Préparez-vous à marquer votre calendrier ! Voici ce qui se passe si le jour de paie tombe un jour férié

Entre 50 % et 78 % des travailleurs vivent de salaire en salaire. Ces employés (et probablement tous les employés) comptent recevoir leur salaire à la date de paie prévue. Mais les jours fériés peuvent poser un léger problème. Que se passe-t-il si le jour de paie tombe un jour férié ?

Que se passe-t-il si le jour de paie tombe un jour férié – ou autour de celui-ci ?

Bien qu’il existe plusieurs façons de payer les employés, la plupart impliquent les banques sous une forme ou une autre. Par conséquent, un jour férié peut mettre un frein à votre calendrier de traitement de la paie et à la date de paie souhaitée. Si un jour de paie tombe un jour férié, vos employés doivent attendre le jour ouvrable suivant pour accéder à leur salaire – à moins que vous ne preniez des mesures.

Disons que vous payez généralement vos employés le vendredi. S’il y a un jour férié le vendredi d’un jour de paie, les employés peuvent ne pas être en mesure d’accéder à leurs fonds avant le lundi, en fonction de leur méthode de paiement.

Les jours fériés peuvent également avoir un impact sur votre paie s’ils se situent à peu près au même moment que celui où vous exécutez la paie ou payez les employés. S’il y a un jour férié à un moment quelconque entre votre jour normal de traitement de la paie et le jour de la paie, vous devrez peut-être faire des ajustements.

Disons que vous exécutez la paie le lundi pour une paie le vendredi, mais qu’il y a un jour férié le mercredi. Le jour férié du mercredi pourrait poser un problème à vos employés qui seraient payés le vendredi en raison des délais de traitement.

La paie tombant un jour férié influence surtout les bénéficiaires de dépôts directs. Mais, il y a quelques problèmes lorsque vous payez les employés par chèque.

Paiement par dépôt direct

Paiement des employés par dépôt direct présente un certain nombre d’avantages. Sans compter que 82 % des travailleurs reçoivent leur salaire par dépôt direct.

Le dépôt direct transfère l’argent du compte de paie de votre entreprise et le dépose sur le compte de l’employé. La chambre de compensation automatisée (ACH) est le réseau électronique qui gère le dépôt direct.

Donc, si vous payez vos employés par dépôt direct, vous vous demandez peut-être : le dépôt direct sera-t-il effectué un jour férié ? En bref, la réponse est non. L’ACH ne traite que les transferts par dépôt direct du lundi au vendredi. Cela exclut les week-ends et les jours fériés.

Lorsque le jour de paie tombe sur un jour férié, les dépôts directs des employés sont retardés d’un jour. Encore une fois, lorsqu’il y a un jour férié n’importe quand entre le moment où vous lancez la paie et la date de paie, il y a un retard dans le traitement des dépôts directs.

Paiement avec les chèques de paie

Auparavant, la fermeture des banques signifiait que les travailleurs ne pouvaient pas encaisser leurs chèques de paie. Mais maintenant, de nombreux guichets automatiques permettent aux banquiers d’encaisser ou de déposer leurs chèques. Sans compter que les applications bancaires disposent d’options de dépôt mobile pour les chèques de paie.

Malgré cela, les employés qui reçoivent leurs chèques de paie pourraient rencontrer quelques obstacles si le jour de paie tombe un jour férié. Tout d’abord, certains employés préfèrent encaisser leurs chèques en personne plutôt que par le biais de leur téléphone ou d’un guichet automatique.

Deuxièmement, de nombreuses entreprises calquent leur calendrier des jours fériés sur celui du Système fédéral de réserve. Par conséquent, votre entreprise peut être fermée un jour férié, ce qui vous empêche de pouvoir remettre le chèque de paie à votre employé le jour de la paie.

Quand sont les jours fériés ?

Les institutions financières et l’ACH suivent le calendrier des jours fériés du Federal Reserve System. Les banques célèbrent les jours fériés fédéraux suivants :

• Jour de l’an
• Jour Martin Luther King, Jr. Day
• Presidents’ Day
• Memorial Day
• Independence Day
• Labor Day
• Columbus Day
• Veterans Day

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• Le jour de Thanksgiving
• Le jour de Noël

Certains jours fériés ont lieu le même jour numérique tandis que d’autres ont lieu le même jour de la semaine (par ex.g., le lundi). Voici les jours où le système fédéral de réserve est fermé en 2020 et 2021 :

Si un jour férié tombe un dimanche, Les banques et succursales de la Réserve fédérale sont fermées le lundi suivant. Si un jour férié tombe un samedi, elles restent ouvertes le vendredi précédent.

