Comment répondre à un appel d’offres (RFP) [avec des exemples]

Répondre à un appel d’offres (RFP), c’est un peu comme jouer à la loterie. Gagner pourrait transformer votre entreprise… mais quelles sont les chances, non ?

Bien, d’accord – elles ne sont probablement pas aussi faibles que vos chances de décrocher le jackpot du Powerball. Mais avec un taux moyen de gain de DP de moins de 5 %, elles ne sont pas exactement roses. Pour mettre les choses en perspective, pour 20 réponses à un appel d’offres que vous envoyez, vous n’avez qu’une seule chance de gagner.

Relié : Comment un logiciel d’appel d’offres vous aide à rationaliser les réponses aux appels d’offres

Voici un guide étape par étape pour battre ces chances et rédiger une réponse gagnante à un appel d’offres, ainsi que quelques exemples de modèles pour vous aider dans votre démarche.

Décider si vous devez répondre à l’appel d’offres

Attendez, quoi ?

Il faut en moyenne 20 à 40 heures pour rédiger une réponse à un appel d’offres. Donc, bien que vous puissiez être impatient d’y aller, cela vaut la peine de réfléchir à l’opportunité d’investir réellement ce temps et ces efforts.

Voici quatre éléments à prendre en compte :

• Le projet vous convient-il ?

• Vous êtes-vous attaqué avec succès à des projets similaires dans le passé ?

• Vous connaissez suffisamment le secteur et les besoins et objectifs du prospect ?

• L’émetteur fait-il même partie de votre marché cible ?

Comme le dit Adam Boyd, vice-président des ventes clients chez la plateforme de récompenses pour les employés Beneplace :

« Toutes les demandes de propositions ne sont pas créées égales, et vous n’avez pas une chance égale de toutes les gagner. Sachez quand dire ‘Ce n’est pas dans notre timonerie, et c’est une utilisation du temps trop coûteuse à poursuivre' »

Il y a d’autres éléments à prendre en compte également. Quel est le délai – avez-vous deux bonnes semaines pour répondre, ou la date limite est-elle dans trois jours ?

Si le délai est trop court, vous devrez peut-être rogner sur les coûts. Peut-être allez-vous lésiner sur la recherche. Ou, dans la hâte de finir, vous pourriez négliger un détail clé ou commettre une erreur qui renverra votre réponse au bas de la pile.

Le processus d’appel d’offres est-il authentique ?

L’expert en gestion des ventes Jason Jordan se souvient avoir passé plusieurs semaines à délimiter un projet pour que le client lance un appel d’offres. Mais, poursuit-il :

« Malgré mes protestations et mon sentiment de panique, mon contact m’a assuré : ‘Restez tranquille. Donnez-moi deux semaines, et nous reprendrons là où nous en étions restés’. Fidèle à sa parole, nous étions de nouveau au téléphone deux semaines plus tard pour reprogrammer la réunion de lancement du projet. »

Il s’avère que le client avait juste besoin de l’appel d’offres pour « faire en sorte que ça marche en interne. »

Bien sûr, tous les appels d’offres ne sont pas comme ça. Cela dit, vous devez faire attention. Vérifiez les références aux caractéristiques des produits ou des services, ou la terminologie pour laquelle une entreprise particulière est connue. Cela pourrait signifier que l’émetteur a déjà décidé.

Il est également intéressant d’examiner l’historique des DP de l’émetteur. Ont-ils choisi la même entreprise plus d’une fois ? Ou, peut-être, ont-ils arrêté le processus ou carrément annulé des projets ?

Est-ce que vous avez déjà une relation avec l’émetteur ?

Certains pourraient affirmer que gagner un appel d’offres à l’aveugle n’est pas impossible. Ce à quoi d’autres pourraient répondre :  » Eh bien, gagner la Powerball non plus. « 

Les deux ont raison.

Vous pourriez conclure l’affaire sur la force de votre offre. Mais, une relation préexistante avec l’émetteur ne va pas faire de mal. Si votre nom saute de la pile, c’est la moitié de la bataille. De plus, vous avez peut-être accès à des parties prenantes qui pourraient vous aider à donner l’avantage à votre proposition.

Rassemblez votre équipe

Répondre à un appel d’offres est un travail d’équipe. Donc, une fois que vous décidez de répondre, vous devez mettre le bon groupe de personnes dessus.

Jason Jordan recommande d’avoir une « équipe SWAT » RFP – une équipe affectée en permanence aux réponses RFP. Cela vous permet de travailler sur les propositions sans trop solliciter vos ressources.

Votre équipe doit également disposer de procédures et de processus auxquels elle peut se référer. En particulier :

Faites en sorte que quelqu’un assume la responsabilité ultime de la proposition

Vous ou quelqu’un d’autre de l’équipe devrait :

• S’approprier le processus

• Coordonner entre les différents services

• S’assurer que la proposition est cohérente et homogène (Cela s’applique à la fois à l’apparence et au contenu. Par exemple, vous devriez vous en tenir à la même terminologie tout au long de la proposition.)

• Constituez une bibliothèque de réponses et de documents d’appui.

Moins vous passerez de temps à réfléchir à ce que vous devez dire, plus vous pourrez passer de temps à peaufiner la proposition et à la rendre correcte.

Vous pourriez avoir des réponses préparées à l’avance pour l’introduction. Cela devrait inclure :

• Un bref historique de votre entreprise, y compris la structure organisationnelle, la taille de l’entreprise et les zones que vous servez

• Les personnes clés, leur formation, leur expertise et leur expérience, ainsi que leurs coordonnées

• Des histoires de réussite – comment avez-vous aidé d’autres clients à atteindre leurs objectifs ? (Points bonus pour les clients du même secteur d’activité que l’émetteur de l’appel d’offres ou qui vendent des produits ou services similaires.)

