SUTA : Tout ce que vous devez savoir sur les taxes de chômage de l’État

La plupart des entrepreneurs créent leur propre entreprise parce qu’ils ont une passion pour leur entreprise, qu’ils veulent être leur propre patron ou une combinaison des deux. Certains pourraient également être motivés par la possibilité de créer des emplois pour d’autres personnes et, ce faisant, d’aider leur économie locale et leur communauté.

Mais, il vous serait difficile de trouver un entrepreneur qui soit enthousiasmé par le traitement de la paie de ces employés. Bien sûr, vous voulez payer à tous vos travailleurs un salaire équitable, mais la paie peut devenir compliquée.

Les propriétaires de petites entreprises ont de multiples obligations fiscales, et il y a probablement plusieurs acronymes que vous n’avez jamais entendus auparavant et que vous devez connaître pour les impôts de votre entreprise.

Dans cette soupe à l’alphabet, vous avez probablement rencontré les termes SUTA et FUTA, ou State Unemployment Tax Act et Federal Unemployment Tax Act. Si vous ne travailliez auparavant qu’en tant qu’employé d’une plus grande entreprise ou si vous étiez indépendant, ces taxes n’étaient pas quelque chose dont vous vous souciiez.

Dans de nombreux États, la SUTA et la FUTA ne sont pas affichées sur votre fiche de paie car le coût est entièrement payé par l’employeur.

Toutefois, si votre petite entreprise s’est développée au point où vous avez maintenant vos propres employés, la FUTA et la SUTA sont des dépenses que vous devrez prendre en compte dans le traitement de votre paie. Mais, que signifient au juste ces acronymes, et quel impact exact cela aura-t-il sur les livres de votre petite entreprise ?

Qu’est-ce que la SUTA ?

La SUTA, ou la loi sur l’impôt sur le chômage de l’État (SUTA), est une taxe sur les salaires payée par tous les employeurs au niveau de l’État. Le programme SUTA a été développé dans chaque État en 1939, pendant la Grande Dépression, alors que les États-Unis connaissaient des taux de chômage extrêmement élevés.

Le SUTA, ainsi que la loi fédérale sur l’impôt sur le chômage (FUTA), ont été institués pour aider les travailleurs américains et maintenir l’économie à flot.

Quarante ans plus tard, le programme SUTA est toujours en vigueur. L’argent collecté par l’impôt SUTA continue d’aller dans un fonds de chômage de l’État au nom des employés de cet État. Ce fonds est ensuite utilisé pour payer l’assurance chômage de l’État aux employés qui se sont retrouvés au chômage sans que ce soit de leur faute, par exemple à la suite de licenciements dans une entreprise. Lorsque vous entendez parler d’une personne qui touche le chômage, il est probable qu’elle puise dans les fonds de la SUTA.

Le taux de la SUTA peut varier, en fonction de l’État dans lequel votre entreprise est située, ainsi que de la cote d’employeur que votre État attribue à votre entreprise (nous y reviendrons plus loin). Pour compliquer encore les choses pour les petites entreprises, le ministère du Travail fournit des directives que chaque État doit suivre.

Pour vous aider à déterminer les lignes directrices de votre État, voici une liste complète des agences d’État responsables du SUTA et d’autres réglementations en matière d’emploi, comme les licences et le droit du travail :

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Qu’est-ce que la FUTA ?

La FUTA est une taxe payée par les employeurs au niveau de l’État pour financer l’assurance chômage de leur État. FUTA, ou Federal Unemployment Tax, est une taxe similaire qui est également payée par tous les employeurs. Cependant, l’argent collecté par la taxe FUTA finance la supervision par le gouvernement fédéral du programme d’assurance chômage de chaque État. En période de chômage élevé, les États pourraient même emprunter sur les fonds de la FUTA pour fournir des prestations aux travailleurs sans emploi de leur État.

Comment fonctionne la SUTA ?

Bien que tous les employeurs soient tenus de payer la taxe SUTA, le montant exact que chaque entreprise doit payer varie. Actuellement, deux facteurs déterminent le calcul de l’impôt : la base salariale imposable de votre entreprise et le taux d’imposition.