Gérer la paie lorsque le jour de paie tombe sur ou autour d’un jour férié

Donc, il y a un jour de paie à venir qui tombe sur un jour férié. Que faites-vous ?

Il y a trois options couramment discutées que les employeurs ont pour gérer la paie lorsque le jour de paie tombe sur ou près d’un jour férié :

• Exécuter la paie comme d’habitude : vous exécutez la paie comme vous le feriez normalement, et les employés sont payés après le jour férié
• Exécuter la paie plus tôt : Vous exécutez la paie un jour plus tôt, et les employés sont payés avant le jour férié
• Accélérer le processus : Vous exécutez la paie comme vous le feriez normalement, et les employés sont payés avant le jour férié parce que vous avez couvert les frais d’expédition

Il n’y a pas de loi qui dit que vous devez payer les employés la veille d’un jour férié. Cependant, il existe certaines lois qui pourraient réglementer le moment où vous payez les employés.

Les lois fédérales et étatiques sur le travail exigent des jours de paie cohérents. Et, de nombreux États ont des lois sur la fréquence des paiements, qui réglementent la fréquence à laquelle les employés doivent être payés (par exemple, au moins deux fois par mois). Si un jour de paie tombant un jour férié compromet la capacité de votre entreprise à respecter les lois sur la fréquence des paiements de votre État, vous devez payer les employés à l’avance. Sans compter que les calendriers de paie de la General Services Administration américaine montrent que les employés reçoivent leur salaire la veille d’un jour férié.

Voici un récapitulatif de ce que chaque option signifie pour votre entreprise :

OK, alors que puis-je faire pour payer les employés à temps ?

Si vous voulez payer vos employés à temps, vous avez deux options. Vous pouvez exécuter la paie un jour plus tôt, ou vous pouvez accélérer le processus. Jetez un coup d’œil aux deux processus, ainsi qu’au moment où le dépôt direct est effectué dans chaque cas.

Lancer la paie plus tôt

Si vous voulez payer les employés avant les vacances, lancez la paie un jour ouvrable plus tôt que vous le feriez normalement. De cette façon, les employés peuvent recevoir leur dépôt direct le jour ouvrable précédant le jour férié.

Disons que le jour de paie tombe le jeudi de chaque semaine. Vous devez soumettre la paie quatre jours ouvrables avant que vos employés reçoivent leur dépôt direct. Vous collectez les feuilles de temps le jeudi précédant le jour de paie. Le vendredi, vous envoyez votre paie. Ensuite, l’employé reçoit son dépôt direct le jeudi.

Pour Thanksgiving, vous devez modifier votre processus de paie. Au lieu de collecter les feuilles de temps le jeudi précédent, vous les collecteriez le mercredi. Ensuite, vous soumettriez la paie le jeudi précédant le jour de la paie. Les employés recevraient alors leur salaire la veille de Thanksgiving.

Pour vous aider à vous en souvenir, créez un calendrier des vacances de dépôt direct. Et, distribuez un calendrier des jours de paie aux employés afin qu’ils sachent quand attendre le jour de paie.

Rester organisé et définir des alertes. De cette façon, vous savez quand collecter les feuilles de temps et exécuter la paie plus tôt que d’habitude. Pour vous aider davantage à rester sur la bonne voie, certains services de logiciels de paie vous envoient une alerte lorsqu’il y a un jour férié (par exemple, par courriel).

Expédier le processus

Si vous oubliez qu’un jour de paie tombe un jour férié, accélérer le processus pourrait être votre meilleur atout si vous voulez que les employés reçoivent leur salaire à temps.

Vous pourriez être en mesure d’accélérer le temps de traitement de votre soumission de paie. Mais, cela ajoute généralement des frais à chaque transaction de dépôt direct que vous voulez accélérer.

Par exemple, votre service de dépôt direct prend quatre jours pour être traité. Vous choisissez d’accélérer le processus puisqu’il y a un jour férié qui arrive. Désormais, il ne faut plus que deux jours entre le moment où vous soumettez la paie et le moment où les employés reçoivent leur salaire.

Discutez avec votre fournisseur de paie des options dont vous disposez pour accélérer le processus de paie en raison d’un jour férié.

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Cet article a été mis à jour depuis sa date de publication initiale du 21 août 2017.

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