• Votre approche et votre méthodologie, y compris la façon dont vous testez et validez les résultats

• Tarification, politiques et autres termes et conditions (Il peut être judicieux de fournir une gamme de coûts possibles, car cela donnera à l’émetteur de l’appel d’offres plus d’options. N’oubliez pas d’exposer les ressources supplémentaires dont vous pourriez avoir besoin.)

• S’il y a lieu, les détails de votre processus de transfert.

Documentez chaque étape

Il sera ainsi plus facile de répondre aux futurs appels d’offres. De plus, vous pouvez vous concentrer sur les choses qui n’ont pas fonctionné, apprendre des erreurs du passé et apporter des améliorations.

S’assurer de comprendre la demande

Cela semble aveuglant, mais la clé pour clouer une proposition est de comprendre ce que l’émetteur de l’appel d’offres veut et de lui donner exactement cela. Pas plus, pas moins.

Coûts mis à part, votre proposition doit détailler :

• Ce que vous espérez accomplir

• Une ventilation étape par étape de la façon dont vous comptez atteindre les objectifs du client

• Un calendrier, avec des jalons

• Les principaux produits livrables

Essayez d’être aussi détaillé que possible, mais ne divaguez pas. Vos réponses doivent être complètes et spécifiques, mais concises et directes. Pensez à des phrases courtes et percutantes et à un langage simple.

Vous n’êtes pas certain d’un aspect de l’appel d’offres ? Envoyez un courriel à l’émetteur. Cela leur montrera à quel point vous êtes déterminé à bien faire les choses.

Voici ce que vous pourriez leur dire :

Hi ,

Merci pour le plan détaillé et complet de la DP.

Nous examinons actuellement la DP, et nous sommes heureux de dire que vos exigences s’alignent bien sur ce que nous offrons. Cela dit, nous avons quelques commentaires et questions et nous aimerions programmer une session avec vous pour nous assurer que nous avons couvert toutes les bases.

Votre équipe serait-elle disponible le ? Veuillez confirmer et je vous enverrai une invitation de calendrier.

Merci et à bientôt,

Structure matters

Travailler à partir d’un modèle de proposition peut vous faire gagner du temps et vous faciliter la vie. Cela signifie que vous avez un point de départ au lieu de recommencer à zéro à chaque fois. Lucidpress propose un assortiment de modèles de proposition gratuits pour répondre à différents styles et besoins.

Cela dit, vous devez toujours fignoler le modèle et réfléchir soigneusement à la façon de le structurer.

L’émetteur de l’appel d’offres énoncera probablement ses exigences par ordre de priorité. Ainsi, si l’appel d’offres commence par les spécifications et passe au prix, ne commencez pas votre proposition par le prix. Traitez d’abord les spécifications. Cela permet à l’émetteur de vérifier plus facilement votre proposition par rapport à ses priorités et lui montre que vous avez une compréhension profonde de ses besoins.

N’oubliez pas qu’il s’agit du client, pas de vous

Lorsque vous rédigez une proposition, votre travail ne consiste pas à parler de vous. C’est de montrer que vous pouvez fournir ce que l’émetteur de la demande de propositions veut. Chaque point doit être lié à la demande.

Disons que l’émetteur, un studio de conception architecturale à Charleston, cherche à améliorer ses mesures de médias sociaux.

La première réponse à la DP dit :

Nous avons une vaste expérience dans la gestion de campagnes de médias sociaux réussies à Charleston, en Caroline du Sud. Nous excellons dans la stimulation des impressions grâce à des campagnes de sensibilisation ciblées.

En tant que studio de conception architecturale, il est peu probable qu’ils comprennent les détails les plus fins du marketing des médias sociaux. Ils se grattent probablement la tête, se demandant ce que sont les impressions.

Contrastez cela avec la deuxième réponse à la demande de propositions :

Nous avons travaillé avec plusieurs studios de conception architecturale dans la région de Charleston, notamment , et . Notre objectif est de faire connaître votre marque et d’augmenter les likes, les commentaires & partages en :

• Créant un contenu pertinent ciblant votre client idéal

• Postant des mises à jour liées à l’entreprise

• Réalisant des promotions

• Surveillant les analyses pour mesurer la réponse et réviser notre approche si nécessaire

Maintenant, c’est plutôt ça, non ? La réponse met en valeur l’expertise de l’entreprise en citant trois anciens clients. Elle décrit exactement comment ils visent à répondre aux exigences de l’appel d’offres en anglais simple.

Plus précisément, n’essayez pas d’impressionner en tentant d' »améliorer » ce que l’appel d’offres demande ou en allant dans une direction différente.

50 % des réponses à l’appel d’offres sont rejetées pour non-conformité. Ne soyez pas l’un d’entre eux. Le prospect a pris le temps d’émettre un appel d’offres. De toute évidence, ils savent ce qu’ils veulent. Votre travail consiste à leur montrer comment vous pouvez répondre à ces priorités.

Key takeaway

Vous vous souvenez de cet épisode de Mad Men ? Celui dans lequel Don Draper fait disqualifier l’agence rivale Cutler, Gleason et Chaough d’un appel d’offres de Honda en les trompant pour qu’ils enfreignent les règles ?

Faire cela pourrait être excessif dans la vraie vie. Mais, il est payant d’être stratégique si vous voulez clouer votre réponse à l’appel d’offres et maximiser vos chances de remporter l’appel d’offres.

La réponse à l’appel d’offres n’est pas une simple question de stratégie.