Comment fonctionne la capture de dépôts à distance
Le dépôt à distance est un moyen de traiter les paiements sans envoyer de chèques papier à votre banque ou à votre coopérative de crédit. En numérisant une image (ou en prenant une photo) des chèques au lieu de déplacer des documents physiques, vous obtenez des dépôts plus rapides et moins d’erreurs.
Qui utilise le dépôt à distance ?
Les entreprises : Les entreprises ont été les premiers utilisateurs de la technologie de dépôt à distance. Les organisations voient un grand volume de chèques, et elles ont besoin de disposer rapidement de fonds pour les opérations, la paie et l’expansion.
Particuliers : Les consommateurs apprécient également la commodité des dépôts à distance. Les particuliers occupés exigent désormais des comptes qui leur permettent de déposer des chèques avec un appareil mobile, ce qui leur évite de se rendre dans les agences bancaires.
Autres organisations : Les organisations à but non lucratif, les organismes gouvernementaux et d’autres organisations utilisent le dépôt à distance. La technologie est largement disponible, et les organisations peuvent choisir des services et des options matérielles moins coûteux lorsque cela s’avère le plus judicieux.
Cette page se concentre principalement sur l’utilisation professionnelle. Pour plus de détails sur les dépôts sur des comptes de chèques personnels, voir Comment effectuer des dépôts de chèques mobiles.
Pour les petites entreprises et les organisations qui ne reçoivent pas beaucoup de chèques, un appareil mobile est une solution parfaitement adaptée aux dépôts à distance. Pour les autres situations, un matériel dédié permet de traiter rapidement un grand nombre de chèques.
Comment fonctionne la capture de dépôts à distance
Imagerie : Pour déposer des chèques à distance, vous devez capturer une image du chèque. Vous envoyez l’image à votre banque, et celle-ci entame le processus de collecte de l’argent auprès de l’auteur du chèque. Grâce à la législation Check 21, votre banque convertit ces images en un chèque de substitution, qui peut remplacer le document papier original.
Les scanners de chèques et les appareils mobiles : Traditionnellement, les entreprises utilisaient des machines dédiées à la numérisation des chèques. Les scanners de dépôt à distance peuvent coûter entre quelques centaines et quelques milliers de dollars, en fonction de vos besoins (comme le volume que vous traitez). Certaines banques facturent des frais mensuels pour un scanner, et d’autres fournissent un scanner gratuit à titre de promotion pour gagner votre clientèle. Mais les scanners coûteux ne sont pas toujours nécessaires. Pour les utilisateurs à faible volume, certaines banques vous laissent utiliser un scanner d’ordinateur standard, un télécopieur ou même l’appareil photo de votre téléphone pour capturer des images.
Saisie de données : En fonction de votre prestataire de services, vous devrez peut-être saisir le montant de votre dépôt, ou le système de dépôt à distance peut se charger de tout cela pour vous. L’intelligence artificielle améliore la précision de la lecture automatisée, et plus le nombre de chèques que vous traitez chaque mois est élevé, plus vous pourriez apprécier cette fonction.
Post-scan : Après la numérisation, conservez les chèques papier jusqu’à ce que votre banque vous autorise à les détruire. Les banques peuvent avoir besoin de voir une meilleure image, et elles peuvent même exiger une copie papier de certains chèques. Suivez les instructions de votre banque, et assurez-vous de mettre en place un processus qui vous permet d’éviter de déposer deux fois le même chèque.
Disponibilité des fonds
Un des principaux avantages d’un service de dépôt à distance est que vous pouvez ignorer les « heures d’ouverture des banques. » La plupart des banques vous permettent de traiter vos chèques tard dans la soirée (jusqu’à 22 heures environ dans certains fuseaux horaires) pour battre l’heure limite de dépôt du jour.
Dans de nombreux cas, votre banque met les fonds à votre disposition dans un délai d’un jour ouvrable (bien que vous soyez parfois confronté à des retenues).
C’est une excellente nouvelle, et vous pouvez penser que c’est dû à la technologie, mais voici la mauvaise nouvelle : L’argent n’a pas vraiment circulé aussi vite. Votre banque part simplement du principe que les chèques ne rebondissent pas, mais il se peut que vous deviez attendre plusieurs semaines après avoir déposé un chèque pour être sûr qu’il est bon. Pendant ce temps, vous êtes autorisé à accéder à l’argent, mais vous êtes responsable du dépôt. Si le chèque est sans provision ou est retourné pour une raison quelconque, la banque déduira ces fonds de votre compte, et si votre compte devient négatif, vous devrez en assumer les conséquences (y compris payer les frais de chèque sans provision que votre banque facture).
Si vous êtes préoccupé par les chèques que vos clients émettent, prenez des mesures pour éviter les chèques sans provision. Vous pouvez même vous inscrire à un service de vérification des chèques, qui aide à identifier les problèmes et qui pourrait également vous rembourser si des chèques sans provision passent entre les mailles du filet.
Où obtenir des services de dépôt à distance
La plupart des banques et des coopératives de crédit peuvent vous aider à mettre en place le dépôt à distance. Si vous êtes un consommateur, c’est particulièrement facile – téléchargez l’application de votre banque, et elle est probablement déjà présente.
Les entreprises peuvent avoir besoin d’un matériel spécialisé, et il est essentiel de comprendre le fonctionnement de votre compte professionnel (frais pour chaque chèque, par exemple, et méthodes alternatives de paiement des clients). Vous pouvez même vouloir externaliser les paiements par le biais du service de gestion de trésorerie ou de coffre-fort de votre banque.
Pourquoi les banques offrent le dépôt à distance
Les banques et les fournisseurs de services tiers sont désireux de fournir des services de capture de dépôts à distance aux entreprises et aux consommateurs.
- Cela facilite la vie des clients : Les dépôts sont traités plus rapidement, et ils sont beaucoup plus pratiques.
- Le dépôt à distance demande moins de travail aux banques. Le client crée l’image pour que la banque n’ait pas à le faire, et aucun guichet ou succursale n’est nécessaire.
Pour et contre le dépôt à distance
Le dépôt à distance devrait vous faire gagner du temps, et il pourrait même vous faire gagner de l’argent. Vous pouvez éviter les déplacements à la banque, les services de véhicules blindés et le temps d’attente pour le flottement des chèques. Cependant, il y a des contreparties.
Il y a toujours un risque d’erreur avec un système de dépôt à distance. En automatisant les choses, vous courez le risque de pannes et d’erreurs matérielles – et le problème est amplifié avec de gros volumes. D’un autre côté, lorsque le système fonctionne bien, vous éliminez pratiquement les erreurs humaines.
Vous devrez peut-être explorer de nouvelles questions juridiques lorsque vous passerez au dépôt à distance. Comme vous n’envoyez pas de chèques à la banque, vous devez respecter des règles sur la façon de traiter les chèques après les avoir scannés. Demandez à votre fournisseur de services de dépôt à distance des suggestions sur la façon de rester conforme.
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