Base salariale imposable

Vous devez savoir quelle part du salaire de chaque employé sera soumise à l’impôt SUTA. Connue sous le nom de base salariale imposable, il s’agit du montant maximal des gains imposés au cours d’une année civile pour un travailleur individuel, et cette base est déterminée par chaque État. Tant la base salariale que le taux d’imposition peuvent changer d’une année à l’autre.

Taux d’imposition

Puis, vous devrez connaître le taux d’imposition SUTA de votre État. Chaque État fixe une fourchette de taux d’imposition minimum et maximum pour les taxes de chômage de l’État. Le taux d’imposition attribué à une entreprise particulière se situe dans cette fourchette spécifiée, mais varie en fonction de l’évaluation d’une entreprise individuelle.

L’évaluation d’une entreprise est basée sur son taux d’expérience – que l’État peut modifier chaque année – et est déterminée par le nombre d’anciens employés qui déposent une demande d’allocations de chômage de l’État.

Par exemple, si une entreprise a un grand nombre de travailleurs qui déposent une demande de chômage au cours d’une année donnée, cette entreprise se verra attribuer un taux d’imposition plus élevé. Par conséquent, les entreprises ayant les taux de roulement du personnel les plus élevés paient souvent des taux d’imposition du chômage plus élevés.

Minimiser votre taux d’imposition SUTA

Il est important de noter que si votre entreprise peut réduire le roulement du personnel, vous pouvez être en mesure d’empêcher votre taux d’imposition du chômage de l’État d’augmenter. Pour maintenir un faible taux de rotation, trouvez des travailleurs aux compétences diverses qui peuvent être transférés dans de nouveaux départements ou sur de nouveaux sites au fur et à mesure que les besoins de votre entreprise évoluent.

En outre, vous pouvez contribuer à maintenir un faible taux d’imposition du chômage de l’État en mettant en œuvre de bonnes pratiques RH – comme fournir des attentes claires et un retour d’information exploitable aux employés actuels – et conserver une documentation détaillée de tout problème avec les employés. De cette façon, vous êtes mieux placé pour minimiser la rotation des employés, car les travailleurs savent ce qu’on attend d’eux.

Si un employé dépose une demande de chômage, utilisez votre documentation pour améliorer les chances de voir la demande rejetée, et ainsi éviter de payer l’assurance chômage.

Calcul de l’impôt SUTA

Maintenant, regardons un exemple pour voir comment ces deux facteurs fonctionnent en tandem. Disons que vous dirigez une petite agence de marketing au Texas avec six employés. En 2019, la base salariale imposable pour les employés au Texas est de 9 000 $, et les taux d’imposition vont de 0,36 % à 6,36 %. Supposons que votre entreprise reçoive une bonne évaluation et que votre taux d’imposition SUTA pour 2019 soit de 2,7 %. En utilisant la formule ci-dessous, vous seriez tenu de verser 1 458 $ au fonds de chômage de votre État.

(Base salariale imposable de 9 000 $ x taux d’imposition de 2,7 %) x 6 employés = 1 458 $ d’impôts SUTA

Comment l’impôt SUTA a-t-il un impact sur l’impôt FUTA ?

Calculer et payer correctement l’impôt SUTA est crucial, car il a également un impact sur le montant des paiements de l’impôt fédéral sur le chômage, ou impôt FUTA, qu’une entreprise doit soumettre. Chaque entreprise reçoit un crédit pour les impôts FUTA, en fonction des paiements de l’impôt SUTA.

En général, les employeurs doivent payer 6 % des salaires bruts, jusqu’à un plafond de 7 000 $ par travailleur, afin de financer les impôts fédéraux sur le chômage (FUTA) pour chaque employé. Dans les 50 États, les employeurs paient le même taux de 6 % pour chaque travailleur, mais le gouvernement fédéral peut modifier ce taux dans les années à venir.

