque ou par virement direct.

Selon mes conditions de paiement, des frais de retard de 2% par mois vous seront facturés en cas de retard de paiement.

J’ai joint la facture à ce courriel pour votre référence. Veuillez me faire savoir si vous avez des questions.

Pouvez-vous s’il vous plaît confirmer que vous avez reçu ce courriel ? Dans l’attente d’avoir de vos nouvelles.

Bien à vous,
Votre nom
Vos coordonnées

Comment obtenir un paiement en retard de la part des clients ?

Pour obtenir un paiement en retard de la part des clients, les petites entreprises doivent être persistantes mais professionnelles pour demander le paiement en retard. Les petites entreprises devraient commencer par faire un suivi par courriel pour demander le paiement en retard du client. Si plusieurs tentatives d’obtenir le paiement par e-mail ne fonctionnent pas, relancer le client par téléphone. Ayez une conversation polie sur la facture en retard et tentez d’obtenir le paiement du client par téléphone.

Si ces approches ne fonctionnent pas, les entreprises devraient envisager les actions suivantes :

• Embaucher des agences de recouvrement
• Couper tous les liens avec le client
• Déposer un procès devant la cour des petites créances
• Déposer un procès civil

Pour éviter les retards de paiement à l’avenir, envisagez d’ajouter des frais de retard à vos conditions de paiement, en facturant des intérêts mensuels pour les intérêts impayés. Vous devez également penser à établir des contrats juridiquement contraignants avec tous vos clients avant de commencer à travailler sur un projet.