Encore une fois, un exemple pourrait aider. Pour en revenir à notre petite agence de marketing au Texas, supposons que vous avez six employés. Étant donné que vous devez payer l’impôt FUTA uniquement sur les premiers 7 000 $ du salaire de chaque employé, nous pouvons calculer que votre salaire total pour le premier trimestre de 2019 est de 42 000 $. Comme le taux d’imposition FUTA dans tous les États est de 6 %, nous pouvons déterminer que votre obligation fiscale FUTA est de (42 000 $ X 6 %), soit 2 520 $.

Si 2 520 $ vous semblent beaucoup à payer en impôt FUTA, ne désespérez pas. Les entreprises reçoivent souvent un crédit d’impôt FUTA pour les cotisations de chômage qu’elles paient à l’État dans lequel elles exercent leurs activités. Vérifiez auprès de votre État pour vous assurer que vous payez votre impôt SUTA à temps, car les délais de dépôt peuvent différer des délais fédéraux. Une fois que vous êtes sûr d’être sur la bonne voie pour payer vos taxes de chômage de l’État à temps et en totalité, il y a de bonnes nouvelles.

Si vous déposez et payez vos taxes SUTA à temps auprès de l’État, vous pouvez avoir droit à un crédit d’impôt au moment de déposer vos taxes annuelles FUTA. Vous pouvez déclarer l’impôt SUTA que vous avez déjà payé en utilisant le formulaire 940 de l’IRS afin de recevoir le crédit d’impôt – tant que votre entreprise n’est pas située dans un état de réduction de crédit.

Mais qu’est-ce qu’un état de réduction de crédit ? Ce sont les États qui ont emprunté de l’argent au fonds de chômage du gouvernement fédéral pour payer l’assurance chômage de leurs travailleurs et qui n’ont pas encore remboursé la dette.

Vous pouvez consulter la liste actualisée des États de réduction de crédit du ministère du Travail pour connaître les changements futurs. En 2019, cependant, les îles Vierges américaines étaient le seul État de réduction de crédit.

Si votre entreprise est située dans un État ou un territoire américain autre que les îles Vierges, la FUTA offre un crédit de 5,4 % aux entreprises qui paient leurs contributions au chômage de l’État à temps. Lorsque vous soustrayez ce crédit FUTA de 5,4 % du taux standard de 6 %, cela réduit considérablement le montant de l’impôt FUTA que votre entreprise doit à un taux beaucoup plus faible de 0,6 %.

Dans ce cas, notre petite agence de marketing du Texas aurait une obligation fiscale beaucoup plus faible de (42 000 $ x 0.6 %), soit 252 $ après l’application du crédit d’impôt.

Délais de déclaration SUTA et dépôts d’impôts

Comme indiqué ci-dessus, votre entreprise peut ne pas être admissible au crédit d’impôt FUTA si vous ne déposez pas et ne payez pas ses impôts SUTA à temps. Par conséquent, il est important de connaître le calendrier de déclaration de votre État.

De nombreux programmes d’impôt sur le chômage des États exigent des dépôts d’impôt chaque trimestre, ce qui est similaire aux exigences de la FUTA. Ce système permet au service comptable d’une entreprise de traiter les dépôts de l’impôt sur le chômage fédéral et de l’État en même temps.

Lorsque les dépôts sont soumis, chaque entreprise fournit également un rapport expliquant les montants déposés. Enfin, chaque entreprise doit soumettre un rapport annuel, détaillant ses paiements d’impôt sur le chômage de l’État et fédéral.

Dégagez la paie de votre liste de tâches

Les impôts sur le chômage – à la fois SUTA et FUTA – sont une composante importante de la paie, et l’achèvement du travail peut être une lutte. Bien que la paie soit notoirement compliquée, avec un bon système en place, vous pouvez beaucoup plus facilement naviguer entre les différentes échéances fiscales et les paiements fluctuants. Heureusement, il existe de nombreux logiciels disponibles, tels que QuickBooks Online Payroll, qui offrent une suite complète d’outils de paie pour les entreprises de toute taille.

Avec un logiciel pour simplifier vos calculs de SUTA et FUTA, vous pouvez revenir à ce que vous faites le mieux – gérer et faire croître votre petite entreprise.